行政人員職業(yè)化訓(xùn)練教程1第1頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日課程目標(biāo)學(xué)會如何保持專業(yè)形象及商務(wù)禮儀掌握溝通、時間管理、緩解工作壓力等職業(yè)技巧掌握公文寫作、會議籌劃與管理的基本方法學(xué)會如何高效處理辦公室事務(wù)2第2頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日課程簡介第一講你適合做行政文秘人員嗎第二講行政文秘人員職業(yè)形像設(shè)計第三講現(xiàn)代商務(wù)禮儀第四講溝通技巧訓(xùn)練第五講文秘的時間管理第六講如何緩解工作壓力第七講

辦公室事務(wù)第八講口才訓(xùn)練與電話技巧第九講會議的籌劃與管理第十講公文寫作技巧第十一講辦公室溝通第十二講接待工作技巧3第3頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日上課守則積極參與，勇于發(fā)問細心聆聽，不要忙于做筆記，會有時間安排或會派發(fā)相關(guān)資料要守時將手機、BB機調(diào)至靜音狀態(tài)4第4頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日第一講你適合做行政文秘嗎？5第5頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日課程安排

什么樣的人員適合做行政文秘人員行政文秘人員需要具備什么樣的能力

行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能

行政文秘人員的主要工作6第6頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日所謂“行政文秘人員”包括機關(guān)、企業(yè)、團體等內(nèi)部負責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等7第7頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日游戲：心目中的你請評出我們班里你認為最適合做行政文秘人員的同學(xué)至少列出五條原因8第8頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日什么樣的人適合做行政文秘人員個人條件個性要求品質(zhì)要求9第9頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（一）個人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽力10第10頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日男人適合做行政文秘工作嗎？討論：11第11頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日形式：自由組合，兩組辯論時間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請雙方各派代表闡述論點然后，雙方自由辯論每人發(fā)言時間限制在2-3分鐘討論12第12頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（一）個人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽力13第13頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（二）個性要求守時謹慎熱情合群服從自信機智勤快整潔自制興趣14第14頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（三）品質(zhì)要求忠誠負責(zé)正派廉潔誠實謙遜15第15頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要具備什么樣的能力辦事能力溝通能力16第16頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（一）辦事能力操作能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統(tǒng)計分析能力17第17頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日（二）溝通能力交際能力口頭表達能力協(xié)調(diào)能力組織能力18第18頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號專業(yè)技能名稱具體解釋1

秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機或電腦等設(shè)備的必備能力。2

用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。3

是秘書必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w現(xiàn)秘書的文字功底和駕馭語言的能力。4

在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加工。5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字速記寫作編輯歸檔19第19頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號專業(yè)技能名稱具體解釋6

運用定量研究的方法，其中包括運用數(shù)字來說明問題。

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處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項技能。8

主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。

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使用辦公領(lǐng)域最先進、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。

統(tǒng)計復(fù)制使用電信設(shè)備操作電腦20第20頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員的主要工作輔助決策工作信息工作文書工作會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作21第21頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員的主要工作（表一）工作具體內(nèi)容輔助決策決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發(fā)揮輔助作用。信息工作秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成為會務(wù)機構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。22第22頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日工作具體內(nèi)容檔案工作

單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。查辦工作單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

行政事務(wù)工作包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務(wù)等。這也是秘書的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政文秘人員的主要工作（表二）23第23頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日小測試：你適合做行政文秘嗎？（表一）序號檢測內(nèi)容良一般差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書寫工整。

2良好的口頭表達能力，如得體地應(yīng)對電話。

3善于與人溝通。

4隨機應(yīng)變能力強。

5能嚴守秘密謹慎處理保密文件。

6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。

7能沉著處理緊急事件。

24第24頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日小測試：你適合做文秘嗎？（表二）序號檢測內(nèi)容良一般差8能代表經(jīng)理出席員工大會并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_經(jīng)理的意見。

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10經(jīng)理外出時能主動主持辦公室工作。

11良好的職業(yè)道德和強烈的進取心。

12精力充沛。

13良好的安排時間的能力（如出差計劃與安排）

14良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應(yīng)迅速。

及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。

25第25頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日小測試：你適合做文秘嗎？（表三）序號檢測內(nèi)容良一般差15有組織觀念和團隊精神。

16與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。

17能參與企業(yè)具體項目的開展。

18積極主動而非被動工作。

19懂辦公室內(nèi)財務(wù)管理。

20知錯能及時糾正。

21知道何時征求上司的意見和給上司建議。

26第26頁，共29頁，2023年，2月20日，星期日小測試：你適合做文秘嗎？（表四）序號檢測內(nèi)容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）

23有一定數(shù)學(xué)頭腦。

24會多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。

25求知欲強。

26掌握先進計算機軟件應(yīng)用。

27能代替上司處理日