□第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內(nèi)容)間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與□總公司與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理。總收發(fā)部門負責文書之及發(fā)送。()系業(yè)公、門來文原上廠處部室上門管部。 四理門指人負來文的稿收、封登分、催校、印、管等事宜文未規(guī)處者管部不受?！跛痉ㄎ臅罁?jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；文書，依有關部門審議規(guī)定程序?qū)嵤h及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條行文名義、署名及印信借用對各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省、市及其所屬一級機構(gòu)等之行文①對省、市所屬二級機構(gòu)等的行文因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈()告人通單聘書獎、約依令特業(yè)(如稅、稅勞、標等，加公或務的件均蓋，視需依定蓋事或經(jīng)之銜字章職或蓋其限或范內(nèi)部主簽章章。(七)因業(yè)務需要，如、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之?！酡?(一)類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務，本規(guī)定第八章規(guī)定辦理第十條收登記(四)第為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后(發(fā))公司：X1X2(X3)總○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略4事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X4

○○○○號(X4復文以收文號碼為號碼，二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為號碼主動號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。 收人分，留"()登"一，收編之水碼訂。余二三、四五連來以分文卷"交部主核"""復處期，入收發(fā)文記單第、、、聯(lián)第聯(lián)當簽后夾"文卷"還發(fā)員由發(fā)員處經(jīng)辦人應將處理經(jīng)過、結(jié)果或復要記錄于"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第退還經(jīng)辦人。(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需(二)處收人收到文、稿收發(fā)文記(式聯(lián)，將件原送監(jiān)人用。文件發(fā)郵，記第聯(lián)收號流號訂須復件第、聯(lián)予案如待連同原及本其別寫號將號銷日記第聯(lián)，第交經(jīng)人查五連同原、本檔。收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于文的第填記收文日期及字號。第十五條行文方式公告等函件無需復文時，部門仍辦理手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。第十六條業(yè)務接洽便函之處理經(jīng)辦人時，應將接洽內(nèi)容列記于"業(yè)務接洽便函"第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件(發(fā))文編號登記表"再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將"業(yè)務接洽便函"第二、三、送交受文部門，第受文部門的收發(fā)人員收到"業(yè)務接洽便函"第二、三、，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發(fā))文編號登記表"將便函第二、三、送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第轉(zhuǎn)記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門(文部門)，第三、編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第依收文流水編號的順序存 部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)一聯(lián)依流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待□文書處理方式構(gòu)第十八條信函處理(一)指名營業(yè)、工務、資材及采購人員的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆第十九條簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后公眾者，應指定專人簽辦。（三）合約書簽約代表原稿、的保管部門規(guī)定保管部門收到合約書應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務有關部門均以副本留存?zhèn)涞诙粭l副本及處副本視同正式文書，規(guī)定處理、歸檔；各類應指定部門集中管理。第二十二條電報處理第二十三條文書處理要點(一)經(jīng)辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將妥為保藏，每有應用均以副本或影本計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜料等特殊部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其簽呈，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。第二十五條文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經(jīng)部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通以淺灰色卷宗遞送，如系，緊急或A類，則以桔紅色受部在同區(qū)，門人需文依文門區(qū)以處、()單裝入"部予遞"部僅寫文門廠處部室稱另明辦人，受部開具"文件遞送"一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別"文件袋"寄送。收文地區(qū)之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開后，即以"文件遞送"第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天"文件袋"送還原則上文件應隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"30分鐘內(nèi)將"文件袋"內(nèi)文件分□2.刻有職別及特定業(yè)務的主管印信第二十九條印信的資料及形式(三)主管的職銜簽字章及部門章由主管指定監(jiān)印人員(四)監(jiān)印人員不在時，應由人代為監(jiān)印，人的任用前三款的規(guī)定簽準或指派。第三十一條印信蓋用(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務之主管職各部(室)經(jīng)理()核定，由總管理處總經(jīng)(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務之主管職章及的部門各公司總經(jīng)理核定業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務印信向有關主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手"()"第三十六章印信繳銷第三十七條印信管理□管理(二)各公司檔卷分類及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、(五)有價或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條文件整理點收文件后，下列方式整理(三)文件皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條分類(一)分類應視內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)分類應力求切合實用。倘因較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級"細類"。如不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。A1A2--B1B2C1C2D1--E1EA1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔第四十二條名稱及編(一)各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進數(shù)字表示；其位數(shù)使用視多寡及增長情形而斟酌(三)分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制"分類編號表"，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，(五)分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊分類編號對照表，以免。(一)如系新案，應就"分類編號表"，查明該所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(三)檔號以一案一號為原則，遇有一敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。歸檔與清理限第四十五條保存期限(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.5第四十六條檔卷清理(一)管檔人員應隨時拂拭架，清潔，以防蟲蛀。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定(一)經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱時，應填具"調(diào)卷單"經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔(四)歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽章確認后，即行歸入檔夾。"調(diào)(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)，不得抽換增損，拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，其他人員調(diào)閱同一時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得(四)調(diào)閱限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之，應書管理部門主管同意□(二)技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(三)業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場，國外業(yè)務報告及其他業(yè)務上屬于性之資料第五十條保管部門(一)外來應以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、或工廠所在(三)總管理處各部、室、中心之，屬各該部門承辦之專責性質(zhì)者，應以各該部、室、中心為保管第五十一條外來處(一)外來由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室保管人員，以"收(發(fā))文登記第五十二條自創(chuàng)之專業(yè)性處理(一)隸屬性技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務所建立的資料，應視同(二)前款各項的經(jīng)辦部門應于每月底編制的"工作計劃表"寫明交辦的特定業(yè)務工作、內(nèi) (一)外來于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應將文件連同"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)及"文件傳遞記錄卡"送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入"保管備查簿"，第送回主(二)內(nèi)部自行建立之，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內(nèi)容、預定保存期限等填入"送件單"，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，"送件單"退回經(jīng)第五十五條整()管員將月加的，于五前更"列"總理專性呈理)核。于年底理卷將為無繼?；蛸|(zhì)文，具"銷表(二)保管人員應于每月底查對"增列表"及"出國計劃書"或"工作計劃表"，應送而未送歸檔者，(三)應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條調(diào)卷(一)需調(diào)閱時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具"調(diào)卷單"注明調(diào)閱期間及用需影、復印時，應呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準后，交由保管人員，并將份數(shù)登記于"保管備查簿"；副本(含復印件)視同依本規(guī)則的規(guī)定辦理。經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應妥善管理經(jīng)手