運銷公司業(yè)務流程與組織結構

優(yōu)化方案

（討論稿）2003年3月1核心議題核心業(yè)務流程匯總核心業(yè)務流程描述部門職能描述2計劃內客戶開發(fā)與銷售服務外銷客戶開發(fā)與銷售服務計劃外客戶開發(fā)與銷售服務礦區(qū)客戶礦區(qū)客戶戰(zhàn)略規(guī)劃預算管理經營策略戰(zhàn)略/預算控制反饋/匯報煤質管理信息管理財務管理人力資源管理行政后勤管理發(fā)展規(guī)劃客戶開發(fā)調運組織運輸計劃財務計劃銷售計劃煤質煤源計劃客戶直達日常調運指揮礦區(qū)發(fā)運港口裝運服務與結算貨款催收售后服務糾紛處理結算回款運銷公司業(yè)務流程總表售前服務營銷推廣市場研究合同談判合同簽署合同談判合同審核3核心議題核心業(yè)務流程匯總核心業(yè)務流程描述部門職能描述4核心業(yè)務流程現(xiàn)存問題簡要描述流程存在問題綜合經營計劃流程各部門均獨立制定本部門工作計劃，對各部門的工作計劃缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、平衡各部門向下屬單位直接發(fā)布各自的工作計劃，下屬單位難執(zhí)行客戶開發(fā)管理流程銷售部與分公司均從事各區(qū)域市場的客戶開發(fā)工作，工作重復銷售合同簽訂管理流程以銷售部為主導完成計劃外合同的簽署，不利于調動分公司積極性調運管理流程調度室未完全參與月運輸計劃制定及增量計劃的全過程管理，流程被分割在不同的部門，所需工作配合過多結算回款管理流程流程基本清晰售后服務管理流程客戶滿意度調研分析由銷售部門自行開展不利于管理監(jiān)控和對問題的整改物流數(shù)據統(tǒng)計流程對物流數(shù)據的匯總、分析、策略調整及發(fā)布的口徑過多52.1綜合經營計劃管理流程 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司計劃執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃執(zhí)行結果匯總統(tǒng)計月煤源煤質計劃月銷售計劃月銷售計劃月財務計劃計劃匯總發(fā)布企業(yè)長期戰(zhàn)略規(guī)劃年度財務預算年營銷策略市場分析建議年營銷策略市場分析建議年煤源煤質規(guī)劃建議綜合計劃綜合計劃匯總、平衡月運輸計劃協(xié)調、平衡各部門計劃計劃執(zhí)行包括：年銷售計劃／運輸計劃固定資產計劃／投資計劃／人力資源規(guī)劃等62.2客戶開發(fā)流程—內銷客戶開發(fā) 流程主控部門：銷售部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司匯總信息／提出區(qū)域市場分配意見區(qū)域市場分析與預測技術支持與配合客戶開發(fā)與試燒服務客戶等級初步評價客戶等級評價成本測算運輸能力分析組織參與重大客戶開發(fā)制定客戶開發(fā)策略客戶信用評估資源來源及配置方案進入銷售計劃72.2客戶開發(fā)流程—出口客戶開發(fā)

流程主控部門：出口部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司投標類非投標類技術支持與配合客戶接待試燒服務市場信息分析與預測成本測算運輸能力分析制定客戶開發(fā)策略招標客戶信息收集非投標客戶意向聯(lián)絡制定投標方案參加投標合同談判選擇投標項目資源來源及配置方案客戶評價客戶信用評估82.3銷售合同簽訂流程—計劃內合同 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司計劃內合同及續(xù)簽合同的簽訂參與訂貨會開展合同談判參與訂貨會輔助合同談判參加年度訂貨會落實鐵路運輸計劃目標草擬合同煤質條款審核合同條款及定價審核非預付款客戶結算條款審核合同備案合同備案92.3銷售合同簽訂流程—出口合同 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司由總經理指定的代理人簽訂合同合同談判出口合同簽訂草擬合同煤質條款審核合同條款及定價審核合同備案結算條款審核合同備案合同復印件備案作為出口裝船報關、報驗及制單的依據102.3銷售合同簽訂流程—市場零售合同 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司合同簽訂客戶信用等級評定草擬合同超規(guī)定范圍煤質條款審核超規(guī)定范圍合同條款及定價審核本地區(qū)客戶開發(fā)與洽談超規(guī)定范圍合同條款審核合同備案制定規(guī)范化產品目錄確定指導價／規(guī)定合同文本合同備案112.4調運管理流程

流程主控部門：調度室財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司協(xié)調產運需計劃／編制月作業(yè)方案并下達了解客戶需求提出供煤方案／組織煤源客戶需求及供貨要求客戶需求及供貨要求編請車計劃發(fā)請車指令編裝車方案執(zhí)行請車指令空車進線包括：提出客戶需求量／提出煤質需求／提出供貨時間需求／參與確定裝船港口／擬定旬度船期動態(tài)年銷售計劃／三部計劃包括：協(xié)調船舶到港計劃／備煤方案／請批車計劃低信用等級客戶裝車確認單會簽安排日裝車計劃／上報調度審核日裝車計劃／下達裝車指令增補運輸計劃跟蹤7日內船期跟蹤3日內船期低信用等級客戶裝車確認單122.4調運管理流程（續(xù)）

流程主控部門：調度室財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司計劃外客戶信用及付款情況審核重車交口重車運行直達到客戶港口接卸監(jiān)督裝船／向調度反饋作業(yè)信息發(fā)裝船指令執(zhí)行裝車指令編制裝船方案發(fā)裝船確認單信用證審核／發(fā)裝船確認單審核日裝車計劃／下達裝車指令出口裝船報關、報驗申領出口許可證、對臺貿易審批單申領外匯核銷單132.5結算回款流程—內銷結算回款

流程主控部門：財務、銷售財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司結算單匯總／審核審核回款建議／制定貨款回收計劃應收賬款信息內銷合同發(fā)運信息裝船信息催要結算單結算回款開票核銷及時處理質量糾紛提出回款建議／提出結算周期監(jiān)督落實回款參與結算單審核辦事處結算回款142.5結算回款流程—出口結算回款 流程主控部門：財務、出口財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司審核單據審核回款建議／制定貨款回收計劃應收賬款信息外銷合同裝船信息及單據核銷退稅及時處理質量糾紛制單發(fā)票核銷單向客戶提交單據客戶回款／通報出口部結匯包括：港口化驗單／發(fā)票／隨船提單提出回款建議／提出結算周期包括：取得裝船單據和商檢單據：提單、質量證、重量證152.6售后服務流程—走訪、糾紛處理 流程主控部門：銷售、出口、分公司財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司客戶走訪信息匯總分析日?？蛻糇咴L／每船技術服務接收客戶投訴／分析問題性質特殊糾紛／超合同范圍糾紛上報制定糾紛處理方案糾紛處理技術支持客戶糾紛談判一般糾紛／合同范圍內糾紛上報糾紛處理建議執(zhí)行糾紛處理定期客戶走訪編制客戶走訪計劃落實銷售部走訪安排客戶走訪信息匯總分析定期客戶走訪編制客戶走訪計劃制定糾紛處理方案客戶糾紛談判客戶走訪技術支持162.6售后服務流程—滿意度調研 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司編制滿意度調查問卷問卷回收數(shù)據分析協(xié)助問卷發(fā)放問卷直接發(fā)放客戶滿意度分析回收調研結果／滿意度初步分析整改建議整改建議制定滿意度調研的指標與內容負責出口客戶的滿意度調查整改建議整改建議整改建議172.7物流數(shù)據統(tǒng)計流程 流程主控部門：規(guī)劃部財務部出口部銷售部銷售分公司煤質部規(guī)劃部調度室鐵路辦事處運銷分公司港口公司標識性數(shù)據回空記錄裝車記錄交重記錄港口記錄物流數(shù)據匯總生成提取匯總數(shù)據提取煤質數(shù)據提取銷售數(shù)據提取前期財務數(shù)據提取物流數(shù)據銷售進度監(jiān)控／月庫存信息匯總／數(shù)據匯總上報數(shù)量質量監(jiān)控銷售分析數(shù)據錄入調運監(jiān)控財務結算提取銷售數(shù)據銷售分析船期計劃數(shù)據月實物盈虧盤點包括：合同號／客戶裝船單／港口化驗單／發(fā)票／隨船提單18核心議題核心業(yè)務流程匯總核心業(yè)務流程描述部門職能描述19部門規(guī)劃部職能企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃：公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的論證、制定、執(zhí)行監(jiān)控、修正和調整各類外部業(yè)務信息、市場信息的收集匯總分析，為公司決策提供參照公司重大決策的分析、論證計劃管理：匯總并平衡各部門重點業(yè)務計劃，制定公司綜合計劃并下發(fā)負責公司各部門月工作計劃的匯總、協(xié)調與發(fā)布數(shù)據統(tǒng)計：負責對公司各類業(yè)務數(shù)據和管理數(shù)據的匯總、加工、分析負責對公司各類業(yè)務數(shù)據和管理數(shù)據的上報和發(fā)布（除對國家統(tǒng)計局所需數(shù)據的上報）20部門規(guī)劃部職能業(yè)務支持與管理：負責制定公司年度訂貨目標，參加年度訂貨會，落實鐵路運輸計劃目標與相關部門協(xié)商，確定煤炭銷售指導價格參加三部平衡會，落實月增量計劃負責各種合同的審核及上報，負責合同的存檔管理負責開展客戶滿意度調研與分析，并對相關部門提供信息反饋負責公司信息化建設工作：負責公司信息化建設規(guī)劃，制定相關的管理制度組織開展公司信息系統(tǒng)的開發(fā)公司現(xiàn)有管理信息系統(tǒng)的維護硬件設施的維護對外聯(lián)絡：負責與計委、經貿委、鐵路部、交通部等相關部、委、局的業(yè)務聯(lián)絡21部門銷售部職能銷售分析、預測與宏觀控制：負責對國內煤炭市場資源、價格、運輸?shù)葎討B(tài)信息的收集和分析，對煤炭市場走勢做出預測負責擬定公司國內煤炭銷售策略參與制定公司訂貨目標、煤炭銷售價格及公司年度銷售計劃監(jiān)督、指導分公司銷售工作客戶開發(fā)與合同談判：負責公司國內重要客戶開發(fā)與售前服務工作對下屬銷售網絡的客戶開發(fā)與售前服務工作進行指導參與年度訂貨會，草擬銷售合同，進行合同洽談牽頭進行國內客戶等級評價22部門銷售部職能售中過程管理：負責組織、協(xié)調國內市場銷售年、月計劃的兌現(xiàn)及時匯總或了解客戶需求，對相關部門提出供貨需求結算與回款管理：提出回款建議和結算周期分解回款任務，督促、指導下屬銷售網絡的客戶結算與回款工作負責客戶結算單據的匯總和初步審核售后走訪與服務：編制客戶走訪計劃，定期走訪客戶，收集客戶信息，增進客戶關系指導分公司的客戶走訪工作指導下屬分公司處理合同范圍內的商務糾紛負責處理合同范圍以外的商務糾紛對外聯(lián)絡：負責與銷售業(yè)務有關的外部機構的業(yè)務聯(lián)絡23部門銷售分公司職能區(qū)域市場分析與預測：負責對所轄區(qū)域煤炭市場資源、價格、運輸?shù)葎討B(tài)信息的收集和分析并上報銷售部客戶開發(fā)與合同談判：負責所轄區(qū)域的客戶開發(fā)與售前服務工作參與訂貨會，輔助銷售部開展客戶合同洽談售中過程管理：負責本區(qū)域年、月銷售目標的兌現(xiàn)及時匯總或了解客戶需求，上報銷售部協(xié)調客戶與公司內部各部門的業(yè)務聯(lián)系結算與回款管理：負責所轄區(qū)域客戶的回款催收與結算24部門銷售分公司職能售后走訪與服務：負責客戶日常性走訪，了解客戶需求及時跟蹤了解客戶對煤質的評價，負責合同范圍內客戶糾紛的協(xié)調與談判向銷售部上報超合同范圍銷售糾紛信息，協(xié)助銷售部處理商務糾紛市場零售煤銷售：依據公司的銷售定價及相應的合同管理等規(guī)定，負責所轄區(qū)域市場零售工作的開展，包括：客戶洽談、合同簽訂、煤炭外購、回款及技術服務等工作配煤外購（特指北京分公司）：依據公司的總體銷售計劃和配煤方案，負責計劃外所需煤炭的采購和運輸協(xié)調25部門出口部職能銷售分析與預測：負責對國際煤炭市場資源、價格、運輸、同業(yè)公司、國際貿易等動態(tài)信息的收集和分析，對國際煤炭市場走勢做出預測負責制定公司煤炭出口策略參與制定年度出口計劃目標客戶開發(fā)與合同談判：負責公司國外銷售的客戶開發(fā)與售前服務工作負責了解國際煤炭市場的招投標信息，制定標書文件，參加投標負責國外客戶的洽談（包括到岸貿易租船合同的洽談與制定）、接待并組織國外客戶的參觀考察組織公司內部人員赴客戶考察、交流牽頭進行國外客戶等級評價26部門出口部職能售中過程管理：及時匯總或了解客戶需求，對相關部門提出供貨需求為調運部門提供船期動態(tài)、跟蹤船期辦理出口煤炭許可證監(jiān)督、指導港口分公司出口船業(yè)務負責出口海運業(yè)務，包括租船、處理港口滯期、速遣等事宜結算與回款管理：提出回款建議和結算周期負責出口煤炭客戶信用證審核、貨款回收和外匯結算相關單據的審核負責船舶速遣費的回收售后服務：了解客戶的煤炭使用情況，收集相關信息負責解決出口煤客戶的商務糾紛對外聯(lián)絡：負責與經貿部、海關、臺港澳司的業(yè)務聯(lián)系27部門調度室職能每月協(xié)調產運需計劃，編制月作業(yè)方案并下達組織日常調運工作根據客戶需要，下達裝車計劃，監(jiān)督檢查裝車執(zhí)行情況根據客戶船期安排，下達國鐵請車計劃和自有鐵路的流向計劃，請車，掌握流向，跟蹤回空情況，跟蹤批準情況，檢查交重完成情況，掌握國鐵運行及港口接卸情況指揮港口接卸；根據煤質方案和船舶的進港計劃，下達裝船指令和配煤方案；監(jiān)督裝船完成情況跟蹤了解港口船舶動態(tài)；負責黃驊港船舶到港的組織工作，協(xié)調港口公司、港務公司組織船舶靠泊對運行突發(fā)事件的組織處理對外聯(lián)絡：負責協(xié)調港口公司及港務局有關港口接卸、船只擺放方面的業(yè)務聯(lián)系；與鐵道部、自有鐵路、神東調度、集團調度、鐵路公司等的業(yè)務聯(lián)系，保證正常發(fā)運28部門煤質資源部職能質量管理：掌握礦區(qū)煤源煤質動態(tài)，負責制定年度、月度煤源煤質規(guī)劃監(jiān)督下屬公司煤質管理工作協(xié)調礦區(qū)煤源和外購煤源組織負責制定和調整供煤方案負責配合調度室編制資源流向及裝船作業(yè)方案參與煤質糾紛的處理參與客戶開發(fā)過程中技術文件的提供數(shù)量管理：負責監(jiān)督礦區(qū)裝車及港口卸車、堆放、裝船的數(shù)量管理負責資源統(tǒng)計，監(jiān)督港口盤點工作負責煤場管理情況監(jiān)督檢查29部門煤質資源部職能技術工作：負責制定規(guī)范化產品目錄負責銷售合同煤質條款的審核負責監(jiān)督、指導下屬公司化驗室的日常工作，并對其開展技術考核配合銷售部門做好技術服務工作（試燒跟蹤、煤質糾紛處理等）負責煤質結算相關問題的確認新技術開發(fā)（神華煤利用技術、運輸及貯存防護技術等）對外聯(lián)絡：負責與國家質檢部門、商檢局等部委的業(yè)務聯(lián)絡30部門財務部職能會計及財務職能：認真執(zhí)行國家規(guī)定的有關財政、稅收、金融法規(guī)及集團的有關制度，保證公司的會計核算合法、合規(guī)組織公司的日常會計核算、加強會計監(jiān)督定期編制公司財務報表，滿足相關使用單位的要求配合國家相關單位對公司會計業(yè)務的監(jiān)督、檢查擬定公司內部會計制度并負責監(jiān)督執(zhí)行妥善保管會計檔案合理調度資金、確定各個交費環(huán)節(jié)資金的存量和方式采用適當?shù)姆椒?，確定科學的資金結構制定貨款回收計劃、落實回收進度，確保貨款及時回收負責辦理出口退稅的相關事宜參與公司價格的制定負責客戶信用等級的評價負責清欠理債31部門財務部職能會計及財務職能：依法進行稅收籌劃，按月辦理納稅申報參與投資項目的論證分析、籌資方案、固定資產購置與處理、資產及債務重組方案的擬訂對控股、參股公司進行財務監(jiān)督，確保投資收益的實現(xiàn)檢查所屬單位財務收支及資金管理情況，并對出現(xiàn)的問題提出解決方案定期組織財產清查，核實盤盈、盤虧、毀損情況，并提出處理意見制定對下屬公司的財務類考核指標定期進行成本分析及其它經營活動分析負責制定公司內部各種財務政策編制公司的年度、季度財務預算及月度財務計劃，并對預算執(zhí)行結果進行分析32部門財務部職能結算監(jiān)督職能：負責發(fā)貨—回款全過程的監(jiān)督負責督促相關業(yè)務部門按期回收貨款負責結算審核指導并協(xié)調結算部結算業(yè)務方面的工作統(tǒng)計職能：負責按月向國家統(tǒng)計局報送統(tǒng)計報表對外聯(lián)絡：負責與國家外管局、稅務局、統(tǒng)計局、財政部等部委的業(yè)務聯(lián)絡

33部門辦公室職能負責本部行政管理規(guī)章制度的制訂、實施與完善秘書工作：負責本部非業(yè)務性重要文件、文稿的起草協(xié)助總經理協(xié)調公司本部各部門之間以及本部與分子公司之間的工作關系負責全公司重要會議會務的籌備、組織、記錄、紀要整理，并負責會議決議事項的督辦落實負責全公司印、章及介紹信的管理，公司營業(yè)執(zhí)照的年檢公司重大決策或事項的調研分析行政事務管