檔案安全管理制度一、前言檔案是一種有價(jià)值的歷史和文化遺產(chǎn)，是組織運(yùn)營(yíng)中的緊要財(cái)產(chǎn)，更是組織溝通和資源共享的基礎(chǔ)。因此，它們的管理和保護(hù)是組織職責(zé)之一、為了確保檔案的安全性、完整性和牢靠性，訂立了檔案安全管理制度。二、目的檔案安全管理制度是為了確保檔案的機(jī)密性、精準(zhǔn)性、牢靠性和完整性。這個(gè)目標(biāo)可以通過(guò)以下方式實(shí)現(xiàn)：1.加強(qiáng)檔案的保密性：我們的檔案包含了很多機(jī)密信息，制度將確保只有授權(quán)人員能夠取得這些信息。2.提高檔案精準(zhǔn)性和牢靠性：我們希望確保檔案記錄的信息是精準(zhǔn)的，因此制度將確保這些記錄都是經(jīng)過(guò)核實(shí)的。3.保持檔案的完整性：遵從制度，我們可以保證檔案的完整性，確保不會(huì)丟失或毀壞任何記錄。三、范圍本制度適用于全部掌管需要管理、使用和保存組織文件的職工與部門。一些相關(guān)的組織應(yīng)當(dāng)執(zhí)行這種制度來(lái)確保檔案保護(hù)程序的一致性。范圍包括以下項(xiàng)：1.全部的組織資料，包括紙、電子和其他媒介。2.全部與組織有關(guān)的電子郵件、傳真、備忘錄、文件等。四、內(nèi)容1.保密性1.1保密信息的定義：保密信息是一種需要受到保護(hù)的信息，由此產(chǎn)生的損失，可能會(huì)造成肯定的損害或不良影響。1.2保密等級(jí)的設(shè)定：依照保密信息的緊要性和密度，訂立不同的保護(hù)等級(jí)（分為絕密、機(jī)密、隱秘三級(jí)）。1.3保密管理措施：1.3.1對(duì)委托處理機(jī)密信息的部門和人員進(jìn)行審核、授權(quán)和管理。1.3.2設(shè)定流程掌控、權(quán)限審批、備份和追溯機(jī)制。1.3.3監(jiān)控操作，訂立基本的必要操作流程。1.3.4做好應(yīng)急處理，保證安全性。2.檔案的精準(zhǔn)性和牢靠性2.1記錄的真實(shí)性：確保全部記錄都是真實(shí)的，不以任何形式編造或篡改。2.2記錄的精準(zhǔn)性：保證記錄的精準(zhǔn)性和清楚度，以便將來(lái)的查找和理解。2.3存儲(chǔ)和處理信息：確保存儲(chǔ)和處理信息的系統(tǒng)和設(shè)備都受到保護(hù)和監(jiān)控，防止損壞和安全威逼。2.4定期審核：定期審核全部存儲(chǔ)和平均使用頻率的信息，確保這些信息的完整性和完整保存。3.檔案的完整性3.1存儲(chǔ)環(huán)境：為了保護(hù)檔案，必需保持適合的環(huán)境，包括適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?、適合的光照和防水措施等等。3.2存儲(chǔ)設(shè)備：保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，避開損壞或損失的發(fā)生。3.3管理制度：訂立一套完整的檔案管理制度，定義檔案的各個(gè)使用、維護(hù)和傳遞階段的要求和流程，確保檔案被完整地保護(hù)和管理。3.4保險(xiǎn)：購(gòu)買適合的保險(xiǎn)，以保障檔案淪為不可修復(fù)的損失。五、實(shí)施實(shí)施本制度是每個(gè)員工的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)接受相關(guān)的培訓(xùn)，以便符合制度的要求。1.設(shè)定隱私聲明2.訂立文件傳送、存儲(chǔ)方針3.確定離職員工檔案歸檔方式4.建立檔案柜存取權(quán)限規(guī)定5.對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行驗(yàn)真核實(shí)6.建立報(bào)廢存儲(chǔ)、銷毀機(jī)制7.訂立備份雙方的合作機(jī)制8.建立檔案管理流程六、總結(jié)檔案安全管理制度是組織的保護(hù)和管理檔案的緊要措施。適當(dāng)?shù)陌踩胧┑膶?shí)施，能夠確保檔案的保密性、精準(zhǔn)性和完整性。每個(gè)