煙草合同管理制度一、制度目的為規(guī)范公司煙草采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理流程，保障公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司煙葉采購(gòu)全過(guò)程中的合同簽訂、履行、變更和管理。三、制度內(nèi)容1.合同簽訂階段1.1合同簽訂要求采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定產(chǎn)品、價(jià)格、交貨期、結(jié)算方式和質(zhì)量要求等，制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)。合同由采購(gòu)部門(mén)按照公司權(quán)限制度規(guī)定的審核程序報(bào)批，確認(rèn)后由供應(yīng)商編制合同草案。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同草案進(jìn)行審核確認(rèn)，并填寫(xiě)反饋意見(jiàn)。1.2合同簽訂流程采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商合同草案后，應(yīng)按照合同草案的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，如存在問(wèn)題及時(shí)反饋供應(yīng)商。供應(yīng)商反饋后，采購(gòu)部門(mén)將完整合同草案提交公司法務(wù)部門(mén)審批。公司法務(wù)部門(mén)完成審批，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。簽訂合同后，采購(gòu)部門(mén)保存紙質(zhì)合同，并在公司ERP系統(tǒng)中登記合同信息。1.3合同履行管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、方式、數(shù)量接收商品，并對(duì)商品質(zhì)量進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)商品存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合約定，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將履行情況登記在ERP系統(tǒng)中，并留存原始單據(jù)和對(duì)賬單。2.合同變更管理2.1變更類(lèi)型合同內(nèi)容相同，但需調(diào)整交貨時(shí)間、貨款支付方式、運(yùn)輸方式、包裝方式、檢驗(yàn)方式等可以協(xié)商變更。合同內(nèi)容發(fā)生質(zhì)的變化，涉及產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、品種、數(shù)量等需要重新簽訂合同。2.2變更流程變更申請(qǐng)：供應(yīng)商和采購(gòu)方雙方協(xié)商一致后，由采購(gòu)部門(mén)提出變更申請(qǐng)。變更審批：公司聯(lián)合法務(wù)部門(mén)評(píng)估變更申請(qǐng)是否符合要求，再由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同變更：變更批準(zhǔn)后，由供應(yīng)商和采購(gòu)方簽訂新合同，并更新相關(guān)信息至ERP系統(tǒng)中。3.合同管理3.1合同查詢采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查詢公司ERP系統(tǒng)中合同信息，了解合同發(fā)起、批準(zhǔn)、變更、履行等信息。3.2合同歸檔合同履行完畢后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同相關(guān)單據(jù)、對(duì)賬單等憑證進(jìn)行歸檔。合同的歸檔原則為“便于查詢，嚴(yán)格保管，易于保存”，歸檔等級(jí)為“機(jī)密”級(jí)別。3.3合同作廢當(dāng)供應(yīng)商違反合同約定或出現(xiàn)破產(chǎn)等情況，或公司方面由于各種原因需要中止、終止合同的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照公司合法程序辦理合同作廢手續(xù)。四、制度保障本制度由公司合法設(shè)置的內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)及公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度的認(rèn)同和監(jiān)督，保障制度的有效執(zhí)行。五、制度解釋針對(duì)本制度的具體事項(xiàng)，公司法務(wù)部門(mén)有權(quán)解釋和制定實(shí)施細(xì)則。六、制度改進(jìn)公司合同管理