第6頁共6頁公司級(jí)會(huì)議管理制度一、目的作用公司會(huì)議的規(guī)范化、制度化是公司建立正常工作秩序，強(qiáng)化內(nèi)部管理的要求。為了提高工作的實(shí)效，重視時(shí)間效應(yīng)的管理，使公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各種會(huì)議，通過合理的組織能夠高效率、高質(zhì)量地進(jìn)行，保障每次會(huì)議均能產(chǎn)生預(yù)期的、較好的作用，特制定本制度。二、管理職責(zé)1、行政辦是公司會(huì)議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司組織召開會(huì)議的會(huì)務(wù)工作和公司行政會(huì)議的會(huì)議組織和會(huì)議管理。2、各職能部門負(fù)責(zé)各分管會(huì)議的會(huì)議組織和會(huì)議管理。三、會(huì)議準(zhǔn)備1、會(huì)議計(jì)劃（1）所有會(huì)議召開前都應(yīng)有會(huì)議計(jì)劃，重要和大型會(huì)議應(yīng)制定書面計(jì)劃（或方案）。（2）會(huì)議計(jì)劃原則上應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議召集人（或部門）、會(huì)議組織、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議資料清單、會(huì)議籌備工作、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算等。（3）例行會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃在每一次會(huì)議確定后，原則上不再變化，如有變化，由會(huì)議召集人（或部門）臨時(shí)通知。小型或非正式會(huì)議，以上內(nèi)容可簡(jiǎn)化，由會(huì)議召集人（或部門）決定。（4）會(huì)議計(jì)劃（或方案），由總經(jīng)辦或會(huì)議召集部門擬定后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)（大型會(huì)議報(bào)總經(jīng)理）審批同意后執(zhí)行。2、會(huì)議通知（1）會(huì)議召開前，行政辦或會(huì)議召集部門，應(yīng)提前通知參會(huì)人員，以便作好參會(huì)準(zhǔn)備。（2）會(huì)議通知有口頭（直接或電話）和書面通知兩種方式，小型或非正式會(huì)議可采用口頭（直接或電話）通知；重要和大型會(huì)議則應(yīng)采取書面通知；例行會(huì)議除第一次和有變動(dòng)時(shí)通知外，以后則不再通知。3、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備（1）召開會(huì)議的需要的文件由召集會(huì)議的部門擬制，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意。如需下發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員，則由行政辦復(fù)印后，由會(huì)議召集部門或會(huì)務(wù)組發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員。（2）如需與會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言材料或提供相關(guān)資料的，應(yīng)在會(huì)議通知時(shí)具體說明。（3）除了以上準(zhǔn)備工作外，還應(yīng)做好以下會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，重要和大型會(huì)議，應(yīng)成立臨時(shí)的會(huì)務(wù)組，并進(jìn)行分工，逐項(xiàng)落實(shí)，如會(huì)場(chǎng)內(nèi)的。會(huì)標(biāo)、橫幅、桌椅、座牌、燈光、音響等。（4）會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用應(yīng)本著節(jié)約開支，留有余地的原則進(jìn)行預(yù)算。四、會(huì)間管理1、會(huì)前檢查開會(huì)前，尤其是重要和大型會(huì)議前，必須對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次全面檢查。包括：所有參會(huì)人員是否都已通知；會(huì)議的各種資料是否準(zhǔn)備完備；會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置是否合乎要求；各種會(huì)議設(shè)施，會(huì)議用品是否準(zhǔn)備齊備等。2、會(huì)議簽到會(huì)議組織者（或部門）應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到冊(cè)，與會(huì)人員到會(huì)時(shí)應(yīng)簽到。3、會(huì)議紀(jì)律（1）參加會(huì)議的人員不得遲到、早退、中途無故退席。因故不能參加會(huì)議，必須提前向主持人請(qǐng)假。（2）參加會(huì)議人員的手機(jī)，開會(huì)時(shí)應(yīng)開為振動(dòng)，重要電話須接聽，應(yīng)到會(huì)議室外接聽，嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲打電話。4、會(huì)議組織會(huì)議主持人應(yīng)把握好會(huì)議進(jìn)程，控制會(huì)議時(shí)間，維持會(huì)議秩序，提高會(huì)議效率。5、會(huì)議記錄（1）參加會(huì)議的人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，重要的會(huì)議，會(huì)務(wù)組應(yīng)為每位與會(huì)者準(zhǔn)備好記錄本和筆。（2）重要和大型會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議召集人安排專人作好會(huì)議記錄；若會(huì)議分組討論，還應(yīng)安排好各組討論記錄。（3）會(huì)議記錄要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、記錄準(zhǔn)確，對(duì)會(huì)議的結(jié)論、意見或決定事項(xiàng)，必須詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄。6、會(huì)議發(fā)言（1）重要和大型會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)由總經(jīng)辦或會(huì)議秘書組準(zhǔn)備好發(fā)言稿或發(fā)言提綱，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱。（2）若需參會(huì)人員在會(huì)上發(fā)言或作報(bào)告，會(huì)議通知時(shí)應(yīng)作說明，以便發(fā)言人提前做好準(zhǔn)備。（3）會(huì)議發(fā)言應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間，除領(lǐng)導(dǎo)講話和中心發(fā)言外，其他人員發(fā)言不應(yīng)超過____分鐘，力求使會(huì)議開得緊湊、高效。7、會(huì)議討論會(huì)議若需與會(huì)人員商議和研究的事項(xiàng)，應(yīng)組織與會(huì)人員討論，大型會(huì)議應(yīng)劃分成若干小組進(jìn)行討論。劃分小組討論時(shí)，主持人應(yīng)指定小組召集人和記錄人。五、會(huì)后工作1、會(huì)議紀(jì)要根據(jù)會(huì)議情況需要發(fā)“會(huì)議紀(jì)要”或“決定”的，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議記錄整理、擬寫“會(huì)議紀(jì)要”或“決定”；經(jīng)會(huì)議主持人審批簽發(fā)。2、會(huì)議的貫徹落實(shí)（1）參加會(huì)議的人員，負(fù)責(zé)會(huì)議精神的傳達(dá)與貫徹。（2）有會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定的，由行政辦辦公室主任或文員按主持人簽發(fā)的部門送到相關(guān)部門和督察部門，由部門主管負(fù)責(zé)進(jìn)行傳達(dá)和貫徹。（3）對(duì)于會(huì)議決定、決議和領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上作出的指令，督察部門要及時(shí)進(jìn)行督辦，并將結(jié)果及時(shí)準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議主持人反饋。3、會(huì)議總結(jié)（1）會(huì)議完畢，應(yīng)有專人對(duì)會(huì)議的所有資料進(jìn)行搜集、整理并歸檔。會(huì)議資料包括：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議計(jì)劃（方案）、會(huì)議通知、發(fā)言稿、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要（決定）、會(huì)務(wù)費(fèi)用清單等。（2）重要和大型會(huì)議，會(huì)后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)、分析得失，不斷提高會(huì)議質(zhì)量和會(huì)議的組織水平。編制：審核：批準(zhǔn)：浙江華森散熱器制造有限公司行政部____年____月____日公司級(jí)會(huì)議管理制度（二）第一章總則第一條目的加強(qiáng)公司會(huì)議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會(huì)議的質(zhì)量和效率。第二條原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)四項(xiàng)要求。第三條適用范圍適用于公司各種例會(huì)及專題會(huì)議。第二章職責(zé)第一條管理部門行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督該制度的執(zhí)行。第二條職責(zé)1、行政人事部負(fù)責(zé)公司周例會(huì)的組織及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目例會(huì)及其他各種專題會(huì)議的監(jiān)督。2、行政人事部負(fù)責(zé)各種公司會(huì)議的會(huì)場(chǎng)安排、設(shè)備準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)管理保存所有會(huì)議紀(jì)要原件。3、公司各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目例會(huì)及主責(zé)專題會(huì)議的組織及相關(guān)工作。第三章管理規(guī)定第一條會(huì)議分類1、公司例會(huì)：原則上固定于每周一召開，要求全體員工參加；2、項(xiàng)目會(huì)議：根據(jù)各項(xiàng)目工作需要自行安排，原則上一周至少一次，要求項(xiàng)目各管理人員參加；3、專題會(huì)議。指由相關(guān)部門（或人員）組織的針對(duì)專項(xiàng)問題的會(huì)議，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員由召集部門確定。第二條會(huì)議通知1、公司周例會(huì)需在會(huì)議召開前____個(gè)工作日發(fā)通知給各參會(huì)部門（人員）。2、如出現(xiàn)會(huì)議時(shí)間調(diào)整，由行政人事部通知各參會(huì)部門（人員），并說明原因。3、會(huì)議通知需明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和參會(huì)人員等。第三條會(huì)議準(zhǔn)備行政人事部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排、設(shè)備準(zhǔn)備，需在會(huì)前____分鐘準(zhǔn)備完畢。第四條會(huì)議紀(jì)律1、會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會(huì)人員簽到。2、參會(huì)人員提前____分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行簽到。會(huì)議開始時(shí)，組織人收回簽到表。會(huì)后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會(huì)時(shí)間）、未到人員。3、參會(huì)人員如不能按時(shí)出席，需提前____個(gè)小時(shí)向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，公司例會(huì)需提1前____個(gè)工作日向行政人事部請(qǐng)假。未請(qǐng)假視同缺席或遲到處理。4、公司例會(huì)需項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加，如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因故不能出席，需指派本項(xiàng)目主管級(jí)人員代替，并提前通知行政人事部。5、無故缺席會(huì)議，罰款__