工程項目公司文件控制程序目的對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行有效的控制，確保各相關(guān)場所使用的文件為有效版本，保證質(zhì)量管理體系的有效運行。2、適用范圍適用于與質(zhì)量管理體系運行所涉及和形成的所有文件（包括外來文件）的控制。3、職責3.1公司綜合部是《文件控制程序》的歸口管理部門，負責編寫控制程序，負責對質(zhì)量管理體系文件進行專門管理，保存質(zhì)量管理體系文件的原稿，包括修改、登記、編號、發(fā)放等，負責將《文件更改通知單》及時發(fā)給所有受控質(zhì)量管理體系文件持有者，同時回收作廢文件，除存檔備查外，其余銷毀。3.2公司綜合部負責與質(zhì)量有關(guān)的上級文件和公司管理規(guī)定的收發(fā)、收集、整理、組卷、歸檔、編目、借閱和管理工作，及時進行提供利用。3.3各有關(guān)部門負責各自歸口的其他各類文件的專門管理，各工程項目結(jié)束后到公司綜合部辦理歸檔手續(xù)。4、工作程序4.1文件分類a）A類文件質(zhì)量手冊；b）B類文件程序文件；c）C類文件公司管理規(guī)定，技術(shù)性文件，作業(yè)指導書、質(zhì)量計劃、監(jiān)理規(guī)劃、招標文件、工程量清單等；d）D類文件質(zhì)量記錄；e）W類文件外來文件：各類標準、規(guī)范、施工圖紙；業(yè)主、設(shè)計單位和監(jiān)理提供的文件和資料；上級主管部門等發(fā)布的與質(zhì)量有關(guān)的文件；文件控制可分為受控文件、非受控文件4.2.1受控文件質(zhì)量手冊；程序文件；質(zhì)量記錄；公司管理規(guī)定；技術(shù)性文件；外來文件；上述文件發(fā)放時除外來文件，都加蓋“受控”印章。4.2.2非受控文件為顧客提供的《質(zhì)量手冊》，由公司綜合部加蓋“非受控”印章。4.3文件標識4.3.1文件編號用“企業(yè)代號--文件略縮語--序號”來表示。如：質(zhì)量手冊，編號為：SC/JYZX程序文件，編號為：CX/JYZX-01，02，……管理性文件，編號為：GL/JYZX,01，02，……質(zhì)量記錄，編號為：JL-5.6-01（此編號代表”5.6”其余以此類推。4.3.2已作廢的文件應加蓋“作廢”印章，以防止使用作廢的文件。4.4文件的編寫、審批和發(fā)布4.4.1《質(zhì)量手冊》由公司綜合部負責組織編寫，管理者代表審核，董事長/總經(jīng)理批準發(fā)布。4.4.2程序文件由各有關(guān)職能部門負責編寫，管理者代表審批發(fā)布。4.4.3支持性文件由各有關(guān)職能部門負責編寫，經(jīng)分管領(lǐng)導審批發(fā)布。4.4.4技術(shù)性文件由公司綜合部負責編寫，公司總工或副總經(jīng)理批準發(fā)布。4.4.5技術(shù)性外來文件須經(jīng)公司總工或副總進行適用性批準。4.5文件的發(fā)放、回收4.5.1受控文件由公司綜合部根據(jù)3.1和3.2條款規(guī)定填寫《收（發(fā)）文登記表》，經(jīng)部門負責人審核后按發(fā)放范圍發(fā)放，確保在使用處得到有效文件。4.5.2文件領(lǐng)用人在《收（發(fā)）文登記表》上簽名，領(lǐng)取注有編號和加蓋“受控文件”印章的文件，每份文件都要有不同的編號，便于控制。4.5.3加蓋“受控”印章的文件不能復印，確實需要復印時，經(jīng)公司綜合部審批后，按本程序的4.5.1和4.5.2條款執(zhí)行。4.5.4所使用質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量計劃的各個場所和人員均不得使用未加蓋“受控”印章的復印文件。4.5.5當文件破損嚴重影響使用時，文件使用人應到公司綜合部辦理更換手續(xù)，填寫《文件回收登記表》，交回破損文件，更換新文件，新文件的分發(fā)號仍使用原文件分發(fā)號，文件管理人員將收回的破損文件銷毀。4.5.6當文件丟失后，文件使用人應及時向公司綜合部申明理由，必要時做出檢查，再按本程序的4.5.2條款重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，文件管理人員在補發(fā)文件時，要重新編寫分發(fā)號，并將原丟失文件的分發(fā)號通知有關(guān)部門作廢，以防文件變更或改版后誤用。調(diào)動工作的人員應主動返回持有的有關(guān)文件，填寫《文件回收登記表》。為確保文件的易于識別，通過對質(zhì)量管理體系文件的修改狀態(tài)記錄、標識。文本文件盡可能打字復印，若手寫應字跡清晰，使文件便于檢索和辨別。4.6文件的更改4.6.1文件如有不適用的部分必須更改時，由申請更改的部門填寫《文件更改申請書》，說明更改原因，并經(jīng)文件審批人批準后發(fā)布。4.6.2文件發(fā)生更改時，公司綜合部應及時填發(fā)《文件更改通知單》通知各部門，由各部門負責人督促檢查文件持有人進行更改，以保證相關(guān)場所都使用有效版本，防止誤用作廢文件。4.7文件的換版和作廢4.7.1文件經(jīng)多次修改或重大修改時，要重新更換版號，并經(jīng)批準，原版號文件作廢，換發(fā)新版本，可按A、B、C……順序，確定版本號。4.7.2作廢的文件由文件管理人員按《發(fā)文登記表》的名單，收回所有發(fā)放的文件，如需要作為資料保存的作廢文件，應填寫《文件留用申請單》，經(jīng)審批后加蓋“作廢保留”印章后方可留用。4.8文件的管理4.8.1每年終由綜合部組織對各部門的所有在用文件進行一次評審，審核其符合性和有效性，并列出《有效文件控制清單》，經(jīng)部門負責人審核批準后，才能繼續(xù)使用。經(jīng)領(lǐng)導批準的《有效文件控制清單》作為評審記錄，各部門對《有效文件控制清單》進行動態(tài)管理，及時將情況報公司綜合部以便編制公司《有效文件控制清單》。4.8.2上級下發(fā)的外來文件，由公司綜合部填寫《收文登記表》并進行編號，同時填寫文件閱辦單，經(jīng)公司領(lǐng)導審閱批準后，按本程序4.5.1和4.5.2兩條執(zhí)行，并應對所有外來文件跟蹤，確保其有效性。4.9文件歸檔4.9.1各部門應將每年在各項工作中形成的文件資料及時收集齊全，按照文件立卷歸檔的要求進行立卷歸檔，及時交公司綜合部存檔。4.9.2各監(jiān)理項目結(jié)束后，應按規(guī)定,綜合部組織進行監(jiān)理竣工資料的整理和移交工作，除按合同要求進行整理交業(yè)主外，同時要有一套完整的竣工資料交公司綜合部存檔。招標代理、造價咨詢的卷宗資料由該部門在項目結(jié)束后交綜合部存檔。4.9.3檔案人員按照檔案標準，對不符合質(zhì)量要求的案卷進行加工整理，可編制檢索目錄索引，卡片等，以便于查找。4.9.4各部門對所管理的文件由公司綜合部按本程序4.3條款規(guī)定確定文件編號后分類進行標識，并按類別存放，便于查找。4.10文件借閱文件和資料借閱，應辦理借閱登記手續(xù)，填寫《借閱登記表》方可借用，借閱者要妥善保管和使用好所借文件，保證用后及時歸還，不得損壞、涂改和丟失，對不符合借閱條件的，一律不準借閱。5、質(zhì)量記錄5.1發(fā)文登記表JL-4.2.3-015.2收文登記表JL-4.2.3-025.3回收登記表JL-4.2.3-035.4有效文件控制清單JL-4.2.3-045.5文件更改申請