醫(yī)院公文管理規(guī)定第一章總則第一條為使醫(yī)院的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，制定本辦法。第二條醫(yī)院的各項(xiàng)公文是醫(yī)院在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范提示的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。本制度所指公文處理主要包括公務(wù)文書的收發(fā)、傳閱、打印、印鑒使用、立卷歸檔和銷毀。第三條醫(yī)院辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管醫(yī)院的公文處理工作。第四條辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。第五條辦公室人員要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精、注重效用。第六條公文處理必須堅(jiān)持準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一、高效的原則。公文由專職文秘人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第七條在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國家機(jī)密安全。第二章公文種類第八條常用公文種類主要包括：1.決定適用于對重大事項(xiàng)或者重大行政作出安排，獎懲有關(guān)科室、部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通告適用于公布對外各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。3.通知適用于批轉(zhuǎn)各科室、部門的文件，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求各科室、部門辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。4.通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。5.報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。6.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。7.批復(fù)適用于答復(fù)各科室、部門請示事項(xiàng)。8.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。9.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問、答復(fù)問題或答復(fù)審批事項(xiàng)。10.會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第九條公文一般有發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)部門和時(shí)間等部分組成。1.發(fā)文部門應(yīng)當(dāng)寫全或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦部門應(yīng)當(dāng)排列在前。2.秘密公文應(yīng)當(dāng)分別表明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，并標(biāo)明份數(shù)序號。3.緊急文件應(yīng)當(dāng)分別表明“特急”、“急件”。4.發(fā)文字號，包括醫(yī)院代字、年份、序號。5.公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，并準(zhǔn)確表明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱可以加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。6.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。7.抄送機(jī)關(guān)指出主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。8.公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。9.成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。10.文字從左至右橫寫，橫排。第十條公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第十一條醫(yī)院的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。第十二條向各科室、部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。第十三條科室、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，辦公室有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。第十四條各職能科室確有必要可以聯(lián)合行文，但科室不宜過多。第十五條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。第十六條除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，上報(bào)的“請示”、“意見”和“報(bào)告”不得直接呈送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。第十七條向雙重上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。第五章發(fā)文辦理第十八條各類報(bào)告、材料起草，按照誰主管誰辦理誰負(fù)責(zé)的原則，業(yè)務(wù)性工作材料分別由各部室自行起草，綜合性材料由辦公室起草。各類報(bào)告材料必須符合現(xiàn)行法律、法規(guī)和有關(guān)方針、政策，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。第十九條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1.符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。5.必須使用國家法定的計(jì)量單位。6.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。7.公文中的字?jǐn)?shù)，除成文時(shí)間，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略詞、兼具修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條公文由院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。院字發(fā)文由院長簽發(fā)，黨字發(fā)文由黨委書記簽發(fā)，工會及共青團(tuán)字由工會主席簽發(fā)。第二十一條審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。第二十二條草擬、修改和簽批公文，一般使用黑色鋼筆或簽字筆，使用其它筆、墨必須符合存檔要求。草擬公文，應(yīng)當(dāng)使用規(guī)定的格式排版電腦打印。辦文員填寫會機(jī)關(guān)發(fā)文稿并送擬稿科室負(fù)責(zé)人、辦公室主任審簽，最后送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十三條公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)科室、部門會簽，文字表達(dá)、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。第二十四條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采取加密措施。絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真及傳輸。第六章收文辦理第二十五條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十六條需要辦理的公文（辦件），醫(yī)院辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送院領(lǐng)導(dǎo)閱示，或者交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。第二十七條承辦科室或部門收到交辦的公文后，不得推諉延誤。第二十八條審批公文時(shí)，對有具體要求或請示事項(xiàng)的文件，主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確的辦理意見，并簽署姓名和審批時(shí)間，其他審批人圈閱或簽字，視為同意，對沒有具體要求或請示事項(xiàng)的公文，審批人圈閱或簽字表示已閱知。第七章收發(fā)、傳閱規(guī)定第二十九條公文收發(fā)、傳遞由辦公室辦文員負(fù)責(zé)。辦公室收到寄送的公文及院領(lǐng)導(dǎo)和各部室直接收到的公文，一律先送辦公室辦文員簽收、登記，再由辦文員填送文件處理簽，辦公室主任簽擬辦意見后送簽。公文原則上不得自行轉(zhuǎn)閱，嚴(yán)禁傳閱人隨閱隨丟或抽走公文，防止公文丟失、內(nèi)容泄密。第三十條公文處理要講究時(shí)效、質(zhì)量，各承辦部室不得延誤、推諉和出錯。第三十一條上級行政機(jī)關(guān)的公文，除密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的時(shí)間、份數(shù)、印發(fā)范圍。第三十二條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。密級公文不得利用計(jì)算機(jī)和傳真機(jī)傳輸。第八章公文用印規(guī)定第三十三條公文使用印鑒由辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理，使用印鑒必須經(jīng)過審批和登記。第三十四條公文使用印鑒應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),辦公室方可用印。第三十五條因公、因病、因假外出需開具會介紹信的，必須經(jīng)辦公室主任同意。第九章公文立卷、歸檔和銷毀第三十六條公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第三十七條公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保