第一章思考與練習什么是文書工作？文書工作的特點是什么？答：所謂文書工作，有廣義和狹義兩種概念。廣義的文書工作，就是指運用科學的原則、程序和方法，完成對機關文件的制發(fā)、處理與管理的一系列工作。狹義的文書工作，就是指機關單位內文書工作人員所承擔的文書的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的工作。文書工作的特點是：政治性機密性規(guī)范性時間性事務性文書工作的重要作用表現在哪些方面？答：文書工作的重要作用表現在以下幾個方面：助手作用紐帶作用“門戶”作用查考作用文書工作的基本原則是什么？答：文書工作的基本原則就是及時、準確、安全。聯系自身實際，談談如何加強自身的修養(yǎng)，提高自身的素質，為今后做好文書工作打下基礎。答：文書工作是一項科學的、嚴肅的工作，要求從事這項工作的人員具有較高的素質修養(yǎng)。所以文書人員應該具備以下幾點素質：（1）要有較高的政治素質有較高的政治素質主要表現在兩個方面：一是堅持四項基本原則，同黨中央保持一致。二是有較高的政治理論修養(yǎng)和政策水平。（2）要有良好的工作作風培養(yǎng)良好的工作作風是做好文書工作的前提。每個文書工作人員必須有強烈的助手意識和參謀意識，主動為領導的科學決策獻計獻策，真正以高度負責的精神做好自己的本職工作。（3）要有較強的業(yè)務水平作為一名文書人員，應熱愛本職工作，具有廣博的知識和合理的知識結構。不僅要提高自己分析問題和解決問題的能力，還要努力學習專業(yè)知識，拓寬自己的知識面。總之，作為一名文書工作，各方面必須具有良好的素質，才能做好本職工作。談談運用文書形式進行管理的優(yōu)缺點。答：文書的優(yōu)點：所述內容詳細周密，記載信息穩(wěn)定準確，多次傳達而不會發(fā)生誤差；對領導意圖具有正式代表性，能作為辦事依據和查考憑證；一文多發(fā)，可多頭同時進行，突破時空的限制。文書的缺點：必須要有一套統(tǒng)一的文書工作制度，以保證文書運行暢通，確保信息的溝通。機關文書工作的組織形式有哪幾種？答：機關文書工作的組織形式分為3種，分別是集中形式、分散形式和混合形式。思考與練習簡答題簡述文書的含義。答：文書指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。文書包括公務文書和私人文書兩種。公文有多少種稿本？答：公文有8種稿本，分別是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、試行本和暫行本、修訂本、各種文字文本。現行公文有多少類，舉例說明。答：現行行政公文的分類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。辨別所標發(fā)文字號的正誤，標錯的應修改。財政局發(fā)（1992）5號更正：財政局發(fā)〔1992〕5號市報發(fā)【98】18號更正：武漢市發(fā)〔1992〕18號思考與練習收文和發(fā)文的處理各包括哪些環(huán)節(jié)？答：收文包括以下環(huán)節(jié)：傳遞、簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔和銷毀。發(fā)文包括的環(huán)節(jié)：草擬（擬稿）、審核、簽發(fā)、繕印、核對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。收文登記的作用是什么？答：概括的說主要有以下幾點：a.便于管理與保護文件，防止積壓和丟失。b.便于檢查公文的運轉，隨時掌握文件的運行情況。C.便于統(tǒng)計文件和做好催辦工作，有助于發(fā)現問題，總結經驗，研究改進的措施。d.便于作為核對與交接文件的憑據，便于加強經手人的責任心，并且使責任明確。擬辦和承辦有哪些具體要求？答：擬辦是一項政策性、技術性較強的工作，要求做到以下幾點：要清楚、熟練地掌握有關政策和規(guī)定，力求使提出的擬辦意見即符合實際，又符合政策規(guī)定。擬辦意見要周到細致，要綜合考慮各個方面因素的影響。要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責范圍及業(yè)務變化情況，同時還要熟悉辦公程序和有關規(guī)定。擬辦之前，要認真研究文件的內容和發(fā)文機關的要求，以便有針對性地提出切實可行的擬辦意見。擬辦意見要簡明扼要，抓住關鍵。承辦的具體要求：公文承辦時，凡經過領導批辦的文件，應該根據領導批示的意圖、意見具體辦理，“不得延誤推委”；“緊急公文應當按時限辦理，確有困難的應當予以說明”；凡未經領導批辦的文件，可以遵循黨和國家的有關方針政策的精神、有關的規(guī)定，以及以前的慣例，酌情處理。簡述批辦的作用。答：批辦的作用是：a.能夠使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關信息。b.能夠加強對文書處理工作的領導，對下級指明領導意圖，交代辦文的具體要求，合理組織力量和分配任務，迅速妥善地辦理公文，推動工作的順利進行。C.能夠避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，職責不清，導致觀望等待而拖延時間等。公文審核的重點是什么？答：審核的重點是：是否應當由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權的事情是否已經協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。公文的簽發(fā)應注意些什么？答：以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)；以機關內某一業(yè)務機構或部門名義發(fā)出的文件，則應由其負責人簽發(fā)。擬稿時有哪些基本要求？答：（1）要符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關規(guī)定。擬寫的文稿要情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。文稿中的人名、地名、數字、引文要準確無誤。文稿中涉及到計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位。擬稿用詞要準確，用字要規(guī)范。催辦的方式有哪幾種？答：催辦的方法一般使用“催辦單”，單上寫明承辦文件號及承辦期限，發(fā)給承辦單位。對緊急重要的文件，可隨時打電話或到承辦部門詢問承辦情況。另外，可以建立“文件催辦登記薄”，按薄催辦，事畢登記辦理結果，加蓋“辦理完畢”之類的印戳；也可以使用催辦卡片，事畢登記，抽出另存；還可以使用催辦筆記，將應催辦的文件記載下來，辦畢勾銷。特殊文書指哪些？答：文件的特殊處理指急件、機要文書、人民來信來訪的處理。10、急件、機要文書處理應該主要注意什么問題？答：急件辦理中應注意的問題：對于發(fā)文單位的要求：文件的決策者或簽發(fā)人，應當實事求是地從發(fā)文內容和性質去考慮，嚴肅慎重地決定應否列入急件。一旦確定為急件，擬稿人須加速撰寫，簽發(fā)人須加速審核，其他環(huán)節(jié)的工作人員也必須加速繕印、校對、封發(fā)等。要根據文件內容需要和送達時間，仔細地安排確定遞送渠道和方式。對送文人員和收文部門的要求：做好急件的一切交接工作一切遞送人員對急件都要做到隨手隨送加強催辦。機要文件的管理應注意問題：提高保密意識尊重保密部門的意見加強對機要工作的環(huán)境、設備與用具的管理控制密件發(fā)行和閱讀范圍采取各種措施以保證密件在傳遞中的絕對安全。11、人民來信來訪文書的處理程序各有哪些？答：處理人民來信的基本程序是：一拆封；二閱信；三登記；四辦理；五立案；六復信。思考與練習簡述文書立卷的基本原則。答：（1）保持文件之間的內在聯系和完整性（2）要正確反映機關工作的歷史面貌（3）要便于管理、查找和利用2、怎樣選擇立卷的環(huán)節(jié)和立卷人員？答：確定立卷環(huán)節(jié)一要以便于及時歸卷和調卷、節(jié)省人力與時間、提高機關工作效率為前提；二要以能熟悉掌握文件的處理情況和形成過程為條件；三要以各個機關不同的具體情況為一句。明確立卷人員，推行文書處理部門立卷，并不是說要這些部門的每個人都來立卷，而是由這些機構內擔任文件的收發(fā)、運轉、催辦等工作的人員負責立卷。3、舉例說明結合運用特征組卷的幾個具體方法。答：（1）根據問題特征結合作者特征組卷法。例如：“外貿部關于改進出口商品包裝質量的通知、通報、意見”，卷內文件概括反映的問題是“改進出口商品包裝質量”，作者都是“外貿部”。（2）根據時間特征結合作者和名稱特征組卷法。例如“國美電器股份有限公司1999年銷售統(tǒng)計報表”，卷內文書內容涉及的時間是“1999年”，文書名稱是“統(tǒng)計報表”，作者是“國美電器股份有限公司”。（3）根據通訊者特征結合問題特征組卷法。例如：“省教委與國家教委關于高校管理體制改革的往來公函”；“國美電器股份有限公司與彩虹電器股份有限公司供銷業(yè)務往來文書”。這兩個案卷涉及的通訊者分別是“省教委與國家教委”和“國美電器股份有限公司”，實際的問題分別是“高校管理體制改革”和“供銷業(yè)務”。4、舉例說明編制立卷類目的方法。答：第一種是按組織機構設置分類編目。例如：****單位文書立卷類目教育培訓處1-1.教育工作計劃長期1-2.教育工作總結永久1-3.（略）二、宣傳部2-1.宣傳工作計劃、總結永久、長期2-2.宣傳工作會議材料永久2-3.略第二種是按問題分類編目，即按文件內容所反映的主要問題編制立卷類目。5、簡述平時歸卷工作的步驟及其內容。答：平時歸卷工作的步驟主要有收集、鑒別和歸卷。收集就是指及時收集機關辦理完畢的公文。鑒別主要是檢查公文的辦畢情況。歸卷就是要把隨時收集、鑒別的公文隨時歸卷，不要積壓、錯歸，且要填寫《歸卷文件登記薄》。6、舉例說明擬寫案卷標題要求與方法。答：要求：政治觀點正確，符合有關方針政策。文字簡明確切。結構要完整，各部分之間的排列順序要統(tǒng)一。方法：標明文件的作者標明文件的問題標明文件的文種名稱標明文件針對的時間標明文件通訊者標明文件涉及的地區(qū)什么是歸檔？歸檔制度的主要內容有哪些？答：歸檔就是文書部門立好的案卷，按照歸檔制度逐年移交給機關檔案室集中統(tǒng)一保管。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三項內容。下篇檔案管理思考與練習試述檔案的起源與演變。答：檔案的起源：檔案是人類社會活動的產物，是人們社會實踐活動的歷史記錄，并非是隨人類的出現就同時出現的一種社會現象和物質實體。在漫長的原始社會，人們?yōu)榱瞬蛔層洃浭艿綍r間和空間的限制而遺忘和失真，人們創(chuàng)造了結繩和刻契來錄。隨著社會生產的發(fā)展，人們的交往日益擴大；文字的發(fā)明，為檔案的產生提供了社會條件。人們在社會實踐中使用文字記錄，并且將這些文字記錄保存起來便形成了檔案。檔案演變中的幾種檔案：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案和紙質檔案。試述檔案的作用。答：（1）機關工作的查考憑證（2）社會實踐和生產活動的參考依據（3）科學研究的可靠資料（4）宣傳教育的生動素材3、什么是國家檔案全宗？答：國家檔案全宗，又稱“國家全部檔案“，是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和。4、簡述檔案的種類。答：根據檔案載體材料的不同可將檔案分為：甲骨檔案、縑帛檔案、銘刻檔案、石刻檔案、簡牘檔案、紙質檔案、膠片檔案、電子檔案八大類。根據檔案記錄的信息媒介的不同可將檔案分為：文字檔案、圖表檔案、聲像檔案三大類。根據檔案記錄內容以及用途的不同可將檔案分為各種專用檔案。例如：人事檔案、科技檔案、軍事檔案、會計檔案、司法檔案、外交檔案等等。5、試分析檔案定義的四個要素。答：第一，檔案的來源和形成原因：檔案來源于機關、社會組織和個人，是其自身在社會活動中形成的。第二，檔案保存的價值因素：檔案是保存起來的有查考價值的文字材料；第三，檔案的形式和載體因素：檔案的形式和載體是豐富多彩的；第四，歷史的原始記錄特征：檔案是人們社會活動的原始記錄。第二章思考與練習1、試述檔案工作的主要內容。答：檔案業(yè)務工作的內容：主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等工作。檔案事業(yè)的工作內容：機關檔案室的工作，檔案館的工作，檔案教育工作，檔案理論和管理技術的研究工作，檔案宣傳、出版工作。2、簡述檔案工作系統(tǒng)的層次。答：檔案工作系統(tǒng)的層次具體可劃分為：檔案實體管理層、檔案信息開發(fā)曾和檔案工作反饋信息處理層。試述檔案工作的基本原則。答：一、統(tǒng)一領導，分級管理。主要包括以下三個方面的內容：（1）檔案工作要在各級人民政府的領導下，由各級檔案事業(yè)管理機構和檔案行政管理機關統(tǒng)一、分級、分專業(yè)進行管理。（2）國家全部檔案分別由各級、各類檔案管理機構集中統(tǒng)一管理（3）黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理二、維護檔案的完整與安全。基本要求如下幾點：（1）維護檔案的完整（2）維護檔案的安全三、便于檔案的利用4、檔案工作的主要性質有哪些？答：一、檔案工作的管理性二、檔案工作的科學性三、檔案工作的服務性四、檔案工作的政治性五、檔案工作的機要性5、試比較檔案事業(yè)管理機構與檔案管理事業(yè)機構的不同。答：檔案事業(yè)管理機構掌管國家檔案事務的行政機構，是整個檔案事業(yè)的組織和指揮中心。檔案事業(yè)管理工作受國家行政機關和各級人民政府的領導，各級檔案事業(yè)管理機關是直屬于各級人民政府的職能機構，在各地人民政府的領導下，統(tǒng)一、分層負責對檔案工作進行指導、檢查和監(jiān)督。而檔案管理事業(yè)機構，是集中統(tǒng)一管理檔案資源的業(yè)務機構，屬于事業(yè)性管理機構。第三章思考與練習1、試述檔案收集工作的要求與特點。答：檔案收集工作的基本要求：加強檔案館外的調查和指導工作。積極推行入館檔案的標準化保證入館檔案的完整齊全維護全宗和全宗群的相對完整性檔案收集工作的特點：預見性和計劃性針對性和及時性系統(tǒng)性與完整性試述推行由檔案室立卷歸檔制度的優(yōu)點。答：主要有以下幾項優(yōu)點：由文件的承辦和處理部門立卷，有利于加強對文件的形成、積累、整理的控制，便于機關的領導人、業(yè)務人員、秘書人員及其他人員在近期內就近使用，便于全面、系統(tǒng)地研究和處理問題。由文件的承辦和處理部門立卷，可以充分地發(fā)揮文件檔案，了解需要；正確處理利用和保密的關系；正確處理利用工作與基礎工作的關系。（2）試結合《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》，論述向社會開放歷史檔案的涵義？答：所謂開放歷史檔案就是將保密期滿和其他可以公開的檔案，解除“封閉”，向社會開放，只要履行一般的手續(xù)即可通過一定的方式進行利用?！吨腥A人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自行成之日其滿30年向社會開放：經濟、科學、技術、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于30年；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行”。《中華人民共和國檔案法實施辦法》進一步規(guī)定：“各級各類檔案館保管的檔案，應當按照《檔案法》的規(guī)定，分期分批地向社會開放?！钡诰耪?、填空（1）大事記的內容，主要由（大事記述）和（大事時間）兩部分組成。（2）基礎數字匯集，又叫（統(tǒng)計數字匯集），是反映一個單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種（數字）材料。2、選擇大事記就是按照（B）簡要地記載一定時期內發(fā)生的重大事件的一種參考資料。A人物事件B時間順序C重大問題D歷史時期3、判斷（1）企業(yè)年鑒是記錄和匯集一個企業(yè)一年間的生產、經營、基建、科研等各類大事的綜合性參考資料。（對）（2）組織機構沿革是系統(tǒng)記載一個單位的體制、組織機構和人員編制變革情況的文字材料。（對）（3）大事時間、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不記。（對）（4）科技成果簡介是科技檔案的編研成果之一。（對）4、名詞解釋A檔案參考資料：是檔案部門或檔案人員依據一定題目，根據所存檔案綜合而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品。B大事記：就是按照時間順序，簡要地記載一定時期內發(fā)生的重大事件的一種參考資料啊。C組織機構沿革：是系統(tǒng)記載一個單位、地區(qū)或專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構和人員編制變革情況的一種文字材料。D統(tǒng)計數字匯集：就是反映某一地區(qū)、單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數字材料。E會議簡介：是簡明扼要地記述會議基本情況的一種文字材料。F科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設計項目的檔案資料，扼要摘錄其內容，匯集編印成冊的一種參考資料。G企業(yè)年鑒：是記錄和匯集一個企業(yè)一年間的生產、經營、基本建設、科學研究等各類大事的有關文獻、照片和統(tǒng)計數據等是一種綜合性的參考資料。5、簡答（1）編寫大事記有哪些具體要求？答：其具體要求有三：第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要事不漏，小時不要；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。（2）常見的檔案參考資料有哪些？答：大事記、組織機構沿革、統(tǒng)計數字匯集、會議簡介、科研成果簡介、企業(yè)年鑒和專題概要。第十章1、聯系實際談談檔案工作現代化的意義。答：一、實現檔案工作現代化的迫切性：第一，檔案數量越來越多，收藏、保管與傳統(tǒng)的檔案管理方式矛盾突出；第二，檔案的載體、記錄方式的多樣化與傳統(tǒng)的檔案管理方式的矛盾不斷增加；第三，檔案需求面擴大與傳統(tǒng)的檔案服務方式的矛盾日益加劇。二、檔案工作現