資料檔案歸檔保管借閱保密登記及銷毀制度1.引言為了保障機(jī)構(gòu)內(nèi)部資料的保密性、可追溯性以及檔案保存、檢索及利用的有序性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有載體的資料、檔案的歸檔、保管、借閱、銷毀等各環(huán)節(jié)管理。3.資料歸檔3.1建立檔案目錄建立清晰、可以追溯的檔案目錄，按照檔案的分類、年代等進(jìn)行規(guī)范性命名。檔案目錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：檔案名稱資料起始日期和結(jié)束日期資料種類負(fù)責(zé)人/責(zé)編存放位置備注3.2歸檔流程歸檔前必須先確定資料類別、保密級別、存儲時間以及存放人員等相關(guān)信息。然后進(jìn)行以下步驟：對資料進(jìn)行分類、整理、編目，按規(guī)定的檔案目錄命名，并在目錄中做好標(biāo)注將歸檔的資料裝訂或壓減整理好，排版清晰，保存完整在檔案袋上粘貼標(biāo)簽并標(biāo)明存放位置、密級以及存放時間等相關(guān)信息將檔案存放到指定的檔案柜或房間中，定期開展資料的整理、更新及審查等工作4.資料保管4.1安全保密措施保密級別不同的資料應(yīng)采取不同的保密措施。按照“需要-to-know”原則，落實(shí)定密責(zé)任，制定各項(xiàng)保密規(guī)章制度，規(guī)范各項(xiàng)保密工作。4.2存儲環(huán)境資料存放處宜采用通風(fēng)、干燥、防潮、安全、避光的條件。4.3檔案存儲機(jī)要文件、原件資料等重要資料統(tǒng)一存放在柜子中，重要檔案按照保密級別分別放置在不同等級的柜子中。5.資料借閱5.1借閱程序借閱人在借閱前必須填寫借閱申請表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借出。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)查閱，并應(yīng)出具借閱單據(jù)（包括借閱者姓名、借閱編號、借閱日期、借閱期限等信息）。5.2離崗借閱離崗借閱需經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在離開時間前，由保管人員進(jìn)行保管。6.資料保密6.1非密檔案一般不涉及國家秘密、機(jī)密級別的資料屬于非密檔案。非密檔案保管應(yīng)當(dāng)規(guī)范，稍有價(jià)值的文件定期審核是否可轉(zhuǎn)入密級較高文件著錄。6.2密級管理涉密檔案在未獲批準(zhǔn)的情況下不能轉(zhuǎn)借，保密管理要求都執(zhí)行“最嚴(yán)格”的標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格限制瀏覽和拷貝，防止遺失、泄密。7.資料銷毀7.1歸檔期滿歸檔資料的存放期限一般為20年。一旦歸檔期滿，如果這些檔案文件不是職責(zé)范圍、保密文件、財(cái)務(wù)核算賬目或者常用的文件等，便不宜再存放7.2銷毀流程銷毀前應(yīng)先明確文件及檔案的類別、文件的基本情況、文件體量、存放地址、存放數(shù)量等基本情況，并確保文件中不含必要留存的記錄。執(zhí)行銷毀程序及時安排一定的時間，通知有關(guān)部門人員，經(jīng)過相關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。8.總結(jié)制定并執(zhí)行科學(xué)的資料檔案歸檔保管、借閱保