...v.行政人事部行政助理任職資格及崗位根本職責所屬部門及直接上級所屬部門：行政人事部直接上級：行政經(jīng)理本崗位受行政經(jīng)理直接領(lǐng)導和監(jiān)視，在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)，日常公事可自行處理，重要事項須向行政經(jīng)理請示后執(zhí)行。崗位根本職責本崗位主要工作為十大內(nèi)容：總機接聽與轉(zhuǎn)接、接待、分發(fā)、訂購、整理、維護、報銷、收發(fā)、更新、支持?？倷C接聽與轉(zhuǎn)接★鈴響兩聲內(nèi)必須接聽，應用標準用語：“您好，城市地產(chǎn)！〞；轉(zhuǎn)接時，應用標準用語：“現(xiàn)在為您轉(zhuǎn)接，請稍等！〞；原那么上轉(zhuǎn)接要XX名制，對于一些非正常業(yè)務來電要過濾；對于一些來電咨詢，重要事項要認真記錄并傳達給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；對于來電要求轉(zhuǎn)接總經(jīng)理、老板的，必須問清情況，過濾推銷類；其他無法確定的，先轉(zhuǎn)接至總裁秘書處；如遇到總裁秘書不在座位，可將來電人XX、來電事由做好記錄，并告知來電人稍后回電。接待：訪客接待和會務接待?！镌L客接待：接待來訪客人要面帶微笑、主動示意，問明身份及來意，請來訪者稍等并及時通知相關(guān)人員。有公司重要客戶來訪時，及時告知相關(guān)領(lǐng)導，迎領(lǐng)貴賓到領(lǐng)導辦公室或指定會議室，如需要，給雙方奉茶。如有來訪董事長的，先詢問是否有預約，有預約的，可通知總裁秘書前來接待；未經(jīng)預約的，必須問清來訪者XX、來訪事由，告知對方要聯(lián)系總裁秘書前方知總裁是否在公司，請來訪者在接待區(qū)稍坐片刻并立即聯(lián)系總裁秘書，按回應引入來訪者或婉言回絕；如總裁秘書不在，可聯(lián)系行政人事部負責人作處理。對于來訪引起的突發(fā)事件，應第一時間通知行政人事部負責人或相關(guān)負責人作處理。★會務接待:會前，根據(jù)具體需要做好擺放〔如：水果、瓶裝礦水〕。會后，協(xié)助保潔整理好會議室清潔。分發(fā)：辦公用品和名片★辦公用品：①統(tǒng)計。在每月月底25日左右，將?文具申領(lǐng)表?分發(fā)至各相應部門并相互傳遞下去填寫所需文具。②采購。三日后，將表收回進展統(tǒng)計，核對公司庫存是否足夠發(fā)放；假設(shè)缺乏，向固定供給商用或QQ方式訂購。待送貨人員來送貨，根據(jù)供給商的出庫單逐一核對，確認無誤后簽字留底。③發(fā)放。根據(jù)?文具申領(lǐng)表?將辦公用品一一發(fā)送，請申領(lǐng)人確認并簽字。注：?文具申領(lǐng)表?分為兩種：財務部專用和非財務部專用聯(lián)系人：邵小姐手機：QQ：1902721772★名片：根據(jù)OA審批要求或行政經(jīng)理要求印制，將公司所需要求用等方式告知名片公司做出設(shè)計稿，交予我方核對確認，再做知名片。送貨后，申印人準確核對好名片的紙X、公司LOGO、信息，簽字確認并逐一發(fā)放給相應人員。聯(lián)系人：小王：58857252：50937273訂購：晚餐訂購、午飯打包、飲料粉、飲用水★晚餐訂購：在正常下班時間之后，還有領(lǐng)導等人員加班開會等特殊情況下，主動詢問是否需要訂購晚餐。如需，自己在網(wǎng)上搜索快捷外賣進展訂餐?！镂顼埓虬涸谟貌蜁r間內(nèi)，需幫開會的高層打包午餐統(tǒng)計人數(shù)聯(lián)絡(luò)食堂工作人員預留飯菜聯(lián)絡(luò)行政部同事打包打包至公司后將每份飯菜分發(fā)給與會高層20分鐘后回收整理餐盒至清潔室★飲料粉定期查看飲料粉庫存，并及時訂購聯(lián)絡(luò)：廖永兵★飲用水每隔一天送貨員定時送水，確保不斷水整理空桶清點數(shù)量便于送貨員配送核實送貨數(shù)量并給予相應水票負責聯(lián)系飲用水供給商，保持良好關(guān)系對飲用水、飲水機的質(zhì)量進展把關(guān)，確保正常使用整理：考勤導出考勤系統(tǒng)內(nèi)信息并整理導出OA系統(tǒng)中請假單及外出單統(tǒng)計制作考勤報表整理并核實假單等，交于人事維護：辦公環(huán)境a.協(xié)助管理辦公室內(nèi)外環(huán)境、綠化及設(shè)備設(shè)施、如有損壞及時聯(lián)系維護等報銷：快遞、名片、辦公用品、電信、飲用水、物業(yè)管理、停車等費用等按時結(jié)算，結(jié)算時需對清賬單準確無誤地建立每一筆費用臺賬收發(fā)：快遞、信件、包裹、報刊★快遞、信件發(fā)送a.提供快遞寄件單，確認寄件人的填寫內(nèi)容正確、標準，通知快遞單位前來取件，監(jiān)視快遞員在快遞單上簽字確認并保存好快遞單據(jù)方便日后查件與結(jié)算；★快遞、信件收件a.確認是否屬于我公司，如是法院快件需聯(lián)系法務或人事經(jīng)理確認簽收；b.區(qū)分好公司件與私人件，如有私人件，費用向寄件人收??；★報刊a.統(tǒng)計每年所需報刊類型及數(shù)量，并向領(lǐng)導確認信息等b.向郵政局訂閱公司所需報刊類型、數(shù)量c.每日將當日報刊分發(fā)并排放至公共閱覽區(qū)域d.將高層所需報刊及時送至辦公室更新：通訊錄實時關(guān)注OA中的發(fā)文、收到人事入職信息更新及時統(tǒng)計各個子公司發(fā)來的通訊錄在OA系統(tǒng)中整理修改等領(lǐng)導審批支持：會議辦公設(shè)備支持和協(xié)助組織公司