員工檔案整理工作細(xì)則 〔試行〕第一章 總 則第一條為了實(shí)現(xiàn)員工檔案整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，搞好員工檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，參考勞動部、國家檔案局《關(guān)于頒發(fā)〈企業(yè)職工檔案治理工作規(guī)定〉的通知》〔勞力字[1992]33號〕、《干部檔案工作條例》〔以下簡稱《條例》〕及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。其次條員工檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的根底工作之一。它是將收集起來的每個(gè)員工的檔案材料，進(jìn)展鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并將有關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，在此根底上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)展補(bǔ)充和進(jìn)呈現(xiàn)代化管理的工作。第三條所治理的員工檔案進(jìn)展認(rèn)真整理。其次章整理工作的根本要求第四條整理員工檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、名目清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案到達(dá)完整、真實(shí)、條理、精煉、有用的要求。第五條整理員工檔案，事先要收集好員工檔案材料，并備齊卷皮、名目紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。第六條整理員工檔案的人員，必需努力學(xué)習(xí)黨的人事檔案工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)學(xué)問，生疏整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，把握整理工作的根本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。第三章檔案材料的鑒別第七條員工檔案材料的鑒別工作，是員工檔案治理部門對收集起來預(yù)備歸檔的材料進(jìn)展審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入員工檔案的工作。第八條 鑒別歸檔材料，必需依據(jù)中心有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)峻認(rèn)真地進(jìn)展。第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義的辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，依據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：㈠判定材料是否屬于所管員工的材料及應(yīng)歸入員工檔案的內(nèi)容。覺察有同名異人、張冠李戴的，或不屬于員工檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于員工檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀；㈡審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分打算〔包括免予處分的打算〕、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必需齊全；每份歸檔材料，必需完整。對頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，但凡查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；㈢審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分打算、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見而。任免呈報(bào)表須注明任開除務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間和文號。職務(wù)〔崗位〕變動登記表或?qū)徟怼⒄泄や浻玫怯洷砘驅(qū)徟?，批?zhǔn)機(jī)關(guān)意見、印章、時(shí)間等，出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間，以上手續(xù)必需完備。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須依據(jù)當(dāng)時(shí)的實(shí)際狀況補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔；㈣鑒別中覺察涉及員工政治歷史問題或其它重要問題需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入員工檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理；㈤鑒別時(shí)，覺察檔案中缺少的有關(guān)材料，要準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展登記并收集補(bǔ)充。第四章檔案材料的分類第十一條對歸檔的材料必需參照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)展分類。第十二條員工檔案正本由歷史地、全面地反映員工狀況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類為：第一類履歷材料：員工履歷表〔書〕、簡歷表等個(gè)人簡歷材料，員工、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，更改姓名的材料。其次類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類 鑒定、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的員工表現(xiàn)狀況材料；作為員工任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，員工考核和民主評議的綜合材料。第四類 學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)狀況的材料：報(bào)考中、高等學(xué)校、技工學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)生登記表，學(xué)習(xí)〔重要培訓(xùn)結(jié)業(yè)〕成績表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格、職業(yè)技能鑒定申報(bào)、審批和聘任材料；專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，員工的制造制造、科研成果、著作及有重大影響的論文〔如獲獎(jiǎng)或在全國性報(bào)刊上發(fā)表的〕等名目。第五類 政審材料：審查員工政治歷史狀況〔包括黨籍問題〕的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明狀況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論〔意見、打算〕、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；更改員工的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參與工作時(shí)間的組織審查意見〔包括工齡認(rèn)定材料等〕，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。第六類 參與黨團(tuán)的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書〔一般只放一份，可選擇內(nèi)容比較完整、和入黨時(shí)間接近的〕和轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的打算、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；參與民主黨派的有關(guān)材料。第七類 嘉獎(jiǎng)〔包括科技和業(yè)務(wù)嘉獎(jiǎng)〕材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)典范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等材料〔廠、局級綜合性的和廠、局級以上的〕。第八類 員工違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料：處分打算〔免予處分的處理意見〕，查證核實(shí)報(bào)告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報(bào)批判材料；甄別、復(fù)查報(bào)告、打算，上級批復(fù)及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。第九類 招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)，工資、保險(xiǎn)福利待遇，出國、退休、退職等材料：包括員工工資級別登記表、工資變動登記表、員工調(diào)資審批表，轉(zhuǎn)正定級和解決待遇的審批材料；職務(wù)任免呈報(bào)表〔包括附件〕，職務(wù)〔崗位、特別工種〕變動登記表或?qū)徟牧?，錄用和聘用審批表，招工登記表或?qū)徟恚m(xù)聘審批表，勞動合同書、聘用員工合同書或上崗合同書，解聘、辭退材料；退〔離〕休審批表；軍銜審批表、軍隊(duì)退伍、復(fù)員軍人審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會代表登記表。第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料：畢業(yè)生報(bào)到通知書；對于原工人身份的員工不另建立考績檔案的，有重要影響的業(yè)務(wù)總結(jié)和論文可以放在第十類，以備參考；有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；員工逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞〔生平〕，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)狀況的遺書等。第十三條 對檔案正本已轉(zhuǎn)出并有必要保存其檔案材料的個(gè)別員工，可以建立檔案副本。員工檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：第一類的近期履歷材料。第三類的主要鑒定，員工考核材料。第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。第五類的政治歷史狀況的審查結(jié)論〔包括甄別、復(fù)查結(jié)論材料〕。第七類的嘉獎(jiǎng)材料。第八類的處分打算〔包括甄別、復(fù)查結(jié)論〕材料。第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。第十四條 內(nèi)容穿插的材料，可依據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。㈠帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸其次類。㈡履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。㈢有任開除務(wù)內(nèi)容的員工登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)狀況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。㈣政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混淆一起賜予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分打算等材料，一律歸第八類；凡未賜予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。第五章檔案材料的排序和編目第十五條 各類員工檔案材料，都要依據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的連接或材料的形成時(shí)間排列挨次，并在每份材料的右上角編上類號和挨次號，在其右下角編寫頁數(shù)。第十六條 每一類檔案材料內(nèi)部排序的根本方式：㈠按檔案材料形成時(shí)間排序的：第一類、其次類、第三類、第七類、第十類材料；㈡按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)展排序的：第五類、第六類、第八類材料。第五類、第八類材料的排列挨次為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分打算，本人對結(jié)論或處分打算的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)依據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。第六類材料，應(yīng)將入黨、入團(tuán)、入民主黨派的材料分別排列，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨其它材料之前，黨員登記表、申請書、轉(zhuǎn)正報(bào)告等可按時(shí)間先后依次排序；㈢第四、九類材料可承受按材料性質(zhì)相對集中排序。方法是：第四類材料可分為以下1、學(xué)歷材料，2、職稱材料。第九類材料可分為以下小類：⒈工資情況的材料；⒉任免材料、職務(wù)〔崗位〕變動材料〔合同書等材料排在這一小類的后面〕；⒊出國、出境材料；⒋其它材料。每小類材料內(nèi)部再依據(jù)形成材料的時(shí)間先后挨次排列，要留意材料的連續(xù)和連接。第十七條 每卷員工檔案必需有具體的檔案材料名目。名目是查閱檔案的索引，要認(rèn)真進(jìn)展編寫。具體要求：㈠依據(jù)類別排列挨次及檔案材料名目固定格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)展編寫；㈡依據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必需精準(zhǔn)反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在名目上加以注明；㈢“材料形成時(shí)間”，一般承受材料落款標(biāo)明的最終時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，承受原材料形成時(shí)間；㈣填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份〔包括附件〕；材料頁數(shù)的計(jì)算，承受圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫；㈤書寫名目要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水書寫名目，盡量實(shí)行計(jì)算機(jī)打印的格式。填寫名目后，要檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤；㈥書寫名目時(shí)，每類名目之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。第六章復(fù)制與技術(shù)加工第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)展搶救。搶救材料，一般可承受修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必需認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)展復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必需存入正本。其次十條 各單位檔案材料幅面，原則上以16開規(guī)格的辦公用紙的大小為基準(zhǔn)，具體是260毫米長、185毫米寬。鑒于電力系統(tǒng)大多數(shù)單位過去都是按260毫米長、190毫米寬進(jìn)展加工的，假設(shè)本單位大多數(shù)檔案材料都是以此為幅面加工過的，也可以承受260ⅹ190毫米的幅面標(biāo)準(zhǔn)。裝訂前左邊要留出2厘米—3厘米的頁白，以備打空裝訂，右邊頁白寬度不小于1厘米。一個(gè)單位全部檔案材料長寬標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格統(tǒng)一。為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)章、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)展技術(shù)加工。其主要方法：㈠對超出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)展剪裁；不能剪裁的材料，須進(jìn)展折疊。折疊時(shí)，要依據(jù)材料的具體狀況，承受橫折疊、豎折疊、橫豎穿插或梯形折疊等方法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平坦，文字、照片不得損壞，便于開放閱讀；㈡對破損、卷角、折皺和小于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)展裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窯裱糊、魚鱗或梯開托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必需承受白紙。漿糊和膠水必需能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；㈢對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)展加邊。打眼裝訂，不得壓字或損傷材料內(nèi)容；㈣撤除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。第七章裝訂與驗(yàn)收入庫其次十一條 每個(gè)員工的檔案材料，必需裝訂成卷。裝訂后的檔案。名目在卷首，材料排列挨次與名目相符；卷面干凈，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)有用，具體做法：㈠將名目與材料核對無誤；㈡把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四周整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊；㈢在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定，一般為三個(gè)空，空間距〔從空中心線算起〕8.3厘米；㈣一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)員工檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不標(biāo)準(zhǔn)的簡化字。其次