這才是高手過招，機(jī)關(guān)秘書親歷辦會(huì)的38忌

辦會(huì)是秘書人員的看家本事。會(huì)務(wù)工作看似簡潔，實(shí)則千變?nèi)f化、學(xué)問很深，其中最為關(guān)鍵的，唯恐是時(shí)時(shí)刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，不厭其煩、不厭其細(xì)、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥幸，就有可能消失難以挽回的差錯(cuò)和失誤。

這樣的故事，凡是辦過會(huì)的同志都能講出不少。為關(guān)心大家把握辦會(huì)的本事，這里為您推舉一些會(huì)務(wù)親歷者敘述的故事，盼望對您有所啟發(fā)。

一、會(huì)場布置

1、讓會(huì)場布置“活”起來

會(huì)場布置不能簡潔憑閱歷，要看會(huì)議內(nèi)容和目的。就說座位排列，第一，這次爭論會(huì)和一般會(huì)議不同，與會(huì)人員都是黨代表，身份是一樣的，不存在職務(wù)的凹凸。其次，爭論會(huì)的主要目的是審查報(bào)告、暢談思路、建言獻(xiàn)策。

想爭論得好，至少要確保主桌上各類代表分布均衡，涉及重點(diǎn)工作、重點(diǎn)行業(yè)的代表也要往中間靠。由此可見，會(huì)場布置絕非簡潔機(jī)械的重復(fù)性工作，做到因需而變、因事而變，方能讓會(huì)場布置“活”起來，為會(huì)議的順當(dāng)進(jìn)行打好基礎(chǔ)，供應(yīng)保障。

2、能否坐得下，尺子會(huì)“說話”

慣例也不肯定科學(xué)，解決問題不能墨守成規(guī)，要有求證精神。

3、會(huì)場溫度掌握的“學(xué)問”

會(huì)場溫度掌握還真是有高校問呢！會(huì)場越大，溫度越難掌握。由于人體熱量和外界環(huán)境不斷交互，會(huì)轉(zhuǎn)變外界環(huán)境溫度。會(huì)場無人時(shí)和代表入座后，會(huì)場溫度自然會(huì)發(fā)生變化。因此夏天要提前把室溫調(diào)得比正常溫度更低一些，這樣隨著室內(nèi)人數(shù)增多，室溫會(huì)增高，從偏低變成相對相宜。

4、會(huì)場燈光檢查少不得

作為會(huì)前籌備的必要流程，還是不能大意。辦會(huì)不能“想當(dāng)然”，根據(jù)程序要檢查的，一個(gè)都不能少。

5、疏漏了記者的席位

會(huì)務(wù)工作必需把各種狀況考慮周全，決不能疏忽大意，否則真是“一丑遮百俊”，一個(gè)小小的疏漏就可能讓之前的付出變得蒼白無力。

6、差點(diǎn)出事的會(huì)標(biāo)

為避開工作中消失類似失誤，從今以后我們將用大頭針固定會(huì)標(biāo)的內(nèi)容固化到會(huì)議組織流程中。

7、簡潔明白的會(huì)標(biāo)

會(huì)標(biāo)的制作肯定要突出主題、簡潔明白。

8、導(dǎo)引牌里的“玄機(jī)”

實(shí)踐告知我們并不是，導(dǎo)引牌事先肯定要檢查。機(jī)關(guān)的會(huì)議不同于商業(yè)演出，哪來的“贊助商”？這不是跟會(huì)議嚴(yán)厲?的性質(zhì)背道而馳嗎？

9、沒有保密柜怎么辦

辦會(huì)必需將每一個(gè)細(xì)節(jié)都考慮到，遇到問題多思索、多請教，提高工作應(yīng)變力量。

10、會(huì)上耗材要備足

在外開會(huì)，自帶電腦、打印設(shè)備和電子版名單也并不意味著萬事俱備，各類風(fēng)險(xiǎn)依舊存在，例如打印機(jī)墨盒等耗材肯定要想方法備足，確保萬無一失。

11、停車場炸響警報(bào)聲

辦會(huì)，什么想不到的事情都可能發(fā)生，多經(jīng)受、多總結(jié)，辦會(huì)的閱歷也就豐富了。

12、會(huì)場文具贏贊許

開會(huì)時(shí)，有關(guān)文具的問題看似小事，可從讓與會(huì)者使用便利、提高會(huì)議效率的角度考慮，還是有很多文章可做的。

二、人員組織

13、提前非常鐘還不夠

籌備會(huì)議肯定要考慮到每個(gè)環(huán)節(jié)，像通知幾點(diǎn)到達(dá)這樣的事，也要把各種可能的時(shí)間都計(jì)算在內(nèi)，打足提前量。

14、一場混亂的握手

“老會(huì)務(wù)”的“老閱歷”有時(shí)未必管用，一個(gè)環(huán)節(jié)考慮不到，就會(huì)給會(huì)議整體效果造成影響。

15、只有西裝才是正裝嗎

各行各業(yè)的代表都會(huì)出席，假如真的全部穿西裝來，效果就肯定好嗎？辦會(huì)當(dāng)然有肯定的模式，但更需要我們從實(shí)際狀況動(dòng)身，從會(huì)議效果動(dòng)身敏捷應(yīng)變，有時(shí)候一個(gè)小小的變化，就會(huì)帶來大大的不同。

16、正裝能不能換成便裝

在整個(gè)會(huì)議籌備中，著裝只是一個(gè)小小的細(xì)節(jié)，看起來并不起眼，可就是這么一個(gè)“細(xì)枝末節(jié)”的小問題，考慮不周到也會(huì)帶來不便。

17、分錯(cuò)房間了嗎

會(huì)議服務(wù)工作中肯定要留意到反常的、特殊的事情，并記在心里，隨時(shí)能夠答得上來、處理得好。

18、把發(fā)言人員服務(wù)好

發(fā)言人員可謂是會(huì)議中的重點(diǎn)人員，假如發(fā)言預(yù)備工作出了問題，也會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的效果，因此，把他們支配好、服務(wù)好也是萬萬不行馬虎的。

19、特別狀況要重點(diǎn)關(guān)注

一些會(huì)議有殘疾人、老年人等特別人員出席時(shí)，會(huì)前肯定要充分了解狀況，并在會(huì)議過程中賜予重點(diǎn)關(guān)注，盡可能為他們供應(yīng)更加周到細(xì)致的服務(wù)。

20、抬著輪椅才進(jìn)了會(huì)場

會(huì)議籌備過程中，我們方方面面都想到了，卻還是沒有想到有人坐輪椅這個(gè)可能性，這也給我們提了個(gè)醒，會(huì)務(wù)工作中，再多的預(yù)設(shè)都不為過。

21、讓代表關(guān)心代表

由于語言問題，一些少數(shù)民族代表無法融入會(huì)議氛圍，這無疑會(huì)影響會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。開動(dòng)腦筋、想方設(shè)法為他們解決難題，是做好會(huì)務(wù)服務(wù)的題中應(yīng)有之義。

三、主席臺(tái)和休息室

22、主席臺(tái)上的空茶杯

在基層，辦會(huì)場所我們并不熟識(shí)，卻想當(dāng)然地認(rèn)為對方會(huì)做好。這提示我們，對不熟識(shí)的會(huì)場切忌“想當(dāng)然”，而要想方法提前熟識(shí)，盡量避開因溝通不夠而消失缺位的狀況。

23、大字號(hào)的領(lǐng)導(dǎo)講話稿

會(huì)議服務(wù)過程中，只有懂得與服務(wù)對象換位思索，才能真正提升會(huì)務(wù)服務(wù)的人性化、科學(xué)化水平。

24、“任性”的筆

針對防范“任性”筆，我們商議?了兩種解決方案：一、在主席臺(tái)擺放紙筆的同志要提前試用全部的筆；二、選購鉛筆并提前削好、試用，確保不斷芯后才擺在主席臺(tái)上。

25、惹禍的大頭針

會(huì)議服務(wù)中隱蔽的問題還真不少，必需慎之又慎、細(xì)之又細(xì)。此外，尋求解決方法時(shí)，需先提前綜合考慮各方面因素，總結(jié)出一個(gè)最佳方案再動(dòng)手。

26、誤引領(lǐng)導(dǎo)從后門進(jìn)會(huì)場

不管在多么熟識(shí)的地方開會(huì)，也總有自己想不到的細(xì)節(jié)。接受任務(wù)后，肯定要提前熟識(shí)好整個(gè)過程，方能排解意外，確保萬無一失。

27、遺忘提前報(bào)告主席臺(tái)座次

在重要會(huì)議的會(huì)前預(yù)備時(shí)，在休息室也要擺放主席臺(tái)座次表，提前告知領(lǐng)導(dǎo)主席臺(tái)的座次支配，或派特地的工作人員引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)就座，確保有序落座。

28、少了把椅子的休息室

萬萬不能由于任務(wù)簡潔就掉以輕心，肯定要時(shí)刻繃緊仔細(xì)這根弦，反復(fù)細(xì)致檢查，感覺到輕松的時(shí)候，往往就是離失誤最近的時(shí)候。

29、“藏起來”的洗手間

以后再預(yù)備休息室時(shí)，肯定要想好全部的細(xì)節(jié)，提前踩點(diǎn)熟識(shí)，防止這種狀況再次發(fā)生。

30、一通沒打成的保密電話

做好會(huì)務(wù)工作，會(huì)務(wù)人員必需全面熟識(shí)、了解會(huì)場狀況，才能從容應(yīng)對各種突發(fā)需求。

四、會(huì)議文稿

31、會(huì)議通知落款怎么是去年的

從那以后，在起草、校對通知等材料的時(shí)候，我們都對日期進(jìn)行重點(diǎn)確認(rèn)，尤其是在剛進(jìn)入新年的一段時(shí)間里，更是加倍留意。

32、電話號(hào)碼對不對，打過才知道

在校對時(shí)，凡是留在會(huì)議材料上的電話號(hào)碼都要撥通核實(shí)一遍，假如是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。

33、單位職務(wù)要核準(zhǔn)

程序意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)精神，遇到此類問題，必需請組織人事部門審核把關(guān)，確保萬無一失。

34、女同志和少數(shù)民族同胞要留意

名單中也盡可能標(biāo)注出女性和民族狀況，以便領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)同志把握更全面的信息。

35、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的半頁白紙

事后回想，前晚在翻看核對的時(shí)候，我只是點(diǎn)了下面的頁碼對不對，并沒有整頁翻看稿子，誰知就是這么巧，打印機(jī)故障造成這頁的上半頁消失空白。

36、究竟提出了幾點(diǎn)要求

要求今后的會(huì)議，會(huì)上各個(gè)講話稿的最終版