合同管理操作手冊TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"一、 基礎資料 2\o"CurrentDocument"1、 合同類型 2\o"CurrentDocument"2、 款項性質定義 2\o"CurrentDocument"3、 合同類型數據授權 2\o"CurrentDocument"4、 合同類型數據授權 2\o"CurrentDocument"5、 事務類型 3\o"CurrentDocument"二、 合同定義 3\o"CurrentDocument"1、擬定合同 3\o"CurrentDocument"1、 合同登記 3\o"CurrentDocument"2、 合同數據授權 5\o"CurrentDocument"3、 付款計劃 5\o"CurrentDocument"4、 合同變更 5\o"CurrentDocument"5、 合同付款 6\o"CurrentDocument"7、 合同索賠 68、 開票信息 6\o"CurrentDocument"9、 合同事務 7\o"CurrentDocument"三、 報表與分析 7\o"CurrentDocument"1、 合同臺帳 7\o"CurrentDocument"2、 項目合同匯總 7\o"CurrentDocument"3、 合同份類匯總 8一、基礎資料1、 合同類型功能:對公司的合同進行分類管理：承包合同、采購合同、勞務分包合同、虛擬采購合同等等并可指定合同成本科目操作方法：打開合同類型，點擊新增，輸入分類名稱，設置合同類別的成本科目，（設置成本類型以后，軟件會自動的將合同的金額歸集到相應的成本上。）保存既可2、 款項性質定義功能：款項撥付過程中，一般有預付款、進度款、到貨一次性付款和尾款等類型，可在此定義.操作方法：打開款項性質定義，選擇收入類或者支出類，點擊新增，輸入收款款項名稱保存既可3、 合同類型數據授權功能：合同變更類型的定義操作方法:：打開變更類型，點擊新增，錄入常用的合同變更類型即可。4、 合同類型數據授權功能:將不同類型的合同對不同對象進行授權，可以按照角色、部門、人員等進行權限的設置，權限也區(qū)分讀寫，按合同類型授權之后，該類型下的所有合同，均可查閱或者修改。操作方法：打開合同類型數據授權，選擇需要授權的合同分類，點擊生成，在彈出的選擇中，選擇授予的種類，系統(tǒng)提供三種選擇，角色，部門，人員.，在彈出的選擇框中打對勾，確定既可，在操作權限處設定讀輸出/或者寫的權限5、事務類型功能：合同事務類型的定義操作方法：：打開事務類型，點擊新增，在彈出的界面錄入常用的合同事務類型保存即可.改數據會被合同事務模塊調用。二、合同定義1、擬定合同功能：對需要進行審批才能正式生成的合同，軟件提供編輯記錄功能。此模塊可以關聯審批流程進行流轉，一點審核通過可點擊生成按鈕，生成一份正式合同。操作方法:進入擬定合同模塊，選擇右邊的合同分類確定擬定的合同類型，然后點擊新增按鈕，這是彈出擬定合同編輯界面.錄入擬定合同名稱，編號等相關信息保存即可.如果有關的附件可以再合同附件里邊進行保存.如果草擬合同在實際業(yè)務中相關細節(jié)都與對方確認并且簽訂正式合同后，可在此模塊點擊審核按鈕后，看到生成合同按鈕放開，這是點擊就可生成正式合同，相關數據就會統(tǒng)計到相關報表中.1、合同登記功能：維護所有收入、支出合同的信息，可以在本功能菜單中直接錄入合同，也可通過“擬定合同”生成，記錄合同的所有信息，如：甲方、乙方、合同所屬項目、金額、稅率、合同類型、維保金以及合同文本的電子版，同時，也可以對支出合同進行多個項目的分攤，合同執(zhí)行過程中的累計批準金額和累計收入、撥付金額，也會在合同登記信息中反映。操作方法:打開合同登記，選擇1個合同類別，點擊新增，在彈出的合同編輯框中，輸入合同名稱，甲方、乙方、合同所屬項目、收支標記，合同屬性合同金額等，如有附件可將附件上傳到系統(tǒng)中其中單價合同與總價合同的區(qū)別，總價合同是可以手動填寫合同金額的；單價合同是不能錄入合同的金額的，系統(tǒng)會根據關聯的采購單據產生的費用金額自動反填進來上圖中紅色標記的必填寫項.合同編號、合同名稱、甲方、乙方、收支標記、項目編號、合同類型、運營單位、地區(qū)編碼、合同金額、開票類型都為必填寫項.如果不填寫，不允許保存，系統(tǒng)會提示。合同編號:合同的統(tǒng)一編碼，如果不填寫，系統(tǒng)會自動生成一個編號。合同名稱：合同名字，哪個項目的合同。甲方、乙方：簽定合同的雙方，通過下拉箭頭選擇庫中的單位項目編號：通過下拉箭頭選擇是哪個項目的合同收支標記：標注這個合同的收支情況。如果是總包合同，就選擇收入合同；如果是分包、采購等合同，就是支出合同.合同類型:點下拉箭頭選擇該合同是屬于哪種類型，如總包合同，還是分包合同運營單位:即是合同的乙方，通過下拉箭頭選擇，操作和選擇乙方一樣合同金額：簽定合同的價款，輸入數字。開票類型：點下拉箭頭選擇所開發(fā)票的類型在合同登記中其他資料里邊可以錄入具體簽訂時間。在合同登記中質保資料，里邊輸入質保金比例或者金額，具體約定到期時間（其中時間確認后，合同質保金到期時軟件會在今日提示與合同登記界面進行提示。）輸入完以上信息后，點下圖中的“合同附件”點上圖中的“新增”增加合同的電子文本，或者是掃描件然后選擇合同的有關文件，點打開掛到系統(tǒng)中。2、 合同數據授權功能:針對指定的合同進行權限設置，可以快速的按照角色、部門、人員對合同設置讀或寫的權限，與項目權限可以配合使用，系統(tǒng)中有“是否以項目權限過濾合同”的參數。操作方法：打開合同數據授權，選擇需要授權的合同，點擊生成，在彈出的界面中選擇需要授權的部門或人員，并定義權限級別3、 付款計劃功能:針對指定的支出合同設定付款計劃，功能與“收款計劃”類似，可指定付款性質、付款條件（節(jié)點）、計劃的付款日期等信息，系統(tǒng)可據此生成部門資金計劃。操作方法：打開合同付款計劃，選擇編制計劃的合同，點擊新增，計劃付款日期，撥付性質，付款金額等，保存既可4、合同變更功能：針對指定的合同記錄變更，并發(fā)起流轉審批以確認，如合同金額變更，會在原合同金額上累加變更金額。操作方法：選擇要變更的合同，新增，填寫基本內容.金額會在合同的累計變更金額中顯示，同時在合同成本中累計進去。5、合同付款功能：針對支出合同的付款，由分公司、項目部在此提交付款申請，包括合同名稱、付款性質、申請金額等信息，發(fā)起流轉審批，如果該合同對應多個項目，應在“資金說明”中注明本次付款所對應的項目，以方便財務人員資金支付時進行付款金額的分攤。操作方法：打開合同付款，點擊新增，在付款單編輯中輸入付款的合同名稱，所屬項目，撥付性質，申請付款金額，或者直接引用合同結算單。發(fā)起流轉審批，通過以后.點擊審核，輸入批準金額，審核完成后點擊付款。點“新增”增加一個新的付款，點“合同名稱”下拉箭頭選擇合同，選擇好合同，點確定.然后點“撥付性質〃選擇“進度款”在結算單處選擇結算單，然后在“本次申請付款金額”處填寫結算單的金額，若是沒有結算單，直接在“本次申請付款金額〃處填寫付款金額.然后點保存。點“審核”確認付款金額，如下圖點保存，完成付款申請。點“付款”按鈕如下圖進行付款點“結算方式”下拉箭頭，選擇支票，確認支付金額后,點保存，然后審核確認支付出去。7、 合同索賠功能：對于違約合同按照細節(jié)進行款項的賠償情況操作方法：首先進入合同索賠模塊，點擊新增彈出索賠合同8、功能：合同對應的開票信息記錄的明細操作方法：首選進入開票信息編輯界面，完善好上邊的單據信息后，點擊右下鍵的“新增，，按鈕這時下邊明細欄可以進行編輯,然后點擊合同編號下拉菜單，關聯到合同登記一覽里邊選擇需要開票的合同名稱。選擇合同之后，錄入數量與單價，系統(tǒng)會自動填入開票金額的信息欄然后如果有其他明細在點擊新增,重復以上動作。如果沒有點擊保存審核即可。一旦審核可以看到發(fā)票簽收按鈕放開，根據實際情況進行發(fā)票簽收確認。9、合同事務功能：記錄合同執(zhí)行過程中所有與合同有關的事務發(fā)生情況（內容、金額等）.操作方法：進入合同事務編輯界面，選擇合同錄入相關信息即可。三、報表與分析1、 合同臺帳功能：綜合的合同查詢報表，可以查詢到系統(tǒng)中所有合同的所有相關信息，同時提供了多種穿透式的查詢，關聯到合同變更統(tǒng)計和合同變更統(tǒng)計等報表，以方便用戶.可以按照合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、金額、簽訂日期等信息進行快速查找。2、 項目合同匯總功能:功能與“合同分類匯總”相似，以項目為分類標準匯總統(tǒng)計所有合同的總金額、累計變更、累計索賠、結算金額、累計批準金額、累計收入（撥付）金額、合同余額，同時會統(tǒng)計該項目下所有合同的個數，雙擊條目，關聯到“合同臺帳”中，顯示本分類下的所有合同，并可以進一步穿透查詢每份合同的付款和變更等等相關信息。同樣也可以切換到圖形顯示界面,以餅圖