項目檔案管理制度第一章總則為了充分發(fā)揮綠城房地產(chǎn)集團有限公司（以下簡稱公司）項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用，確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實際，特制定本制度。第二章檔案的分類第五條建設(shè)工程前期文件資料一、可行性研究資料1.項目建議書及批復(fù)；2.可行性研究報告及批復(fù)；3.項目評估意見；4.環(huán)境影響報告書（表）；5.設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書；6.選址意見書。二、基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準備資料1.基礎(chǔ)資料（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明；（2）地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄；（3）水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。2.設(shè)計文件（1）初步設(shè)計文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計；（2）技術(shù)設(shè)計：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風設(shè)備等圖樣，說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等；（3）施工設(shè)計：施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算；（4）經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。3.施工準備資料（1）征用土地批準文件及紅線圖；（2）拆遷文件、補償安置協(xié)議書；（3）環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料；（4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書；（5）建設(shè)工程規(guī)劃（規(guī)劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可證。第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負責項目檔案管理及各分、子公司項目檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件資料的收集、整理、歸檔工作；項目工程部負責施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。本文介紹了工程項目參加單位在施工過程中需要準備的各種文件資料。其中第六條詳細列出了施工技術(shù)文件資料的內(nèi)容，包括開工報告、施工組織設(shè)計、工程定位放線等；第七條介紹了建筑安裝工程和地下管線工程的竣工圖文件的內(nèi)容；第八條則介紹了竣工測量文件資料的綜合性資料和控制資料。為了確保工程質(zhì)量和監(jiān)督，工程項目參加單位需要準備大量的文件資料。在采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等方面，需要做好記錄和備份。施工技術(shù)文件資料也是不可或缺的，其中包括各種記錄和驗收報告。竣工圖文件則是工程項目最終的成果，需要詳細記錄建筑安裝工程和地下管線工程的各種專業(yè)圖?？⒐y量文件資料則記錄了工程測量的各種技術(shù)資料和控制資料。在準備文件資料時，需要注意格式的規(guī)范性和準確性。同時，也需要對每個文件的內(nèi)容進行小幅度的改寫，以確保表述的準確性和清晰度。4、需要計算平面和立面的值的計算書；5、展示控制點分布的略圖和成果表。（三）地形測量資料1、繪制地形和各種地下管線的原始圖和印刷圖；2、觀測手冊和成果計算書，包括圖根點和碎部座標。第九條建設(shè)（施工）監(jiān)理資料（一）施工單位提供的施工組織設(shè)計（施工方案）報審表；（二）監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細則；（三）監(jiān)理通知和不合格工程項目通知；（四）工程延期和費用索賠審批表；（五）工程部分暫停報告；（六）工程移交證書。第十條聲像資料。這些資料主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中的重大事件和主要環(huán)節(jié)。這些資料包括反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部（全貌）、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等相關(guān)照片、圖像、錄音材料和文字說明。第三章檔案的收集和歸檔第十一條在項目建設(shè)過程中，綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的職責范圍內(nèi)負責項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全，加以整理，以確保資料的完整性。第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時，應(yīng)按城建檔案技術(shù)標準嚴格把好質(zhì)量關(guān)。第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容必須與實物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。第十四條凡由易褪色書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的文件資料，應(yīng)附復(fù)印件。第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。第十六條照片（含底片）和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準確精煉；電子檔案（軟盤、光盤等）應(yīng)符合國家有關(guān)標準。第十七條在整理檔案資料時，遇下列情況，應(yīng)要求責任部門進行重新制作：（一）一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖（表）；（二）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；（三）結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過修改來反映的；（四）管線平面位置變動（長度超過總長的五分之一，線位平移超過2m），構(gòu)造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；（五）未按施工圖位置施工的管線工程。第十八條所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章，尺寸為70mm×50mm，內(nèi)容包括編制單位名稱、編制人、技術(shù)負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。管理和監(jiān)督作用。根據(jù)第十九條規(guī)定，設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料必須保留兩套以上，以工程合同為準。在第四章中，第二十條要求組卷時要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理。第二十一條規(guī)定，項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。第二十二條規(guī)定，施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。第二十三條規(guī)定，案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格：297mm×210mm。第二十四條規(guī)定，案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。第二十五條規(guī)定，項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為310mm×220mm。厚度分別為20mm，30mm，40mm，50mm等四種。第二十六條規(guī)定，項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存；另一套報送城建檔案館。第二十七條規(guī)定，在項目完成綜合驗收后6個月內(nèi)，綜合管理部應(yīng)主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系，辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷，入庫等工作。第二十八條規(guī)定