會務管理系統(tǒng)V1.0智慧會務管理技術方案2023 目錄1.產品概述 12.產品定位 23.產品優(yōu)勢 24.產品特點 25.競品分析 26.產品參數(shù) 36.1.會務管理系統(tǒng)參數(shù) 36.2.會議顯示屏軟件參數(shù) 46.3.會務服務臺軟件參數(shù) 47.系統(tǒng)架構 58.產品功能 68.1.會議預約軟件功能 68.1.1.會議預約 68.1.2.預約審批 78.1.3.我的會議 88.1.4.會議紀要 88.1.5.系統(tǒng)管理 98.2.會議顯示屏軟件功能 128.3.會務服務臺軟件功能 128.3.1.會議室監(jiān)控與服務 12產品概述當今社會競爭日益激烈，企事業(yè)單位內部會議也不斷增多，會議信息量也逐漸增大。企業(yè)公司內部需要經常通過會議進行溝通、問題解決以及決策的制定。而現(xiàn)在企事業(yè)單位的會議管理工作繁重且處于無系統(tǒng)流程的狀態(tài)。手工工作效率很低、不便于管理，而且容易出錯。會務管理系統(tǒng)通過信息化管理手段，搭建出一個高效、便捷和合理的會務管理體系，統(tǒng)一有效的管理會務信息，包含會議室集中管理、會議預約、會務服務等功能。支持Web網頁、微信公眾號、觸摸屏等多種預訂方式；支持郵件、短信等消息通知；支持各種PAD、智能電視、android一體機等終端設備展示會議信息；支持會議一鍵服務和會議室智能聯(lián)動控制等功能。可以支持與無紙化會議系統(tǒng)、多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)融合應用。使用戶能夠更加方便、快速和高效的完成會務信息的管理。產品定位會務管理系統(tǒng)可用于政府、事業(yè)單位、企業(yè)單位等具備多個會議室的場景。實現(xiàn)將會議室認定為固定資產，且通過信息化對會議室資產標準化、規(guī)范化的使用，進一步提高會議室的使用率、進一步提升企業(yè)的整體形象。產品優(yōu)勢會務管理系統(tǒng)完全自助研發(fā)，可支持客戶特定需求的定制開發(fā)；可與公司多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)、無紙化會議系統(tǒng)、大屏分布式系統(tǒng)融合應用，提供一體化的解決方案；支持會議室門口通過會議信息顯示屏展示會議室全天的會議日程安排；為會務服務人員單獨設置會議服務臺軟件，監(jiān)控會議室使用情況。產品特點會議室集中化管理，會議室資產和維護維修管理；會議預約支持電腦、手機多終端快速預約；會議設備聯(lián)動控制，可以對接中控或設備聯(lián)動控制；會議顯示屏支持自定義背景圖片，可支持定制化服務；競品分析與同類產品對比分析，產品具備如下特點：為參會人員設置系統(tǒng)登陸功能，默認通過日歷視圖觀察本月所有日期的會議安排情況；基于可視化的方式，使會議室的占用情況一目了然；實現(xiàn)基于日期、基于會議室兩種方式查找可用會議室；實現(xiàn)將會議室作為固定資產進行管理，既管理了會議室的使用也管理了會議室內其他新增固定資產，例如桌椅、投影儀的運維，發(fā)生故障后及時運維；支持為參會人員通過短信、郵件兩種方式發(fā)送會議通知；增加會議信息顯示屏、會務服務工作臺、會議室紅外探測等設備管理；安裝會議信息顯示屏，通過燈光顏色動態(tài)展示會議室當前使用狀態(tài)，通過顯示屏顯示當前以及下一場會議的基本信息；為會議服務人員建立信息化系統(tǒng)，會議開始前提醒會議服務人員會議室整理；產品參數(shù)會務管理系統(tǒng)參數(shù)會務管理系統(tǒng)的服務應用，實現(xiàn)會前預約、會后資料共享等會議應用。會議預約申請，通過可視化的方式以日期或者會議室維度快速查找空閑會議室，并發(fā)起會議預約；會議室查詢按照日期、會議室類型、會議室大小進行查詢，以時間軸顯示符合條件的會議室，并顯示會議室當前狀態(tài)。會議預約申請后，需要對會議申請進行審批，審批通過后利用短信、郵件等方式，通知預約申請人以及參會人員。我的會議管理，可以查看全部申請的會議，上傳會議資料；上傳會議資料后，參會人員可通過會議資料實現(xiàn)資料共享，可下載查看；會議室集中管理，利用動態(tài)的會議預約申請手段，解決公司會議室固定資產利用不充分的問題。系統(tǒng)管理對使用系統(tǒng)的公司部門、角色權限、用戶進行管理，對會議室基本信息維護。會議資源數(shù)據(jù)存儲及分析，直觀統(tǒng)計利于總結和數(shù)據(jù)挖掘會議室基本信息維護和維修管理會議顯示屏軟件參數(shù)會議室門口的顯示屏，實時顯示會議室狀態(tài)顯示會議室名稱、會議室使用狀態(tài)（會議中、下場會議時間）、當前日期時間、當天會議預約安排。支持修改背景圖片以時間軸可視化的方式顯示會議室預約狀態(tài)會務服務臺軟件參數(shù)行政前臺或者會議室管理人員的專用服務軟件會議室狀態(tài)監(jiān)控，可視化的方式顯示全部會議室的當前使用狀態(tài)系統(tǒng)架構系統(tǒng)主要的產品包括：序號名稱描述備注1會務管理系統(tǒng)系統(tǒng)管理服務軟件，采用B/S架構2會務管理系統(tǒng)服務器安裝會務管理系統(tǒng)3會議信息顯示屏軟件會議室門口的顯示屏，實時顯示會議室狀態(tài)，通過燈光、內容顯示會議室的狀態(tài)4會議信息顯示屏安裝會議信息顯示屏軟件5會議服務臺軟件會議室狀態(tài)監(jiān)控，可視化的方式顯示全部會議室的當前使用狀態(tài)6會議服務臺安裝會議服務交互軟件產品功能會議預約軟件功能會議預約會議室查詢會議預約可以通過日期和會議兩多種方式查找可用會議室，用直觀可視化的方式進行查找預約操作。1）按照日期、會議室類型、會議室大小查找會議室，顯示全部會議室預約狀態(tài)，以時間軸顯示符合要求的會議室當前狀態(tài)，包括暫停使用、已預約、會議中，空閑時間段可以點擊進行申請。按照具體會議室查看可預約的時間段。會議預約申請選擇合適的會議室和時間后，可以快速提交預約申請，一是在“會議室查詢”界面時間空閑段選擇，二是點擊“會議申請”按鈕，進入申請?zhí)峤唤缑?，填寫完成會議信息后提交預約申請，等待審批，可以在“我的預約”隨時查看審批狀態(tài)。預約審批會議管理員角色可以進行預約審批，在“預約審批”功能中可以查看所有的會議預約申請，可以查看會議預約申請內容。 對會議預約內容查看后，可以進行審批操作，預約退回需要填寫退回原因，通過短信或郵箱通知預約申請人。我的會議我的會議查詢申請人可以查看自己預約的會議，查看預約審批狀態(tài)，已通過審批的可以發(fā)出會議邀請通知，會議結束后可以上傳會議紀要內容共享。會議邀請通知會議預約申請審批通過后，申請人可以收到短信和郵件的通知，申請人在“我的會議查詢”中可以查看并再次確認會議安排和參會人員（包括手機、郵件），支持選擇是否通過系統(tǒng)發(fā)出會議通知，可以選擇短信或者郵件的通知方式，內容自動生成并且可以自行編輯，系統(tǒng)自動向參會人員發(fā)送短信或者郵件。 選擇通知方式，點擊通知與會人員，彈出通知內容（默認系統(tǒng)生成，會議時間、會議室、會議主題、參會人員），用戶可以再編輯。會議紀要會議結束后，申請人可以收集會議資料，并進行上傳，參會人員可以查看下載。系統(tǒng)管理管理用戶具有系統(tǒng)最高權限，主要對使用系統(tǒng)的公司部門、角色權限、用戶進行管理，對會議室基本信息維護。數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)實現(xiàn)圖形化會議綜合統(tǒng)計，會議時長統(tǒng)計，參會人數(shù)統(tǒng)計，會議次數(shù)統(tǒng)計；統(tǒng)計圖包括每日/月/年會議次數(shù)統(tǒng)計、歷史會議時長統(tǒng)計、歷史會議室使用數(shù)量統(tǒng)計等。提供會議數(shù)據(jù)存儲及分析，直觀統(tǒng)計利于總結和數(shù)據(jù)挖掘；組織管理系統(tǒng)設計支持集團或樓宇全部會議室的應用范圍，所以可以設置公司、部門信息。 部門管理：是在公司下級可以添加部門信息，如下圖，可以選擇公司查詢下級部門；可以選擇公司，添加下級部門。角色權限管理系統(tǒng)中對用戶權限的管理，采用角色組的方式，在系統(tǒng)中可以定義不同的系統(tǒng)角色，每個角色都可以授予不同的功能權限。如下圖可以查看系統(tǒng)中的用戶角色，輸入角色名稱和描述可以添加新的角色。 在角色列表中點擊權限按鈕，可以設置角色的功能權限。用戶管理系統(tǒng)用戶有管理賬戶創(chuàng)建并授予角色權限，支持多種方式創(chuàng)建用戶：與公司OA或者HR系統(tǒng)對接，初始化用戶信息下載用戶模板，填寫模板后，一次性導入建立用戶手動新增用戶信息會議室報表會議室報表可以查看所有會議室的使用記錄流水臺賬。會議室管理會議室管理是對全部會議室的基礎屬性進行維護管理，便于預約者可以選合適的會議室?？梢园凑諘h室名稱、類型、樓層查詢，點擊新增可以添加新的會議室。會議類型管理系統(tǒng)設計考慮最大靈活使用，會議室類型系統(tǒng)支持用戶自定義，可以根據(jù)自身需要設置會議室類型。會議顯示屏軟件功能會議顯示屏支持android平板，可以定制化功能，安裝在會議室門口，可以掛墻也可以嵌入墻體安裝。顯示會議室名稱、會議室使用狀態(tài)、服務狀態(tài)（會議中、下場會議時間）、當前日期時間、當天會議預約安排。會務服務臺軟件功能前臺或者會議室管理服務室，安裝會務服務臺應用，支持觸摸屏、PC電腦，包括會議室狀態(tài)監(jiān)控、會議服務呼叫、信息發(fā)布、電子桌牌管理、會議預約功能。會議室監(jiān)控與服務顯示當日所有會議室預