如何利用財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)預(yù)算管理的實(shí)現(xiàn)

目前，金融軟件在中國(guó)的公司和機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。許多部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從注冊(cè)、會(huì)計(jì)賬簿到索賠輸出的基本會(huì)計(jì)制度。如何運(yùn)用企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),是當(dāng)前財(cái)會(huì)人員所關(guān)心的問題。在當(dāng)前的財(cái)務(wù)軟件市場(chǎng)中,有的財(cái)務(wù)軟件能提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能,有的財(cái)務(wù)軟件沒有提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能模塊。本文以福州思創(chuàng)財(cái)務(wù)軟件為例,探討如何利用現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。假設(shè)某企業(yè)對(duì)各部門差旅費(fèi)預(yù)算如下:一、如果該公司的預(yù)算管理不包括在獨(dú)立的預(yù)算管理中，則預(yù)算管理可以獨(dú)立于(一)“管理費(fèi)用—采用部門輔助賬的功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理1.通過科目管理將“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”科目設(shè)置為部門輔助核算。2.差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)的輸入在年初時(shí)將差旅費(fèi)的預(yù)算數(shù)輸入到系統(tǒng)中,常見的作法有兩種。方法一:利用年初數(shù)據(jù)輸入功能,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)。將各部門的差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)在年初時(shí)作為年初數(shù)據(jù)輸入到“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶具體各部門的貸方。由于損益類賬戶的年初沒有余額,為了保證“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶的年初數(shù)為零,所以應(yīng)增加一個(gè)虛擬的部門,暫且命名為“99預(yù)算專用部門”,然后將“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”科目總預(yù)算數(shù)輸入在“預(yù)算專用部門”年初數(shù)的借方,這樣“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶的年初余額合計(jì)數(shù)仍為零。從而不會(huì)對(duì)年初數(shù)據(jù)及會(huì)計(jì)等式的平衡產(chǎn)生影響。方法二:利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)利用此方法,不需變動(dòng)有關(guān)賬戶的年初數(shù)據(jù),但為了不使“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的凈發(fā)生額虛增(否則會(huì)影響年度損益的結(jié)轉(zhuǎn)金額),與方法一相同,需要增加一個(gè)虛擬的部門,也可命名為“99預(yù)算專用部門”,然后,在1月份虛增一張記賬憑證,輸入各部門差旅費(fèi)的預(yù)算數(shù)。該筆記賬憑證的會(huì)計(jì)分錄如下:借:管理費(fèi)用—差旅費(fèi)(預(yù)算專用部門)126000.00貸:管理費(fèi)用—差旅費(fèi)(辦公室)30000.00(人事部)10000.00采用這種方法會(huì)造成“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額同時(shí)等額虛增,但對(duì)“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的凈發(fā)生額不發(fā)生影響。3.實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)支出時(shí),只要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理。4.利用部門輔助賬余額表功能,查詢或輸出“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的部門余額表,及時(shí)了解差旅費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況。(1)采用方法一,即利用年初數(shù)據(jù)輸入功能輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)時(shí),可通過部門輔助賬余額表功能得到“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”部門余額表如表1。從表1可以看出,采用年初數(shù)據(jù)輸入預(yù)算數(shù)時(shí),各個(gè)具體部門的年初貸方余額表示預(yù)算計(jì)劃數(shù),借方累計(jì)發(fā)生額為預(yù)算實(shí)際支出數(shù),各個(gè)具體部門的期末余額則表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計(jì)數(shù)欄沒有意義。(2)采用方法二,即利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)時(shí),可通過部門輔助賬余額表功能得到“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”部門余額表如表2。從表2可以看出,采用虛增會(huì)計(jì)憑證輸入預(yù)算數(shù)時(shí),各個(gè)具體部門的貸方累計(jì)發(fā)生額表示預(yù)算計(jì)劃數(shù),借方累計(jì)發(fā)生額為預(yù)算實(shí)際支出數(shù),期末余額表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計(jì)數(shù)欄沒有意義。通過上述分析可知,不論采用方法一還是方法二,企業(yè)均可隨時(shí)查詢部門輔助賬余額表,了解各部門的“差旅費(fèi)”等項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況,即利用部門輔助賬功能,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。(二)“管理費(fèi)用—采用設(shè)置明細(xì)科目核算方法1.首先,通過科目管理在“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”科目下為每個(gè)部門設(shè)置一個(gè)三級(jí)明細(xì)科目,科目設(shè)置如下:2.預(yù)算計(jì)劃數(shù)的輸入因?yàn)椤肮芾碣M(fèi)用”所有明細(xì)科目的年初余額都應(yīng)為零,所以不能采用上面介紹的方法一即利用年初數(shù)據(jù)輸入功能,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù),只能采用方法二,利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)。為了不使“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的凈發(fā)生額虛增(否則會(huì)影響年度損益的結(jié)轉(zhuǎn)金額),需要增加一個(gè)虛擬的會(huì)計(jì)科目,暫且命名為“55020199管理費(fèi)用—差旅費(fèi)—預(yù)算專用科目”,然后,在1月份虛增一張記賬憑證,輸入各部門差旅費(fèi)的預(yù)算數(shù)。該筆記賬憑證的會(huì)計(jì)分錄如下:采用這種方法會(huì)造成“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”賬戶的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額同時(shí)等額虛增,但對(duì)“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的凈發(fā)生額不發(fā)生影響。3.實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)支出時(shí),只要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理。4.利用明細(xì)賬簿余額表功能,查詢或輸出“管理費(fèi)用—差旅費(fèi)”的三級(jí)明細(xì)科目余額表如下(表3),及時(shí)了解差旅費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況。表3中的各個(gè)具體部門明細(xì)科目的貸方累計(jì)發(fā)生額表示預(yù)算計(jì)劃數(shù),借方累計(jì)發(fā)生額為預(yù)算實(shí)際支出數(shù),期末余額表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計(jì)數(shù)欄沒有意義。從上表可以看出,當(dāng)企業(yè)在“管理費(fèi)用差旅費(fèi)”科目按部門設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目,同時(shí)在1月份利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)時(shí),企業(yè)可利用明細(xì)賬簿余額表功能,隨時(shí)查詢了解各部門的“差旅費(fèi)”的預(yù)算執(zhí)行情況,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。二、通過部門輔助賬功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)差分卡預(yù)算管理當(dāng)財(cái)務(wù)軟件提供單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí),企業(yè)可直接在軟件提供的預(yù)算數(shù)據(jù)輸入窗口進(jìn)行預(yù)算計(jì)劃數(shù)的錄入,并查詢輸出專門屬于預(yù)算管理功能的預(yù)算執(zhí)行情況表。有的財(cái)務(wù)軟件還具有預(yù)算實(shí)時(shí)控制的功能,在輸入記賬憑證時(shí),若某一筆分錄已超出了預(yù)算,則會(huì)馬上給出警告,提醒會(huì)計(jì)人員注意,在第一時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了真正的預(yù)算實(shí)時(shí)控制。既加強(qiáng)了預(yù)算管理的準(zhǔn)確性,又減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量。在財(cái)務(wù)軟件提供了單獨(dú)的預(yù)算管理功能時(shí),企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)按部門進(jìn)行預(yù)算管理的具體作法如下:(一)通過科目管理將“管理費(fèi)用差旅費(fèi)”科目指定為預(yù)算類科目,并設(shè)置為部門輔助核算(二)預(yù)算數(shù)據(jù)的輸入在財(cái)務(wù)軟件提供的預(yù)算計(jì)劃數(shù)據(jù)輸入窗口錄入預(yù)算數(shù)據(jù),同時(shí)可以輸入上年的預(yù)算結(jié)余數(shù),不用考慮借貸方的區(qū)分。(三)實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)支出時(shí),只要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理(四)查詢或輸出預(yù)算執(zhí)行情況表利用專用的預(yù)算執(zhí)行情況表功能,用戶可查詢或輸出差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況表如下(表4),及時(shí)了解各個(gè)部門的差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況。表4顯示了企業(yè)各部門的差旅費(fèi)預(yù)算數(shù)及執(zhí)行情況,其中結(jié)余欄表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(負(fù)數(shù)表示預(yù)算的超支數(shù),正數(shù)表示預(yù)算的結(jié)余數(shù))。從上面幾種預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)方法可以看出,若財(cái)務(wù)軟件本身沒有預(yù)算管理功能,要想達(dá)到預(yù)算管理的效果,必然要采用虛增部門、虛增記賬憑證等方法,而且還必須是以損益類賬戶結(jié)轉(zhuǎn)采用“表結(jié)法”為前提,操作方法比較復(fù)雜,輸出的有關(guān)差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況表也不夠通俗易懂,效果不是很好。而當(dāng)會(huì)計(jì)電算化軟件本身有預(yù)算管理功能,企業(yè)操作起來則比較簡(jiǎn)便,且輸出的預(yù)算執(zhí)行情況表(如表4)中的各個(gè)欄目的名稱與預(yù)算管理所需的指標(biāo)名稱相一致,因此各項(xiàng)數(shù)據(jù)的含義清晰明了,而且結(jié)余欄不僅顯示了各個(gè)具體部門的預(yù)算結(jié)余數(shù),其合計(jì)數(shù)還提供了整個(gè)企業(yè)總的結(jié)余情況(如表4所示,企業(yè)差旅費(fèi)預(yù)算結(jié)余合計(jì)數(shù)為5000元)。財(cái)務(wù)軟件有些高級(jí)功能,我們可以充分利用,使之發(fā)揮作用,更好地為會(huì)計(jì)管理服務(wù);軟件沒有的功能,我們也可以通過其他的辦法,滿足不同用戶的需要。我們更希望電算化軟件的開發(fā)商不斷完善軟件功能,同時(shí)將新的功能介