物資管理臨時(shí)辦法（采購篇）物資管理臨時(shí)辦法（采購篇）第第#頁共15頁貿(mào)易公司的進(jìn)出口代理費(fèi)具體標(biāo)準(zhǔn)由物流公司與委托進(jìn)出口子公司自行協(xié)商確定。實(shí)際應(yīng)繳納的關(guān)稅、增值稅、以及進(jìn)口環(huán)節(jié)一切稅費(fèi)，按照實(shí)報(bào)實(shí)銷的原則，由雙方負(fù)擔(dān)。其它模式的采購分公司采用除上述五種模式以外的模式開展物資采購時(shí)，必須上報(bào)礦業(yè)公司進(jìn)行審批。采購的前期市場調(diào)研物資采購開始前，分公司須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的市場調(diào)研，摸清市場行情，判斷市場走勢，篩選合格供方，確定采購策略；市場調(diào)研的內(nèi)容包括但不局限于：產(chǎn)品的品牌狀況與市場格局、產(chǎn)品的供方分布與實(shí)力等級、產(chǎn)品的供給彈性與替代產(chǎn)品、產(chǎn)品的市場價(jià)格與變化趨勢、產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成與權(quán)重因素、產(chǎn)品的質(zhì)量因素與價(jià)格關(guān)系、企業(yè)的成交紀(jì)錄與使用效果等；市場調(diào)研的方式視產(chǎn)品特點(diǎn)、采購模式、需用時(shí)間、采購金額大小等因素，采取主動(dòng)出擊探訪、邀請供方介紹、互聯(lián)網(wǎng)上搜索、媒體資料篩選、展銷展示會議及活動(dòng)等；市場調(diào)研的資料，作為物資工作的業(yè)務(wù)檔案，與采購業(yè)務(wù)檔案合并歸檔保存。公開招標(biāo)采購定標(biāo)原則、開標(biāo)流程及責(zé)任劃分3.11.1公開招標(biāo)定標(biāo)原則根據(jù)物資采購權(quán)限的劃分原則，公開招標(biāo)采購由評標(biāo)委員會或定標(biāo)委員會定標(biāo)。定標(biāo)可以采取授權(quán)形式，由評標(biāo)委員會確定中標(biāo)人。招標(biāo)準(zhǔn)備階段：物資需求部門負(fù)責(zé)提出需求計(jì)劃，并提出物資技術(shù)規(guī)范及使用要求，編制技術(shù)標(biāo)文件（非常重要）；技術(shù)或設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)審核技術(shù)標(biāo)中技術(shù)規(guī)范的合理性及經(jīng)濟(jì)性；物資管理部門負(fù)責(zé)編制、審核商務(wù)標(biāo)文件、負(fù)責(zé)整合技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)，形成正式的招標(biāo)文件；物資管理部門負(fù)責(zé)按照集團(tuán)規(guī)定將招標(biāo)文件提交需求部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門履行招標(biāo)文件會審流程，參加會審的部門及人員簽字確認(rèn)會審意見，經(jīng)集團(tuán)CEO批準(zhǔn)后在總公司網(wǎng)站及相關(guān)媒體上發(fā)布；對已掛網(wǎng)的標(biāo)書，如要求撤銷，需由所在單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批方可撤銷。物資部門負(fù)責(zé)接收投標(biāo)人的投標(biāo)意向報(bào)名，并對報(bào)名的投標(biāo)人進(jìn)行資質(zhì)核查，同時(shí)擬定招標(biāo)活動(dòng)組織方案，通知相關(guān)部門、投標(biāo)人做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，把擬定的投標(biāo)邀請對象上報(bào)分公司綜合辦公室備案分公司負(fù)責(zé)擬定評委名單（須為奇數(shù)），評委包括但不限于分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，專業(yè)技術(shù)人員，財(cái)務(wù)人員，物資管理人員及使用部門相關(guān)人員，并適時(shí)通知評委按時(shí)參加開標(biāo)評標(biāo)活動(dòng);分公司綜合辦公室負(fù)責(zé)接收投標(biāo)人的投標(biāo)文件并妥善保管直至開標(biāo)。開標(biāo)會議需由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)人主持，并在記錄人、綜合辦公室人員、財(cái)務(wù)部門人員、專業(yè)技術(shù)人員、物資管理人員、使用部門人員等全體評委到場并簽到的情況下方可開始；開標(biāo)會議正式開始前，開標(biāo)會議主持人應(yīng)向我方及供方參加開標(biāo)會議的全體人員公布投標(biāo)人名單，由綜合辦公室人員確認(rèn)投標(biāo)人的投標(biāo)文件密封良好，符合規(guī)范，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)投標(biāo)人已經(jīng)按照規(guī)定繳納投標(biāo)保證金，以示招標(biāo)活動(dòng)組織、投標(biāo)人資格無誤。開標(biāo)會議主持人須向開標(biāo)會議的我方及參標(biāo)人員簡要介紹招標(biāo)采購情況，評標(biāo)及定標(biāo)原則和程序、開標(biāo)會議活動(dòng)程序和注意事項(xiàng)后，宣布開標(biāo)會議開始。在投標(biāo)人依次做簡短的投標(biāo)說明后，主持人請所有投標(biāo)人暫時(shí)回避；綜合辦公室人員在開標(biāo)會議現(xiàn)場依次開啟投標(biāo)人的投標(biāo)文件，并交給評委；參加開標(biāo)會議的評委負(fù)責(zé)審閱、審核投標(biāo)人的標(biāo)書，并列出需要澄清事項(xiàng)。在開標(biāo)會議主持人的主持下，通過會場專用固定電話，逐一邀請投標(biāo)人進(jìn)入開標(biāo)會議現(xiàn)場，就需要澄清的事項(xiàng)進(jìn)行答疑；3.11.4.7視情況，上述3.11.4.5和3.11.4.6步驟可以重復(fù)多次，直至所有需要澄清的事項(xiàng)得到全部澄清，并再次請投標(biāo)人暫時(shí)回避；參加開標(biāo)會議的評委對投標(biāo)文件提出評審意見并對評審意見負(fù)責(zé);在公司相關(guān)部門的監(jiān)督主持下，全體評委就評標(biāo)情況進(jìn)行記名打分或投票，打分或投票結(jié)果經(jīng)綜合辦公室人員現(xiàn)場統(tǒng)計(jì)后，根據(jù)3.11.1和3.11.2條款確定候選中標(biāo)人或中標(biāo)人。3.11.4.10評標(biāo)結(jié)束前，招標(biāo)小組人員應(yīng)編寫項(xiàng)目評標(biāo)報(bào)告，并由全體參會人員簽字確認(rèn)。報(bào)告內(nèi)容包括：項(xiàng)目招標(biāo)的基本情況和過程；評標(biāo)委員會的成員名單；開標(biāo)記錄情況；評標(biāo)采用的標(biāo)準(zhǔn)和方法；對投標(biāo)人的評價(jià)；符合要求的投標(biāo)人情況；推薦的中標(biāo)候選人；需要說明的其他事項(xiàng)；如果評標(biāo)現(xiàn)場可直接選定中標(biāo)人（即定標(biāo)），則由物資部門直接授予《中標(biāo)通知書》并開始進(jìn)行后續(xù)的簽約流程；如果評標(biāo)現(xiàn)場未能最終定標(biāo)，而是推薦出若干中標(biāo)候選人。則需至少選出3個(gè)評標(biāo)委員會成員對中標(biāo)候選人進(jìn)行實(shí)地考察，考察是評審內(nèi)容的一部分，考察評價(jià)意見將納入評標(biāo)報(bào)告；考察結(jié)束后，在中標(biāo)候選人自愿參加的情況下，與其進(jìn)行商務(wù)談判。要求各投標(biāo)人在規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)做最后的陳述。評標(biāo)小組對需要中標(biāo)候選人最后澄清的事項(xiàng)進(jìn)行詢問，并提交中標(biāo)后候選人打分表。（注：商務(wù)談判時(shí)，不得降低標(biāo)的物的質(zhì)量水平、檔次，不得減少投標(biāo)人的服務(wù)內(nèi)容、責(zé)任和義務(wù)）最終評標(biāo)后，由評標(biāo)小組編寫項(xiàng)目最終評標(biāo)報(bào)告，將各中標(biāo)候選人的最終報(bào)價(jià)、評審得分按順序排名。由評標(biāo)委員會（或集團(tuán)定標(biāo)委員會）對中標(biāo)候選人做出綜合評價(jià)意見，并推薦中標(biāo)人，按要求進(jìn)行會簽審批。邀請招標(biāo)（競爭性商務(wù)談判）采購定標(biāo)原則、開標(biāo)流程及責(zé)任劃分邀請招標(biāo)（競爭性商務(wù)談判）定標(biāo)原則、開標(biāo)流程及責(zé)任劃分參照第3.11規(guī)定執(zhí)行；參加公開招標(biāo)開標(biāo)會議的投標(biāo)人數(shù)目不足規(guī)定的3家（含）時(shí)，公開招標(biāo)可自動(dòng)轉(zhuǎn)為邀請招標(biāo)（競爭性商務(wù)談判），但需在公開招標(biāo)文件中特別說明。詢比價(jià)采購模式?jīng)Q策原則、流程和責(zé)任劃分詢比價(jià)采購模式的決策原則：物資管理部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備詢比價(jià)采購會審材料并提出成交建議和說明，詢比價(jià)會審材料必須滿足“四單匹配”原則，物資管理部門負(fù)責(zé)召集使用部門、財(cái)務(wù)部門參與會審。參與會審的單位須在各自的責(zé)任和管轄范圍內(nèi)，就詢比價(jià)結(jié)果提出意見或建議并對意見和建議負(fù)責(zé)；成交意見一致時(shí)，物資管理部門按照一致的成交意見開展后續(xù)簽約等流程；成交意見不一致時(shí)，物資管理部門須根據(jù)各部門提出的意見或建議，完善詢比價(jià)會審資料并重復(fù)上述會審流程，直至各方意見達(dá)成一致；各方意見無法達(dá)成一致時(shí)，物資管理部門有權(quán)將詢比價(jià)會審資料提交上級主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終裁決。詢比價(jià)采購流程：根據(jù)物資需求計(jì)劃和采購計(jì)劃，制作詢價(jià)單并發(fā)送一份綜合辦公室備案；按照第3.6條的規(guī)定向合格的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單；報(bào)價(jià)接收人原則上與采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人分離，所有報(bào)價(jià)人的報(bào)價(jià)單由接收人收集移送給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人進(jìn)行匯總制作詢比價(jià)單；對詢比價(jià)單進(jìn)行會審并確定成交結(jié)果；按照規(guī)定簽訂合同或下達(dá)訂單。國外進(jìn)口采購決策模式、流程和責(zé)任劃分除進(jìn)口價(jià)格和進(jìn)口代理費(fèi)需征得委托進(jìn)口企業(yè)認(rèn)可外，其余參照本第3.11、3.12、3.13條款執(zhí)行。采購合同與合同會審采購合同采購金額超過30,000元（含）時(shí)，原則上必須簽訂書面采購合同；公司的物資采購合同須為統(tǒng)一文本格式，條款內(nèi)容須符合國家法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定以及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定；采購合同簽訂前必須經(jīng)過規(guī)定的會審和審批流程，并按照規(guī)定的權(quán)限簽署。參與會審的部門及責(zé)任重點(diǎn)物資管理部門：重點(diǎn)負(fù)責(zé)從商務(wù)條款的角度進(jìn)行會審。包括但不局限于：物資品名及規(guī)格型號條款、價(jià)格及價(jià)格條款、交貨及交貨條款、付款及結(jié)算條款、爭議及處理?xiàng)l款等；物資使用部門；重點(diǎn)負(fù)責(zé)從物資的使用性能、實(shí)用性能、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款進(jìn)行會審；監(jiān)察審計(jì)部門：重點(diǎn)負(fù)責(zé)從采購業(yè)務(wù)的操作過程規(guī)范性、采購結(jié)果合理性等方面進(jìn)行會審；財(cái)務(wù)結(jié)算部門：重點(diǎn)負(fù)責(zé)對付款及結(jié)算條款進(jìn)行會審；設(shè)備技術(shù)部門（重大采購時(shí)）：重點(diǎn)負(fù)責(zé)從物資的使用性能、實(shí)用性能、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等條款進(jìn)行會審；法務(wù)部門：重點(diǎn)負(fù)責(zé)從合同法律法規(guī)的適用性方面進(jìn)行會審。3.17.3會審流程及爭議的解決：會審流程視所采用的不同的采購模式，參照本制度中招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購模式的流程執(zhí)行。出現(xiàn)會審部門意見不一致時(shí)，各參與會審的部門和人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的溝通協(xié)商，達(dá)成一致的意見。如無法達(dá)成一致的意見時(shí)，企業(yè)物資管理部門可將會審意見及相關(guān)資料報(bào)送企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終裁決。3.16合同核心條款要求（非常重要）3.16.1品名及數(shù)量條款品名清晰、準(zhǔn)確，一律使用規(guī)范名稱或?qū)W名，不得使用俗稱；計(jì)量單位準(zhǔn)確、合理且符合國標(biāo)規(guī)定、符合結(jié)算時(shí)財(cái)務(wù)、稅務(wù)系統(tǒng)要求。3.18.2規(guī)格、型號條款規(guī)格、型號、參數(shù)、指標(biāo)、品牌、計(jì)量單位、計(jì)量方式、誤差范圍等應(yīng)清晰準(zhǔn)確、規(guī)范且符合國標(biāo)、企標(biāo)等規(guī)定要求；規(guī)格、型號、參數(shù)、指標(biāo)、品牌等不得侵犯除合同簽約雙方以外其它第三方的知識產(chǎn)權(quán)和其它權(quán)益（由相關(guān)的合同條款給予規(guī)定）；3.16.3質(zhì)量及驗(yàn)收條款質(zhì)量要求準(zhǔn)確、明確、有據(jù)可查，不得籠統(tǒng)的標(biāo)明“符合國標(biāo)”等字樣。相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)號碼必須明確列出；特殊的質(zhì)量要求或使用要求，應(yīng)單獨(dú)以合同條款的形式明確規(guī)定；質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)間、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收手段、驗(yàn)收結(jié)果的確認(rèn)方式、出現(xiàn)異議的解決方式等應(yīng)清晰、明確規(guī)定。3.16.4價(jià)格及付款條款視采購物資的特點(diǎn)，合同必須列明幣種、單價(jià)、總價(jià)、分項(xiàng)單價(jià)、分項(xiàng)總價(jià)等；合同的價(jià)格必須標(biāo)明稅種、稅率；合同的付款條款必須完整、規(guī)范、便于操作、對我方控制采購風(fēng)險(xiǎn)有利；合同的付款方式必須合理、清晰，前后邏輯一致。物資采購的結(jié)算均應(yīng)以17%的增值稅專用發(fā)票為基礎(chǔ)。特殊企業(yè)以及特定情況下，可以采用其它形式的、稅務(wù)部門認(rèn)可的物資采購發(fā)票給予結(jié)算。3.16.5售后及服務(wù)條款需要售后服務(wù)的物資，其服務(wù)范圍和內(nèi)容須在合同中明確規(guī)定。原則上售后服務(wù)價(jià)格應(yīng)當(dāng)包含在物資價(jià)格之中——售后服務(wù)原則上應(yīng)當(dāng)是免費(fèi)提供；重要、關(guān)鍵部位使用的物資，應(yīng)當(dāng)在合同中明確規(guī)范售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間；重要、關(guān)鍵部位使用的物資，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定保質(zhì)期過后的售后服務(wù)條款。3.16.6廉政及自律條款廉政及自律條款采用以下格式內(nèi)容：買方特別聲明：在本合同的談判、簽約、執(zhí)行等全過程中，買方拒絕一切形式的有違國家法律法規(guī)、有違買方規(guī)章制度、有違本合同規(guī)定、有違商業(yè)道德和職業(yè)道德的行為。買方請賣方給予監(jiān)督、配合，并歡迎賣方如實(shí)反映可能出現(xiàn)的問題。賣方特別聲明：在本合同的談判、簽約、執(zhí)行等全過程中，賣方不做任何形式的有違國家法律法規(guī)、有違買方規(guī)章制度、有違本合同規(guī)定、有違商業(yè)道德和職業(yè)道德的嘗試。如出現(xiàn)上述行為，賣方確認(rèn)愿意承擔(dān)買方可能采取的取消合同、終止執(zhí)行、依法追索經(jīng)濟(jì)損失等措施所帶來的一切后果，確認(rèn)愿意賠償買方的經(jīng)濟(jì)損失并對買方的措施和舉動(dòng)給予配合。3.16.7爭議及糾紛條款爭議及糾紛如需通過法律訴訟解決時(shí)，起訴法院應(yīng)為買方所在地法院（非常重要）。采購合同的簽署采購合同簽署單采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)制作并簽字、會審單位會簽、物資部門負(fù)責(zé)人核簽、物資分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)的流程進(jìn)行簽字；合同的執(zhí)行及在途物資管理合同執(zhí)行的責(zé)任部門為物資管理部門下屬的采購部門。合同的執(zhí)行包括但不局限于：預(yù)付款的支付、供方生產(chǎn)、備貨的跟蹤，監(jiān)造、監(jiān)裝，運(yùn)輸及運(yùn)輸過過程的跟蹤，接貨及驗(yàn)收作業(yè)等。對于大宗物資、大型設(shè)備、成套系統(tǒng)類物資，物資管理部門可派員實(shí)施現(xiàn)場監(jiān)造及監(jiān)裝。在途物資的跟蹤與管理單位采購部門負(fù)責(zé)在途物資的跟蹤。跟蹤的依據(jù)為采購訂單（合同）以及供方的《發(fā)貨通知書》；在途物資的跟蹤管理直至物資到達(dá)指定交貨地點(diǎn)并交付至單位倉管為止。交接的憑證為訂單、《發(fā)貨通知書》、以及運(yùn)輸單據(jù)。物資采購的付款與結(jié)算管理4.1采購的付款原則視采購物資的特點(diǎn)、技術(shù)含量、復(fù)雜程度、安裝調(diào)試要求等因素，采購合同的付款原則為：序號款項(xiàng)名稱支付時(shí)間及說明支付比例4.1.1預(yù)付款合同簽訂后予以支付。0—20%4.1.2到貨款在貨物到達(dá)并經(jīng)過基本的數(shù)量外觀驗(yàn)收后予以支付。A,不需要安裝調(diào)試、不需要質(zhì)保期、質(zhì)量驗(yàn)收指標(biāo)單一的基礎(chǔ)原料類物資。80%—100%B,需要安裝調(diào)試、需要保質(zhì)期、質(zhì)量指標(biāo)復(fù)雜的物資，30%—40%4.1.3安裝調(diào)試款在安裝結(jié)束且通過驗(yàn)收后給予支付。40%—60%4.1.4質(zhì)量保證金質(zhì)保期屆滿且經(jīng)過質(zhì)保期屆滿質(zhì)量確認(rèn)后予以支付<10%物資采購的付款方式及付款流程物資采購付款的方式可以視企業(yè)實(shí)際情況，采用延期付款、商業(yè)匯票付款（即期或遠(yuǎn)期）、銀行承兌匯票付款（即期或遠(yuǎn)期）、現(xiàn)款付款（電匯或支票）等形式。付款方式首選前者；付款申請單：由物資管理部門按照規(guī)定填寫，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對；付款單據(jù)要求：物資付款申請必須做到“三單匹配”，即與訂單、采購發(fā)票（或發(fā)票復(fù)印件）入庫單（或設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收合格單）上所列內(nèi)容完全一致。付款流程：采購人員填寫付款申請單——財(cái)務(wù)部門核對合同約定、入庫及往來情況——物資部門及財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)核簽（財(cái)務(wù)核對）——分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)——出納付款。物資采購的結(jié)算管理采購發(fā)票的要求：必須是稅務(wù)部門認(rèn)可的正規(guī)發(fā)票；采購發(fā)票的接收：物資管理部門在收到采購發(fā)票并核對無誤后，立即登記并交給財(cái)務(wù)部門。采購發(fā)票的接收與部門之間的交接，必須有書面簽收手續(xù)；采購發(fā)票的認(rèn)證：采購增值稅專用發(fā)票必須在稅務(wù)規(guī)定的時(shí)限內(nèi)提交認(rèn)證（屬于財(cái)務(wù)方面）；無效發(fā)票的處理：無效發(fā)票應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)立即退還開票方更換。涉及虛開、偽開、冒開發(fā)票時(shí)，視情況提交稅務(wù)或公安部門處理。問題物資的處理與采購業(yè)務(wù)檔案問題物資的處理問題物資的分類：5.1.1.1數(shù)量短少或溢短裝超限問題規(guī)格型號或技術(shù)參數(shù)不符合合同規(guī)定問題；5.1.1.3包裝不符合合同要求問題；交貨時(shí)間不符合合同要求問題；交貨物資與定購物資不符問題；物資涉及第三方知識產(chǎn)權(quán)問題；5.1.1.7其它與合同規(guī)定不符的問題。問題物資處理的責(zé)任部門：物資管理部門負(fù)責(zé)處理，財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門給予協(xié)助；問題物資的處理方式：視物資特點(diǎn)和使用要求，對問題物