北京ＸＸ股份有限公司文件管理制度第一章總則第一條：為了規(guī)范公司內(nèi)的行文程序，加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)文件的管理工作，根據(jù)國(guó)家對(duì)文件管理的相關(guān)規(guī)定特制定本辦法。第二條：公司文件包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司進(jìn)行管理的重要工具。第三條：公司總裁辦是公司文件管理部門(mén)，負(fù)責(zé)處理公司的收、發(fā)文處理工作。各部門(mén)、事業(yè)部、研究院要設(shè)兼職人員管理本單位的文書(shū)處理工作。第二章公文種類第四條：公司公文主要種類有：（一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員；（二）通知：適用于傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文。（三）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（四）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（五）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（六）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議民政部和議定事項(xiàng).第三章公文格式第五條：公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。（一）公文字號(hào)由公司代字、年份和序號(hào)組成，在橫線上3MM處用3號(hào)仿宋字，居中排列，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份用全稱，用“〔〕”括入。（二）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外。一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（三）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（四）公文除“會(huì)議記要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。（五）成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（六）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（七）抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范的簡(jiǎn)稱。第六條：公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第七條：公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第八條：行文規(guī)則是指根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系確定下來(lái)的行文規(guī)范和準(zhǔn)則。國(guó)家對(duì)公文的行文規(guī)則有嚴(yán)格的要求，公司行文應(yīng)遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、要分清主送、主報(bào)和抄送、抄報(bào)單位。主送、主報(bào)單位必須是公文的辦理單位，抄送、抄報(bào)單位則是公文內(nèi)容涉及的其它有關(guān)單位，主報(bào)、抄報(bào)是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，給上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告，不能同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位。4、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章發(fā)文辦理第九條：發(fā)文程序由發(fā)文部門(mén)主辦人員起草由發(fā)文部門(mén)主辦人員起草（擬稿）交部門(mén)經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交秘書(shū)部門(mén)復(fù)核后確定發(fā)文字號(hào)、分送部門(mén)、印制份數(shù)登記在案（繕印）由總裁辦負(fù)責(zé)打印初稿，并經(jīng)擬稿部門(mén)校對(duì)后印制（校對(duì)）加蓋公章（用印）由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)分發(fā)（分發(fā)）由總裁辦公室負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）第十條：各部門(mén)起草公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直達(dá)不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）公文的種類應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)文單位的行文目的、職權(quán)及與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）、”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十一條：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第十二條以公司名義制發(fā)上行文，由主管副總裁或總裁簽發(fā)。第十三條：公文正式印制前總裁辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。收文辦理第十四條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。信件、傳真信件、傳真各單位外部會(huì)議收文總裁辦簽收、登記由總裁辦主任填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)呈總裁或副總裁批示總裁辦登記并轉(zhuǎn)交承辦單位承辦承辦單位將辦理完畢文件交回總裁辦歸檔退總裁辦總裁辦催辦裁第十五條：承辦公文要求（一）承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明，對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由。（二）公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，如有分歧，主辦部門(mén)主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。（三）審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)。姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，總裁辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第十六條：呈批件辦理：公司內(nèi)日常工作的請(qǐng)示、報(bào)告需要用呈批件的形式送領(lǐng)導(dǎo)審批。呈批件的呈報(bào)及辦理流程：交部門(mén)經(jīng)理核稿并簽字由擬稿人交部門(mén)行政助理登記各主辦人員擬稿，填寫(xiě)“呈批件”，一事一呈報(bào)交部門(mén)經(jīng)理核稿并簽字由擬稿人交部門(mén)行政助理登記各主辦人員擬稿，填寫(xiě)“呈批件”，一事一呈報(bào)部門(mén)行政助理交總裁辦登記退承辦部門(mén)辦理并存檔總裁辦負(fù)責(zé)呈部門(mén)行政助理交總裁辦登記退承辦部門(mén)辦理并存檔總裁辦負(fù)責(zé)呈總裁或副總裁批示呈批件正文應(yīng)有擬稿人或部門(mén)經(jīng)理的簽字。第七章公文管理第十七條、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印，翻印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第十八條：公司發(fā)布公文，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可由總裁辦公室統(tǒng)一印發(fā)。第十九條：公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第二十條：公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第二十一條：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《公司檔案管理辦法》，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的