公司檔案管理制度集錦

公司檔案管理制度集錦篇1環(huán)境保護檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環(huán)境保護法》等相關法律法規(guī)，結合環(huán)境保護工作實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱環(huán)境保護檔案，是指各級環(huán)境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環(huán)境保護部門)，在環(huán)境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。第三條環(huán)境保護檔案工作是環(huán)境保護部門的重要職責，實行統(tǒng)一領導、分級管理。第四條國務院環(huán)境保護主管部門對環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務上接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。地方各級環(huán)境保護主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門的監(jiān)督和指導。第二章環(huán)境保護部門檔案工作職責第五條環(huán)境保護部門應當加強對檔案工作的領導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環(huán)境保護相關專業(yè)知識和業(yè)務技能的正式專職檔案管理人員。環(huán)境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。第六條環(huán)境保護部門應當將檔案工作納入本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內(nèi)容，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。第七條環(huán)境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規(guī)定，科學合理核定檔案工作經(jīng)費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經(jīng)費的審計和績效考核，確?？茖W使用、專款專用。第八條環(huán)境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規(guī)定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關的撤銷或者合并部門的全部檔案。第九條環(huán)境保護部門應當將檔案信息化建設納入本部門信息化建設同步實施，推進文檔一體化管理，實現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化、管理智能化。第十條環(huán)境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。第十一條環(huán)境保護部門應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規(guī)范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設備。第十二條環(huán)境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業(yè)務能力考核，按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。第十三條環(huán)境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關法律法規(guī)，確保環(huán)境保護檔案安全保密和有效利用。第三章檔案管理機構、文件(項目)承辦單位職責第十四條環(huán)境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和工作方針、政策。經(jīng)國家檔案行政管理部門同意，國務院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環(huán)境保護檔案管理規(guī)章制度、行業(yè)標準和技術規(guī)范并組織實施。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構依據(jù)上級環(huán)境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求，制定本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作制度并組織實施。(二)負責本部門檔案的統(tǒng)一管理，地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。(三)負責編制本部門檔案管理經(jīng)費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發(fā)利用，設備購置和運行維護，信息化建設，以及檔案宣傳培訓等項目經(jīng)費列入預算。(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數(shù)字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目等歸檔工作進行監(jiān)督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設項目工程竣工和重要設備儀器開箱的文件材料驗收工作。(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關規(guī)定向檔案館移交檔案。(七)國務院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統(tǒng)計地方環(huán)境保護主管部門，本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的數(shù)據(jù)，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統(tǒng)計本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案工作基本情況數(shù)據(jù)，并報送同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門。(八)負責開展環(huán)境保護部門檔案工作業(yè)務交流，組織檔案管理人員專業(yè)培訓。(九)各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關工作，并協(xié)調(diào)環(huán)境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。第十五條環(huán)境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下，履行下列職責：(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規(guī)定向本部門檔案管理機構移交。(三)重大建設項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規(guī)定、歸檔范圍和保管期限，報環(huán)境保護部門的檔案管理機構同意后，由項目承辦單位組織實施。第四章文件材料的歸檔第十六條環(huán)境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統(tǒng)地反映綜合管理和政策法規(guī)、科學技術、環(huán)境影響評價、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護、核與輻射安全監(jiān)管、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務活動。第十七條環(huán)境保護部門在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調(diào)查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設項目、重大科研項目和重大生態(tài)保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。第十八條環(huán)境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據(jù)下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔：(一)文書材料應當在文件辦理完畢后及時歸檔;(二)重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結束后一個月內(nèi)歸檔;(三)科研項目、建設項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內(nèi)歸檔，周期較長的科研項目、建設項目可以按完成階段分期歸檔;(四)一般儀器設備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調(diào)試后七日內(nèi)歸檔，重要儀器設備開箱驗收應當由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機文件材料歸檔。第五章檔案的管理第十九條環(huán)境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護檔案真實、齊全、完整。第二十條環(huán)境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法環(huán)境保護檔案分類表》《環(huán)境保護檔案著錄細則》《環(huán)境保護檔案管理規(guī)范》等文件的有關規(guī)定執(zhí)行，其相應的電子文件材料應當按照有關要求同步歸檔。文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20__)的有關規(guī)定執(zhí)行。照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20__)的有關規(guī)定執(zhí)行。錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關規(guī)定執(zhí)行。科技文件的整理歸檔，依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-20__)的有關規(guī)定執(zhí)行。會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規(guī)定執(zhí)行。人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔20__〕12號)等文件的有關規(guī)定執(zhí)行。電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-20__)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)等文件的有關規(guī)定執(zhí)行。重要電子文件應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。第二十一條環(huán)境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態(tài)，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質(zhì)的檔案進行修復。第二十二條環(huán)境保護檔案的鑒定應當定期進行。環(huán)境保護部門成立環(huán)境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門和文件(項目)承辦單位有關人員組成。對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，應當提請本部門環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結束后，環(huán)境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見。第二十三條環(huán)境保護檔案的銷毀應當按照相關規(guī)定辦理，并履行銷毀批準手續(xù)。未經(jīng)鑒定、未履行批準銷毀手續(xù)的檔案，嚴禁銷毀。對經(jīng)過環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。環(huán)境保護檔案的銷毀由檔案管理機構組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應當及時調(diào)整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。第二十四條環(huán)境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環(huán)境保護檔案，向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環(huán)境保護主管部門報告。第二十五條文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或者毀棄。第六章檔案的利用第二十六條環(huán)境保護部門的檔案管理機構應當積極開發(fā)環(huán)境保護檔案信息資源，并根據(jù)環(huán)境保護工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發(fā)，為環(huán)境保護工作提供服務。第二十七條環(huán)境保護部門應當積極開展環(huán)境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。第二十八條環(huán)境保護檔案一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。利用環(huán)境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。第七章獎勵與處罰第二十九條有下列事跡之一的，依照國家有關規(guī)定給予表揚、表彰或者獎勵：(一)在環(huán)境保護檔案的收集、整理或者開發(fā)利用等方面做出顯著成績的;(二)對環(huán)境保護檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;(三)將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環(huán)境保護檔案捐贈給國家的;(四)執(zhí)行檔案法律法規(guī)表現(xiàn)突出的。第三十條在環(huán)境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規(guī)給予處分;情節(jié)嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。第八章附則第三十一條地方各級環(huán)境保護主管部門可以根據(jù)本辦法，結合本地實際情況，聯(lián)合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環(huán)境保護主管部門備案。第三十二條本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》(原國家環(huán)境保護局國家檔案局令第13號)同時廢止。公司檔案管理制度集錦篇2第四章管理要求第一節(jié)一般規(guī)定第二十三條機關檔案包括：(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;(二)機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;(四)業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。第二節(jié)形成與收集第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。第二十七條機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內(nèi)部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。第三十條電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。第三節(jié)整理與歸檔第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調(diào)呼應，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務數(shù)據(jù)(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應。第三十五條機關檔案經(jīng)文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。第四節(jié)保管與保護第三十七條機關應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。第三十九條檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉(zhuǎn);定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內(nèi)容的完整