第9頁共9頁公司檔案?管理規(guī)定?一、公?司管理檔?案的范圍?及管理權(quán)?限的劃分?1、公?司級檔案?管理范圍?，由公司?專人管理?并負(fù)責(zé)一?切借閱、?復(fù)印、傳?遞相關(guān)事?宜。公司?級檔案包?括以下文?件：（?1）公司?設(shè)立、審?批、登記?以及終止?、解散后?清算等方?面的文件?材料;?（2）業(yè)?務(wù)來往方?面的文件?材料（含?合同、對?方資料、?銀企聯(lián)系?函件等）?;（3?）政府、?項(xiàng)目批文?、合同;?（4）?上級機(jī)關(guān)?發(fā)來的本?公司有關(guān)?的決定、?決議、指?示、命令?、條列、?規(guī)定、計(jì)?劃等文件?資料;?（5）公?司制度體?系、__?__、內(nèi)?部發(fā)文（?包含總經(jīng)?理批示后?的各項(xiàng)文?件流程、?公司決定?等）;?（6）工?程進(jìn)度計(jì)?劃控制文?件（含各?業(yè)務(wù)單位?往來函件?等）、工?程初設(shè)、?修改、竣?工圖紙;?（7）?公司月度?、年中、?年度工作?計(jì)劃;?（8）公?司簽訂的?各類合同?;（9?）公司有?效證件、?印章;?（10）?公司重要?的會議材?料、包括?會議__?__通知?、報(bào)告、?決議、總?結(jié)、會議?記錄等;?（11?）公司大?事記及反?映本公司?重要活動?的簡報(bào)、?相片、錄?像等;?（12）?其他具有?法律效益?力及保護(hù)?價值的文?件。（?13）各?項(xiàng)目相關(guān)?資料分類?存放。?2、檔案?管理范圍?，有指定?專職文書?管理。檔?案文件如?下：（?1）報(bào)請?總經(jīng)理批?復(fù)的工作?聯(lián)系單、?工作計(jì)劃?、總結(jié)、?統(tǒng)計(jì)報(bào)表?等;（?2）相關(guān)?業(yè)務(wù)單位?函件管理?;（3?）公司媒?體宣傳資?料;二?、公司檔?案管理準(zhǔn)?則1、?公司檔案?工作，要?實(shí)行集中?與分散管?理相結(jié)合?的體制，?即堅(jiān)持收?集、管理?文件材料?的制度。?由負(fù)責(zé)人?主體檔案?的管理，?并對檔案?管理工作?進(jìn)行督促?和指導(dǎo)。?設(shè)立專門?檔案柜，?配備專人?分管檔案?工作。?2、了解?本部門的?工作業(yè)務(wù)?，掌握本?部門文件?材料的規(guī)?范范圍，?收集管理?本部門的?文件材料?。3、?認(rèn)真執(zhí)行?平時歸檔?制度，對?本部門承?辦的文件?材料及時?收集歸檔?，每極度?末前應(yīng)將?歸檔文件?材料歸檔?完畢。?4、承辦?人員需借?用文件材?料時，應(yīng)?積極地提?供利用，?做好服務(wù)?工作，并?辦理臨時?借用文件?材料登記?。三、?檔案管理?、歸檔文?件整理?1、部門?以公司名?義制作的?規(guī)劃規(guī)定?、通知、?通告、會?議記錄、?____?、項(xiàng)目方?案等文件?均應(yīng)由部?門文員制?作副本發(fā)?文、登記?、原件存?檔、抄送?綜合辦檔?案室存檔?。2、?歸檔時限?各部門?專職文書?就文件歸?檔工作應(yīng)?做到每日?進(jìn)行。做?歸檔前將?資料分類?，分組放?置在待辦?卷宗內(nèi)。?應(yīng)做到及?時處理，?切忌拖拉?積壓。?3、歸檔?文件的整?理1）?歸檔材料?必須時辦?理完畢的?正式材料?。2）?歸檔材料?應(yīng)完整、?齊全。歸?檔入卷文?件把文件?、底稿、?附件請示?和批復(fù)放?在一起。?3）歸?檔文件整?理以件為?單位。一?般以每份?文件為一?件，文件?正本與定?稿為一件?，正文與?附件為一?件，原件?與復(fù)印件?為一件，?報(bào)表、名?冊、圖冊?、會議記?錄等一冊?（本）為?一件，來?文與復(fù)文?可為一件?，重要文?件的草稿?各為一件?。4）?不同年度?的文件分?開存放。?5）合?同按內(nèi)分?開，分別?分為工程?合同、設(shè)?計(jì)合同、?申元合同?、申德合?同。四?、檔案的?銷毀1?、個人非?經(jīng)允許不?得銷毀公?司檔案資?料。2?、對于多?余、重復(fù)?、過時和?和無保存?價值的或?是盜了銷?毀期限的?檔案，由?總經(jīng)理批?示后執(zhí)行?。五、?檔案保管?1、防?止檔案的?損壞，延?長檔案的?壽命，維?護(hù)檔案的?安全;?2、保持?檔案存放?室良好的?通風(fēng)，做?好檔案室?的防盜、?防水漬、?防潮、防?蟲蛀、防?塵、防強(qiáng)?光的工作?，門窗應(yīng)?結(jié)實(shí)牢固?。3、?隨時對檔?案進(jìn)行清?理，清除?不必要保?存的材料?;對破壞?褪色的材?料進(jìn)行修?補(bǔ)和復(fù)制?。公司?檔案管理?規(guī)定（二?）一、?目的為?規(guī)范公司?檔案資料?管理，增?強(qiáng)公司檔?案資料的?實(shí)用性和?有效性，?特制定本?制度。?二、歸檔?范圍公?司的規(guī)劃?、年度計(jì)?劃、統(tǒng)計(jì)?資料、財(cái)?務(wù)審計(jì)、?會計(jì)檔案?、勞動工?資、經(jīng)營?情況、人?事檔案、?會議記錄?、決定、?委托書、?協(xié)議、合?同（包括?勞動合同?）、工程?資料、業(yè)?主/客戶?資料、項(xiàng)?目方案、?通知等具?有參考價?值的文件?資料。?三、檔案?資料管理?員公司?的檔案資?料管理由?總經(jīng)理/?副總經(jīng)理?指定檔案?資料管理?員負(fù)責(zé)，?各部門資?料如各部?門負(fù)責(zé)人?指定檔案?資料管理?員負(fù)責(zé)。?四、檔?案管理員?的職責(zé)?1、根據(jù)?有關(guān)規(guī)定?及公司實(shí)?際情況，?確定檔案?保管期限?，每年年?終據(jù)此進(jìn)?行整理、?剔除。?2、經(jīng)確?定需銷毀?的檔案，?由檔案管?理員編造?銷毀清冊?，經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)及有?關(guān)人員會?審批準(zhǔn)后?銷毀。銷?毀的檔案?清單由檔?案員永久?保存。?3、嚴(yán)格?遵守檔案?安全保密?制度，做?好檔案流?失的防護(hù)?工作。?4、凡公?司工作人?員調(diào)離崗?位前必須?做好資料?移交工作?，方可辦?理調(diào)動手?續(xù)。5?、保證公?司及各部?門的原始?資料及單?據(jù)齊全完?整、安全?保密和使?用方便。?五、資?料的收集?與整理?1、公司?的歸檔資?料實(shí)行“?及時歸檔?”及“年?度歸檔”?制度，即?：日常工?作時間公?司來往文?件/業(yè)主?資料的歸?檔及每年?____?月份為公?司檔案資?料歸檔。?2、各?主管部門?負(fù)責(zé)人應(yīng)?積極配合?與支持檔?案管理員?各主管部?門收集應(yīng)?該歸檔的?原始資料?。3、?凡應(yīng)該及?時歸檔的?資料，由?檔案管理?員負(fù)責(zé)及?時歸檔。?4、各?部門專用?的收、發(fā)?文件資料?，按文件?的密級確?定是否歸?檔。凡機(jī)?密以上?級的文件?必須把原?件放入檔?案室。?5、檔案?管理員根?據(jù)公司實(shí)?際情況及?檔案資料?的實(shí)際使?用性實(shí)施?檔案歸檔?整理。?六、資料?的分類與?歸檔_?___公?司檔案資?料的分類?根據(jù)公司?的實(shí)際情?況及檔案?資料的查?找實(shí)用性?歸檔。?____?公司檔案?資料的歸?檔每年一?次，屬于?平時立卷?歸檔的不?在此規(guī)定?范圍內(nèi)。?七、檔案?資料的保?存期限??文件保?存期限除?政府有關(guān)?法令或本?企業(yè)其他?規(guī)章特定?者外，依?下列規(guī)定?辦理：??1、永?久保存：?（1）?公司章程?;（2?）股東名?簿;（?3）組織?規(guī)程及辦?事細(xì)則;?（4）?董事會及?股東會紀(jì)?錄;（?5）財(cái)務(wù)?報(bào)表;?（6）政?府機(jī)關(guān)核?準(zhǔn)文件;?（7）?不動產(chǎn)所?有權(quán)狀及?其他債權(quán)?憑證;?（8）工?程設(shè)計(jì)圖?;（9?）工程資?料及業(yè)主?資料檔案?;（1?0）其他?經(jīng)核定須?永久保存?的文書。?2、_?___年?保存：?（1）預(yù)?算、決算?書類;?（2）會?計(jì)憑證;?（3）?事業(yè)計(jì)劃?資料;?（4）其?他經(jīng)核定?須保存_?___年?的文書。?3、_?___年?保存：?（1）期?滿或解除?之合約;?（2）?其他經(jīng)核?定保存_?___年?的文書。?4、__?__年保?存：結(jié)案?后無長期?保存必要?者。5?、規(guī)章由?規(guī)章管理?部門永久?保存，使?用部門視?其有效期?間予以保?存。七?、檔案的?借閱1?、檔案屬?于公司機(jī)?密，未經(jīng)?許可不得?外借、外?傳。外單?位人員未?經(jīng)公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)不?得借閱。?2、借?閱部門保?管的檔案?材料，須?經(jīng)檔案所?屬部門負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)?。借閱檔?案材料?，屬借閱?部門經(jīng)辦?的，由部?門負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn);借?閱非本部?門經(jīng)辦的?檔案材料?，須經(jīng)借?閱的檔案?資料的部?門負(fù)責(zé)人?及公司總?經(jīng)理/副?總經(jīng)理批?準(zhǔn);借閱?詳細(xì)的業(yè)?主資料檔?案必須由?部門負(fù)責(zé)?人報(bào)公司?副總經(jīng)理?/總經(jīng)理?批準(zhǔn)后借?閱。閱檔?必須在辦?公室指定?的地方，?不得攜帶?外出。需?要借出檔?案的，須?經(jīng)公司總?經(jīng)理/副?總經(jīng)理批?準(zhǔn)。3?、借閱檔?案，必須?履行登記?、簽收手?續(xù)。4?、借出檔?案材料的?時間不得?超過一周?，必要時?可以續(xù)借?。過期由?檔案管理?員催還?。需要長?期借出的?，須經(jīng)公?司總經(jīng)理?/副總經(jīng)?理批準(zhǔn)。?5、借?閱檔案者?必須妥善?保管檔案?，不得任?意轉(zhuǎn)借或?復(fù)印、不?得拆卸、?損污文?件，歸還?時保證檔?案材料完?整無損。?否則，追?究當(dāng)事人?責(zé)任。?6、借出?檔案材料?，因保管?不慎丟失?時，要及?時追查，?并報(bào)告主?管部門及?時處理。?7、會?計(jì)檔案由?財(cái)務(wù)部自?行保管。?會計(jì)檔案?一律不準(zhǔn)?外借。內(nèi)?部調(diào)閱應(yīng)?經(jīng)財(cái)務(wù)?負(fù)責(zé)人同?意。外單?位因特殊?需要，查?閱有關(guān)會?計(jì)檔案時?，應(yīng)持正?式公文?，并經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)同?意。查閱?會計(jì)檔案?時不得將?檔案帶出?公司;如?需摘抄、?復(fù)印，應(yīng)?經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)?責(zé)人同意?方可辦理?。八、?檔案的銷?毀1、?公司任何?個人或部?門非經(jīng)允?許不得銷?毀公司檔?案資料。?2、當(dāng)?某些檔案?到了銷毀?期時，由?檔案管理?員填寫《?公司檔案?資料銷毀?審批表》?交副總經(jīng)?理審核經(jīng)?總經(jīng)理批?準(zhǔn)后執(zhí)行?。3、?凡屬于密?級的檔案?資料必須?由總經(jīng)理?批準(zhǔn)方可?銷毀;一?般的檔案?資料，由?副總經(jīng)理?批準(zhǔn)后方?可銷毀。?4、經(jīng)?批準(zhǔn)銷毀?的公司檔?案，檔案?管理員須?認(rèn)真核對?，將批準(zhǔn)?的《公司?檔案資?料銷毀審?批表》和?將要銷毀?的檔案資?料做好登?記并歸檔?。登記表?永久保存?。5、?在銷毀公?司檔案資?料時，必?須由總經(jīng)?理或分管?副總經(jīng)理?或總經(jīng)理?/副總經(jīng)?理指定專?人監(jiān)督銷?毀。九?、罰則?1、無故?延期或不?交應(yīng)歸檔?的文件材?料的，一?經(jīng)發(fā)現(xiàn)，?限期上交?，經(jīng)催交?仍拖延?不交的，?除責(zé)令其?文件負(fù)責(zé)?人和單位?領(lǐng)導(dǎo)寫出?書面檢查?外，各罰?款___?_元-_?___元?，并予以?通報(bào)批評?。2、?公司各部?門員工凡?泄露公司?檔案資料?，經(jīng)核實(shí)?情況屬實(shí)?，并無其?他正當(dāng)?理由的，?公司將按?情節(jié)的輕?重進(jìn)行處?理。嚴(yán)重?者將給予?辭退處理?。對涂改?、拆散或?未經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?轉(zhuǎn)借、復(fù)?印或攜帶?檔案外出?的