檔案管理模式改革的制約因素與應對策略獲獎科研報告關鍵詞：檔案管理;管理模式;信息化

一、檔案管理模式改革的制約因素分析

1.法律規(guī)范體系不完善

理論的研究往往滯后于實踐，我國檔案法律體系建設領域也不例外。由于檔案法律體系建設嚴重滯后，造成檔案管理模式改革缺乏必要的法理依據(jù)，因而在改革的道路上面對諸多困難。同時，由于相關法律法規(guī)產(chǎn)生于不同的歷史時期，而檔案管理事件要處于不斷發(fā)展變化之中，因此就造成法律法規(guī)和實踐以及相關的法律法規(guī)之間存在諸多矛盾和沖突，不利于檔案管理模式改革的順利進行。例如，我國的《檔案法》明確規(guī)定，行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)由本級地方政府的檔案行政管理部門主管。而《環(huán)境保護檔案管理辦法》規(guī)定，專業(yè)主管機關負責管理本部門的專業(yè)檔案，并受上級部門的監(jiān)督和指導。顯然，上述模棱兩可、相互沖突的法律規(guī)定，使檔案管理改革工作處于兩難境地。

2.檔案資源難以有效整合

我國具有豐富的檔案資源，但是利用率相對較低[2]。究其原因，主要是這些檔案資源分散于各個部門和單位，給檔案資源的使用造成了諸多困難。要解決這一問題，實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理無疑是最為有效的手段和途徑。但是，上述目標實現(xiàn)起來卻有較大的難度。因為檔案資源的集中統(tǒng)一管理不僅具有較高的技術要求，同時牽扯面廣，程序復雜。例如，傳統(tǒng)檔案管理的重點是檔案的保存，和檔案資源的統(tǒng)一管理，并不是簡單的集中保管，只需要對這些檔案資源進行二次加工和深度挖掘，以求全方位多視角的反映檔案信息內(nèi)容，唯有如此，才能最大限度發(fā)揮檔案資源的價值和作用。

3.檔案管理的信息化水平低

隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息化時代，信息技術已經(jīng)被廣泛運用于社會生產(chǎn)生活的各個層面，并發(fā)揮出不可或缺的重要作用。對檔案管理工作而言，信息技術也具有十分重要的作用和價值，包括信息技術的應用，可以從根本上改變當前的檔案收集整理工作的具體方式，大幅提升檔案管理工作的效率[3]。就當前的實際情況，檔案管理的信息化水平不高，對檔案管理模式的改革產(chǎn)生了一定的制約作用。

4.檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理模式的改革是一項復雜的綜合性的功能，對檔案管理人才提出了更高的要求，就要構(gòu)建一支跨學科、綜合型人才隊伍。顯然，當前的檔案管理人才隊伍已經(jīng)不能滿足上述需要，具體表現(xiàn)在以下三個方面：一是正式的檔案管理人員數(shù)量不足，難以應對繁重的檔案管理改革工作;二是檔案管理的專業(yè)性人才匱乏，難以適應檔案管理模式改革對專業(yè)化人才的要求;三是檔案管理人員的服務方式陳舊，仍舊是等待用戶上門查閱，而不是主動進行服務方式的優(yōu)化和創(chuàng)新。

二、檔案管理模式改革的應對策略

1.完善檔案管理領域的法律法規(guī)

前文指出，檔案管理模式改革的順利進行必須要有相關的法律法規(guī)體系作為支撐，因此國家和政府要進一步加大檔案管理領域的立法完善工作。檔案法規(guī)體系是以國家法律和行政法規(guī)為基礎，涵蓋檔案領域的國家行政法規(guī)、地方性法律法規(guī)、行政規(guī)章和規(guī)范性文件而形成的有機統(tǒng)一的法律法規(guī)體系。針對當前大的領域法律法規(guī)建設存在的具體問題，根據(jù)我國的《立法法》的相關規(guī)定，在檔案法規(guī)體系中《檔案法》應該占據(jù)主導地位。因此在構(gòu)建科學完善的法律法規(guī)體系過程中，首先應該對《檔案法》進行必要的修訂，然后進一步完成相關法律法規(guī)以及規(guī)章文件的修訂和完善，為檔案管理模式改革提供科學完善的法律法規(guī)體系支持。

2.實現(xiàn)檔案資源的全面整合

前文指出，檔案資源的全面整合是有效發(fā)揮我國巨量檔案資源重要的價值的必要途徑。因此，對檔案資源實施整合和共享，就成為檔案管理模式改革工作的重要內(nèi)容?；诖?，各級政府的檔案管理部門，要積極與其他部門和單位進行檔案管理工作以及檔案資源共享方面進行技術交流。建議在條件成熟的情況下，以各級政府檔案管理部門為依托，成立各級檔案管理中心，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

3.積極推進檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化可以分為兩大層，一是檔案內(nèi)部管理的信息，二是檔案服務的信息化。首先，在檔案的內(nèi)部管理方面，應該積極引入信息化管理手段，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、體系化和智能化。例如，檔案管理部門應該積極引入現(xiàn)代掃描技術、數(shù)據(jù)庫技術，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)資料，并統(tǒng)一存入檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案資料的高效管理。其次，隨著社會的發(fā)展，社會工作對檔案資源的需求日益強烈，因此造成了檔案資源供給和社會需求之間的矛盾，解決上述問題的唯一方法就是實現(xiàn)檔案資源的共享化。因此，檔案管理部門應該以檔案管理信息化建設為契機，積極進行檔案資源共享平臺建設，允許社會公眾根據(jù)自己的權(quán)限進行相關檔案資料的查詢。此外，各級各類檔案機構(gòu)還可以根據(jù)自身的特征，利用微信公眾號進行檔案信息的推送工作，方便廣大社會公眾獲取檔案管理信息。

4.強化檔案管理人才隊伍建設

針對檔案管理模式改革領域的人才問題，解決的途徑主要有人員培訓、組建新隊伍以及人員借調(diào)。首先，要提高人員培訓的針對性，根據(jù)人員素質(zhì)水平進行不同等級和內(nèi)容的培訓，以適應基礎性和高層次的工作。其次，組建新隊伍要做到少而精，成為檔案管理模式改革的領導與核心力量。最后，借調(diào)的人員應該是專業(yè)性的技術人員，以解決檔案模式改革過程中的專業(yè)性技術