會(huì)議組織與籌劃問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？2、我們組織會(huì)議的目的是什么？會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的根本流程明確會(huì)議組織中的本卷須知和根本原那么分享以往會(huì)議組織中的得與失“為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備！！〞Contents會(huì)議的根本流程1會(huì)議組織的本卷須知2會(huì)議組織的根本原那么3突發(fā)事件預(yù)防與處理4一、會(huì)議的根本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后1、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。 無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍。“有備無(wú)患?。〃暣_認(rèn)會(huì)議的根本信息What ——會(huì)議主題When —— 會(huì)議時(shí)間Where —— 會(huì)議地點(diǎn)Who —— 參會(huì)人員Why ——會(huì)議目標(biāo)How-howtodo ——會(huì)議形式 howmuch ——會(huì)議預(yù)算“5W2H〞1、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的根本信息制定會(huì)議方案會(huì)場(chǎng)布置提出預(yù)防措施制定會(huì)議方案會(huì)議議程方案：主題、主持人、地點(diǎn)、發(fā)言人、時(shí)間、嘉賓會(huì)議準(zhǔn)備方案：事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財(cái)預(yù)防：缺乏，喪失物預(yù)防：缺乏、喪失、損壞2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議方案完成分配的職責(zé)；了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便；觀察參會(huì)者情緒和反響，彌補(bǔ)缺乏之處；認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和時(shí)機(jī)了解參會(huì)者的意見(jiàn)和建議〔內(nèi)容/組織〕及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中〔如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)〕根進(jìn)會(huì)議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會(huì)議組織中的收獲與缺乏-優(yōu)點(diǎn)？問(wèn)題？原因？改善？二、會(huì)議組織的本卷須知5第三方溝通1場(chǎng)地選擇2會(huì)議通知3會(huì)場(chǎng)布置4進(jìn)程控制本卷須知6VIP安排1、場(chǎng)地選擇根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求城市、區(qū)域、會(huì)場(chǎng)級(jí)別、場(chǎng)地大小、場(chǎng)型、設(shè)備、周邊環(huán)境……根據(jù)場(chǎng)地要求和預(yù)算列出備選方案場(chǎng)地、聯(lián)系人、根本信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢(shì)分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件2、會(huì)議通知通知的根本內(nèi)容：5W2H說(shuō)明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會(huì)前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等2、會(huì)議通知通知的形式：郵件

短信Outlook通知的常見(jiàn)附件會(huì)議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動(dòng)地點(diǎn)聯(lián)系方式3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型確實(shí)認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚(yú)骨型B．課桌式□C．U字形會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人：酒店聯(lián)系人：時(shí)間：地點(diǎn)：會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀4、第三方溝通對(duì)象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司…關(guān)鍵點(diǎn)明確要求準(zhǔn)確傳達(dá)信息確認(rèn)信息到達(dá)確認(rèn)做到確認(rèn)對(duì)口人確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)效勞？到店的資料發(fā)放叫醒效勞資料店內(nèi)的搬運(yùn)桌牌制作？場(chǎng)地布置5、進(jìn)程控制紀(jì)律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)那么時(shí)間提醒：發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間午餐確認(rèn)：留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn)物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會(huì)者反響對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境〔如空調(diào)冷熱〕6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)鮮花茶點(diǎn)喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車(chē)輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認(rèn)是否安靜、視野如何、有無(wú)異味、設(shè)備是否正?！?huì)議組織的根本原那么責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份1、責(zé)任到人明確分工，專(zhuān)人專(zhuān)崗人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)2、“爛筆頭〞原那么“好記性不如爛筆頭！！〞3、提前確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，留出提前量寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點(diǎn)：資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車(chē)輛安排…4、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)換人重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)：物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時(shí)間、地點(diǎn)5、備份備缺乏、備意外人如：第二個(gè)緊急聯(lián)系人財(cái)留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品喪失及損壞四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過(guò)哪些突發(fā)事件突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……突發(fā)事件處理的本卷須知充分做好會(huì)前準(zhǔn)備