.z......資料...教育部作業(yè)標準化〔SOP〕流程圖制作規(guī)秘書室管考科制931009壹、前言「標準作業(yè)流程」是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法。其目的在使每一項作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn)，任何人只要看到流程圖，便能一目了然。作業(yè)流程圖確實有助于相關作業(yè)人員對整體工作流程的掌握。制作流程圖的好處有三：所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。更換人手時，按圖索驥，容易上手。所有流程在繪制時，很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業(yè)更為嚴謹。貳、目的一、為建立本部作業(yè)標準化〔SOP〕流程圖之可讀性及一致性，乃參考美國國家標準協(xié)會〔AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI〕系統(tǒng)流程圖標準符號，選定部份常用圖形，作為本規(guī)流程圖制作符號；及參考道勤企業(yè)管理參謀「效率會議」標準流程，作為本規(guī)流程作業(yè)要項及流程圖之例。二、本規(guī)對于流程圖繪制方式，采用由上而下構造化程序設計〔Top-downStructuredProgramming〕觀念，亦即流程圖的構造，由循序、選擇及重復三種構造所組成，以制作一個簡單、易懂及便于維護、修改的流程圖。三、對于制作流程圖共通性目標，本規(guī)亦列出流程圖繪制原則。參、流程圖符號可由計算機的Word軟件中，工具列─插入─圖片─快取圖案─流程圖，選取各種圖示繪制；其中最常用者，有以下八種，說明如下：符號名稱意義準備作業(yè)〔Start〕流程圖開場處理〔Process〕處理程序決策〔Decision〕不同方案選擇終止〔END〕流程圖終止路徑〔Path〕指示路徑方向文件〔Document〕輸入或輸出文件已定義處理(PredefinedProcess〕使用*一已定義之處理程序連接〔Connector〕流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口批注(ment)表示附注說明之用肆、流程圖構造說明：一、循序構造〔Sequence〕〔一〕圖形：〔二〕意義：處理程序循序進展?！踩痴Z法：DO處理程序1THENDO處理程序2〔四〕實例：〔五〕運用時機：本構造適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序就是處理程序進展順序。二、選擇構造〔Selection〕二元選擇構造〔根本構造〕〔一〕圖形：〔二〕意義：流程依據*些條件，分別進展不同處理程序?！踩痴Z法：IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2〔四〕實例：〔五〕運用時機：1.本構造適用于須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結果，擇一進展不同處理程序。2.選擇或決策結果，可以用「是、否」、「通過、不通過」或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有「是」或「否」的處理程序。多重選擇構造〔二元選擇構造變化構造〕〔一〕圖形：〔二〕意義：流程依據*些條件，分別進展不同處理程序。〔三〕語法：FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2.CASEnDO處理程序n〔四〕實例：〔五〕運用時機：1.本構造是二元選擇構造之變化，流程依據選擇或決策結果，擇一進展不同處理程序。2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。三、重復構造〔Iteration〕REPEAT-UNTIL構造〔一〕圖形：〔二〕意義：重復執(zhí)行處理程序直到滿足*一條件為止，即直到條件變成真〔True〕為止?！踩痴Z法：REPEAT-UNTIL條件DO處理程序〔四〕實例：〔五〕運用時機：1.本構造適用于處理程序依據條件需重復執(zhí)行的情況，而當停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復執(zhí)行循環(huán)至下一個流程。2.本重復構造是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。DO-WHILE構造〔一〕圖形：〔二〕意義：除了在執(zhí)行處理程序之前，得先測試條件外，DO-WHILE構造和REPEAT-UNTIL構造很相似，假設條件為偽〔False〕，就不再執(zhí)行處理程序。〔三〕語法：DO-WHILE條件DO處理程序〔四〕實例：〔五〕運用時機：1.本構造適用于處理程序依據條件需重復執(zhí)行的情況，而當停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復執(zhí)行循環(huán)至下一個流程。2.本重復構造是先判斷條件是否成立，再執(zhí)行處理程序。伍、流程圖繪制原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸各流程圖文字請鍵入KEYWORD，各細部流程假設需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則〔請見例〕。二、各項細部流程有辦理期程者，應注明。三、各項步驟有選擇或決策結果，如〔可、否〕、「通過、不通過」或其它相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以防止懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、并考慮是否需建置分表或合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或字段等區(qū)隔，使人一目了然。五、流程圖符號繪制排列順序，為由上而下，由左而右。六、處理程序請以阿拉伯數字，由1開場，依處理程序排列順序編號，并以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動詞＋受詞」及簡明扼要表達為原則。假設須表示處理程序之單位，則在編號之后，加上單位名稱?！緦嵗刻幚沓绦蚣僭O屬并行操作關系，其編號請多加一碼〔如8.1，8.2等依序編號〕，并宜排列在流程圖同一高度，而下一個處理程序編號，則自動增加1〔如9〕?！緦嵗科?、處理程序須以單一入口與單一出口〔Single-Entry,Single-E*it〕特性繪制。【實例】【修正前】【修正后】八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，假設流程較復雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。連接符號請以文數字標示，以資區(qū)別。九、一樣流程圖符號宜大小一致。十、路徑符號宜防止互相穿插?！緦嵗渴?、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個?！緦嵗俊拘拚啊俊拘拚蟆渴?、開場符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但完畢符號則不限。假設流程圖能一目了然，則開場符號及完畢符號可省略。十三、選擇構造及重復構造之選擇或決策條件，文字表達應簡明清晰，路徑并加注「是」及「否」或其它相對性文字指示說明。十四、流程圖中假設有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重復繪制?！緦嵗渴?、流程圖假設一頁繪制不下，可以使用階層性分頁繪制方式，并在處理程序編號上表示其階層性?！緦嵗俊镜谝豁摗俊镜诙摚禾幚沓绦?的階層性分頁繪制】陸、例〔一〕教育部暨所屬各機關方案資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)流程=1\*ROMANI.作業(yè)要項表秘書室管考科制工程編號秘管-04工程名稱教育部暨所屬各機關方案資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)承辦人員美婷23565906相關單位秘書室、總務司、會計處、人事處及業(yè)務相關單位辦理時間一、配合研考會作業(yè)期程，當年十月或十一月辦理本部及所屬機關學校填表說明會。二、次年三月一日開場(年度決算編竣后)填報檢討表及初審作業(yè)。辦理期程每年03/01至04/25考前須知每年受評核方案圍，依當年度行政院研考會之評核要點為之有關法令行政院所屬各機關方案資本支出預算執(zhí)行評核要點辦理方式一、各方案執(zhí)行機關于其年度決預算編竣后，應就該年度方案執(zhí)行結果詳加檢討，并同執(zhí)行差異之理由填寫「年度方案預算執(zhí)行結果檢討表」，于一個月報請上級主管部會審核；符合獎勵要件之方案，得并提「年度方案建議獎勵審查表」辦理審核。二、各部會收到所屬各方案執(zhí)行機關依前款所報數據后，由研考、會計、人事及相關單位組成審核小組進展審核，并依評核要點之獎懲標準作成獎懲建議，必要時得請執(zhí)行機關提供說明或辦理實地查證，于一個半月完成評〔初〕核，并將所主管方案之執(zhí)行結果匯整為一覽表，并同綜合審核意見送行政院審核小組辦理復核。三、行政院審核小組完成復核后，擬訂綜合審核意見報院長核定。=2\*ROMANII.教育部暨所屬各機關年度方案資本支出預算執(zhí)行評核作業(yè)流程圖製作資本支出預算製作資本支出預算(每年10或11月前辦理)部屬機關學校函送審核資料(每年3或1月前)審議結果送行政院審核小組複核〔每年4月25日前〕教育部秘書室彙整會前作業(yè)主管業(yè)務司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完初核1.準備會議資料2.函送報名表3.統(tǒng)計參加人數4.製作聯(lián)絡人員名冊1.公共建設計畫檢討建議表2.獎懲建議表3.會議紀錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會議1.每年4月1日前召開2.政務次長主持執(zhí)行率未達90％案件執(zhí)行率達90％案件及建議獎勵案1.部會列管計畫初審未達90％且具爭議性案2.建議獎勵案3.公共建設計畫4.由院列管計畫提教育部審核小組審議辦理說明會(每年10或11月前辦理)依會議決議修正檢討表，於會後一個工作天通過未通過〔二〕教育部有效率會議標準作業(yè)流程=1\*ROMANI.作業(yè)要項表：秘書室管考科制930927工程編號秘管-07工程名稱「效率會議」標準作業(yè)流程承辦人員蕭玉真23565905相關單位本部各單位辦理時間經常性辦理考前須知會議召開的目的在于解決問題及產出決策，所以溝通應在會前進展，行政作業(yè)的目的在于如何使會議更有效率〔Effective〕，進而達成預期效果〔Effectiveness〕。有關法令政部「會議規(guī)」。教育部「會議的主持與參與」。辦理方式(一)會前作業(yè)1.預期會議希望達成之效益與本錢分析2.檢核會議召開之必要性〔無其它方式可替代或奉上級指示〕3.決定與會者〔人員層級不宜超過三級〕4.準備會議背景資料5.明確的會議議程及時間表6.預擬可能之爭議點7.進展會前溝通8.檢核上次會議決議執(zhí)行情形〔連續(xù)會議者〕9.研擬主席裁示稿10.準備事務用具及器材11.發(fā)送資料(二)會議進展1.主席述明會議目的、進展方式、完畢條件等原則。2.確認上次會議決議執(zhí)行情形〔ＡctionＲequestControlList〕。3.與會人員了解目的、表達看法、達成共識。4.處理爭議。5.確定會議結論。6.準時完畢會議。(三)后續(xù)作業(yè)1.發(fā)送會議紀錄。2.后續(xù)處理〔追蹤決議辦理情形〕。3.準備下次會議資料〔連續(xù)會議者〕。單位單位自我檢核開會的必要性教育部「會議召開」評估檢核表(如附表1)1.預期效益與本錢2.開會的必要性3.決定與會者4.準備背景資料5.明確議程與時間表6.預擬可能之爭議點7.會前溝通8.檢核決議執(zhí)行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對可能爭議持續(xù)溝通3.準備事務用具器材4.發(fā)送資料會議進行1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則2.確認上次會議決議執(zhí)行情形3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識4.處理爭議5.確定會議結論6.準時結束會議發(fā)送會議紀錄檢附單位自評檢核表與相關資料退原申請單位不開會◎主秘以上長官主持之會議決議─由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單?！騿挝恢鞴苤鞒种畷h決議─由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管考科。1.總結重點、決議、行動及任務並納入相關會議決議2.草擬下次開會議程(連續(xù)會議)3.感謝與會人員4.評量此次會議後續(xù)處理(追蹤決議辦理情形)籌備會議會議決議單位簽陳開會否否是是依據層級發(fā)送紀錄：A級送列管單，B級email通知，C級morall系統(tǒng)。教育部「效率會議」標準作業(yè)流程〔SOP〕開會先期準備工作附表一附表一教育部「會議召開」評估檢核表序號檢核工程檢核備注(說明、)1預期會議希望達成之效益與本錢分析2開會的必要性(無其它方式可以替代或奉上級指示)3決定與會者(人員層級不宜超越三層)4準備會議背景資料5明確的會議議程與時間表6預擬可能的爭議點7進展會前溝通8檢核上次會議決議執(zhí)行情形(連續(xù)會議者)9其它總評總說明：注：檢核通過者打「ν」，不通過者打「ㄨ」，有疑義者打「？」?！捕硣⒓紝ＰＴ嘿Y本門工程新興方案審核作業(yè)流程暫緩或緩議暫緩或緩議核定構想書同意函規(guī)劃設計報告書報部審核結束送請本部工審會委員或專家學者提供技術性審查意見逕送(復)請學校修正或補送資料學校提送構想書本司書面內容項目初審是否通過是否通過簽陳部次長核定是否通過A是否是否是否工程會逕送行政院工程會逕送行政院覈實總工程費請學校補充、修正與說明／退回重新修正規(guī)劃設計報告書報部審核A本司書面審查是否通過審查通過，提送30%必要圖說報工程會提工審會專案會議審查是否通過新興工程概算補助審議B否否是是BB編列第一年預算辦理招標發(fā)包作業(yè)完成是否同意補助通過暫緩或釐清附帶條件否是技術學院申請改名科技大學審核作業(yè)流程組成技專校院變更審議委員會〔組成技專校院變更審議委員會〔11月〕技術學院提報改名科技大學計畫書〔3月〕由業(yè)務單位進行書面資料初審〔3月〕技職校院變更審議委員會初審作業(yè)〔4月〕公告並理學校提出申請〔12月25日〕技術學院提報改名科技大學計畫書〔3月〕由業(yè)務單位進行書面資料初審〔3月〕技職校