公司合同管理方法第一章

總

則第一條

為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)公司合同管理的制度化，防止和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司正當權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關(guān)的法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際狀況制訂本方法。第二條

本方法合用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務部門規(guī)定執(zhí)行。第三條

本規(guī)定所稱合同，是指公司在經(jīng)營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的合同。第四條

本方法所稱合同管理，是指公司制訂和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審查同意、推行、變更與解除、糾紛解決等進行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條

合同經(jīng)辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實施“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。重要職責為：1、負責組織本部門職責分工范疇內(nèi)的合同談判，擬定合同條款；2、全方面精確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù)；3、負責合同推行跟蹤，追蹤合同標的的內(nèi)外質(zhì)量，收集使用單位意見；4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規(guī)劃部和有關(guān)領(lǐng)導審查、同意；5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文獻以及合同有關(guān)的多個紀要、變更澄清等資料，及時反映合同推行中出現(xiàn)的法律問題；6、參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟，負責提供有關(guān)的一切資料；7、安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關(guān)文獻的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以擬定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務最相近的部門負責，或由與該項業(yè)務最相近的上級主管領(lǐng)導擬定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第二章

合同管理部門第六條

管理規(guī)劃部為公司合同管理的主管部門，統(tǒng)一管理公司的合同工作。其重要職責是：1、負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施；2、組織宣傳貫徹《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，組織對各業(yè)務部門合同經(jīng)辦人的培訓；3、參加公司對外訂立重大合同的談判；4、參加標書評審和合同評審；5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關(guān)；6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行狀況的監(jiān)督檢查；7、負責公司合同專用章的管理；8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；9、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；10、合同管理中需要解決的其它問題。第七條

公司財務部是合同財務監(jiān)督部門，重要職責：1、負責從財務角度審查和監(jiān)督合同的訂立和推行狀況，重視在價格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進行審查把關(guān)；2、負責發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容與否一致；合同同意程序與否符合規(guī)定，程序不完備的，回絕付款；3、負責按合同結(jié)算條款收、付款；第八條

其它有關(guān)單位的職責：1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、時間規(guī)定等；需要進行工程建筑施工的單位，負責向主管部門提供涉及維修、改造、新建、擴建工程建設(shè)的需求報告；2、質(zhì)量驗收小組負責對購進機器設(shè)備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告；3、驗收單位負責對驗收合格的機器設(shè)備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù)；4、配合管理規(guī)劃部進行重大合同審查或評審，并訂立審查或評審意見；第三章

合同的訂立第九條

訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的規(guī)定及本方法的有關(guān)規(guī)定，必須遵照“平等、自愿、公平”的原則。第十條合同訂立的程序1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。2、我方提出要約邀請的合同訂立程序?qū)Ψ劫Y信狀況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。3、通過招標訂立合同的程序市場調(diào)查—→標書制作、發(fā)放—→接受投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→同意—→簽章。4、設(shè)備、材料、物資買賣合同的訂立程序計劃準備—→考察小組對標的咨詢（質(zhì)量、價格、售后服務等）—→資信審查—→技術(shù)或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→同意—→簽章。第十一條合同訂立內(nèi)容普通涉及下列條款：1、當事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；2、標的或標的物（指貨品、勞務、工程項目等）名稱、型號、規(guī)格等；3、數(shù)量和質(zhì)量，涉及合用規(guī)范、質(zhì)量原則和檢測方式等；4、價款或酬金；5、推行的期限、地點和方式；6、違約責任；7、合同爭議的解決辦法；8、合同訂立的時間、地點；9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應當含有的其它條款。對數(shù)量、質(zhì)量、推行期限限和方式等有特殊規(guī)定的，應當在合同中予以特別明確。第十二條合同內(nèi)容應符合下列規(guī)定：1、主體合格、標的明確、手續(xù)完備；2、條款齊全、意思表達真實；3、文字清晰、語言規(guī)范；4、無矛盾條款、無空白條款。5、數(shù)據(jù)電文合同信息能夠調(diào)取以備后來查用，有可靠的辦法確保信息自初次以最后形式生成并保持完整性，同時能夠?qū)⑿畔⒄故尽?、訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以擬定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務最有關(guān)的部門或該項業(yè)務最有關(guān)的上級主管領(lǐng)導，擬定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第四章

合同的審查第十三條合同訂立前，合同承接部門應當審核對方的資信狀況和履約能力，內(nèi)容涉及：1、社會信譽（近三年與否有重大違約，與否涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等）和履約能力（如生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等）；

2、審查營業(yè)執(zhí)照與否真實、有效；3、核算對方的資產(chǎn)（資金）證明；4、審查合同對方的資質(zhì)等級證書；5、審查法人證書及法人委托證書；6、根據(jù)合同性質(zhì)需要審查的其它內(nèi)容。合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權(quán)的，不得與其訂立合同。第十四條經(jīng)辦部門組織對合同進行業(yè)務性審查，審查的內(nèi)容為：1、對方當事人與否含有簽約主體資格；2、與否各方談判、協(xié)商的一致意見，與否符合決策部門的決策意見；3、與否違反公司的規(guī)章制度；4、與否超越業(yè)務權(quán)限；5、語言與否精確、通順。第十五條

合同管理部門對合同進行正當性審查，重要內(nèi)容涉及：1、合同訂立主體與否符正當律規(guī)定；2、條款與否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定；3、條款與否有沖突；4、條款與否有歧義；5、條款與否有效維護我公司正當權(quán)益；6、條款與否完備。管理規(guī)劃部對合同嚴密性可進行監(jiān)督審查。第十六條提交管理規(guī)劃部審查的合同應符合下列規(guī)定：1、經(jīng)辦部門已經(jīng)對合同進行了業(yè)務性審查，涉及財務事項的已經(jīng)通過財務部門審查；2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章；3、合同商定的內(nèi)容尚未實際推行；4、需要同時附送的材料完備；第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內(nèi)完畢，并視狀況提出法律意見或解決問題的方案，業(yè)務緊急的，因盡量滿足業(yè)務部門的時間規(guī)定，業(yè)務特別疑難的，應合理延長審查時間。第十八條合同管理部門審查后，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，并視狀況提出防備或減少風險的對策。該意見不是最后的決策意見，而是業(yè)務部門做出決策的重要參考。第十九條合同報送法人代表或授權(quán)代表同意時，必須將法律意見書做為附件一并報送，根據(jù)同意人的規(guī)定對采納部分和不采納部分進行闡明，經(jīng)辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。第二十條同一內(nèi)容合同普通審查一次，由經(jīng)辦部門對采納部分進行修改，特殊狀況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一并保存。第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負有保密義務。第五章合同的同意第二十二條公司總經(jīng)理受董事會及董事長的委托，全權(quán)解決公司的各類業(yè)務，代表公司對外訂立合同。公司其別人員對外訂立合同，應得到公司總經(jīng)理的授權(quán)并在授權(quán)范疇內(nèi)對外訂立合同。第二十三條

以公司名義訂立的合同，合同承接部門應做好推行合同同意的程序：1、工程承包合同：公司本部土建工程、設(shè)備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審核總造價后，經(jīng)主管副總經(jīng)理同意后（金額較大的遞交班子會討論通過）由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理訂立合同。2、銷售合同：公司銷售合同，必須注明單價、供貨數(shù)量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經(jīng)理授權(quán)主管銷售副總經(jīng)理訂立有關(guān)合同。如遇索賠、善后解決等有關(guān)事宜，必須經(jīng)合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報班子會通過。3、采購合同：公司本部大宗物資、設(shè)備及其配件的采購經(jīng)物資部負責招投標后，再報主管副總經(jīng)理同意（金額較大的遞交班子會討論通過），最后由公司總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理訂立合同。4、其它各類合同同意程序：公司本部以公司名義訂立的其它各類合同，經(jīng)合同業(yè)務部門擬定后，報主管副總經(jīng)理同意后，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經(jīng)理授權(quán)訂立有關(guān)合同。第二十四條

公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同，應嚴格按公司“外協(xié)工程管理規(guī)定”有關(guān)內(nèi)容訂立。第二十五條

以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章，以其它多個公章訂立合同對我司不發(fā)生效力，除非公司追認。違反規(guī)定訂立合同的追究有關(guān)人員責任。第六章

合同的推行第二十六條

合同依法成立，即含有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴格執(zhí)行所規(guī)定的權(quán)利義務，確保合同實際、全方面地推行。第二十七條公司合同實施合同履約責任制，部門及單位一把手是合同履約的第一負責人，第一負責人對合同的全方面、對的推行負責。第二十八條各簽約單位、簽約人應隨時理解、掌握合同的推行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告。應當主動妥善地行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)、留置權(quán)，否則致使合同不能推行或不能完全推行，給公司造成損失的，要追究有關(guān)人員的對應責任。第二十九條

根據(jù)合同性質(zhì)，合同執(zhí)行部門應按照合同商定的標的物的數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收，對不符合合同商定的，應在法定或商定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆斒氯颂岢鰰娈愖h，并督促合同對方繼續(xù)推行。第三十條

對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經(jīng)公司領(lǐng)導審批簽字。未經(jīng)合同主管部門及公司領(lǐng)導簽字，財務部門應不予付款。第三十一條

對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時，合同執(zhí)行部門應填寫合同推行終止報告，送管理規(guī)劃部終止合同。第七章合同的變更與解除第三十二條

在合同推行過程中碰到困難，各單位應盡一切努力克服，極力保障合同的推行。如實際推行或適宜推行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。第三十三條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司正當權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。第三十四條合同需要變更、解除，合同執(zhí)行部門應向合同主管部門提交經(jīng)本部門負責人簽字的書面報告，經(jīng)管理規(guī)劃部門審查出具意見后，報法人代表或授權(quán)代表簽字同意后方可變更、解除。經(jīng)辦部門應及時采用補救方法，盡量減少由此造成的損失。第三十五條

合同變更、解除必須采用書面形式。第三十六條

合同執(zhí)行部門應將變更、解除合同的多個文獻、紀要、信函等原件報送合同主管部門。第七章

合同糾紛的解決第三十七條發(fā)生合同糾紛時簽約單位應在24小時內(nèi)到合同主管部門提交書面報告，并根據(jù)實際狀況，提出對應的解決以及應對方法；第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負責解決，簽約人對糾紛的解決必須具體負責終究。涉及公司內(nèi)多個單位的，或簽約單位解決不了的，報主管領(lǐng)導協(xié)調(diào)解決。

第三十九條對經(jīng)協(xié)商仍無法解決的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門或人民法院依法解決。第四十條合同糾紛的提出，及與對方當事人協(xié)商解決糾紛的時間，應注意不超出法律規(guī)定的時效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。第四十一條合同管理部門解決經(jīng)濟糾紛前，有關(guān)簽約單位必須提供下列證據(jù)材料(原件或復印件)；1、合同的文本(涉及變更、解除合同的合同)以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等；2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3、產(chǎn)品質(zhì)量原則、樣品或鑒定報告；4、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務帳目；5、有關(guān)違約的證據(jù)材料；6、其它與解決糾紛有關(guān)的材料。第四十二條

合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。第四十三條合同糾紛解決或執(zhí)行完畢的，應及時告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總，統(tǒng)一交合同主管部門歸檔，以備查考。第八章

合同的管理第四十四條

公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。第四十五條

以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文獻的正本由合同主管部門保管，其副本由財務部及有關(guān)部門保管。第四十六條公司對對外訂立合同的人員，屬于職務代理的按本方法第五章授權(quán)權(quán)限執(zhí)行，屬于總經(jīng)理特別授權(quán)的，按一事一委托的原則，由總經(jīng)理在辦公會上授權(quán)委托，統(tǒng)計人需將內(nèi)容寫入統(tǒng)計。不經(jīng)授權(quán)的人員一律無權(quán)對外訂立合同。第四十七條各授權(quán)委托人在被授權(quán)的范疇、期限內(nèi)，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉(zhuǎn)委托別人代理。第四十八條發(fā)生特殊狀況，須外帶合同專用章的，須經(jīng)法定代表人同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。第四十九條合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立刻告知有關(guān)部門外，還應登報掛失。第五十條普通狀況下，公司不為其它單位和個人提供擔保，特殊狀況下，公司需為外單位提供擔保的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會議通過，總經(jīng)理簽字同意，并