關(guān)于規(guī)范會議管理制度的通知集團各單位、部門：為規(guī)范會議程序，提高會議質(zhì)量和效率，降低會議成本，充分發(fā)揮會議室作用，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定。具體內(nèi)容如下：一、適用范圍本規(guī)定適用于公司各類會議的組織管理。二、會議召開應遵循如下原則(一)高效原則會議召開應確有必要，注重實效，主題鮮明，準務充分，嚴禁召開沒有明確目的，缺乏實際內(nèi)容的研討會、座談會、經(jīng)驗交流會等。(二)精簡原則大力精筒會議，盡量縮短會期和控制會議規(guī)模，減少參會人員。盡量控制大型會議召開，能合并召開的會議統(tǒng)籌合并召開，對可開可不開的會議堅決不開，對能會下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議。(三)節(jié)約原則會議要厲行勤儉節(jié)約，嚴禁鋪張浪費。三、會議紀律1、會議組織部門負責會議紀律的維護，準備好簽到表。2、會議開始前，所有手機應處于靜音或關(guān)機狀態(tài)。3、參會人員不得無故缺席，確有事不能參加者，應在會議開始2小時前申請，經(jīng)直屬領(lǐng)導批準后方可，否則按曠工處理。4、通常參會人員應提前5分鐘到達會場并簽到。5、所有參會人員必須保守會議內(nèi)容，不得透露公司機密。四、會議分類公司會議分公司及部門例會和臨時(專題)會議兩大類。(一)會議類別公司例會，公司領(lǐng)導、總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理指定相關(guān)部門負責人參加，由總裁辦負責組織、通知、記錄會議。部門例會，公司副總經(jīng)理、部門經(jīng)理及主管參加，由行政部負責組織、通知記錄會議。會議后，各級主管可根據(jù)具體情況召開部門所屬人員傳達會議精神、落實會議決策并進行工作安排。臨時(專題)會議，指由部門(經(jīng)理)及以上層級提出并組織召開的，針對專項問題的會議。會議時間、地點、參加人員由召集部門確定。(二)安排原則會議安排堅持局部服從整體的原則，公司會議優(yōu)先于部門會議。緊急會議優(yōu)先于一般會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限制。五、會議流程(一)會議通知1、各級例會除時間臨時調(diào)整外，不再另行通知。需臨時調(diào)整的，由主持部門直接通知參會人。2、臨時會議按“誰提議，誰通知”原則進行會議通知。3、原則上須于開會前一個工作日通知參會人員及相關(guān)會務組織部門。4、會議通知通常通過XX通知，必要時可電話通知。5、會議通知的內(nèi)容包括:時間、地點、主持部門、參會人員、會議主題，須準備的事項、參會注意事項等。(二)會議準備1、會議組織部門工作人員應提前做好會議準備工作，如落實會場，布置會場，準備好座位、器材(設備)等。2、根據(jù)需要，提前準備好給參會人員發(fā)放的資料。3、提前打開XX簽到二維碼，并監(jiān)督人員簽到情況。(三)會議組織1、會議組織遵照“誰提議，誰組織”的原則。2、組織部門應不遲于會前15分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。3、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及要達成的目標等進行必要的說明，包括會議時間限制，以提高會議效率。4、會議進程中，主持人應對議程進行適時，必要的引導、控制，限定發(fā)言時間表，中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保會議順利推進及效率。5、參會人員應提前5分鐘到場并簽到，會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。(四)會議紀要通常會議記錄應整理為會議紀要，以方便查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實，會議紀要應如實記錄，對內(nèi)容進行概括，總結(jié)。會議紀要包括但不限于如下內(nèi)容:1、會議的主要內(nèi)容及議題；2、會議決定的工作目標及責任單位(人)；3、會議討論或決定的重大事項。會議紀要應在1個工作日內(nèi)完成，并需參會主要人員簽字，下發(fā)或傳圖范圍由組織部門決定。(五)會議決議跟蹤落實會議紀要是會議決議跟蹤落實的主要依據(jù)，會議組織部門或相關(guān)部門要跟進會議的落實情況并記錄匯總，讓工作任務能真正落地。六、管理部門及管理職責(一)公司會議室由公司行政部管理。(二)公司行政部相關(guān)職責:1、負責公司例會的通知；2、會議室的安排與協(xié)調(diào)；3、負責公司例會會前物資的準備；4、保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設施完好。七、會議室使用規(guī)定(一)為了避免會議室使用時發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天向公司行政部提出申請，填寫《會議室使用登記表》，以便統(tǒng)一安排。(二)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知行政部并在會后完善登記。(三)如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。(四)各部門中請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間，參加人數(shù)，以及會后與行政部門檢查交接會議寶的人員等。(五)會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許亂丟垃圾、亂扔紙屑等:請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括:桌、椅、投影儀、屏幕、白板、白板筆等)，使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，并通知行政部共同檢查交接。(六)使用完畢后，使用部門負責清潔會場，與公司行政部共同檢查交接后并填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。八、會議室使用登記表《會議室使用登記表》見附件。九、行政會議室會務工作流程(一)會前準備1、了解掌握會議召開的時間、出席范圍和人數(shù)，安排會議場所；2、發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容主要包括主題，時間、地點、出席范圍和其他需要提醒的范圍；3、邀請領(lǐng)導嘉賓，如邀請上級領(lǐng)導及來賓與會，要提前發(fā)送邀請函，并在會前匯總反饋有關(guān)領(lǐng)導的情況；4、準備會議材料，會議材料主要指會議文件、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前提交領(lǐng)導審定后復??；5、落實會場有置，根據(jù)會議要求做好會場布置。主要包括:(1)會場環(huán)境:包括會標布置，花盆擺放、音響設備、空調(diào)等，必要時安排就座區(qū)域分布；(2)落實服務人員:包括簽到服務、材料分發(fā)服務、茶水服務和其他應急服務。6、協(xié)調(diào)會務工作重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的，需要召開協(xié)調(diào)會，落實有關(guān)工作。會務協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標、任務、期限;明確責任部門，責任人，協(xié)調(diào)會前，一般應提出工作分工預案。7、檢查會務準備情況會務準備工作布置后，要重視動態(tài)的檢查監(jiān)督，對沒有及時完成規(guī)定任務的，要及時采取措施加以彌補。(二)會中服務1、檢查會場布置情況提前開啟空調(diào)設備，重點檢查音響等設備。2、檢查服務人員就位情況(1)檢查簽到準備工作，簽到負責人員應該提前到位，做好簽到準備；(2)檢查迎領(lǐng)等其他服務人員就位情況；(3)檢查休會期問茶水服務等。3、檢查會議記錄人員到位情況記錄要準確、完整，要確保記錄的原始性，必要時要做好錄