合同、檔案、資料管理1.目的為了規(guī)范公司的檔案管理，規(guī)避因檔案不完整或缺失帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)對(duì)公司檔案實(shí)行分級(jí)管理，對(duì)于重要檔案要求嚴(yán)格控制。2.范圍適用于公司各類檔案管理。3.定義無職責(zé)4.1.法務(wù)監(jiān)察部4.1.1.負(fù)責(zé)公司對(duì)合同管理全過程的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)察。4.1.2.負(fù)責(zé)各單位法律訴訟類檔案的監(jiān)管工作。4.2.行政人事部4.2.1.負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定工作。4.2.2.負(fù)責(zé)公司重要檔案的保存、監(jiān)管工作。4.2.3.負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案管理的檢查工作。4.2.4.負(fù)責(zé)合同預(yù)警的工作。4.3.總經(jīng)辦4.3.1.負(fù)責(zé)各層級(jí)合同的審批工作。5.工作程序檔案分級(jí)管理5.1.1.Ⅰ級(jí)（公司總部）：分為行政人事類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、運(yùn)營管理類檔案、法務(wù)監(jiān)察類檔案、工程類檔案，詳見《公司類檔案目錄匯總》。5.1.2.Ⅱ級(jí)（項(xiàng)目）：項(xiàng)目檔案為基層員工勞務(wù)派遣合同、返聘合同原件及員工檔案、工程移交資料、質(zhì)保合同、工程維修、設(shè)備采購、工程質(zhì)保金、業(yè)主入住的有關(guān)資料、日常服務(wù)記錄等，詳見《項(xiàng)目檔案目錄結(jié)構(gòu)及歸檔范圍》。5.1.3.各單位嚴(yán)格按照《檔案責(zé)任管理人》中的要求保管。重要檔案管理5.2.1.證照保管5.2.1.1公司證照由總部行政人事部保管存檔。5.2.1.2行政人事部建立更新《證照備案明細(xì)表》,每年3月至6月公司證照年審?fù)戤吅?，須將有效證照掃描保存至文檔系統(tǒng)，行政人事部負(fù)責(zé)檢查備案。5.2.2.合同及檔案資料管理A.合同管理a.需要簽定合同的項(xiàng)目a）.收款合同類：經(jīng)營收款總金額1000元以上必須簽訂合同。b).付款合同類：付款金額1萬元以上必須簽訂合同。B.合同的草擬a.各類合同的草擬，實(shí)行歸口管理、分級(jí)把關(guān)的原則，誰負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)，由誰負(fù)責(zé)草擬合同。b.在草擬合同前，應(yīng)對(duì)合同涉及的主要內(nèi)容有一個(gè)全面的了解，包括對(duì)方當(dāng)事人的履約能力、信譽(yù)度、設(shè)備材料質(zhì)量性能、市場(chǎng)行情等。c.所有合同在草擬時(shí)，必須確保符合國家法律規(guī)定，有規(guī)范文本的，要參照規(guī)范文本。d.公司日常行政管理中所涉及的活動(dòng)需簽定的合同，由負(fù)責(zé)草擬合同人發(fā)起《合同（協(xié)議）審批表》按流程審批。e.合同聯(lián)辦按流程審批完成后方可簽訂。C.合同簽訂a.合同簽訂部門在提出《合同（協(xié)議）審批表》后，必須將對(duì)方公司的《營業(yè)執(zhí)照》、《稅務(wù)登記證》、《組織機(jī)構(gòu)代碼證》副本復(fù)印件；若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要提交身份證復(fù)印件至公司行政人事部。b.各類合同審批后，由經(jīng)辦人將合同條款與審批意見核對(duì)修改后打印四份，由對(duì)方公司法定代表人簽字（若為代理人需要開具授權(quán)委托書）并蓋章后，交行政人事部行政內(nèi)勤處。雙方均不得使用財(cái)務(wù)章或部門印章簽訂合同；若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要對(duì)方當(dāng)事人簽字按手印，并落款個(gè)人身份證號(hào)、聯(lián)系方式。d.各類合同審批后，由經(jīng)辦人將合同條款與審批意見核對(duì)修改后打印四份，由對(duì)方公司法定代表人簽字（若為代理人需要開具授權(quán)委托書）并蓋章后，交行政人事部行政內(nèi)勤處。e.合同簽訂部門負(fù)責(zé)應(yīng)將我公司簽字蓋章完畢的合同，在2個(gè)工作日內(nèi)傳遞給合同簽訂部門，由合同簽訂部門負(fù)責(zé)完成對(duì)方的簽字蓋章手續(xù)辦理工作。鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀檔案。檔案銷毀時(shí)必須實(shí)行2人以上監(jiān)銷?！稒n案銷毀申請(qǐng)表》需要永久保存。表單及模板《公司類檔案目錄匯總》《項(xiàng)目檔案目錄結(jié)構(gòu)及歸檔范圍》