北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法第一章總則第一條為加強和規(guī)范數(shù)碼照片的歸檔與管理，確保數(shù)碼照片檔案的真實、完整、可用和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等有關規(guī)定和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB／T11821—2002）、《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18—1999）等標準，結合本市實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于本市各級黨政機關、人民團體、國有企業(yè)、事業(yè)單位，其他單位參照執(zhí)行。第三條本辦法所稱數(shù)碼照片是指用數(shù)字照相機（DigitalStillCamera）拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。將紙質(zhì)照片進行掃描形成的數(shù)字圖像的管理可參照本辦法。第四條本辦法所稱數(shù)碼照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和元數(shù)據(jù)兩部分組成，元數(shù)據(jù)一般包括該照片的文字說明與EXIF信息（ExchangeableImageFile可交換圖像文件）。第五條數(shù)碼照片檔案屬于全宗檔案的組成部分，由本單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門負責建立健全數(shù)碼照片檔案歸檔制度，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等作出明確規(guī)定，指導形成部門開展數(shù)碼照片歸檔工作。形成部門負責對應歸檔的數(shù)碼照片進行收集，按要求向檔案部門移交。信息化部門負責為數(shù)碼照片檔案管理提供信息化支持。第二章收集和歸檔第六條數(shù)碼照片檔案的收集范圍和密級的確定按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB／T11821—2002）執(zhí)行。第七條數(shù)碼照片檔案的保管期限按照照片的價值劃定，分為永久和定期兩種。劃為定期的一般應定為30年。第八條形成部門負責對應歸檔的數(shù)碼照片進行收集，按規(guī)范要求編寫文字說明，實時或定期歸檔，定期歸檔應在第二年6月底前完成。具有永久保存價值或者其他重要價值的數(shù)碼照片，應當轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)照片同時歸檔。第九條數(shù)碼照片歸檔時，應由形成部門和檔案部門共同進行真實、完整、可用方面的鑒定和檢測。數(shù)碼照片可以存儲到符合要求的脫機載體上進行移交，也可以在單位內(nèi)網(wǎng)上在線移交。第十條歸檔的數(shù)碼照片應是用數(shù)字照相機直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進行修改，為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果的后期處理除外。經(jīng)過添加、合成、挖補等修改的數(shù)碼照片不能作為檔案歸檔。第十一條對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選照片應該能夠反映該項活動的全貌，同時應主題鮮明、影像清晰、畫面完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。第十二條歸檔的數(shù)碼照片應為JPEG或TIFF格式。對于采用其它格式的數(shù)碼照片，收集時應在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式。第十三條歸檔的數(shù)碼照片應附加文字說明，文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。第三章整理和著錄第十四條在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片檔案按“保管期限——形成年度——組”分類。組是指有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會議、一項活動、一個項目、反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。不同年度的數(shù)碼照片應分別整理。第十五條同一組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間或重要程度先后排列。第十六條數(shù)碼照片文件采用“保管期限-年度-組號-張?zhí)枴备袷矫１９芷谙蓿悍謩e用“01、02”或“Y、D”對應代表永久、定期。年度：為4位阿拉伯數(shù)字。組號：在同一年度內(nèi)的組從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯數(shù)字，不足4位的在前補“0”。張?zhí)枺和唤M內(nèi)數(shù)碼照片從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯數(shù)字，不足4位的在前補“0”。例：2009年XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限定為“永久”，存儲格式為JPEG，該組第一張照片的文件名應為：01-2009-0001-0001.jpg第十七條數(shù)碼照片檔案應在計算機中建立層級文件夾進行分類存儲。一般應在計算機硬盤建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾；在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾；在同一年度文件夾內(nèi)再按不同組分別建立組文件夾，并以該組組號加數(shù)碼照片主要內(nèi)容或者事由命名組文件夾，組號與內(nèi)容或者事由之間加空格。例：XX局的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤，2009年XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限定為“永久”，該組照片應存放在以下計算機路徑下：D：\數(shù)碼照片檔案\永久\2009\0001XX工作會議\..第十八條數(shù)碼照片檔案機讀目錄的著錄格式應符合《數(shù)碼照片檔案機讀目錄著錄要求》（見附件1）。第四章存儲、保管和利用第十九條數(shù)碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）的要求。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片檔案的存儲載體，移動硬盤、U盤等移動存儲設備只能做數(shù)碼照片檔案備份使用，不能作為長期保存的載體。第二十條不同年度的數(shù)碼照片檔案一般不應刻錄在同一張光盤中。數(shù)碼照片檔案光盤應一式三套，一套封存保管，一套提供使用，一套異地保存。封存的該套光盤不得提供利用。第二十一條數(shù)碼照片檔案的保管按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894-2002）的規(guī)定執(zhí)行。要建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進行一次