會(huì)計(jì)信息化實(shí)用教程第3章根底設(shè)置目錄3.1根底檔案整理3.2根底檔案錄入2.3.1根底檔案整理檔案分類檔案目錄檔案用途前提條件機(jī)構(gòu)設(shè)置部門檔案設(shè)置與企業(yè)財(cái)務(wù)核算和管理有關(guān)的部門先設(shè)置部門編碼方案職員檔案設(shè)置企業(yè)的各個(gè)職能部門中需要對(duì)其核算和業(yè)務(wù)管理的職工信息先設(shè)置部門檔案，才能在其下增加職員往來(lái)單位客戶分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對(duì)客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進(jìn)行客戶管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析先建立客戶分類檔案供應(yīng)商分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對(duì)供應(yīng)商分類，然后確定編碼方案供應(yīng)商檔案便于進(jìn)行供應(yīng)商管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析先建立供應(yīng)商分類檔案地區(qū)分類針對(duì)客戶/供應(yīng)商所屬地區(qū)進(jìn)行分類，便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析3.3.1根底檔案整理存貨存貨分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對(duì)存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統(tǒng)計(jì)、分析和實(shí)物管理先確定對(duì)存貨分類、確定編碼方案財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目設(shè)置企業(yè)核算的科目目錄先設(shè)置科目編碼方案及外幣憑證類別設(shè)置企業(yè)核算的憑證類型外幣設(shè)置企業(yè)用到的外幣種類及匯率項(xiàng)目目錄設(shè)置企業(yè)需要對(duì)其進(jìn)行核算和管理的對(duì)象、目錄可將存貨、成本對(duì)象、現(xiàn)金流量直接作為核算的項(xiàng)目目錄收付結(jié)算結(jié)算方式設(shè)置資金收付業(yè)務(wù)中用到的結(jié)算方式付款條件設(shè)置企業(yè)與往來(lái)單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法開(kāi)戶銀行設(shè)置企業(yè)在收付結(jié)算中對(duì)應(yīng)的開(kāi)戶銀行信息4.3.1根底檔案整理案分類案目錄檔案用途前提條件業(yè)務(wù)倉(cāng)庫(kù)檔案設(shè)置企業(yè)存放存貨的倉(cāng)庫(kù)信息收發(fā)類別設(shè)置企業(yè)的入庫(kù)、出庫(kù)類型采購(gòu)類型設(shè)置企業(yè)在采購(gòu)存貨時(shí)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)類型先設(shè)置好收發(fā)類別為收的收發(fā)類別銷售類型設(shè)置企業(yè)在銷售存貨時(shí)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)類型先設(shè)置好收發(fā)類別為發(fā)的收發(fā)類別產(chǎn)品結(jié)構(gòu)用于設(shè)置企業(yè)各種產(chǎn)品的組成內(nèi)容，以利于配比出庫(kù)、成本計(jì)算先設(shè)置存貨、倉(cāng)庫(kù)檔案5.3.2根底檔案錄入3.2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置3.2.2往來(lái)單位3.2.3財(cái)務(wù)3.2.4收付結(jié)算6.3.2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置1．部門檔案這里的部門是指與企業(yè)財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位，不一定與企業(yè)設(shè)置的現(xiàn)有部門一一對(duì)應(yīng)。設(shè)置部門檔案的目的在于按部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。2．職員檔案職員檔案的作用是設(shè)置企業(yè)的各個(gè)職能部門中需要對(duì)其核算和業(yè)務(wù)管理的職工信息，以便按職員進(jìn)行記錄、查詢和統(tǒng)計(jì)。7.3.2.2往來(lái)單位1．客戶分類當(dāng)企業(yè)的往來(lái)客戶較多時(shí)，可以按照某種分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)客戶進(jìn)行分類管理，以便分類匯總統(tǒng)計(jì)。對(duì)客戶進(jìn)行分類，既可以根據(jù)合作時(shí)間將客戶分為長(zhǎng)期客戶、中期客戶和短期客戶，也可以按信用等級(jí)分類，還可以按客戶所屬行業(yè)分類。2．客戶檔案客戶是企業(yè)的重要資源。手工方式下，客戶詳細(xì)信息掌握在相應(yīng)的業(yè)務(wù)員手中，一旦業(yè)務(wù)員工作變動(dòng)，就會(huì)遺失大量客戶信息，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)，需要全面整理客戶資料并錄入系統(tǒng)，以便有效地管理客戶、效勞客戶。8.3.2.2往來(lái)單位3．供給商分類當(dāng)企業(yè)的往來(lái)供給商較多時(shí)，可以按照某種分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供給商進(jìn)行分類管理，以便分類匯總統(tǒng)計(jì)。對(duì)供給商可以根據(jù)地區(qū)、行業(yè)、供料性質(zhì)等進(jìn)行分類。4．供給商檔案供給商檔案與客戶檔案極為相似。供給商檔案中也包含了與業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)相關(guān)的大量信息，分為“根本〞、“聯(lián)系〞、“信用〞、“其他〞四個(gè)標(biāo)簽存放。供給商檔案必須建立在最末級(jí)供給商分類之下。5．地區(qū)分類如果需要對(duì)客戶或供給商按地區(qū)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，就應(yīng)該建立地區(qū)分類體系。9.3.2.3財(cái)務(wù)1．會(huì)計(jì)科目2．憑證類別3．外幣種類4．工程目錄10.1．會(huì)計(jì)科目〔1〕設(shè)置會(huì)計(jì)科目的原那么會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，但凡報(bào)表所用數(shù)據(jù)需從系統(tǒng)提取的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定。設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮各子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個(gè)子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。11.1．會(huì)計(jì)科目〔2〕增加會(huì)計(jì)科目科目編碼科目編碼就是按科目編碼方案對(duì)每一科目進(jìn)行編碼定義。對(duì)科目進(jìn)行編碼便于反映上下級(jí)會(huì)計(jì)科目間的邏輯關(guān)系；便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理；將會(huì)計(jì)科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)應(yīng)注意：一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼要符合會(huì)計(jì)制度的統(tǒng)一要求，明細(xì)科目編碼要滿足建賬時(shí)設(shè)定的編碼規(guī)那么。12.1．會(huì)計(jì)科目科目名稱科目名稱分為科目中文名稱和科目英文名稱，兩者不能同時(shí)為空?？颇繚h字名稱是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，必須意義明確、用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、盡量防止重名。科目類型科目類型是按會(huì)計(jì)科目性質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分。按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定,科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、本錢、損益五類。由于一級(jí)科目編碼的首位數(shù)字與科目類型有直接的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即科目大類代碼“1=資產(chǎn)類〞、“2=負(fù)債負(fù)債〞、“3=共同類〞、“4=所有者權(quán)益類〞、“5=本錢類〞、“6=損益類〞，因此，系統(tǒng)可以根據(jù)科目編碼自動(dòng)識(shí)別科目類型。13.1．會(huì)計(jì)科目賬頁(yè)格式賬頁(yè)格式規(guī)定了查詢和打印時(shí)該科目的會(huì)計(jì)賬頁(yè)形式。賬頁(yè)格式一般分為金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式幾類。一般情況下，有外幣核算的科目可設(shè)為外幣金額式，有數(shù)量核算的科目可設(shè)為數(shù)量金額式，既有外幣又有數(shù)量核算的科目可設(shè)為外幣數(shù)量式，既無(wú)外幣又無(wú)數(shù)量核算的科目可設(shè)為金額式。外幣核算該科目是否核算外幣。如果是外幣，那么需要選擇外幣種類。一個(gè)科目只能核算一種外幣。數(shù)量核算用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，例如千克、件、噸等14.1．會(huì)計(jì)科目匯總打印在同一張憑證中，當(dāng)某科目或有同一上級(jí)科目的末級(jí)科目需要有多筆同方向的分錄時(shí)，如果希望將這些筆分錄按科目匯總成一筆打印，那么需要將該科目設(shè)置為“匯總打印〞，匯總的科目設(shè)置成該科目的本身或其上級(jí)科目。封存被封存的科目在制單時(shí)不可以使用?？颇啃再|(zhì)增加登記在借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加登記在貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。用戶只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目相同，已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。15.1．會(huì)計(jì)科目輔助核算輔助核算也叫輔助賬類，用于說(shuō)明本科目是否有其它核算要求。系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供以下幾種專項(xiàng)核算功能：部門核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供給商往來(lái)核算、工程核算。一般地，收入或費(fèi)用類科目可設(shè)置部門輔助核算。日常運(yùn)營(yíng)中，當(dāng)收入或費(fèi)用發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)要求實(shí)時(shí)確認(rèn)收入或費(fèi)用的部門歸屬，記賬時(shí)同時(shí)登記總賬、明細(xì)賬和部門輔助賬；與客戶的往來(lái)科目如應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款可設(shè)成客戶往來(lái)核算；應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款可設(shè)成供給商往來(lái)核算；在建工程及收入本錢類科目可設(shè)成工程核算，用于按工程歸集收入或費(fèi)用。輔助賬類必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在末級(jí)科目和上級(jí)科目同時(shí)設(shè)輔助賬類。16.1．會(huì)計(jì)科目

日記賬手工核算下，只對(duì)現(xiàn)金和銀行科目記日記賬。而在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，突破了記賬速度這個(gè)瓶頸，企業(yè)可以根據(jù)管理需要設(shè)置對(duì)任意科目記日記賬。銀行賬對(duì)銀行科目需要設(shè)置銀行賬。17.1．會(huì)計(jì)科目輔助核算輔助核算也叫輔助賬類，用于說(shuō)明本科目是否有其它核算要求。系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供以下幾種專項(xiàng)核算功能：部門核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供給商往來(lái)核算、工程核算。一般地，收入或費(fèi)用類科目可設(shè)置部門輔助核算。日常運(yùn)營(yíng)中，當(dāng)收入或費(fèi)用發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)要求實(shí)時(shí)確認(rèn)收入或費(fèi)用的部門歸屬，記賬時(shí)同時(shí)登記總賬、明細(xì)賬和部門輔助賬；與客戶的往來(lái)科目如應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款可設(shè)成客戶往來(lái)核算；應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款可設(shè)成供給商往來(lái)核算；在建工程及收入本錢類科目可設(shè)成工程核算，用于按工程歸集收入或費(fèi)用。輔助賬類必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在末級(jí)科目和上級(jí)科目同時(shí)設(shè)輔助賬類。18.1．會(huì)計(jì)科目19.1．會(huì)計(jì)科目〔3〕修改和刪除會(huì)計(jì)科目如果需要對(duì)已建立會(huì)計(jì)科目的某些屬性，例如賬頁(yè)格式、輔助核算、匯總打印、封存標(biāo)識(shí)等進(jìn)行修改，可以通過(guò)系統(tǒng)提供的“修改〞功能來(lái)完成。如果會(huì)計(jì)科目未經(jīng)使用，也可通過(guò)“刪除〞功能來(lái)刪除。刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循“自下而上〞的原那么。20.1．會(huì)計(jì)科目〔4〕指定會(huì)計(jì)科目指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目，一般指現(xiàn)金科目和銀行存款科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。21.1．會(huì)計(jì)科目22.2．憑證類別系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

〔1〕記賬憑證；

〔2〕收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

〔3〕現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

〔4〕現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

〔5〕自定義憑證類別。

憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證〞一種類別。

23.2．憑證類別某些類別的憑證在制單時(shí)對(duì)科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：

〔1〕借方必有。制單時(shí)，此類憑證的借方限制科目至少有一個(gè)發(fā)生額。

〔2〕貸方必有。制單時(shí)，此類憑證的貸方限制科目至少有一個(gè)發(fā)生額。

〔3〕憑證必有。制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。

〔4〕憑證必?zé)o。制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方限制科目還是貸方限制科目均無(wú)發(fā)生額。

〔5〕無(wú)限制。制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。

24.2．憑證類別25.3．外幣種類外幣設(shè)置時(shí)需要定義以下工程：〔1〕幣符及幣名：即定義外幣的表示符號(hào)及其中文名稱?！?〕匯率小數(shù)位：定義外幣的匯率小數(shù)位數(shù)?！?〕折算方式：分為直接匯率與間接匯率兩種。直接匯率即“外幣×匯率=本位幣〞，間接匯率即“外幣÷匯率=本位幣〞。〔4〕外幣最大誤差：在記賬時(shí)，如果外幣×〔或÷〕匯率-本位幣>外幣最大誤差，那么系統(tǒng)給予提示，系統(tǒng)默認(rèn)最大折算誤差為0.00001，即不相等時(shí)就提示?！?〕固定匯率與浮動(dòng)匯率：對(duì)于使用固定匯率〔即使用月初或年初匯率〕作為記賬匯率的用戶，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先在此錄入該月的記賬匯率，否那么在填制該月外幣憑證時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)匯率為零的錯(cuò)誤。對(duì)于使用變動(dòng)匯率〔即使用當(dāng)日匯率〕作為記賬匯率的用戶，在填制憑證的當(dāng)天，應(yīng)預(yù)先在此錄入該天的記賬匯率。26.3．外幣種類27.4．工程目錄〔1〕定義工程大類。定義工程大類包括指定工程大類名稱、定義工程級(jí)次和定義工程欄目三項(xiàng)工作。工程級(jí)次是確定該工程大類下所管理的工程的級(jí)次及每級(jí)的位數(shù)。工程欄目是針對(duì)工程屬性的記錄。例如定義工程大類“工程〞，工程下又分了一級(jí)，設(shè)置1位數(shù)字即可，工程要記錄的必要內(nèi)容如“工程號(hào)〞、“工程名稱〞、“負(fù)責(zé)人〞、“開(kāi)工日期〞、“完工日期〞等可作為工程欄目?！?〕指定核算科目。指定設(shè)置了工程輔助核算的科目具體要核算哪一個(gè)工程，建立工程與核算科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系?！?〕定義工程分類。例如，將工程分為“自建工程〞和“外包工程〞?！?〕定義工程目錄。定義工程目錄是將每個(gè)工程分類中所包含的具體工程錄入系統(tǒng)。具體每個(gè)工程錄入哪些內(nèi)容取決于工程欄目的定義。28.4．工程目錄29.3.2.4收付結(jié)算1．結(jié)算方式設(shè)置結(jié)算方式的目的，一是為了提高銀行對(duì)賬的效率，二是根據(jù)業(yè)務(wù)自動(dòng)生成憑證時(shí)可以識(shí)別相關(guān)的科目。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中需要設(shè)置的結(jié)算方式與財(cái)務(wù)結(jié)算方式根本一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。如果某種結(jié)算方式需要進(jìn)行票據(jù)管理，只需選中“是否票據(jù)管理〞標(biāo)志即可。2．付款條