ERP中的財務(wù)管理集成

財務(wù)四大基礎(chǔ)模塊

ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財務(wù)會計領(lǐng)域，一般總會有如下的

4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一

所示，這四個模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線

條代表模塊間的集成），比如當(dāng)用戶對應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三

個明細(xì)分類帳進行操作時，系統(tǒng)會自動更新總分類帳中的數(shù)

據(jù)。

其他會計軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。

所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售

定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購定單和收貨情

況校驗收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂

帳務(wù)處理是指財務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票,

和內(nèi)部的，如入庫單）編制會計分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。

對于一般會計軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們

之間是通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財務(wù)部門間的傳遞

和核對完成的，同時財務(wù)人員需要利用專業(yè)知識分析業(yè)務(wù)和

編制分錄。同時除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財務(wù)

人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些

簡單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時的附加字段

體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過

程。

雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是

會有很大的差別的，圖一中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功

能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部

的則是系統(tǒng)可以自動完成的功能。事實上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)

了ERP業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征，比如圖一中的紅圈

所示的自動付款功能。

我們將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。

集成下的財務(wù)會計

如果ERP的財務(wù)會計模塊僅僅是一般會計軟件的功能延伸

和加強，那它不會在最近的10年間對全球企業(yè)的財務(wù)實踐

帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財

務(wù)會計模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在

集成環(huán)境下的財務(wù)會計模塊。

理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本文所要討論的內(nèi)容，

圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各

模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財務(wù)會

計的集成關(guān)系，本章主要介紹以下7個集成點：銷售開票，

銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗，其他收發(fā)貨，盤點和估價。

銷售開票

銷售開票的過程其實是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證

（BillingDocuments）o發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項憑

證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增值

稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出來

的實物憑證。在下文中如果不特別指明實物發(fā)票，那“發(fā)票”

都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。

ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個環(huán)

節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其

他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定的

規(guī)則自動的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程

盡可能得簡單，也防止了錯誤的產(chǎn)生。

發(fā)票的結(jié)構(gòu)

發(fā)票由一個發(fā)票抬頭和多條行項目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保

存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），開票日期,

整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件，售達(dá)

方（有時候付款方和售達(dá)方是不同的），價格條款（比如針

對整張發(fā)票的折扣）。行項目中保存了僅對該行有用的信息,

比如商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的

編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單號），價格條款（比如貨

款，運費，折扣，增值稅等等）。

可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實物發(fā)票

所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的

規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。

開票方式

從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一

些可能的方法：

1.只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷

售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一部分，開出一張發(fā)票。前

提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的的發(fā)票抬

頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件

不成立。比如在處理到期的開票清單時，系統(tǒng)會合并那些

具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證，

如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。

2.如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同

一張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么

可以通過定義拆分開票規(guī)則來實現(xiàn)。

3.當(dāng)然你也可以針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每

張發(fā)貨單一張發(fā)票。

在具體執(zhí)行開票時，系統(tǒng)提供了如下方法：

1.定單或發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個

別行項目或行項目的部分?jǐn)?shù)量進行個別開票。

2.手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單

來處理開票，在這種情況下財務(wù)人員不需要針對某張銷售

定單或發(fā)貨單單獨開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)

會自動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票

清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實際開票了。

3.后臺自動處理到期開票清單。為了減少處理時間和人

力，可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺完成，比

如每天下午4點由系統(tǒng)自動生成。

財務(wù)會計過帳

當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成

功能，在財務(wù)會計模塊會自動生成相應(yīng)的會計分錄。圖二中

“開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動過帳。但是為了

增強靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結(jié)過

帳，這樣在流程設(shè)計時在正式過帳前可以加入控制點。而當(dāng)

控制完成后，過帳也僅僅是一個按鈕的工作了。

對于會計科目，系統(tǒng)是綜合4個數(shù)據(jù)自動判斷的，它們分別

是銷售組織，客戶組，商品組和價格條款。這樣系統(tǒng)可以自

動將貨款和增值稅分別計入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金

-增值稅-銷項”科目中，同樣的如果價格條款中還有運費和

折扣，可以分別計入產(chǎn)品銷售收入的二級科目中。此外這種

科目確定的機制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商

品組設(shè)置二級或三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供

了這些靈活性，但是在實際實施中我們未必需要這樣做，特

別是當(dāng)我們同時實施了盈利分析模塊時，此類分析將沒有必

要通過科目來完成。盈利分析將在管理會計的相關(guān)章節(jié)中具

體介紹。

對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價格條款的金額來決

定的。定價功能是ERP銷售模塊的一個非常有力也非常有趣

的功能。本文不做詳細(xì)的介紹。有一點需指出的是我們在實

施時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和管理要求，決定開票時是

直接從銷售定單復(fù)制價格呢，還是允許修改或重定價（這種

配置是基于發(fā)票類別的）。

對于定價功能和科目自動確定功能的一個應(yīng)用是消費稅的

計算和過帳，我們可以在銷售定價模板中增加一增一減兩個

價格條款，它們的計算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指向

“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費稅”和“應(yīng)交稅金-消費稅”科

目，同時消費稅率維護在和商品相關(guān)的定價表中。因為消費

稅是價內(nèi)稅，所以我們的實物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財務(wù)會

計上卻即時地記帳了。這個問題的另一個解決方法是月末定

期地運行報表計算消費稅額，并自動批輸入過帳。兩者都是

可行的，也都可以自動生成納稅申報表，前者的好處是記錄

的實時性，從而有利于盈利分析。

折扣和折讓

如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面

存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可

以有如下3種處理方案：

第一：用貸項憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項憑證在系

統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型的開票憑證。貸項憑證可

以參照發(fā)票或者貸項憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對整張

發(fā)票也可以針對部分行項目，還可以針對行項目中的部分?jǐn)?shù)

量。使用貸項憑證申請，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款

流程，保證完善的內(nèi)部控制。

如果我們不準(zhǔn)備對實物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處

理，那么通過配置，可以讓系統(tǒng)自動生成如下會計分錄：借:

產(chǎn)品銷售折扣和折讓貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。

對于這種處理方法需要注意如下兩點：第一，貸項憑證沒有

增值稅發(fā)票作為原始憑證，因此在我國是不能減少增值稅銷

項額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價，否則折扣中的增值稅部

分就只能由銷售方作為費用多承擔(dān)了。但是在實際業(yè)務(wù)中這

往往會使雙方的業(yè)務(wù)人員夾纏不清，無法理解。第二，正由

于貸項憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實施中可能會引

起企業(yè)所得稅上的麻煩。

但這種方案的優(yōu)點是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處

理，而眾所周知，這類處理在我國是非常難的。

第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。

取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計分

錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重新開票，并更改價格條款。從

實物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況：

1如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票，我們可以開出紅字

發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項稅的原始憑證。其他三聯(lián)和

返還的原發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。

2如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作:

客戶應(yīng)從當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門取得退貨或折扣證明單并交給銷售

方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項稅的原

始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。

第三仍然用貸項憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動

生成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金-增

值稅-銷項貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)，金額為折扣金額。同

時手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)折扣

后金額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證

的原始憑證。

需要注意的是ERP中在很多情況下使用貸項憑證，貸項憑證

是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳的。但是我國增值稅管理要求

對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷，

隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實施中要么仍然使

用貸項憑證的方法，只是手工開紅字發(fā)票和重開發(fā)票，并將

兩者一起作為貸項憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三種方案

和下一節(jié)中的第二種方案。要么在ERP流程中也使用這種先

沖銷，再重開的方式，如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的

第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票難開的問

題，這已經(jīng)不是ERP系統(tǒng)的問題，在實務(wù)中企業(yè)也會考慮其

他的避免方法，比如本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方

案，以避免開紅字發(fā)票。

退貨

對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處

理方案：

第一：標(biāo)準(zhǔn)的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可

以是針對銷售定單或針對發(fā)票。當(dāng)貨物實際退回時，倉庫參

照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄借：存貨

貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補貨，那么做補貨的發(fā)貨處理,

系統(tǒng)自動生成會計分錄借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。這種

情況不影響開票和實物發(fā)票。

第二：如果客戶不要補貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退

貨開出貸項憑證，并自動生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售收

入借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)，金

額為退貨部分的售價。同時財務(wù)人員手工開具紅字發(fā)票，金

額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字

發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。

第三：對于不要求補貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證,

而直接取消原發(fā)票（對應(yīng)紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新

開出發(fā)票（對應(yīng)重開的增值稅發(fā)票）。

返利

返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定

期返還給他們的款項。在銷售模塊，我們需要維護返利協(xié)議。

在返利協(xié)議中，必須指明：＜1＞誰可以得到返利。＜2〉返利

的標(biāo)準(zhǔn)。＜3＞協(xié)議的有效期。＜4＞是否需要在會計上記提

返利。同時銷售部門需要維護各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比

例。返利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的

購買量，返利比例也越高。

銷售模塊會跟蹤所有和返利相關(guān)的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議

計算返利的金額。在協(xié)議有效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返

利，在最終結(jié)算時，系統(tǒng)會自動扣減累積的部分結(jié)算的返利。

從財務(wù)會計的角度看，返利會有如下影響：＜1＞根據(jù)預(yù)提比

例，系統(tǒng)可以自動預(yù)提返利費用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售

收入或銷售費用貸：預(yù)提費用＜2＞當(dāng)返利協(xié)議結(jié)算

時，系統(tǒng)會自動生成貸項憑證申請(Creditmemorequests),

申請批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會自動生成分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收

入或銷售費用貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。該筆貸方的金額

或者直接和該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對清，或者在發(fā)生

貸方余額時，納入付款流程。同時自動沖銷先前的預(yù)提憑證。

由于返利和貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證(以雙方

的返利協(xié)議結(jié)算報告作為原始憑證)，在我國的實施中可能

會面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時候會用票面返利的形式處

理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表

外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價格而

不是直接對清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配

置上較為麻煩，對于今后的分析也不夠清晰。

收入的確認(rèn)

從上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個問題：ERP標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開

票時確認(rèn)銷售收入，而在交貨時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是

不保證收入和成本配比的，這主要是因為兩者各有支持的原

始憑證（發(fā)票和出庫單）。對于這個問題我們認(rèn)為：除非是

行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當(dāng)從流

程的角度通過控制開票和交貨的時機來解決，比較理想的狀

態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時開票或者定期（每天或

至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之

后應(yīng)當(dāng)及時開具增值稅專用發(fā)票。

但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實現(xiàn)這種流程上

的匹配，就需要一些別的功能和手段來實現(xiàn)這種匹配：＜1＞

在期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序調(diào)整收入。當(dāng)使用這種方法時，開

票時，系統(tǒng)不直接確認(rèn)銷售收入，而是計入遞延收入科目：

借：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)貸：遞延收入貸：應(yīng)交稅金-增值

稅-銷項（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行）。當(dāng)期末執(zhí)行收入

確認(rèn)程序時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的收

入，做分錄如下：借：遞延收入貸：主營業(yè)務(wù)收入。具體

的規(guī)則可以是根據(jù)實際交貨或確認(rèn)的服務(wù)，也可以是根據(jù)期

間分配收入（如長期合同的收入）。＜2＞類似的處理是在交貨

時不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計入遞延成本，當(dāng)實際開票時將遞延

成本確認(rèn)為產(chǎn)品銷售成本。＜3＞對于客戶項目來說，收入和

成本是通過項目定期的結(jié)果分析計算出來的，而不是開票以

及成本的原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調(diào)整預(yù)提和

存貨等科目實現(xiàn)。關(guān)于項目管理和結(jié)果分析我們將在項目管

理的相關(guān)章節(jié)中介紹。

其他還有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客戶虛擬庫,

但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方

面也曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會計處理而改變業(yè)務(wù)流

程，有點得不償失。

最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則

應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個問題。畢竟實施ERP的目

的之一是簡潔流暢清晰的企業(yè)運作，舍棄一些模糊混亂帶來

的“好處”是值得的。

銷售發(fā)貨

銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于開

票環(huán)節(jié)。在ERP中交貨是一個多步驟的過程,包括交貨單（交

貨申請），揀配，包裝，裝載，裝運和發(fā)貨過帳等步驟。其

中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇，好的ERP軟件提供了整

個交貨過程的全程監(jiān)控，包括交貨期管理，自動確定裝運點

等等功能。

從財務(wù)會計的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個步驟，此時系統(tǒng)

通過庫存管理模塊的自動記帳功能，生成了會計分錄，更新

了總帳。一般我們配置自動記帳功能時，讓系統(tǒng)生成如下分

錄：借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。存貨的計價既可以是標(biāo)

準(zhǔn)成本，也可以是移動平均價或個別認(rèn)定的批次成本。但是

對于制造型企業(yè)來說，由于實際成本必須在月末才能得到，

而發(fā)貨是實時的，所以此時一般應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)成本，到月末再

根據(jù)實際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。

圖二中“銷售發(fā)貨”標(biāo)簽指向的箭頭就代表了這種集成。同

時可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨本身是銷售模塊和庫存管理模塊的一

個集成點，它是由倉儲部門完成的，實現(xiàn)的又是銷售業(yè)務(wù)的

一個步驟。

采購收貨

采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于發(fā)

票校驗。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲運部門

的共同職責(zé)，同時系統(tǒng)通過自動記帳功能，生成會計憑證。

一般手工或簡單會計軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票

以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了

方便會計工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實不符，另

一方面雖然平時的工作簡化了，但是卻增加了期末的核對工

作。ERP系統(tǒng)是一個實時的系統(tǒng)，同時又講究帳實相符和集

成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗兩個業(yè)務(wù)都記帳，兩者通

過商品采購（或稱為“貨或發(fā)票未到"）科目對清，同時還

能完成三單匹配（指采購定單，收貨和發(fā)票校驗）的內(nèi)部控

制機制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動帳務(wù)處理我們在下一小節(jié)

發(fā)票校驗中一起介紹。

發(fā)票校驗

發(fā)票校驗功能充分顯示了ERP系統(tǒng)的高度集成性，圖2中是

以“發(fā)票校驗”標(biāo)簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊

的采購定單和收貨中獲取信息。當(dāng)發(fā)票校驗完畢并過帳時，

數(shù)據(jù)被自動傳入財務(wù)會計模塊。在發(fā)票校驗時很重要的一點

是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動檢查發(fā)票的內(nèi)

容，單價并計算準(zhǔn)確性。當(dāng)發(fā)票過帳時，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的

帳戶上創(chuàng)建一條未清項，它會在財務(wù)會計的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)

清。在配置系統(tǒng)時我們還可以規(guī)定每個系統(tǒng)操作者能夠處理

的最大發(fā)票金額。

輸入發(fā)票

輸入發(fā)票時可以有三種選擇：

<1〉參照采購定單。此時我們只需要輸入采購定單號。系統(tǒng)

會自動建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日

和現(xiàn)金折扣比率）。因為實際收到的發(fā)票可能和這些缺省值

有差異，所以缺省值是可以更改的。當(dāng)我們輸入發(fā)票時系統(tǒng)

會通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對于單條發(fā)票行的差異

的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們

大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā)

票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā)

票仍可過帳，但是對它的付款將被凍結(jié)。只有當(dāng)財務(wù)會計通

過另外一個操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以

被結(jié)算。當(dāng)我們過帳發(fā)票時，系統(tǒng)將自動生成會計憑證。

<2>參照采購收貨單。此時應(yīng)付帳款會計輸入收貨單號，系

統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當(dāng)

然我們也可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定單

相關(guān)的收貨單。

<3〉不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時

可以手工輸入發(fā)票項，分別計入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。

財務(wù)會計過帳

采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動生成會計憑

證，科目可以在系統(tǒng)配置時預(yù)先設(shè)定。自動記帳的科目和金

額的處理受到存貨計價方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等

因素影響。具體規(guī)則如下：

>ERP系統(tǒng)有兩種典型的存貨計價方法:標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平

均價。

>如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計價方法的不同自動記帳的

科目和金額會有所不同：

如果是標(biāo)準(zhǔn)成本法，價差將計入發(fā)票價差科目。價差包括收

貨時標(biāo)準(zhǔn)成本和采購定單價格的差異，也包括發(fā)票校驗時采

購定單價格和發(fā)票價格的差異。

如果是移動平均價，收貨時直接按采購定單價格計入存貨價

值。收發(fā)票時的價差，如果庫存充足則直接更新庫存價值，

如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按比例一部分更新庫存價值，一

部分計入發(fā)票價差科目。

＞如果發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時按發(fā)票金額計入商品采

購科目,

如果采用標(biāo)準(zhǔn)成本法，收貨時價差計入發(fā)票價差科目。

如果采用移動平均價，收貨時按發(fā)票金額更新庫存價值。

這些規(guī)則聽起來有點復(fù)雜，但主要是因為各種情況的排列組

合比較多，所以只要看看下面的具體例子就很好理解了。

［舉例一］標(biāo)準(zhǔn)成本法/先收貨

標(biāo)準(zhǔn)成本：1.2元/件庫存數(shù)量：100件

采購定單：1.3元/件數(shù)量：100件

收貨：數(shù)量：100件

發(fā)票：1.24元/件數(shù)量：100件

科目收貨發(fā)票校驗

存貨120+

發(fā)票價差10+6-

商品采購130-130+

應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124-

明細(xì)

物料記錄:

數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本

100件120元1.2元/件

收貨后200件240元1.2元/件

收發(fā)票200件240元1.2元/件

后

［舉例二］移動平均法/先收貨/庫存充足

標(biāo)準(zhǔn)成本：1.2元/件庫存數(shù)量：100件

采購定單：1.3元/件數(shù)量：100件

收貨：數(shù)量：100件

發(fā)票：L24元/件數(shù)量：100件

科目收貨發(fā)票校驗

存貨130+6-

商品采購130-130+

應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124-

明細(xì)

物料記錄:

數(shù)量金額移動平均

價

100件120元1.20元/件

收貨后200件250元1.25元/件

收發(fā)票200件244元1.22元/件

后

［舉例三］移動平均法/先收貨/庫存不足

標(biāo)準(zhǔn)成本：1.2元/件庫存數(shù)量：100件

采購定單：1.3元/件數(shù)量：100件

收貨：數(shù)量：100件

領(lǐng)用：數(shù)量：120件

發(fā)票：1.4元/件數(shù)量：100件

科目收貨發(fā)票校驗

存貨130+8+

發(fā)票價差2+

商品米購130-130+

應(yīng)付帳款-供應(yīng)商140-

明細(xì)

物料記錄:

數(shù)量金額移動平均

價

100件120元1.20元/件

收貨后200件250元1.25元/件

領(lǐng)用后80件100元1.25元/件

收發(fā)票80件108元1.35元/件

后

［舉例四］移動平均法/先收發(fā)票

標(biāo)準(zhǔn)成本：1.2元/件庫存數(shù)量：100件

采購定單：1.3元/件數(shù)量：100件

發(fā)票：1.24元/件數(shù)量：100件

收貨：數(shù)量：100件

科目發(fā)票校驗收貨

存貨124+

商品米購124+124-

應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124-

明細(xì)

物料記錄:

數(shù)量金額移動平均

價

100件120元1.20元/件

收發(fā)票100件120元1.20元/件

后

收貨后200件244元1.22元/件

增值稅

上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實際在輸入發(fā)

票時，如果是增值稅專用發(fā)票，我們也輸入稅碼（包含了稅

率的一個參數(shù)）和稅額。系統(tǒng)會自動檢查含稅價，稅率和稅

額是否正確。如果存在差異，系統(tǒng)會提示一個警告信息，但

是我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^帳。

如果是不含稅的發(fā)票（比如運輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收購），系統(tǒng)

可以自動計算稅額。如果發(fā)票的每行稅碼不同，系統(tǒng)會分行

處理。

當(dāng)發(fā)票過帳時，增值稅會自動計入應(yīng)交稅金-增值稅-進項科

目中。

收貨成本

計劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運費，關(guān)稅，保險費，包

裝費等等。對于每種類型，我們可以決定成本是固定的，基

于數(shù)量的還是收貨貨款的一定百分比。計劃內(nèi)的收貨成本可

以在采購定單的每一行項中輸入。當(dāng)收貨時這些成本被計入

庫存，對方科目是一個特殊的清帳科目（比如：商品采購-

運費）。當(dāng)采用移動平均價時分錄如下：借：存貨貸：商

品采購-貨款貸：商品采購-運費。

在發(fā)票校驗時，我們可以列出某張采購定單，收貨單或供應(yīng)

商的所有收貨成本，來正確選擇收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成

分錄如下：借：商品采購-運費貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。

計劃內(nèi)收貨成本也會在采購定單歷史報表中即時顯示。

計劃外的收貨成本可以用發(fā)票校驗輸入。系統(tǒng)自動將它們根

據(jù)各行項目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分

配這些成本。計劃外的收貨成本直接計入庫存，分錄如下：

借：存貨貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。

其他收發(fā)貨

實際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動的兩

種移動類型。庫存移動是指引起庫存變化的業(yè)務(wù)。主要包括:

＞收貨。指從供應(yīng)商或生產(chǎn)定單接收庫存并過帳。收貨導(dǎo)致

倉庫存貨的增加。

＞發(fā)貨。指存貨的領(lǐng)用，消耗或交運至客戶并過帳。發(fā)貨導(dǎo)

致倉庫存貨的減少。

＞移庫。指存貨從一個庫存地點轉(zhuǎn)移到另一個庫存地點。移

庫即可以是在同一個工廠，也可以是跨工廠的（工廠是

ERP中決定存貨估價，MRP等的重要組織結(jié)構(gòu)）。

＞轉(zhuǎn)換過帳。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否

發(fā)生物理上的移動無關(guān)。比如：將存貨從一種物料代碼轉(zhuǎn)

換成另一種；將存貨從質(zhì)檢貨狀態(tài)釋放；將存貨從寄售商

品轉(zhuǎn)換成自有庫存。

系統(tǒng)使用移動類型來分類管理庫存移動的各種不同的種類。

在ERP系統(tǒng)中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動，

物料憑證中包含了移動類型，工廠，庫存地點，物料編碼，

數(shù)量，批次等等信息。系統(tǒng)通過物料憑證來追蹤和證明庫存

移動，同時物料憑證打印出來就是我們通常所說的出入庫

單。同時物料憑證的輸入也不是孤立的，系統(tǒng)通常會根據(jù)情

況自動建議收發(fā)貨的數(shù)量，地點等等，比如根據(jù)采購定單收

貨，根據(jù)生產(chǎn)定單領(lǐng)用原材料。

可以說庫存管理是ERP物流的中心環(huán)節(jié)之一，它連接了采

購，生產(chǎn)和銷售等各個環(huán)節(jié)。ERP的庫存管理講究的是實時

地記錄和反映現(xiàn)有的庫存情況：收發(fā)貨及時記錄進系統(tǒng)，系

統(tǒng)自動更新庫存的當(dāng)前狀況，既可以以各種報表的形式提供

給庫存管理者即時的信息，又通過集成直接參與其他的功能

中，如MRP,銷售的可用性檢查等等。

從財務(wù)會計的角度來看，庫存移動既反映了庫存數(shù)量的變

換，同時還代表了價值的轉(zhuǎn)移。因此大部分的庫存移動需要

在財務(wù)會計上進行反映。上文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和

采購收貨，倉管人員只負(fù)責(zé)存貨數(shù)量的記錄，而不需關(guān)心其

價值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨的價值，同時根據(jù)自

動科目確定自動生成財務(wù)會計憑證（參見上文采購收貨的財

務(wù)會計過帳）。會計憑證和物料憑證在系統(tǒng)中是相互勾稽的,

而且能直接從任何一張中進入另一張的顯示。庫存移動的自

動科目確定是一個智能化較高的功能，系統(tǒng)配置也較復(fù)雜，

但是簡單地說，系統(tǒng)是根據(jù)移動類型＜2＞各行的性質(zhì)

（如是庫存行還是對方行）＜3＞物料主數(shù)據(jù)＜4＞工廠等信息

決定會計分錄中每一行的科目。

這里我們再介紹兩種重要的移動類型：＜1＞原材料生產(chǎn)領(lǐng)用,

系統(tǒng)自動記帳如下：借：生產(chǎn)成本-原材料貸：原材料。原

材料的估價方式可以是標(biāo)準(zhǔn)成本或移動平均價。＜2＞產(chǎn)成品

入庫，系統(tǒng)自動記帳如下：借：產(chǎn)成品貸：生產(chǎn)成本-生產(chǎn)

產(chǎn)出。產(chǎn)成品的估價方式一般采用標(biāo)準(zhǔn)成本法。

盤占

庫存的盤點是企業(yè)財務(wù)會計的一項重要工作。在ERP中提供

了如下幾種盤點方法：

＞定期盤點

定期盤點是指在資產(chǎn)負(fù)債表日將公司所有的存貨都進行實

物盤點。在進行這種盤點時，每個物料都必須被點到。因此

在盤點時，整個倉庫必須凍結(jié)物料的移動。

＞持續(xù)盤點

持續(xù)盤點是在整個財政年度里，存貨持續(xù)不斷地進行盤點。

對于這種盤點重要的是對于每一類庫存來說，必須保證一年

中至少被盤到一次。

＞循環(huán)盤點

循環(huán)盤點是指在一個財政年度中按一定的時間間隔進行實

物盤點的方法。這些時間間隔（或循環(huán)）是由物料主記錄中

的循環(huán)盤點指標(biāo)決定的，我們可以在后臺更改每個指標(biāo)的盤

點間隔。循環(huán)盤點可以使流動性大的存貨比流動性小的更經(jīng)

常地接受盤點。

除了人為決定每種存貨的循環(huán)盤點指標(biāo)外，我們還可以使用

系統(tǒng)的ABC循環(huán)盤點分析功能。該功能可以根據(jù)存貨的消

耗或需求將存貨歸為ABC等各類。該功能可以自動更新物

料主數(shù)據(jù)中的循環(huán)盤點指標(biāo)。

＞抽樣盤點

抽樣盤點是指在資產(chǎn)負(fù)債日，系統(tǒng)按統(tǒng)計計算隨機地選取一

部分的庫存進行盤點的方法。如果抽樣盤點的結(jié)果和帳面庫

存的差異足夠小，就認(rèn)為整個帳面庫存數(shù)是準(zhǔn)確的。抽樣盤

點是以統(tǒng)計科學(xué)為基礎(chǔ)以減少盤點的工作量的一種方法。

不論采取什么盤點方法，盤點的流程可以分為三個階段：

Vl＞盤點準(zhǔn)備

＞創(chuàng)建盤點表（在系統(tǒng)中）

盤點表是系統(tǒng)中的一種憑證，是整個盤點過程的核心。主要

包括如下信息：盤點進行的工廠和庫存地點；盤點的時間;

哪些物料將被盤點；如果物料是批次管理的，哪些批次將被

盤點；哪種庫存類型將被盤點（如自有或寄售）；如果采用

分別計價，哪些子庫存將被盤點（如同種物料，進口和國內(nèi)

的各