第一章系統(tǒng)服務(wù)學(xué)習(xí)目標與要求學(xué)習(xí)目標

系統(tǒng)學(xué)習(xí)啟動企業(yè)門戶，啟用各個系統(tǒng)及基礎(chǔ)檔案設(shè)置等功能的基本知識和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：啟用系統(tǒng)的方法、設(shè)置各種分類及檔案的方法了解：企業(yè)門戶與各個系統(tǒng)的關(guān)系思考題

1.賬套的啟用日期與系統(tǒng)日期的關(guān)系？

2.用戶與角色的有哪些區(qū)別？

3.賬套輸出的功能有哪些？

4.賬套輸出與總賬工具的不同作用？

5.系統(tǒng)管理員與賬套主管分別有哪些操作權(quán)限？學(xué)習(xí)目標與要求學(xué)習(xí)目標

系統(tǒng)學(xué)習(xí)啟動企業(yè)門戶，啟用各個系統(tǒng)及基礎(chǔ)檔案設(shè)置等功能的基本知識和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：啟用系統(tǒng)的方法、設(shè)置各種分類及檔案的方法了解：企業(yè)門戶與各個系統(tǒng)的關(guān)系第一節(jié)財務(wù)軟件的安裝一、財務(wù)軟件的運行環(huán)境用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的運行環(huán)境硬件及軟件最低配置推薦配置硬件環(huán)境客戶端內(nèi)存256M以上、CPU500MHz以上、磁盤空間2GB以上內(nèi)存512M以上、1GHz以上、磁盤空間4GB以上數(shù)據(jù)服務(wù)器內(nèi)存1GB以上、CPU頻率1GHz以上、磁盤空間10GB以上內(nèi)存1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁盤空間10GB以上發(fā)布服務(wù)器內(nèi)存1GB以上、CPU1GHz以上、磁盤空間10GB以上內(nèi)存1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁盤空間10GB以上網(wǎng)絡(luò)寬帶廣域網(wǎng)：56KBPS以上局域網(wǎng)：10MBPS以上軟件環(huán)境操作系統(tǒng)Win98、WinNT4.0、Win2000、WinXP，建議使用Win2000/XP數(shù)據(jù)庫MSSQL2000，MSDE2000TCP/IP、NamedPipe第一節(jié)財務(wù)軟件的安裝二、財務(wù)軟件安裝1.安裝MSED2000

在安裝用友ERP-U8管理軟件之前應(yīng)安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”?，F(xiàn)在安裝用友ERP-U8管理軟件中的“MSDE2000”。

2.安裝用友ERP-U8管理軟件第一節(jié)財務(wù)軟件的安裝一、財務(wù)軟件安裝注意

?在安裝財務(wù)軟件前應(yīng)先安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”。

?機器名不能帶“-”字符，不能是中文字符。

?檢查硬盤空間，無論應(yīng)用程序安裝在哪個路徑下，程序安裝后需占用操作系統(tǒng)所在盤200MB空間。

?安裝前建議關(guān)閉所有殺毒軟件。

?安裝正版軟件，需安裝加密盒。如果是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，首先把加密盒插在服務(wù)器的并口上。如果是單機應(yīng)用模式，則把加密盒插在本地并口上。

?在初次啟動機器時，系統(tǒng)會要求進行“配置U8服務(wù)”，系統(tǒng)初始狀態(tài)下超級用戶(SA)的口令為空，可以在此設(shè)置。

第二節(jié)系統(tǒng)管理一、啟動系統(tǒng)管理

系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。

啟動系統(tǒng)管理的操作包括啟動系統(tǒng)管理模塊并進行注冊，即登錄進入系統(tǒng)管理模塊。注意

?在實際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。

?在教學(xué)過程中，由于一臺計算機供多個學(xué)員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。

?如果以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理則應(yīng)在啟動系統(tǒng)管理后，在操作員欄錄入賬套主管的編號或姓名，如果有口令還應(yīng)錄入相應(yīng)的口令。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶

為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供了角色管理和用戶管理功能，以便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權(quán)限控制。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(一)角色管理

角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。注意

?用戶和角色的設(shè)置可以不分先后順序，但對于自動傳遞權(quán)限來說，應(yīng)該首先設(shè)定角色，然后分配權(quán)限，最后進行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候，選擇其歸屬哪一個角色，則其自動具有該角色的權(quán)限，包括功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。

?一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以屬于多個不同的角色。

第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理

用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對應(yīng)用系統(tǒng)進行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次注冊登錄系統(tǒng)，都要進行用戶身份的合法性檢查。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理1.增加用戶注意

?

操作員編號在系統(tǒng)中必須惟一。

?所設(shè)置的操作員一旦被使用，則不能刪除。

?在實際工作中可以根據(jù)需要隨時增加操作員。

?為保證系統(tǒng)安全，分清責(zé)任應(yīng)設(shè)置操作員口令。?在設(shè)置用戶時可以直接指定該用戶的角色，使該用戶直接擁有了該角色的相應(yīng)的權(quán)限。如果不指定該用戶的角色，則應(yīng)在權(quán)限設(shè)置中再設(shè)置該用戶所擁有的某一賬套的操作權(quán)限。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理2.修改用戶

所設(shè)置的操作員在未被使用前，可以進行修改。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理

賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。其中“998”和“999”賬套是系統(tǒng)內(nèi)置的演示賬套。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

建立賬套，即采用ERP-U8用友應(yīng)用系統(tǒng)之前為本企業(yè)建立一套賬簿文件。根據(jù)企業(yè)的具體情況進行賬套參數(shù)設(shè)置，主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

1.設(shè)置賬套信息注意

?

新建賬套號不能與已存賬套號重復(fù)。?賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示在正在操作的財務(wù)軟件的界面上。?賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。

?啟用會計期為啟用財務(wù)軟件處理會計業(yè)務(wù)的日期。?啟用會計期不能在機內(nèi)系統(tǒng)日期之后。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

2.輸入單位信息第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

3.確定核算類型注意

?

行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)為該賬套提供適合于該行業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

?賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中修改。

?系統(tǒng)默認按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會計科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框，則不按行業(yè)預(yù)置會計科目。

系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇了工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù)；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷業(yè)務(wù)都能處理。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

4.確定分類信息

如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時再進行設(shè)置。若選擇各項分類核算，則必須先設(shè)置各項分類方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

為了便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)的部門等進行編碼。編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次,每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

?

除科目編碼級次的第1級外，均可以直接根據(jù)需要進行修改。?由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預(yù)置了一級會計科目，因此第1級科目編碼級次不能修改。

?在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設(shè)置有誤，可以在“系統(tǒng)控制臺”的“基礎(chǔ)設(shè)置”中進行修改。注意第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

6.確定數(shù)據(jù)精度

數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(二)修改賬套

經(jīng)過一段時間的運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權(quán)利注冊使用賬套修改功能。如果要修改某一賬套的信息，首先應(yīng)在啟動系統(tǒng)管理后，以賬套主管的身份登錄注冊系統(tǒng)管理，并選擇要修改的賬套。注意

?

若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理”窗口中，先注銷當(dāng)前操作員，再重新選擇操作員。?注冊系統(tǒng)的“操作員”，即可以是操作員的編號，也可以是操作員的名稱。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(三)輸出賬套

賬套輸出(即會計數(shù)據(jù)備份)就是將ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)正常進行。賬套的“輸出”功能除了可以完成賬套的備份操作外還可以完成刪除賬套的操作。如果系統(tǒng)內(nèi)的賬套已經(jīng)不需再繼續(xù)保存，則可以使用賬套的“輸出”功能進行賬套刪除。注意

?

只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限輸出賬套。?在刪除賬套時，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模塊。

第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(四)引入賬套

賬套引入(即會計數(shù)據(jù)恢復(fù))是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)。進行賬套引入(或數(shù)據(jù)恢復(fù))的目的是：當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)被破壞時，將軟盤或光盤上的最新備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤中。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團公司的操作。例如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。注意

?

恢復(fù)備份數(shù)據(jù)會將硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。?在引入賬套時系統(tǒng)默認的賬套路徑如果與實際要引入的賬套路徑不同，則應(yīng)修改賬套路徑。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員權(quán)限

在用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)中可以實現(xiàn)三個層次的權(quán)限管理。

第一個層次是功能級權(quán)限的管理。

第二個層次是數(shù)據(jù)級權(quán)限管理。

第三個層次是金額級權(quán)限管理。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員權(quán)限(一)增加操作員權(quán)限

由于操作員權(quán)限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權(quán)限，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員權(quán)限的設(shè)置。注意

?

賬套主管右側(cè)文本框中的下三角按鈕為設(shè)置操作員權(quán)限的賬套選擇按鈕。

?在“增加權(quán)限”對話框中，可以單擊上級權(quán)限后打開該上級權(quán)限所屬的明細權(quán)限，根據(jù)自己的需要刪除或選擇明細權(quán)限。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員權(quán)限(二)修改操作員權(quán)限1.設(shè)定或取消賬套主管

賬套主管的設(shè)立首先在建立賬套時指定，修改時由系統(tǒng)管理員進行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，首先在“操作員權(quán)限”左邊窗口中選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在對話框右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套主管”復(fù)選框。在實際工作中一個賬套可以定義多個賬套主管，一個操作員也可以擔(dān)任多個賬套的賬套主管。在設(shè)置操作員權(quán)限時，只需對非賬套主管的操作員設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，而系統(tǒng)默認賬套主管自動擁有該賬套的全部權(quán)限。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員權(quán)限(二)修改操作員權(quán)限2.刪除操作員權(quán)限

系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進行刪除。注意

?系統(tǒng)約定，操作員權(quán)限一旦被使用，便不能被修改或刪除。

?如果要刪除某一操作員的某一賬套的多個操作權(quán)限，可以在選中第一個要刪除的權(quán)限后，按住Shift鍵，同時移動鼠標，便可選定一批權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，執(zhí)行批量刪除的功能。第三節(jié)總賬工具

總賬工具是總賬系統(tǒng)攜帶的一個應(yīng)用程序，它可以實現(xiàn)不同賬套或同一賬套不同機器之間的數(shù)據(jù)傳遞。主要包括：公共目錄復(fù)制、憑證引入和賬簿數(shù)據(jù)整理。第三節(jié)總賬工具一、確定數(shù)據(jù)源及目的數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)源即系統(tǒng)已經(jīng)建立或外部系統(tǒng)的賬套信息。若屬于外部系統(tǒng)的賬套信息，則需將其先存為文本文件。確定數(shù)據(jù)源的目的是將數(shù)據(jù)源中的公用目錄復(fù)制到目的數(shù)據(jù)之中。

目的數(shù)據(jù)即在建立新賬套后，需要將系統(tǒng)中已存在的某一賬套的公用目錄數(shù)據(jù)復(fù)制過來的賬套。第三節(jié)總賬工具二、復(fù)制數(shù)據(jù)源信息注意

?

目的數(shù)據(jù)的賬套必須預(yù)先設(shè)置，并且，如果要復(fù)制數(shù)據(jù)源中的會計科目，則應(yīng)該在建立目的數(shù)據(jù)的賬套時不能預(yù)置會計科目，否則將不能復(fù)制會計科目。?如果使用的是網(wǎng)絡(luò)版，執(zhí)行本功能前應(yīng)將使用“目的數(shù)據(jù)”賬套的所有站點關(guān)閉。

?復(fù)制后的賬套初始化資料，若仍有與新賬套要求不同之處，可以在新賬套中再行修改。?

對于有分級的公共目錄，如：會計科目、部門目錄、項目分類等，目的賬套的相應(yīng)目錄應(yīng)為空，否則，將不能進行復(fù)制。?對于無分級的公共目錄，如：個人目錄、項目目錄、客戶目錄等，將把不同的目錄追加復(fù)制到目的賬套中。第三章總賬學(xué)習(xí)目標與要求學(xué)習(xí)目標

系統(tǒng)學(xué)習(xí)總賬系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)處理的工作原理和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：總賬系統(tǒng)初始化中設(shè)置會計科目、錄入期初余額及設(shè)置各種分類、檔案資料的方法；掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的憑證處理和記賬的方法。了解：期末業(yè)務(wù)的內(nèi)容和處理方法

思考題

1.總賬系統(tǒng)初始化主要包括哪些內(nèi)容？

2.在錄入期初余額時發(fā)現(xiàn)會計科目錯誤應(yīng)該怎么辦？

3.已審核的憑證應(yīng)如何修改？

4.如何刪除憑證？

5.在實際工作中有哪些業(yè)務(wù)可以通過設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬憑證的方法進行處理？

第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化一、啟動總賬系統(tǒng)

使用總賬系統(tǒng)之前，應(yīng)該已經(jīng)建立賬套，并且在建立賬套后或在企業(yè)門戶中啟用總賬系統(tǒng)的操作，否則不能啟動總賬系統(tǒng)。注意

?在啟動總賬系統(tǒng)前應(yīng)先在系統(tǒng)管理中設(shè)置相應(yīng)的賬套。

?在進入任何系統(tǒng)時，均必須先錄入有權(quán)利操作該賬套的操作員，可以是操作員的編碼，也可以是操作員的名稱，只有當(dāng)錄入正確的操作員后，系統(tǒng)才會列示該操作員可以操作的賬套。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化二、設(shè)置總賬系統(tǒng)啟用參數(shù)

系統(tǒng)啟用后，如果系統(tǒng)預(yù)置的“總賬系統(tǒng)啟用”參數(shù)與實際需要不符，應(yīng)根據(jù)實際情況，在總賬系統(tǒng)使用之前通過設(shè)置總賬系統(tǒng)“選項”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達到會計核算和財務(wù)管理的目的?？傎~系統(tǒng)“選項”對話框包括憑證、賬簿、會計日歷和其他四個選項頁簽。1.憑證選項2.憑證編號方式選項區(qū)域

3.賬簿選項4.會計日歷選項第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目

設(shè)置會計科目是會計核算的方法之一，是用戶將在會計核算和會計管理中所需要的會計科目在總賬系統(tǒng)中進行設(shè)置。它用于分門別類地反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算資料，為登記賬簿，編制財務(wù)會計報表奠定基礎(chǔ)，便于提供詳細、總括的核算信息，便于經(jīng)營管理者做出經(jīng)營決策，制定經(jīng)營目標。注意

?會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求。

?會計科目的設(shè)置必須保持科目間的協(xié)調(diào)性和體系的完整性。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目

如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行業(yè)會計制度規(guī)定的一級會計科目一致，則可以在建立賬套時選擇預(yù)置會計科目。這樣，在會計科目初始設(shè)置時只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。(一)增加會計科目

如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的會計科目相差較多，則可以在建立賬套時選擇不預(yù)置會計科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設(shè)置全部會計科目。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目(一)增加會計科目注意

?增加會計科目時，要遵循先建上級再建下級的原則。

?會計科目編碼的長度及每級位數(shù)要符合編碼規(guī)則。?

編碼不能重復(fù)。?科目已經(jīng)使用后再增加明細科目時，系統(tǒng)自動將上級科目的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新增加的第一個明細科目上，以保證賬賬平衡。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目

如果要對已經(jīng)設(shè)置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內(nèi)容進行修改，應(yīng)在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。(二)修改會計科目注意

?沒有會計科目設(shè)置權(quán)的用戶只能瀏覽會計科目，而不能進行修改。

?非末級會計科目不能再修改科目編碼。?

已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。?已有數(shù)據(jù)的會計科目，應(yīng)先將該科目及其下級科目余額清零后再修改。?被封存的科目在制單時不可以使用。?

只有末級科目才能設(shè)置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級科目。?只有處于修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目

如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合用戶科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除。(三)刪除會計科目注意

?刪除科目后不能被自動恢復(fù)，但可通過增加功能來完成。

?非末級科目不能刪除。?已有數(shù)據(jù)的會計科目，應(yīng)先將該科目及其下級科目余額清零后再刪除。?被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目

如果用戶原來有許多往來單位，并且個人、部門、項目是通過設(shè)置明細科目來進行核算管理的，那么，在使用總賬系統(tǒng)后，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細科目的上級科目設(shè)為末級科目并設(shè)為輔助核算科目，同時將這些明細科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會同時登記在總賬和輔助明細賬上?？梢赃M行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及項目核算等。(四)設(shè)置會計科目輔助項目第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會計科目(四)設(shè)置會計科目輔助項目注意

?輔助賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以將其上級和末級科目上同時設(shè)置輔助賬類。

?由于不啟用往來款系統(tǒng)，往來業(yè)務(wù)的核算在總賬系統(tǒng)中進行，所以在設(shè)置供應(yīng)商往來和客戶往來款項的輔助核算項時，應(yīng)不設(shè)置受控系統(tǒng)。如果默認了系統(tǒng)設(shè)置的受控系統(tǒng)，則往來科目應(yīng)主要在往來款系統(tǒng)使用。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化四、設(shè)置憑證類別

在開始使用計算機錄入憑證之前，應(yīng)根據(jù)企業(yè)管理和核算的要求在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別，以便將憑證按類別分別編制、管理、記賬和匯總。系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據(jù)實際情況自行定義。如果選擇了“收款憑證付款憑證轉(zhuǎn)賬憑證”的分類方式，應(yīng)根據(jù)憑證分類的特點進行相應(yīng)限制條件的設(shè)置，以便提高憑證處理的準確性。注意

?限制科目數(shù)量不限，科目間用英語狀態(tài)下的逗號分隔。

?填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。?

可以通過憑證類別列表右側(cè)的上下箭頭按鈕調(diào)整明細賬中憑證的排列順序。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化五、設(shè)置結(jié)算方式

該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。結(jié)算方式最多可以分為2級。注意

?結(jié)算方式的編碼必須符合編碼原則。

?結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。?

票據(jù)管理的標志可以根據(jù)實際情況選擇是否需要。

第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初余額

為了保證會計數(shù)據(jù)連續(xù)完整，并與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接，賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是各明細科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進行匯總。一般情況下，資產(chǎn)、費用類科目余額在借方，負債、所有者權(quán)益、收入、利潤類科目余額在貸方。如果是數(shù)量金額類科目還應(yīng)輸入相應(yīng)的數(shù)量和單價。

在輸入期初數(shù)據(jù)時，如果某一科目設(shè)置了輔助核算類別，還應(yīng)輸入輔助核算類別的有關(guān)初始余額。數(shù)據(jù)錄入完畢后，為了保證數(shù)據(jù)的準確性，滿足數(shù)據(jù)間的平衡關(guān)系，系統(tǒng)將自動對數(shù)據(jù)進行校驗。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初余額

在開始使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)先將各賬戶啟用月份的月初余額和年初到該月的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。(一)錄入基本科目余額

如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當(dāng)月(如4月)的期初余額及年初未用的月份(即1月至3月)的借、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動計算年初余額。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初余額(一)錄入基本科目余額注意

?如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。

?非末級會計科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細科目自動匯總計算填入。?出現(xiàn)紅字余額用負號輸入。?修改余額時，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可。?憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“個人往來期初”對話框中輸入相關(guān)信息。注意

?只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計算。

?借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄中。?

如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。六、錄入期初余額(二)錄入個人往來科目余額第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

如果某科目涉及客戶及供應(yīng)商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“客戶往來期初”或“供應(yīng)商往來期初”對話框中輸入相關(guān)的信息。注意

?

在錄入往來科目期初余額時，往來單位必須是已經(jīng)設(shè)置客戶及供應(yīng)商檔案的單位，如果在錄入期初余額時還未設(shè)置這些檔案，則應(yīng)先補設(shè)檔案資料再錄入余額。

?如果使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，則應(yīng)同時在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細期初余額，并將總賬與應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)余額進行對賬。六、錄入期初余額(三)錄入單位往來科目余額第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

一般情況下，系統(tǒng)默認資產(chǎn)類科目余額為借方，負債及所有者權(quán)益類科目的余額方向為貸方。但是在實際工作中，有一部分會計科目與原有的系統(tǒng)設(shè)置的余額方向不相一致，也沒有在建立會計科目時對其進行相應(yīng)的調(diào)整，如“壞賬準備”、“累計折舊”等科目的余額方向與同類科目默認的余額方向相反。在錄入會計科目余額時，系統(tǒng)提供了調(diào)整余額方向的功能，即在還未錄入會計科目余額時如果發(fā)現(xiàn)會計科目的余額方向與系統(tǒng)設(shè)置的方向不一致時可以將其方向調(diào)整。六、錄入期初余額(四)調(diào)整余額方向注意

?總賬科目與其下級明細科目的余額方向必須一致。

?余額的方向應(yīng)以科目屬性或類型為準，不以當(dāng)前余額方向為準。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，為了保證初始數(shù)據(jù)的正確性，必須依據(jù)“資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益+收入-成本費用”的原則進行平衡校驗。六、錄入期初余額(五)試算平衡注意

?期初余額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。

?已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。

校驗工作由計算機自動完成，校驗完成后系統(tǒng)會自動生成一個校驗結(jié)果報告，如果試算結(jié)果不平衡，則應(yīng)依次逐項進行檢查、更正后，再次進行平衡校驗，直至平衡為止。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理

在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，就可以開始進行日常業(yè)務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、賬簿，進行月末處理等。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和最頻繁的工作。在使用計算機處理賬務(wù)后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實際工作中，必須確保準確完整地輸入記賬憑證。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證1.輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項操作對于錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。注意

?憑證類別為初始設(shè)置時已定義的憑證類別代碼或名稱。

?采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。

?采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期，但不能超過機內(nèi)系統(tǒng)日期。?在“附單據(jù)數(shù)“處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。?憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證2.輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。注意

?正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復(fù)制到下一分錄行。

?科目編碼必須是末級的科目編碼。

?金額不能為“零”，紅字以“－”號表示。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證3.輸入輔助核算信息

當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時，要求輸入相應(yīng)的輔助信息。注意

?當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應(yīng)在支票登記簿中有記錄。

?輸入的結(jié)算方式、票號和發(fā)生日期將在進行銀行對賬時使用。

?若當(dāng)前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“=”鍵即可。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證

輸入憑證時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯誤，必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對錯誤憑證進行修改。

對錯誤憑證進行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證“無痕跡”修改，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。下列兩種狀態(tài)下的錯誤憑證可實現(xiàn)無痕跡修改:(1)對已經(jīng)輸入但未審核的機內(nèi)記賬憑證進行直接修改；

(2)已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改,可以先取消審核再修改。注意

?

若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。

?若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。

?外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證“有痕跡”修改，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡。如果已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯，是不能再修改的，對此類錯誤的修改要求留下審計線索。這時可以采用紅字沖銷法或者補充登記法進行更正。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(三)沖銷憑證

如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以制作紅字沖銷憑證的方法。注意

?只能針對已記賬憑證制作“紅字沖銷”憑證。

?制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。

?通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進行保存和管理。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

日常操作過程，若遇到某張憑證需要作廢時，可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。注意

?作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢”字樣。

?作廢憑證不能修改，不能審核。

?在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。

?賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。?

若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項，取消作廢標志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。

第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

如果不想保留作廢憑證時，可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。注意

?只能對未記賬的憑證作憑證整理。

?已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理(五)查詢憑證

在制單過程中，可以通過“查詢”功能對憑證進行查看，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。注意

?在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬及查找分單等。

?如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。一、填制憑證第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理二、審核憑證

審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。其目的是防止錯誤及舞弊。注意

?在確認一批憑證無錯誤時可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，可以完成成批審核的操作。

?作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。

?審核人和制單人不能是同一個人。

?憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作。?已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬

記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(一)記賬

記賬憑證經(jīng)審核后，即可以進行登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞剑褂涃~過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。注意

?記賬范圍可輸入數(shù)字、“－”和“，”。

?第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。?上月未結(jié)賬，本月不能記賬。?未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。?作廢憑證不需審核可直接記賬。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(一)記賬注意

?在設(shè)置過程中，如果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可單擊“上一步”返回后進行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。

?記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。?在記賬過程中，不得中斷退出。

第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(二)取消記賬

如果由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯誤且必須在本月進行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進行修改、審核后再進行記賬。注意

?如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會計主管的口令后，系統(tǒng)才開始進行恢復(fù)工作。

?對于已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。?如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢

科目賬查詢主要包括查詢總賬、余額表、明細賬和多欄賬等。通過科目賬查詢可以總括地了解總賬、明細賬、多欄賬科目及余額表的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額的情況。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(一)三欄式總賬

總賬通常被定義為三欄式，即借貸余三欄賬。在電算化方式下，通過三欄式總賬查詢功能，不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可查詢所有二至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。注意

?科目范圍為空時，系統(tǒng)認為查詢所有科目。

?如果需查詢一至三級科目，可選擇級次范圍“1-3”，如果需查詢所有末級科目，則應(yīng)選中“末級科目”復(fù)選框。?如果需查看明細賬還可在“總賬查詢”窗口中單擊“明細”按鈕。

?如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應(yīng)選中“包含未記賬憑證”復(fù)選框。?可將查詢條件保存到“我的賬簿”中。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(二)余額表

余額表查詢與總賬查詢基本相似，主要用于查詢和統(tǒng)計各級科目的本月發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等，可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額等。可以分別按會計科目的類型和金額區(qū)間等方式查詢。此處主要介紹未記賬余額表的查詢。注意

?輸入“科目編碼”時可以使用通配符“？”，如：？？？？01表示查一級為任何編碼，二級為01的科目。

?通配符使用時只能是某個級次編碼都用“？”，不能在某個級次的編碼一個用“？”一個用編碼。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細賬

明細賬查詢與總賬查詢的操作步驟基本相同，主要用于查詢二至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。明細賬的查詢格式主要有普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生額的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的綜合明細賬，使各級科目的數(shù)據(jù)關(guān)系一目了然。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細賬1.普通明細賬

普通明細賬查詢主要用于平時按科目范圍查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。注意

?

在明細賬查詢窗口中可以聯(lián)查到相應(yīng)科目的總賬及記賬憑證等。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬

在總賬系統(tǒng)的強大的查詢功能中，除了能夠查詢總賬、明細賬和日記賬之外，系統(tǒng)還提供了輔助賬的查詢和管理功能。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬(一)部門賬

在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會計科目時，把某科目賬類定認為部門輔助核算，系統(tǒng)則對這些科目除了進行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計功能，為企業(yè)管理者輸出各種會計信息，真正體現(xiàn)了“管理”的功能。注意

?

在“部門總賬”界面，用鼠標單擊“明細”可聯(lián)查部門明細賬。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬(二)個人往來賬

個人往來輔助賬主要涉及個人往來輔助賬余額表及明細賬。注意

?

在個人往來兩清自動勾對后，單擊“返回”按鈕可以顯示勾對結(jié)果。?

用鼠標單擊“總賬”按鈕可以查詢個人往來總賬情況；單擊“憑證”按鈕可以查詢相應(yīng)的憑證情況

第四節(jié)期末處理

期末會計業(yè)務(wù)是指會計人員將本月所發(fā)生的日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬后，在每個會計期末都需要完成的一些特定的會計工作，主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)、試算平衡、對賬、結(jié)賬以及期末會計報表的編制等。由于各會計期間的許多期末業(yè)務(wù)均具有較強的規(guī)律性，因此由計算機來處理期末會計業(yè)務(wù)，不但可以規(guī)范會計業(yè)務(wù)的處理還可以大大提高處理期末業(yè)務(wù)的工作效率。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證

轉(zhuǎn)賬憑證的定義提供了自定義轉(zhuǎn)賬憑證、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本及結(jié)轉(zhuǎn)期間損益等。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置

由于各個企業(yè)情況不同，必然會造成各個企業(yè)對各類成本費用的分攤結(jié)轉(zhuǎn)方式的不同。在電算化方式下，為了實現(xiàn)各個企業(yè)不同時期期末會計業(yè)務(wù)處理的通用性，用戶可以自行定義自動轉(zhuǎn)賬憑證以完成每個會計期末的固定會計業(yè)務(wù)的自動轉(zhuǎn)賬。自定義轉(zhuǎn)賬憑證功能可以完成對各種費用的分配、分攤、計提、稅金的計算及期間損益轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置等。注意

?

轉(zhuǎn)賬序號是指自定義轉(zhuǎn)賬憑證的代號，轉(zhuǎn)賬序號不是憑證號，轉(zhuǎn)賬序號可以任意定義，但只能輸入數(shù)字、字母，不能重號。?

轉(zhuǎn)賬憑證號在執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬時由系統(tǒng)生成，一張轉(zhuǎn)賬憑證對應(yīng)一個轉(zhuǎn)賬序號。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置1.定義借方轉(zhuǎn)賬分錄信息注意

?科目缺省，取對方所有科目的金額之和。

?如果使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應(yīng)商輔助項進行結(jié)轉(zhuǎn)，只能按科目總數(shù)進行結(jié)轉(zhuǎn)。?如果公式的表達式明確，可直接輸入公式。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置2.定義貸方轉(zhuǎn)賬分錄信息注意

?輸入公式時，如果公式的表達式不太明確，可采用向?qū)Х绞捷斎虢痤~公式。

?

函數(shù)公式中，選擇期初、期末時，方向一般為空，避免由于出現(xiàn)反向余額時發(fā)生取數(shù)錯誤。?如果輸入常數(shù)的窗口沒有打開，可以單擊“上一步”按鈕返回后，再單擊“下一步”按鈕重新打開。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(二)對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置

對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進行兩個科目一對一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進行科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級科目，但其下級科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致(相同明細科目)。注意

?

對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。

?

一張憑證可定義多行，轉(zhuǎn)出科目及輔助項必須一致，轉(zhuǎn)入科目及輔助項可不相同。

?如果同一憑證轉(zhuǎn)入科目有多個，并且若同一憑證的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)之和為1，則最后一筆結(jié)轉(zhuǎn)金額為轉(zhuǎn)出科目余額減當(dāng)前憑證已轉(zhuǎn)出的余額。

第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(三)期間損益設(shè)置

本功能用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。注意

?

損益科目與本年利潤科目都有輔助核算，則輔助賬類必須相同。?

本年利潤科目必須為末級科目，且為本年利潤入賬科目的下級科目。第四節(jié)期末處理二、生成轉(zhuǎn)賬憑證

在定義完成轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去。由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進行計算的，所以在進行月末轉(zhuǎn)賬工作之前，必須先將所有未記賬憑證記賬，否則，將影響生成的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)的正確性。注意

?轉(zhuǎn)賬生成之前，注意轉(zhuǎn)賬月份為當(dāng)前會計月份。

?進行轉(zhuǎn)賬生成之前，選將相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證登記入賬。?若憑證類別、制單日期和附單據(jù)數(shù)與實際情況有出入，可直接在當(dāng)前憑證上進行修改，然后再保存。

?生成對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證和銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證的操作與自定義轉(zhuǎn)賬生成的操作基本相同。第四節(jié)期末處理二、生成轉(zhuǎn)賬憑證注意

?轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。

?轉(zhuǎn)賬憑證生成時，系統(tǒng)中如果有未記賬的憑證，系統(tǒng)會提示。如果該未記賬憑證并不會影響此時生成的記賬的憑證，則可以繼續(xù)此時的操作，否則應(yīng)在將未記賬憑證記賬后再繼續(xù)生產(chǎn)轉(zhuǎn)賬憑證的操作。

?生成的轉(zhuǎn)賬憑證，仍需審核、才能記賬。?在生成憑證時必須注意業(yè)務(wù)發(fā)生的先后次序，否則計算金額時就會發(fā)生差錯。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

在會計期末，除了對收入、費用類賬戶余額進行結(jié)轉(zhuǎn)外，還要進行對賬、結(jié)賬，并在結(jié)賬之前進行試算平衡。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常使用“對賬”功能進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進行。(一)對賬注意

?

在對賬功能中，可以按Ctrl+H激活恢復(fù)記賬前功能。

第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

結(jié)賬指每月月末計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作的過程。結(jié)賬只能每月進行一次，要正確地完成結(jié)賬工作必須符合系統(tǒng)對結(jié)賬工作的要求。(二)結(jié)賬注意

?結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進行。

?本月還有未記賬憑證時，不能結(jié)賬。?結(jié)賬必須按月連續(xù)進行，上月未結(jié)賬，本月也不能結(jié)賬，但可以填制、審核憑證。

?若總賬與明細賬對賬不符，不能結(jié)賬。?如果與其他聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未全部結(jié)賬，本系統(tǒng)不能結(jié)賬。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬(二)結(jié)賬注意

?已結(jié)賬月份不能再填制憑證。

?結(jié)賬前，要進行數(shù)據(jù)備份。在結(jié)賬的過程中，可以單擊“取消”按鈕取消正在進行的結(jié)賬操作。

?取消結(jié)賬功能鍵為：Ctrl+Shift+F6。第四章UFO報表學(xué)習(xí)目標與要求學(xué)習(xí)目標

系統(tǒng)學(xué)習(xí)自定義簡單報表和利用報表模板生成報表的基本知識和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：報表格式設(shè)置、公式設(shè)置及報表數(shù)據(jù)的計算方法，利用報表模板生成報表數(shù)據(jù)的方法。了解：設(shè)置報表模板的方法思考題

1.UFO報表管理系統(tǒng)的主要功能有哪些？

2.在報表的格式狀態(tài)下能完成哪些工作？

3.如何調(diào)整關(guān)鍵字的位置？

4.可以對報表模板中的公式進行修改嗎？

5.生成報表數(shù)據(jù)應(yīng)具備哪些條件？

第一節(jié)報表格式設(shè)計

定義一張報表，首先應(yīng)該定義報表數(shù)據(jù)的載體—報表格式。報表格式設(shè)計是制作報表的基本步驟，它決定了整張報表的外觀和結(jié)構(gòu)。第一節(jié)報表格式設(shè)計一、啟動UFO報表

在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應(yīng)首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎(chǔ)上設(shè)計報表的格式。注意

?建立新表后，將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表，保表名默認為Report1.rep。

?空白報表建立起來以后，里面沒有任何內(nèi)容，所有單元的類型均默認為數(shù)值單元。

?新報表建立起來以后，默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣

設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格，輸入報表的表間項目，以及定義報表中各項目的顯示風(fēng)格，定義單元屬性。通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括設(shè)置報表尺寸，定義報表行高和列寬，畫表格線，定義組合單元，輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容，定義單元屬性等。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(一)設(shè)置報表尺寸

設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(二)定義報表的行高和列寬注意

?行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用鼠標拖動某行或某列來調(diào)整行高和列寬。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(三)畫表格線

報表的尺寸設(shè)置完之后，在報表輸出時，該報表示沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。注意

?畫好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯。操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(四)定義組合單元

有些內(nèi)容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意

?組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。?

組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(五)輸入表間項目

報表表間項目是指報表的固定文字內(nèi)容，主要包括表頭、表體項目、表尾項目等。注意

?在錄入報表項目時，編制單位、日期一般不需要錄入，UFO報表系統(tǒng)將其單獨設(shè)置為關(guān)鍵字。?

項目錄入完之后，默認的格式均為普通宋體12號，居左。?一個表樣單元最多能錄入63個字符或31個漢字，允許換行顯示。第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(六)設(shè)置單元屬性

單元屬性主要指單元類型、數(shù)據(jù)格式、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊框樣式等內(nèi)容的設(shè)置。注意

?報表新建時，所有單元的單元類型均默認為數(shù)值型。?

格式狀態(tài)下，錄入的內(nèi)容均默認為表樣單元。?“字符”單元類型和“數(shù)值”單元類型錄入以后，只對本表頁有效；“表樣”單元類型錄入以后，對所有的表頁有效。?設(shè)置完之后可以在預(yù)覽窗口中查看效果。第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字

定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁上的位置。關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)用戶的實際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字(一)設(shè)置關(guān)鍵字第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字(二)調(diào)整關(guān)鍵字位置注意

?關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。

?每張報表可以同時定義多個關(guān)鍵字。?關(guān)鍵字（如年，月等）會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關(guān)鍵字時既要考慮編制報表的需要，又要考慮打印的需要。?關(guān)鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。?如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯誤，可以單擊【數(shù)據(jù)】︱【關(guān)鍵字】︱【取消】，取消后重新設(shè)置。第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

單元公式是指為報表單元進行賦值的公式，利用它可以將單元賦值為數(shù)值，也可以賦值為字符。對于需要從報表本身或其他模塊（如總賬、工資、固定資產(chǎn)等模塊）中取數(shù)以及一些小計、合計、匯總等數(shù)據(jù)的單元，都可以利用單元公式進行取數(shù)。第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

1.直接錄入公式注意

?

單元公式在錄入時，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號的均須錄入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式錄入錯誤而不能被保存。第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

2.利用函數(shù)向?qū)т浫牍阶⒁?/p>

?

如果錄入的會計科目有輔助核算，還可以錄入相關(guān)輔助核算內(nèi)容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可錄入。?

在“財務(wù)函數(shù)”界面，選中“包含未記賬憑證”，表示連同未記賬憑證數(shù)據(jù)一并取到報表中。

如果用戶對UFO的函數(shù)不太了解，直接定義單元公式有困難，可以利用函數(shù)向?qū)б龑?dǎo)錄入公式。第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(二)審核公式

由于報表中各個數(shù)據(jù)之間一般都存在某種勾稽關(guān)系，可以利用這種勾稽關(guān)系定義審核公式，來進一步檢驗報表編制的結(jié)果是否正確。

審核公式由驗證關(guān)系公式和提示信息組成。注意

?

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(三)舍位平衡公式

報表的數(shù)據(jù)生成后往往非常龐大，不方便讀者閱讀。另外在報表匯總時，各個報表的貨幣度量單位有可能不統(tǒng)一，這時，需要將報表的數(shù)據(jù)進行位數(shù)轉(zhuǎn)換，將報表單位數(shù)據(jù)由個位轉(zhuǎn)換為百位、千位或萬位，如將“元”單位轉(zhuǎn)換為“千元”或“萬元”單位，這種操作稱為進位操作。進位操作以后，原來的平衡關(guān)系可能會因為小數(shù)位四舍五入而被破壞，因此還需要對進位后的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系重新調(diào)整，使舍位后的數(shù)據(jù)符合指定的平衡公式。這種用于對報表數(shù)據(jù)舍位及重新調(diào)整報表舍位之后平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。

定義舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位范圍、以及舍位位數(shù)，并且必須錄入平衡公式。第一節(jié)報表格式設(shè)計五、保存報表

報表的格式設(shè)置完成之后，為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會計報表的格式保存起來。注意

?

ERP為用友報表文件專用擴展名。

?

如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報表？”信息提示對話框。第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理一、進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài)

進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用【數(shù)據(jù)/格式】切換按鈕進入。第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理二、錄入關(guān)鍵字

關(guān)鍵字是表頁定位的特定標志，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意

?

每一張表頁均對應(yīng)不同的關(guān)鍵字，輸出時隨同單元一起現(xiàn)實。?

日期關(guān)鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理三、整表重算

當(dāng)完成報表的格式設(shè)計并完成關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，它既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。第三節(jié)報表模板

在會計報表系統(tǒng)中，一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式，稱為報表模板。在每個模板中詳細設(shè)計了該報表的格式與公式。利用報表模板可以迅速建立一張符合實際需要的財務(wù)報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板中沒有提供標準格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調(diào)用這個模板。第三節(jié)報表模板一、調(diào)用報表模板

用友UFO報表系統(tǒng)為用戶提供了16個行業(yè)的標準財務(wù)報表模板。如果用戶需要使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板，則可以直接調(diào)用。注意

?

如果所需要的報表格式或公式與調(diào)用的模板有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然后再在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入關(guān)鍵字，計算報表數(shù)據(jù)。?

如果要生成該模板所對應(yīng)的報表數(shù)據(jù)，則應(yīng)進入“數(shù)據(jù)”狀態(tài)錄入關(guān)鍵字并進行報表計算。第三節(jié)報表模板二、定義報表模板

用戶除了使用系統(tǒng)中的會計報表模板外，還可以根據(jù)本單位的實際需要定制內(nèi)部報表模板，并將自定義的模板加入系統(tǒng)提供的模板庫內(nèi)，也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除各個行業(yè)及其內(nèi)置的模板。注意

?

如果某張報表不需要了，還可以在此狀態(tài)下刪除。

自定義報表模板主要需要定義報表的所屬行業(yè)及報表名稱。第五章工資管理學(xué)習(xí)目標與要求學(xué)習(xí)目標

系統(tǒng)學(xué)習(xí)工資管理系統(tǒng)的初始化、日常業(yè)務(wù)處理、期末業(yè)務(wù)處理、統(tǒng)計分析的工作程序和實際操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：工資賬套的建立，工資類別、人員類別、工資項目的設(shè)置方法；工資數(shù)據(jù)編輯及計算匯總，個人所得稅的計提及扣繳及工資分配轉(zhuǎn)賬憑證生成的方法。了解：了解工資管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、主要數(shù)據(jù)文件和基本編輯的作用與特點思考題

1.工資管理系統(tǒng)的基本功能有哪些？

2.工資賬套與企業(yè)賬套的有哪些聯(lián)系與區(qū)別？

3.應(yīng)如何設(shè)置“工資項目”？

4.設(shè)置銀行文件格式的應(yīng)中順序完成哪些操作步驟？

5.

“統(tǒng)計分析”中憑證查詢功能中可以對憑證進行哪些操作？第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化一、啟動工資系統(tǒng)

首次使用工資系統(tǒng)之前，應(yīng)通過“系統(tǒng)管理”建立賬套，輸入有關(guān)信息。在建立賬套后或在企業(yè)門戶中已經(jīng)進行了啟用工資系統(tǒng)的操作，否則不能啟動工資系統(tǒng)。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化二、建立工資賬套

在初次進入工資系統(tǒng)后應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況建立相應(yīng)的工資賬套。建立工資財套的內(nèi)容主要包括參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零設(shè)置、人員編碼設(shè)置等。注意

?工資賬套與企業(yè)核算賬套是不同的概念，企業(yè)核算賬套在系統(tǒng)管理中建立，是針對整個ERP系統(tǒng)而言的，而工資賬套只針對于用友ERP系統(tǒng)中的工資系統(tǒng)。即企業(yè)核算賬套中包含工資賬套。

?如果企業(yè)中所有員工的工資發(fā)放項目相同，工資計算方法也相同，那么可以對全部員工進行統(tǒng)一的工資核算，選擇系統(tǒng)中提供的單個工資類別應(yīng)用方案，否則則選擇多個工資類別。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化二、建立工資賬套注意

?扣零設(shè)置通常在采用現(xiàn)金發(fā)放工資時使用，如果單位采用銀行代發(fā)工資可不進行此項設(shè)置。

?人員編碼即單位人員編碼位數(shù)，共10位字符?？梢愿鶕?jù)需要自定義，但總長度不能超過10位字符。?工資賬套建立完成后可以直接設(shè)置工資類別，也可以以后再設(shè)置工資類別。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化三、設(shè)置工資類別

工資系統(tǒng)提供處理多個工資類別的功能，可以為按周或一個月多次發(fā)放工資，或者有多種不同類別的人員，工資發(fā)放項目不盡相同，計算公式也不相同，但是需要進行統(tǒng)一工資核算管理的單位提供解決方案。工資系統(tǒng)按工資類別進行管理，每個職工類別中有職工檔案、工資變動、工資數(shù)據(jù)、扣稅處理、銀行賬號代發(fā)等內(nèi)容。注意

?同一個部門可以設(shè)置多個工資類別。

?已被使用的部門不能取消選擇，選擇上級部門后不再進行“選定下級部門”。?工資類別的啟用日期確定后不能進行修改。?工資類別建立后，系統(tǒng)直接打開新建的工資類別。

第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化三、設(shè)置工資類別

?在打開工資類別的情況下，“工資類別”菜單中顯示“打開工資類別”和“關(guān)閉工資類別”兩個選項。單擊“關(guān)閉工資類別”后，“工資類別”菜單中顯示“新建工資類別”、“打開工資類別”和“刪除工資類別”選項。注意第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化四、設(shè)置人員附加信息

系統(tǒng)中除了兼顧人員檔案管理的基本功能外，還提供了人員附加信息的設(shè)置功能，豐富了人員檔案管理的內(nèi)容，便于對人員進行更加有效的管理。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化五、設(shè)置人員類別

人員類別是指按某種特定的分類方式將企業(yè)職工分成若干類別，不同類別的人員工資水平可能不同，從而有助于實現(xiàn)工資的多級化管理。人員類別的設(shè)置與工資費用的分配、分攤有關(guān)，合理設(shè)置人員類別，便于按人員類別進行工資的匯總計算，為企業(yè)提供不同人員類別的工資信息。注意

?人員類別名稱可以隨時修改。

?已經(jīng)使用的人員類別不允許刪除，人員類別只剩下一個時不允許刪除。?人員類別設(shè)置的目的是為“工資分配”設(shè)置入賬科目時使用。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化六、設(shè)置工資項目

工資數(shù)據(jù)最終由各個工資項目體現(xiàn)。工資項目設(shè)置即定義工資核算所涉及的項目名稱、類型、寬度等。工資管理系統(tǒng)中提供了一些固定的工資項目，它們是工資賬中不可缺少的，主要包括“應(yīng)發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”；若在工資建賬時設(shè)置了“扣零處理”，則系統(tǒng)在工資項目中自動生成“本月扣零”和“上月扣零”兩個指定名稱的項目：若選擇了“扣稅處理”，則系統(tǒng)在工資項目中自動生成“代扣稅”項目，這些項目不能刪除和重命名。其它項目可以根據(jù)實際需要定義或參照增加。如基本工資、獎金等。在此設(shè)置的工資項目對于多工資類別的工資賬套而言，是針對所有工資類別所需要使用的全部工資項目，對于單工資類別而言，就是此工資賬套所使用的全部工資項目。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化六、設(shè)置工資項目注意

?與選擇的工資賬套參數(shù)無關(guān)，系統(tǒng)均是提供應(yīng)發(fā)合計、扣款合計、實發(fā)合計幾項固定的工資項目。

?如果建賬（見圖5-3）時選擇了“是否核算計件工資”，則系統(tǒng)提供“計件工資”工資項目。?如果建賬（見圖5-4）時選擇了“代扣個人所得稅”，則系統(tǒng)提供代扣稅項目。?如果建賬（見圖5-5）時選擇了“扣零”處理，則系統(tǒng)提供“本月扣零”和“上月扣零”兩個工資項目。?工資項目名稱必須唯一。?

已使用的工資項目不可刪除，不能修改數(shù)據(jù)類型。?系統(tǒng)提供的固定工資項目不能修改。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化七、設(shè)置銀行名稱

當(dāng)企業(yè)發(fā)放工資采用銀行代發(fā)形式時，需要確定銀行名稱及賬號長度。發(fā)放工資的銀行可以根據(jù)實際需要設(shè)置多個，這里銀行名稱設(shè)置是指所有工資類別涉及到的銀行名稱。如果同一工資類別中的人員由于在不同的工作地點，需要由不同的銀行代發(fā)工資，或者不同的工資類別由不同的銀行代發(fā)工資，均需將相應(yīng)的銀行名稱在此一并設(shè)置。注意

?銀行賬號長度不得為空，且不能超過30位。

?輸入時需要自動帶出的賬號長度是指在輸入“人員檔案”的銀行賬號時，從第二個人開始，系統(tǒng)根據(jù)用戶在此定義的長度自動帶出銀行賬號的相應(yīng)長度，可以有效提高錄入的速度。?如果刪除銀行名稱則同銀行名稱有關(guān)的所有設(shè)置將一同刪除，包括銀行的代發(fā)文件格式設(shè)置、磁盤輸出格式的設(shè)置等。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

人員檔案的設(shè)置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息，此外人員的增減變動都必須先在本功能中處理。人員檔案的操作是針對于某個工資類別的，即應(yīng)先打開相應(yīng)的工資類別才能進行人員檔案的設(shè)置。注意

?由于進行銀行名稱設(shè)置時已經(jīng)設(shè)置了“錄入時需要自動帶出的賬號長度”，因此，在輸入第1個人員檔案后，其他的人員檔案中的銀行賬號會自動帶出相應(yīng)的賬號的位數(shù)。

?在增加“人員檔案——基本信息”對話框中“停發(fā)工資”、“調(diào)出”和“數(shù)據(jù)檔案”不可選，只有在修改狀態(tài)下才能編輯。(一)增加人員檔案第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

人員檔案在修改的狀態(tài)下可以進行“停發(fā)工資”、“調(diào)出”和“數(shù)據(jù)檔案”的編輯。已作調(diào)出標志的人員，所有檔案信息不可修改，其他編號可以再次使用。調(diào)出人員可在當(dāng)月末結(jié)算前，取消調(diào)出標志，但編號已被其他人員使用時，不可取消。有工資停發(fā)標志的人員不再進行工資發(fā)放，但保留人員檔案，以后可恢復(fù)發(fā)放。標志為停發(fā)或調(diào)出人員，將不再參與工資的發(fā)放和匯總。如果在人員檔案中直接輸入職工工資，可以在“工資數(shù)據(jù)錄入——頁編輯”對話框中進行數(shù)據(jù)的錄入。由于現(xiàn)在還未對“在崗人員”選定工資項目，因此，現(xiàn)在暫不進行工資數(shù)據(jù)的錄入。(二)修改人員檔案第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

當(dāng)個別人員的檔案需要修改時，在“人員檔案”對話框中可以進行修改。當(dāng)一批人員的某個工資項目同時需要修改時，可以利用數(shù)據(jù)替換功能，即將符合條件的人員的某個工資項目的內(nèi)容，統(tǒng)一替換為某個數(shù)據(jù)，以提高人員信息的修改速度。(三)數(shù)據(jù)替換第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化九、設(shè)置計算公式

由于不同的工資類別，工資發(fā)放項目不同，計算公式也不同，因此在進入某個工資類別后，應(yīng)選擇本工資類別所需要的工資項目，再設(shè)置工資項目對應(yīng)的計算公式。注意

?工資項目一旦被選擇，即可進行公式定義。?沒有選擇的工資項目不允許在計算公式中出現(xiàn)。?不能刪除已輸入數(shù)據(jù)的工資項目和已設(shè)置計算公式的工資項目。?如果所需的工資項目不存在，則要關(guān)閉本工資類別，然后新增工資項目，再打開此工資類別進行選擇。(一)選擇工資項目第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化九、設(shè)置計算公式

設(shè)置計算公式即定義工資項目之間的運算關(guān)系，計算公式設(shè)置的正確與否關(guān)系到工資核算的最終結(jié)果。定義公式可以通過選擇工資項目、運算符、關(guān)系符、函數(shù)等組合完成。注意

?函數(shù)公式向?qū)е恢С窒到y(tǒng)提供的函數(shù)。(二)設(shè)置計算公式第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、工資變動

第一次使用工資系統(tǒng)必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)輸入計算機，每月發(fā)生的工資數(shù)據(jù)變動也在此進行調(diào)整，如獎金、扣款信息的錄入等。工資變動處理之前，需要事先設(shè)置好工資項目及計算公式。注意

?第一次使用工資系統(tǒng)必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。工資數(shù)據(jù)可以在錄入人員檔案時直接錄入，需要計算的內(nèi)容再在此功能中進行計算。也可以在工資變動功能中錄入，當(dāng)工資數(shù)據(jù)發(fā)生變動時應(yīng)在此錄入。?如果工資數(shù)據(jù)變化較大可以使用替換功能進行替換第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、工資變動注意

?在修改了某些數(shù)據(jù)，重新設(shè)置了計算公式，進行了數(shù)據(jù)替換或在個人所得稅中執(zhí)行了自動扣稅等操作，必須調(diào)用“計算”和“匯總”功能對個人工資數(shù)據(jù)重新計算，以保證數(shù)據(jù)正確。?如果對工資數(shù)據(jù)只進行了“計算”的操作，而未進行“匯總”操作，則退出時系統(tǒng)提示“數(shù)據(jù)發(fā)生變動后尚未進行匯總，是否進行匯總？”，如果需要匯總則單擊“是”按鈕；否則，單擊“否”按鈕即可。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理二、扣繳所得稅

個人所得稅是根據(jù)《中華人民共和國個人所得稅法》對個人所得征收的一種稅。手工情