公司合同部門(mén)管理制度1.背景公司合同部門(mén)負(fù)責(zé)公司與客戶、供應(yīng)商之間的合同簽訂、執(zhí)行及維護(hù)工作。合同是公司運(yùn)營(yíng)的基石，對(duì)合同管理的嚴(yán)謹(jǐn)與規(guī)范性要求越來(lái)越高，以確保公司獲得合理的商業(yè)利益、提高內(nèi)部效率和管理水平，同時(shí)減少公司面臨的潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。本制度旨在規(guī)范公司合同部門(mén)的工作，確保公司合同管理工作的規(guī)范、高效和安全。2.職責(zé)2.1合同起草合同部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的需求和實(shí)際情況，制定合同草案和相關(guān)條款，并進(jìn)行內(nèi)部審查。草案和條款應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、清晰、完整、合法、合規(guī)，符合公司的國(guó)家法規(guī)和商業(yè)慣例。2.2合同簽訂合同部門(mén)應(yīng)對(duì)合同簽訂過(guò)程進(jìn)行管理，確保合同的簽署、蓋章、公正等程序的完成，嚴(yán)格按照公司相關(guān)流程和規(guī)定執(zhí)行。在與客戶供應(yīng)商協(xié)商時(shí)，糾正不當(dāng)?shù)囊?，確保合同的簽訂符合公司利益。2.3合同執(zhí)行合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定合同執(zhí)行計(jì)劃，包括對(duì)合同的履行過(guò)程監(jiān)督和執(zhí)行質(zhì)量跟進(jìn)，特別是對(duì)涉及大額合同和重要合同的管理和監(jiān)控。合同部門(mén)應(yīng)該積極推動(dòng)各部門(mén)合同履行，避免出現(xiàn)合同違約行為。2.4合同檔案管理合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立完整的合同檔案管理制度，嚴(yán)格保管所有公司合同原始文件、復(fù)印件以及補(bǔ)充文件，確保涉密文件保密安全。合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定保留合同檔案時(shí)效并規(guī)劃合同信息的存放，配合內(nèi)部、外部審計(jì)等工作需要進(jìn)行資料調(diào)取。合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織合同檔案匯編，編印合同檔案庫(kù)清冊(cè)并據(jù)此管理合同檔案。2.5合同變更合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)確保任何合同變更都應(yīng)遵循公司內(nèi)部規(guī)定，且符合實(shí)際情況。合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)通知所有相關(guān)部門(mén)和人員在變更合同時(shí)，確保已經(jīng)經(jīng)過(guò)公司管理層的批準(zhǔn)和在約定的日期內(nèi)向合同另一方發(fā)出通知。2.6確保法律合規(guī)合同部門(mén)應(yīng)確保合同的合法性、合規(guī)性和法律有效性，尤其是涉及到風(fēng)險(xiǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)防范的問(wèn)題，確保公司不會(huì)面臨法律訴訟或經(jīng)濟(jì)損失。3.流程合同部門(mén)應(yīng)當(dāng)在公司內(nèi)部制定完備的流程，同時(shí)明確各個(gè)操作環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，以便于在合同起草、合同簽訂和合同執(zhí)行中進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。其中，常規(guī)流程如下：合同起草：準(zhǔn)確、清晰、完整、合法、合規(guī)，經(jīng)過(guò)公司管理層審核，草案及相關(guān)條款書(shū)面準(zhǔn)備完備，并送給簽約部門(mén)。合同簽訂：公司簽約部門(mén)及時(shí)進(jìn)行合同簽署、蓋章等流程，確保簽字順序符合公司內(nèi)部要求，同時(shí)保證合同簽署的文件和附件的準(zhǔn)確性。合同執(zhí)行：合同管理人員制定合同執(zhí)行計(jì)劃，跟蹤涉及的合同履行進(jìn)度，并及時(shí)提交合同管理報(bào)告，嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行并跟蹤實(shí)際的變更。合同檔案管理：合同管理部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保所有公司合同的原始文件、復(fù)印件以及補(bǔ)充文件得到正確的保管和跟蹤，并應(yīng)按照檔案管理制度規(guī)定主動(dòng)作為并配合內(nèi)部、外部審計(jì)等工作需要進(jìn)行資料調(diào)取。合同變更：合同管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)了解和掌握合同變更情況，并根據(jù)公司管理層的要求協(xié)調(diào)各部門(mén)的合同變更事宜。保證法律合規(guī)：通過(guò)制定合同管理流程和優(yōu)化管理，合同部門(mén)應(yīng)確保合同的合法性、合規(guī)性和法律有效性，從而使公司不會(huì)面臨法律訴訟或經(jīng)濟(jì)損失。4.相關(guān)規(guī)定保密：合同部門(mén)應(yīng)遵守公司對(duì)于外部及內(nèi)部信息保密的相關(guān)規(guī)定，對(duì)于保密合同或文件，除合同相關(guān)人員以外不得向任何人泄露。培訓(xùn)：合同部門(mén)應(yīng)該對(duì)內(nèi)部合同人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以提高部門(mén)執(zhí)行力和合同管理質(zhì)量的提升。決策機(jī)制：對(duì)于項(xiàng)目涉及的重要合同，合同部門(mén)應(yīng)該由合適的部門(mén)組成審批小組，以進(jìn)行細(xì)致的合同審核。5.結(jié)語(yǔ)本制度旨在規(guī)范公司的合同管理工作，提高簽訂、執(zhí)行和管理合同的質(zhì)量和效率，最大化的保