醫(yī)院物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理方案要點(diǎn)：

★針對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立有恒瑞特色的管理制度，達(dá)到統(tǒng)一管理的目的

★嚴(yán)密的行政管理體系和質(zhì)量保證體系是一切管理活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)

★收集全面詳實(shí)的物業(yè)管理信息，建立標(biāo)準(zhǔn)化物業(yè)管理模式

★采用高技術(shù)手段輔助管理，融入“以人為本”的服務(wù)思想，提高管理水平第一章

建立規(guī)章制度的原則成熟的物業(yè)管理絕不是管理公司單向的推動(dòng)，而應(yīng)該得到廣大用戶的真誠(chéng)支持，變單項(xiàng)推動(dòng)為雙向共管。只有啟發(fā)廣大用戶共同參與物業(yè)管理，增強(qiáng)住戶自治、自律意識(shí)，使住戶自治，自律與專業(yè)化物業(yè)管理相結(jié)合，才能使物業(yè)管理真正得到升華。建立用戶自治自立組織網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)用戶的物業(yè)管理意識(shí)。我們?cè)谥朴喒芾碇贫纫渤浞挚紤]其特點(diǎn)，并擬定以下四項(xiàng)基本原則：

１、管理制度以滿足用戶需要為根本出發(fā)點(diǎn)；

２、公共規(guī)章制度在獲得甲方同意；

３、所有規(guī)章制度兼顧已有管理規(guī)定；第二章管理規(guī)章制度我公司在多年物業(yè)管理實(shí)踐過(guò)程中形成一整套行之有效的管理方法，在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，建立一套物業(yè)管理的規(guī)章制度。根據(jù)某市第二醫(yī)院物業(yè)管理項(xiàng)目的特點(diǎn)和政府有關(guān)文件的規(guī)定，制定了“某市第二醫(yī)院物業(yè)管理制度匯編”。管理規(guī)章制度詳見附件1。

一、崗位職責(zé)

二、各項(xiàng)管理制度

三、各崗位工作程序

四、設(shè)施、設(shè)備管理規(guī)定第三章檔案的建立和管理知識(shí)經(jīng)濟(jì)的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資源已成為居住區(qū)物業(yè)管理中不可缺少的組成部份。在某市第二醫(yī)院的檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件以達(dá)到信息共享、合理利用的目的。同時(shí)，我們?cè)谛畔①Y料收集中將廣開渠道，對(duì)居住區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項(xiàng)目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的管理檔案，有效保證物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度及檔案管理人員的職責(zé)，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需要。

一、

檔案管理運(yùn)作

（一）資料的收集

我們將設(shè)立專門的檔案室，并由專人負(fù)責(zé)管理。按照檔案的不同類別，我們將通過(guò)四個(gè)途徑進(jìn)行收集。首先在物業(yè)接管移交與設(shè)計(jì)單位，施工單位積極合作，力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等原始資料。第二是在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其它相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化；第三是通過(guò)政府主管部門、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等獲取相關(guān)信息。

（二）資料的整理和分類

在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄，修補(bǔ)破損的文檔，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。

（三）資料的歸檔管理

１、對(duì)于分類整理好的信息資料進(jìn)行分類保存即為歸檔。在某市第二醫(yī)院的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制，確保儲(chǔ)存方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲(chǔ)存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

２、對(duì)醫(yī)串和管理中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中接授權(quán)級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

３、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

４、為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。（四）檔案的使用

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)管理中心的相關(guān)資料進(jìn)行查詢。對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。

（五）檔案的銷毀

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆集和混淆。對(duì)于已過(guò)存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀，同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。

二、

檔案資料的分類

（一）產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料

１、規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

２、建筑許可證、投資許可證、開工許可證

3、紅線圖、竣工總平面圖

4、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

5、工程合同、工程預(yù)決算

6、工程設(shè)計(jì)變更通知

7、竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、電氣工程竣工圖及消防、燃?xì)狻㈦娫掚娨?、智能化、供熱等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

９、房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書

１０、主要材料質(zhì)量保證書，新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

１１、水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料

１２、砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告

１３、綠化工程竣工圖

１４、住宅區(qū)各類房屋清單

１５、出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單

１６、住宅區(qū)公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單

１７、住宅區(qū)未完工的房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期

１８、其它工程技術(shù)資料、電梯資料

（二）維修資料

１、維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄

２、維修派工單

３、公共設(shè)施巡檢記錄

（三）治安交通管理資料

１、日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線

２、日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

３、搬入／出記錄、突發(fā)事件處理記錄

４、車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料

（四）設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防）

１、公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃

２、公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄

３、機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄

４、設(shè)備分承包方檔案

５、公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄

６、供暖設(shè)備臺(tái)帳及維修記錄

（五）綠化清潔資料

１、清潔班檢記錄、清潔周檢記錄

２、綠化工作記錄、綠化周檢記錄

３、消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄

（六）員工管理資料

１、員工個(gè)人資料、聘用記錄

２、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄

３、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄

４、員工晉升、薪金變動(dòng)

（七）用戶反饋

１、服