訂單跟蹤工作規(guī)范第一章總則第一條目的為了規(guī)范公司訂單跟蹤工作，提高訂單跟蹤效果，特制定本規(guī)范。第二條審批權(quán)限1、采購總監(jiān)及總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批50元以上的訂單處理工作。2、采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批50元以下的訂單處理工作。第二章采購跟單總體要求第三條跟蹤過程訂單發(fā)出后，采購專員需要跟蹤整個(gè)過程直至收貨入庫。第四條跟蹤要求1、采購專員應(yīng)完成企業(yè)規(guī)定的以及自購的訂單跟蹤任務(wù)。2、采購專員全面統(tǒng)籌安排所負(fù)責(zé)的各個(gè)訂單的跟蹤工作，不可遺漏。第五條處理審批采購訂單的取消、違反合同以及其他未規(guī)定處理規(guī)范的問題的處理方案應(yīng)由相關(guān)權(quán)限審批人審批后方可執(zhí)行。第六條行為規(guī)范跟單員必須保持對(duì)供應(yīng)商的尊重，在跟單過程中必須注意自己的言行舉止，自覺維護(hù)企業(yè)的良好形象。第三章訂單跟蹤處理規(guī)范第七條訂單分類匯總1、采購專員必須整理好所負(fù)責(zé)訂單，將訂單信息填入訂單信息匯總表”中，確保每一訂單都可查詢。訂單信息匯總表”如下所示。行供應(yīng)商分級(jí)跟蹤管理（參照《供應(yīng)商分級(jí)跟蹤管理制度》）。第八條訂單執(zhí)行情況跟蹤1、采購專員應(yīng)跟蹤訂單處理的整個(gè)過程。2、采購專員按照企業(yè)《訂單狀態(tài)跟蹤管理制度》跟蹤采購訂單。第九條企業(yè)取消采購訂單的處理1、原則上，采購部不能取消訂單。如因企業(yè)內(nèi)部某種原因，確實(shí)需要取消已發(fā)出的訂單，采購專員應(yīng)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)取消訂單。2、對(duì)于企業(yè)單方面取消訂單或供應(yīng)商可能提出取消訂單的問題，采購專員應(yīng)按照以下程序處理。（1）采購部預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行的解決方法，并由采購專員編制《乂取消訂單處理方案》。（2）采購經(jīng)理或采購總監(jiān)在權(quán)限內(nèi)審批《x取消訂單處理方案》。采購專員執(zhí)行《x取消訂單處理方案》。依照合同規(guī)定取消訂單的，采購專員無需請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購專員應(yīng)將合法取消訂單的證明依據(jù)匯總整理并存檔。第十條供應(yīng)商取消訂單的處理如因某種原因，供應(yīng)商取消企業(yè)已發(fā)出的訂單，采購部應(yīng)按照以下程序處理。1、采購部選擇新的供應(yīng)商進(jìn)行采購或采購替代品，采購程序應(yīng)參照企業(yè)《采購管理制度》執(zhí)行。2、采購部及時(shí)通知需求部門，做好應(yīng)急措施。3、采購部聯(lián)系供應(yīng)商，要求其賠償企業(yè)人力、時(shí)間損失以及其他經(jīng)濟(jì)損失。第十一條交貨延遲的處理1、采購專員未能按時(shí)、按量采購所需物資，并影響請(qǐng)購部門正常經(jīng)營活動(dòng)的，須填寫采購交貨延遲檢討表”，說明原因及跟進(jìn)情況。2、供應(yīng)商未能如期交貨的，采購專員應(yīng)及時(shí)同供應(yīng)商取得聯(lián)系，了解其未能如期交貨的原因，并與其協(xié)商處理對(duì)策。采購專員首先應(yīng)在合同到期后的固定時(shí)間發(fā)送催貨通知單”。催貨后無回應(yīng)的，采購專員應(yīng)親自致電供應(yīng)商，了解供應(yīng)商的相關(guān)情況。供應(yīng)商在催貨后一周內(nèi)仍未交貨的，采購專員應(yīng)將具體情況上報(bào)采購經(jīng)理。3、交貨延遲次以上的，采購專員提請(qǐng)采購經(jīng)理派駐廠人員到場監(jiān)管或更換供應(yīng)商。第十二條交貨提前的處理1、供應(yīng)商提前交貨會(huì)導(dǎo)致庫存增加、流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率下降，所以采購專員不能放松對(duì)交貨提前的管理。2、供應(yīng)商未按照采購訂單規(guī)定而提前送貨的，采購專員應(yīng)按照以下規(guī)范操作。（1）A類物資允許提前交貨日，B類物資允許提前交貨日，C類物資不允許提前交貨。企業(yè)ABC類物資分類方法如下表所示。物資分類表類別標(biāo)準(zhǔn)物資品種A類物資占用企業(yè)70%成本，實(shí)際數(shù)量為20%的物資B類物資介于A類和C類物資之間C類物資占用企業(yè)10%成本，實(shí)際數(shù)量超過50%的物資（2）供應(yīng)商本年度提前交貨（）次以上的，不得提前交貨。采購專員應(yīng)與供應(yīng)商隨時(shí)溝通，確定交貨時(shí)間。第十三條彈性處理1、如果企業(yè)客戶提前訂單交期或變更生產(chǎn)計(jì)劃，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，進(jìn)行彈性處理。2、彈性處理應(yīng)按照以下程序操作。（1）采購專員接到生產(chǎn)部門或銷售部門的彈性處理信息。（2）采購專員馬上聯(lián)系供應(yīng)商，了解供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度。（3）根據(jù)客戶訂單提前時(shí)間，與供應(yīng)商協(xié)商加快生產(chǎn)進(jìn)度，必要時(shí)可根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的處理意見提高采購價(jià)格或采取其他鼓勵(lì)供應(yīng)商的措施。第十四條檔案儲(chǔ)存1、采購專員應(yīng)將供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料分類歸檔以備查。2、采購專員應(yīng)及時(shí)更新采購訂單跟蹤信息，將其錄入采購部訂單跟蹤信息庫。3、采購專員自購物資的價(jià)格信息必須每日錄入采購部價(jià)格信息庫。第十五條其他情況處理1、合同上明確規(guī)定的條款，甲乙雙方如有違反，均按合同規(guī)定進(jìn)行處理。2、合同以及本規(guī)范未規(guī)定的異常情況處理規(guī)范。（1）采購專員及時(shí)將訂單異常情況上報(bào)采