28三月2024公文管理培訓課件內(nèi)容簽報管理常見問題解析個人簡介公文管理

公文是頒布規(guī)章制度、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、制定計劃、交流總結經(jīng)驗、記載活動的重要工具。什么是公文？公司主要規(guī)章制度：公文管理

通知轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉下級單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用人員。

報告…

批復表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。答復請示事項通報決定對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級不適當?shù)臎Q定事項。請示向上級單位請求指示、批準。函不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向平級主管部門請示批準事宜；也適用于請下級單位協(xié)助工作。意見對重要問題提出見解和處理辦法會議紀要記載和傳達會議情況和議定事項，要求與會者和各相關單位共同遵守、執(zhí)行。公司常用的公文種類下行文上行文平行文公文管理（行文規(guī)則）行文規(guī)則：

嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，盡可能減少行文，避免“文山”，可發(fā)、可不發(fā)的文件一律不發(fā)，可送、可不送的單位一律不送；逐級行文，不得越級行文；行文必須寫清楚主、抄送單位。受雙重領導的單位對上級請示問題，應視文件的內(nèi)容寫明主報、抄報單位；“請示”一般一文一事，“報告”中不得夾帶請示事項；“請示”、“報告”等上行文不要發(fā)送同級或下級機關。除分公司、分公司所屬部門和中心支公司外，其余下屬機構不得行文。公文管理（行文規(guī)則）1234請示類文件：任免干部；調(diào)整內(nèi)設機構；籌建分支機構等需向總公司報送的文件報告類文件：貫徹落實重大方針、政策的報告；分公司重大經(jīng)營情況和重大突發(fā)事件的情況報告；對總公司部署事宜的反饋意見報告。決定類文件：內(nèi)部重要事項安排；管理權限內(nèi)的獎懲；主送當?shù)乇O(jiān)管機關需同時抄報總公司的：重要專項工作情況報告；受處罰的情況說明及整改報告。其它根據(jù)需要報告的工作事宜分公司重要的規(guī)章制度公文管理（發(fā)文格式）公文字號：組成：單位代字、公文類別號、年份、順序號組成分公司發(fā)文：公司級對外發(fā)文：xx發(fā)[年份]xx號公司級對內(nèi)發(fā)文：xx辦[年份]xx號，xx財[年份]xx號等；部門級發(fā)文：xx辦發(fā)[年份]xx號等中支發(fā)文：對外：xx延支發(fā)[年份]xx號；對內(nèi)：xx延支辦[年份]xx號。發(fā)文格式：公文字頭、公文字號、標題、秘密等級、緊急程度、主送單位、正文、附件、印鑒、成文日期、主題詞、抄報、抄送、制發(fā)單位等。公文管理（發(fā)文格式）秘密等級：絕密、機密、秘密緊急程度：特急、急公文標題：由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成，一般不用標點符號。主送單位：公文主要接收的對象，應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用印：上不壓正文，下壓年月日中4－7個字。公文管理（發(fā)文格式）成文日期：以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準抄報單位：需要了解公文內(nèi)容的上級單位或相關領導，應使用規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。發(fā)送單位：公司級發(fā)文時，公司內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的單位。抄送單位：部門級發(fā)文時，公司內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的其他單位公文字頭、公文字號、用印、制發(fā)單位應一致公文管理（發(fā)文辦理）發(fā)文環(huán)節(jié)：擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、用印、校對、用印、封發(fā)等。擬稿：確實有必要發(fā)文；擬發(fā)文字材料已經(jīng)完成，并經(jīng)部門內(nèi)相關人員（如室主任、部門領導等）審閱，達成一致意見后，才可正式發(fā)起發(fā)文流程。文字材料要求：

政策、方向正確，和公司、分公司各項政策、中心工作和外部監(jiān)管要求不抵觸；條理清晰，層次分明，文字通順，銜接有序，篇幅力求簡短；文種使用正確，不混淆，不亂用。文件標題正確，正確文件標題應以文種為結尾。公文管理（發(fā)文辦理）核稿：

目的：把握重大政策方向；把握行文的規(guī)范與嚴密性；把握文字質(zhì)量；做好協(xié)調(diào)工作，使文件流轉順暢和高效。幾點要求：分公司、中心支公司所有發(fā)文都需經(jīng)過核稿；不允許發(fā)文材料不經(jīng)核稿直接報送公司領導；

公文管理（發(fā)文辦理）會簽：公文的內(nèi)容如涉及其他部門的業(yè)務，應辦理會簽。簽發(fā)：簽發(fā)人員應注明具體的意見，簽署名字和時間。編號：對領導已簽發(fā)的文件進行編號，確保文件的唯一性和可識別性，建立《發(fā)文登記表》。校對：一般由擬稿人負責，對文件中明顯的錯字、誤字、漏字、標點符號等錯誤，進行修改，校對人員不得對文件內(nèi)容隨意進行改動，如確實需要對內(nèi)容進行改動，須請示簽發(fā)的領導。用?。撼龝h紀要及各類信息載體外，公文應加蓋印章才有效力。公文管理（收文辦理）收文環(huán)節(jié)：簽收、登記、擬辦、批辦、分送、傳閱、承辦、催辦、辦復等。擬辦：

辦公室主要負責人根據(jù)收文的內(nèi)容和要求，提出初步處理意見，供公司領導審核決定。要對文件內(nèi)容和各部門的職能有充分的了解，明確意見批辦：需要辦理的文件，需要明確指定承辦部門或者主辦部門和協(xié)辦部門。外收文處理單來文單位來文日期辦公室擬辦意見領導批示處理結果公文管理（收文辦理）承辦：認真研究文件內(nèi)容和領導批辦意見，抓緊時間落實，注意反饋時限和相關要求，在規(guī)定時限內(nèi)上報；主辦部門要承擔與其他部門的溝通、協(xié)調(diào)的職責，出具最終意見。催辦：

文件管理員應主動進行催辦；對上級單位有明確時限要求的，或者長時間滯留文件的情況，進行催辦。課件內(nèi)容常見問題解析個人簡介公文管理簽報管理簽報管理簽報是指用于公司內(nèi)部請示、報告、商洽具體工作時所使用的非公文類文書。公司簽報管理暫行辦法（xx辦〔2005〕58號）簽報管理：從簽報的制發(fā)、流轉、辦理到歸檔等全過程進行有效管理的工作。管理原則：誰制發(fā)、誰追蹤、誰存檔，誰承辦、誰協(xié)調(diào)、誰回復、誰存檔。簽報管理注意事項：

禁止多頭報送，只報送總公司相關工作的主要承辦部門。屬于上行或平行類文書，應逐級請示、報告，不得越級，中心支公司不得直接向總公司行簽報。由各部門文件管理員進行傳遞，任何人不得自行傳遞并保留簽報原件。各部門文件管理員負有催辦和督辦的責任，做到及時跟蹤、定期催辦。簽報管理業(yè)務管理類財務管理類銷售管理類其他類簽報公司常用簽報種類行政管理類簽報流轉程序分公司總經(jīng)理分公司相關部門中支總部門負責人相關人員分公司辦公室簽報管理簽報字號：組成：單位和部門代字、年份、順序號組成“吉團簽[200９]1號”和發(fā)文使用相同的代字，由各部門文件管理員統(tǒng)一進行編號。簽報格式：緩急程度、秘密登記、簽報字號、領導批示意見、會簽意見、標題、主送單位、正文、附件、簽報日期、主辦單位擬稿人、簽發(fā)人等。課件內(nèi)容常見問題解析個人簡介公文管理簽報管理常見問題解析問題1：未建立收發(fā)文登記表或者登記表不完整收、發(fā)文均通過系統(tǒng)流轉，沒有必要再建立登記表；上級單位的重要批復文件直接存檔了，所以不用登記。在系統(tǒng)出現(xiàn)問題或者緊急情況時，不可避免以紙質(zhì)進行收、發(fā)文的流轉；建立完整的登記表可以避免發(fā)文編號錯號、漏號等情況的發(fā)生；建立完整的收文登記表可以提供迅速查詢，并確保年度歸檔材料的完整性。要求：必須建立完整的收、發(fā)文登記表常見問題解析問題2：發(fā)文編號錯誤對內(nèi)發(fā)文和對外發(fā)文編號混淆；出現(xiàn)缺號、重號的情況；系統(tǒng)中的編號和登記表中的編號內(nèi)容不一致。要求：建立完整的發(fā)文登記表，認真編號。常見問題解析問題3：發(fā)文管理不嚴未見發(fā)文稿紙或領導簽批意見即制作文件；未對紙質(zhì)流轉的發(fā)文稿紙進行統(tǒng)一管理；紙質(zhì)發(fā)文無校對環(huán)節(jié)；領導已簽發(fā)的文件擅自取消發(fā)文。發(fā)文歸檔材料缺失；出現(xiàn)問題，責任不清；對工作通知單進行統(tǒng)一管理，杜絕各類各類形式的工作單出現(xiàn)。要求：必須按照發(fā)文管理流程處理公文。常見問題解析問題4：公文制作質(zhì)量不高部分通過系統(tǒng)流轉的對外發(fā)文無附件內(nèi)容；文件紙、印章、文號和發(fā)文單位不一致；部分文件排版格式嚴重錯誤。公文質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)嚴重錯誤，影響公文的嚴肅性。要求：提高公文制作的質(zhì)量常見問題解析問題5：行文不規(guī)范上報上級單位文件同時抄送分公司總經(jīng)理室或者相關部門；上行文和下行文混淆；給分公司總經(jīng)理室行文，抄送總公司。上行文不得同時發(fā)送下級單位。要求：按照公司要求行文。常見問題解析問題６：未按照簽報管理辦法對簽報進行編號、錄入管理簽報均走系統(tǒng)，所以不用建立登記薄；文件管理員無法按照公司簽報管理辦法進行編號和錄入管理，總有漏網(wǎng)之魚；涉及法律、財務等方面的簽報總公司要求以紙質(zhì)簽報形式流轉；年度歸檔材料不完整。如何做好簽報的管理要求：應對簽報進行編號，紙質(zhì)簽報及時錄入系統(tǒng)。常見問題解析問題７：系統(tǒng)利用程度不高對外發(fā)文無法通過系統(tǒng)分發(fā)，所