行政公文基礎(chǔ)公文的定義：1、定義：公文，是公務(wù)文書的簡稱，是國家機(jī)關(guān)及其它社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。2、行政公文：最早，行政公文是國家行政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成和使用的管理行政事務(wù)的工具，是具有法定或特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書?，F(xiàn)在，由于市場經(jīng)濟(jì)的繁榮，很多企業(yè)和社會團(tuán)體也都普遍使用行政公文，這里的行政公文是指社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。3、公文屬于應(yīng)用文，具有極強(qiáng)的規(guī)范性，要求符合一定的體式和程序。公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。二、排版及裝訂的基本要求1.公文用紙的尺寸和規(guī)格：政府公文一般用16開型：長260mm、寬184mm；企業(yè)及社會團(tuán)體一般與國際慣例相同用A4：長297mm、寬210mm。2.公文的書寫形式公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。3.字體字號的選用。一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：推薦使用高X寬22mmX15mm黑變體字或初號宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號體字。公文大標(biāo)題：推薦使用二號宋體字。小標(biāo)題：推薦使用三號宋體字。秘密等級、緩急時限和各標(biāo)記字符或其它重點(diǎn)句推薦使用三號黑體字；主題詞：推薦使用三號宋體字。公文的正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。公文的標(biāo)點(diǎn)符號：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點(diǎn)符號用法》規(guī)定。4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法：第一級用：一、二、三……第二級用：（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）……2）.公文的裝訂要求公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。三、我公司目前普遍用到的基本公文1、通知：通知，是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。主要目的是把需要傳達(dá)和告知的事項(xiàng)讓有關(guān)單位和宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。

傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數(shù)。一般包括標(biāo)題、正文、落款。標(biāo)題同上。正文包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭，寫通報的緣由，即“為什么”；主體，寫相關(guān)事項(xiàng)，即介紹要表彰或批評的具體事實(shí)、人物，并進(jìn)行分析、得出結(jié)論，通常會分段，逐漸深入。結(jié)尾，寫明有關(guān)的態(tài)度和決定，比如給被表彰者的稱號、獎勵，被批評者應(yīng)吸取的教訓(xùn)，提出希望要求等。落款包括制發(fā)單位和日期，在正文右下角寫明制發(fā)單位的名稱，如標(biāo)題中已經(jīng)寫明，也可省略。制發(fā)單位下方寫制發(fā)此通知的日期。4、報告：是下級向上級匯報工作情況、反應(yīng)情況、提出建議、答復(fù)上級詢問的陳述性公文。一般包括標(biāo)題、正文、結(jié)束語、落款。標(biāo)題同上。正文包括開頭和主體：開頭，寫明報告的原因、緣由，如形勢發(fā)展的要求、工作的需要、上級的指定等。主體，寫明報告的具體內(nèi)容，一般是情況、成績、做法和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、問題，今后措施、意見、建議等；雖然是向上級反映情況為主，但也應(yīng)有概括說明、具體事例及深入分析，以供上級參考決策。結(jié)束語：一般為“特此報告”、“妥否，請指正”、“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門（單位）執(zhí)行”之類的文字。落款：制發(fā)單位和日期，有時日期也可寫于標(biāo)題下方。5、函：不相隸屬的部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等用的交往性公文。函比較正式，不可輕率發(fā)出；函具有單一性和實(shí)用性事項(xiàng)內(nèi)容必須單一，一函一事，直陳其事，不需要在原則、意義之類上多做闡述。由于函的收發(fā)文雙方互不隸屬，所以具有平等性和溝通性，措辭語氣需要注意用語平和禮貌，避免阿諛奉承。一般包括標(biāo)題、主送單位、正文、結(jié)束語、落款。標(biāo)題同上。主送單位：頂格寫收文單位的全稱或規(guī)范化簡稱。正文分為開頭、主體、結(jié)尾：開頭，寫明發(fā)函緣由，然后套用如“現(xiàn)將有關(guān)情況說明如下”“現(xiàn)就有關(guān)問題復(fù)函如下”等語句轉(zhuǎn)入主體主體，說明致函事項(xiàng)，為函的主要內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條列明。結(jié)尾，一般用禮貌性的語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ蛘埱螅缯垖Ψ街С趾团浜?、請對方提供情況等。結(jié)束語：通常另起一行，以“特此函商”“特此函詢”“請即函復(fù)”“特此函復(fù)”“致以敬禮”等結(jié)束。落款：包括署名和發(fā)文時間，并一定要加蓋公章。6、會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。具有紀(jì)實(shí)性、概括性、指導(dǎo)性的特點(diǎn)。一般由標(biāo)題、成文日期、正文、落款等組成。標(biāo)題：制發(fā)單位+會議名稱+文種，如《唐山今實(shí)達(dá)某工程項(xiàng)目啟動會議紀(jì)要》會議名稱+文種，如《某工程項(xiàng)目啟動會議紀(jì)要》主副標(biāo)題，如《打好第一仗——某工程項(xiàng)目啟動會議紀(jì)要》成文日期：一般加括號寫于標(biāo)題下方正中位置，一會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)簽字日期為準(zhǔn)。也可以放在正文之后。正文包括前言、主體、結(jié)尾：前言，主要記述會議的基本情況，如時間、地點(diǎn)、會議名稱、主持人、主要出席人、主要議程、討論的主要問題等。主體，包括會議的主要精神、議定的事項(xiàng)、達(dá)成的共識、對與會單位布置的工作和提出的要求、各種主要觀點(diǎn)及討論情況等，由于內(nèi)容較復(fù)雜，多數(shù)情況下會分條分項(xiàng)撰寫，不分條也多用“會議認(rèn)為”“會議提出”“會議指出”等來分層次闡述。結(jié)尾，比較簡短，通常用來強(qiáng)調(diào)意義、提出希望和號召等。如不影響全文結(jié)構(gòu)的完整，也可以不專門寫結(jié)尾部分。落款：有的不署名，有的在標(biāo)題或標(biāo)題下方注明制發(fā)單位和日期，也有的在正文后簽署。7、證明信：是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位證明某人或某事的真實(shí)情況時所使用的一種專用書信，對所證明的人和事負(fù)有一定的法律和政治責(zé)任，不得作偽證。個人出具的證明材料如未經(jīng)單位、組織確認(rèn)其效力并加蓋公章，一般不具有證明信的作用，職能作為參考。證明信是收文單位辦理有關(guān)事務(wù)的依據(jù)，一般需要?dú)w檔備查。證明信用于證明某人身份、經(jīng)歷或事情的真相，開具人須有一定的資格，如公民的戶籍、戶口，須由當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)戶籍登記管理的公安機(jī)關(guān)證明；商業(yè)經(jīng)營的合法性，須由工商行政管理部門證明；學(xué)歷須由證書頒發(fā)單位證明等，其余單位證明無效。證明信需注意：內(nèi)容要真實(shí)可靠、語句準(zhǔn)確、簡明扼要、不得涂改、不得用鉛筆、紅筆等書寫，一般需要在結(jié)尾處注明有效時間。以個人名義出具的證明信，要寫明證明人的相關(guān)情況。證明信一般有標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)束語、落款等構(gòu)成。標(biāo)題：一般即為“證明信”或“證明”，在第一行正中，字與字之間留有一定間隔。也可以寫成事由+文種格式，如“關(guān)于某同志某情況的證明”，也位于第一行正