休閑活動接待管理某高校初次舉辦導(dǎo)游大賽?；顒訌拈_始到最后的決賽一直很順利，負責(zé)本次活動的學(xué)生會成員感到很欣慰，只要辦完決賽，本次活動就可以圓滿結(jié)束了，但是在決賽活動現(xiàn)場卻出現(xiàn)了一系列的問題。首先，由于音響設(shè)備出現(xiàn)問題無法送音，導(dǎo)致活動到了規(guī)定時間卻無法開始；接著，邀請的嘉賓和評委由于臨時有事無法到場；還有主持人忘記介紹某個嘉賓、評委等。雖然整個決賽活動在錯漏百出中總算結(jié)束了，但學(xué)生會的同學(xué)們都感到很沮喪。思考：同學(xué)們?nèi)绻悄銓⑷绾螌顒蝇F(xiàn)場進行管理呢？休閑活動的現(xiàn)場管理包括接待管理、時間管理、人員管理、設(shè)施設(shè)備管理四個方面，今天我們先來學(xué)習(xí)一下接待管理。接待是整個休閑活動中的一個重要部分。好的接待服務(wù)不僅能使參與者感到舒心，還能使整個休閑活動更加完美。并且從長遠來看，休閑活動的管理者可以通過向股東、政治家、傳媒單位、媒體界名人、贊助商的客戶、潛在的客戶、合作伙伴和當(dāng)?shù)嘏c論主導(dǎo)者等人提供殷勤周到的服務(wù)來獲得長遠的利益。一、接待核實表接待核實表是涵蓋接待服務(wù)中所有要素的表格，它可以用來確保接待過程中的相關(guān)要素是否核實。

通過此表，我們可以在接待服務(wù)過程當(dāng)中了解需要提前準(zhǔn)備哪些事項，當(dāng)然休閑活動不同還存在一定的差異。一、接待核實表邀請函是客人對活動的第一印象，所以邀請函不僅要良好的傳遞有關(guān)活動主題的信息，還要能激發(fā)起客人參與活動的欲望。邀請函的設(shè)計是否具有很高的品質(zhì)，是否新穎遞送方式是否留有答復(fù)時間？把邀請函送到顧客手中的方式或者使用電子郵件的方式是否合適邀請函的內(nèi)容是否包括了事件、日期、活動名稱、答復(fù)方式、路線和停車場等邀請函中是否應(yīng)該包括宣傳資料（一)邀請函一、接待核實表是否對時間做出了安排，以保證客人在最佳的時刻到達有什么樣的停車安排誰來會見和問候客人？是否有人把客人迎接到活動地點是否縮短了等待時間？例如，客人在等待登機進入到接待室的時候，是否有相應(yīng)服務(wù)（二）抵達一、接待核實表是否為客人設(shè)置了單獨的區(qū)域？包廂(體育活動中)或會所提供什么樣的食品和飲料？是否需要特殊的菜單和私人服務(wù)是否有單獨的地方，可以清楚地看演出，并有很好的設(shè)施是否提供了特殊的通信方式，例如指示牌、服務(wù)臺（三）便利設(shè)施一、接待核實表是否對活動中的門票，特別是對客戶的門票進行了組織有哪些紀(jì)念品客人是否有機會和“明星”見面（四）禮物（五）退場是否對客人的退場做出了安排，以保證客人不會和其他觀眾同時退場。二、接待步驟在對客人提供接待服務(wù)時需要采取四個步驟：了解客人的期待超過客人的期待，特別是要提供額外的便利措施對活動中客人需求的變化做出迅速的反應(yīng)對活動的接待服務(wù)情況進行評估，以便于在下次做出改進接待服務(wù)對于公司活動來說顯得尤其重要。在某種意義上說，公司活動就是圍繞著接待服務(wù)展開的。接待服務(wù)核實表中的大多條款，從邀請函到私人服務(wù)，都可以應(yīng)用到公司活動中。對于客人來說，接待服務(wù)是活動經(jīng)歷中一個重要的組成部分。三、休閑活動場地的布局活動場地的布局無疑是活動成功的一個必備組成部分。任何從事過會議和正式宴會工作的人都知道必須提前與客戶商訂好桌子的擺放方式。由于大型宴會所占用的場地巨大，在廳堂后面就座的觀眾通常無法清晰地觀看到舞臺上的活動情況。三、休閑活動場地的布局如果這時音響較低劣再加上客人過量的引用酒精飲料，情緒相對激動，不需多久表演就會被杯子碰撞和閑談的噪聲所淹沒，這將是十分尷尬的局面。

三、休閑活動場地的布局在計劃一個客人圍坐于桌子四周的活動項目時，必須根據(jù)實際場地的規(guī)模來設(shè)計布局。

如果不考慮桌椅和客人們所占的空間，在實際場地上就難以有服務(wù)人員或客人移動的地方。三、休閑活動場地的布局下圖列舉了一些室內(nèi)活動常見的桌椅擺放布局。每一種擺放布局都需要按實際比例測繪出圖形，標(biāo)示出房間的容量和室內(nèi)擺放的使用。室內(nèi)活動常見的桌椅擺放布局有以下幾種：U字型、歌舞會型U字型歌舞會型三、休閑活動場地的布局董事會型宴會型三、休閑活動場地的布局教室型劇場四、休閑活動服務(wù)（一）必備的基礎(chǔ)性服務(wù)必備的基礎(chǔ)性服務(wù)包括電力、水源和氣雖然這類服務(wù)聽起來比較簡單，但在休閑活動的舉辦過程中對電力的要求和平時相比是完全不同的。因為活動需要，設(shè)備一般要求使用三相電而且要有緊急應(yīng)急措施。

（二）通信許多活動對通信都有特殊的要求，包括電話和通信網(wǎng)絡(luò)的安裝。由于對通信網(wǎng)絡(luò)要求的不斷提高，必須要考慮頻帶寬、網(wǎng)速問題，在大量傳遞數(shù)據(jù)的情況下更應(yīng)考慮這一問題。在大多數(shù)休閑活動的舉辦過程中，水源、電力、燃氣、通信網(wǎng)絡(luò)和交通等是必備的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。四、休閑活動服務(wù)（三）交通和管理所有與活動有關(guān)的交通工具諸如航空、鐵路、火車和出租車都應(yīng)列入考慮范圍之內(nèi)。還應(yīng)考慮各類交通工具的停泊給當(dāng)?shù)亟煌ㄔ斐傻挠绊憽Ｓ袝r會出現(xiàn)為了活動的舉行而實行的街道封堵，調(diào)整交通線路走向或頒發(fā)特殊通行證件等情況，需要采取上述措施應(yīng)向地方有關(guān)部門提交申請，在得到批準(zhǔn)后方可實施，并及時通報將會受到交通影響的行業(yè)部門。此外還必須考慮到殘疾人員的通行問題，人群的管理疏散問題等。四、休閑活動服務(wù)（四）安排餐飲餐飲承包商負責(zé)提供活動的餐飲服務(wù)，包括訂餐、食品制作和餐飲人員服務(wù)。這些承包商或場地餐飲工作人員應(yīng)按不同服務(wù)方式、等級的要求提供菜單和價目。四、休閑活動服務(wù)（四）安排餐飲在休閑活動項目的飲服務(wù)中有許多不同的服務(wù)模式，最為常見的是：套餐加臺面服務(wù)、自助餐、便于手拿的食品、快餐。四、休閑活動服務(wù)（四）安排餐飲在商討餐飲服務(wù)合同時，活動項目的組織者應(yīng)明確食品的數(shù)量、服務(wù)的速度和要求提供的食物種類。

盡管公眾對健康食品十分青睞，但在體育活動項目的舉辦過程中有跡象表明傳統(tǒng)的食品如餡餅和土豆片，仍然十分受歡迎，而水果沙拉和三明治銷量卻不盡如人意。四、休閑活動服務(wù)（四）安排餐飲在制訂一個休閑活動項目時，食品安全計劃是另一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

食品安全包括制定相應(yīng)的計劃防止交叉污染以免顧客食物中毒和其他防止細菌繁殖的措施。四、休閑活動服務(wù)（四）安排餐飲為休閑活動項目提供餐飲對于廚房的制作是個極大的挑戰(zhàn)。為幾百人準(zhǔn)備食物絕不是一件人人都能輕松完成的事情。廚師應(yīng)該掌握準(zhǔn)備所有食品所需的時間并在計劃的初期得以確定。許多一線的管理人員都會詢問廚師應(yīng)提前多久下達制作主菜的時間，他們根據(jù)這一數(shù)據(jù)來監(jiān)控活動項目進行的過程，并向廚師提出建議。四、休閑活動服務(wù)(五)組織入住對于多數(shù)會議、會展、演出和體育活動，住宿是整個活動的一個基本組成部分。

應(yīng)提前確定航空公司和住宿地點以獲得折扣機票和吸引人的住房價格。如果折扣價格是活動項目主要考慮的因素，就應(yīng)該把活動項目安排在淡季舉辦。四、休閑活動服務(wù)（六）衛(wèi)生設(shè)施

衛(wèi)生設(shè)施包括場地專用和臨時搭建的設(shè)施。在活動