黨和國家在任何時(shí)期都非常重視和關(guān)注文書檔案管理及其相關(guān)工作,切實(shí)保障了歷史的完整和連續(xù)。但是時(shí)代持續(xù)發(fā)展,尤其是電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)路的普及,極大地沖擊了過去紙質(zhì)形式的文書檔案,并且大有取代傳統(tǒng)文書檔案管理之勢(shì),我們必須做好二者的銜接工作,轉(zhuǎn)變過去落后的、效率低下的管理模式,積極應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法,但是在此過程中存在較多問題,使得文書檔案管理工作難以有效進(jìn)行,其完整性無法得到有效保障。新時(shí)期條件下,怎樣切實(shí)做好文書檔案管理工作中,積極、高效的應(yīng)用便捷的科技手段提升管理工作效率,更好地滿足新時(shí)代發(fā)展需求,這是需要各個(gè)單位積極探討并深入開展的工作。1文書檔案管理的重要意義文書檔案管理具有較強(qiáng)的特點(diǎn),具有極強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性以及保密性特征【1】。相關(guān)檔案工作人員必須對(duì)其重要意義以及積極作用進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí),尤其是在新時(shí)期條件下,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,該項(xiàng)工作是否高效、有序,同各單位各項(xiàng)工作的能否順利開展、能否獲取長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定存在著最直接的聯(lián)系。通常情況下,文書檔案對(duì)于機(jī)關(guān)、單位的工作進(jìn)行客觀的記錄,其內(nèi)容真實(shí)、客觀,具備絕對(duì)的法律效用;不同其他文獻(xiàn)資料,文書檔案具有一定的歷史憑證效用,其這一效用源自其形成當(dāng)中的各項(xiàng)相關(guān)影響因素,而其具體的形成又存在一定的自然性,所以,這也決定著其所進(jìn)行的記錄具有一定的客觀性;另外,在諸多方面,文書檔案對(duì)單位工作進(jìn)行了真實(shí)的記錄,文檔的保存形式有紙質(zhì)的,也有電子形式的;文書檔案也在一定程度上表現(xiàn)了事業(yè)工作的深度以及廣度,所以各個(gè)單位的文檔還存在很強(qiáng)的參考性,可以為單位獲得更加理想的發(fā)展,組織更加有效的工作,提供有效的依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)。2新時(shí)代文書檔案管理工作存在的問題2.1文書檔案管理缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性現(xiàn)階段,我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性,具體的管理工作非常隨意、雜亂無章,其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面,比如,文書檔號(hào)不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求,有的部分檔案沒有目錄,同時(shí)還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。另外,常常出現(xiàn)文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況,其檢索效率較差。目前階段,多數(shù)單位使用的為人工和電子兩種類型的檢索方式【2】。電子檢索必將是未來發(fā)展的趨勢(shì),但是由于過去管理缺乏一定的規(guī)范性的,導(dǎo)致最終的檢索效率并不高2.2文書工作和檔案工作缺乏密切的銜接文書以及檔案這兩項(xiàng)工作之間相互獨(dú)立且有聯(lián)系,兩者存在對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系【3】。因此,要想組織高效的文書和檔案管理活動(dòng),必須轉(zhuǎn)變管理模式,積極采取一體式的管理模式,這是新時(shí)期一項(xiàng)非常重要的手段,只有這樣才可以保障兩項(xiàng)工作均能夠有效進(jìn)行。然而在實(shí)際的工作中,一些機(jī)關(guān)在組織本單位的文書檔案管理活動(dòng)時(shí),采用的管理模式依然是分塊式的。在單位過去的發(fā)展過程中,這種管理模式確實(shí)發(fā)揮了一定積極作用,而且具備相應(yīng)的優(yōu)勢(shì),但是長(zhǎng)久下去會(huì)嚴(yán)重割裂文書和檔案相關(guān)工作,使二者的距離更遠(yuǎn),再加上多數(shù)的文書工作人員缺乏對(duì)檔案管理正確而又深刻的認(rèn)識(shí),同時(shí)檔案負(fù)責(zé)人員對(duì)文書相關(guān)活動(dòng)也缺乏深入的了解,這就更加重這兩項(xiàng)活動(dòng)的矛盾。2.3單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)文書檔案管理改革的重視一些單位的高層管理者缺乏對(duì)文書檔案管理改革活動(dòng)足夠的重視,對(duì)其重要作用以及積極意義缺乏正確、深刻的認(rèn)知。一些領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)文檔管理活動(dòng)本身缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí),誤認(rèn)為該項(xiàng)工作只是單純進(jìn)行資料的收集以及保存,在諸多方面對(duì)于改革提供了有力的支持,但是由于缺乏正確、清晰的管理認(rèn)知,使得最終的改革效率并不高,其效果也不理想,無法使單位收獲應(yīng)有的效益回報(bào)。在一些單位中,其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員僅對(duì)文檔管理工作者做出簡(jiǎn)單的要求,僅就口頭方面進(jìn)行一系列的要求,對(duì)于改革的細(xì)節(jié)缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)和規(guī)定,具體的活動(dòng)中沒有給予充分的重視。2.4在“卷”改“件”中,計(jì)算機(jī)功能欠缺改進(jìn)文書檔案管理是滿足信息時(shí)代發(fā)展需求,也順應(yīng)了時(shí)代更替的要求。在歸檔環(huán)節(jié)融進(jìn)計(jì)算機(jī)管理,一方面可以發(fā)揮復(fù)制原文件的功能,另一方面也不會(huì)對(duì)檢索的便捷性造成影響。在此值得注意的是,單份文件形式的報(bào)關(guān)形式并非一切文書檔案,因?yàn)槭褂迷摴芾砟Ｊ降那疤崾俏募哂幸欢ǖ莫?dú)立性。所以保障在計(jì)算機(jī)管理機(jī)制中,能夠?qū)ξ募畔⒁约皩?shí)體文件具體的位置進(jìn)行查詢,實(shí)現(xiàn)了文檔管理同信息化管理的有機(jī)融合。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入檔案管理,對(duì)其展開輔助管理,能夠使人為造成的管理混亂情況大大減少。但是文書檔案門類存在差別的話,計(jì)算機(jī)無法進(jìn)行通用,也就是計(jì)算機(jī)提供的服務(wù)并非一體化,其功能有待加強(qiáng)和完善。3加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施3.1規(guī)范文書檔案管理其一,關(guān)于顯存的資料。需要詳細(xì)核查這一部分文書檔案,將其中一些過于陳舊,失去效用的卷宗清除,由此可以規(guī)避在采用計(jì)算機(jī)管理的過程中出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象,使得管理質(zhì)量和水平下降【4】;其二,需要合理的整合文書檔案材料,特別是一些卷宗較為混亂,對(duì)于這些卷宗應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重現(xiàn)編排,在組織編排活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)努力尋找檔案間的聯(lián)系,將具有一定關(guān)系的檔案組合起來,而一些檔案材料的頁碼、標(biāo)題已經(jīng)不存在,對(duì)于這部分材料需要重新填寫;其三,部分檔案材料命題存在問題,比如命題重復(fù)或者命題模糊。對(duì)此,應(yīng)當(dāng)對(duì)這部分資料實(shí)施統(tǒng)一命題,進(jìn)而可以有效規(guī)避在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理過程中發(fā)生識(shí)別困難的問題。3.2連接文書工作和檔案管理將文書同檔案管理有機(jī)的融合起來,使其成為檔案管理的前提和基礎(chǔ),科學(xué)、高效的文書活動(dòng)在檔案管理中發(fā)揮重要的決定作用,可以極大的促進(jìn)管理效率的提升【5】。如果文書工作效率較低,長(zhǎng)時(shí)間得不到有效的提升,則檔案管理水平和質(zhì)量難以獲得改善。所以,必須對(duì)基礎(chǔ)的文書工作進(jìn)行規(guī)范,并在此基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量和水平。相關(guān)文書負(fù)責(zé)人員必須加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)知,對(duì)文書資料進(jìn)行及時(shí)處理歸檔。在實(shí)際的工作過程中,將文書和檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔管理有效控制,特別是一些賬外材料,確保及時(shí)對(duì)其實(shí)施處理。3.3單位管理人員要提高重視程度新時(shí)期環(huán)境下,文書檔案各項(xiàng)管理工作需要進(jìn)行改革,但是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此并沒有引起足夠的重視,這會(huì)使得具體改進(jìn)措施難以得到有效落實(shí),阻礙改革的順利進(jìn)行,也使得文書檔案管理效率和質(zhì)量無法提升。檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)部門的具體工作,同時(shí)積極宣傳文書檔案涉及的政策制度,加深單位管理人員的文檔管理改善的迫切性和意義的認(rèn)識(shí),獲取領(lǐng)導(dǎo)的支持,推動(dòng)相關(guān)改進(jìn)措施的實(shí)行。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須將文書檔案管理放在重要的位置,加大相關(guān)工作支持力度,提升文檔管理模式轉(zhuǎn)變速度。3.4增強(qiáng)文書檔案管理信息化程度在新時(shí)期發(fā)展情況之下,具備熟練的現(xiàn)代管理能力和辦法可以為文檔管理工作奠定良好的基礎(chǔ),為相關(guān)管理工作提供了堅(jiān)實(shí)的保障。引入計(jì)算機(jī)技術(shù),能夠?qū)⑽臋n相關(guān)工作和自動(dòng)化進(jìn)行融合,快速實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的刪除、記錄、復(fù)制等一系列操作【6】。科技持續(xù)發(fā)展、進(jìn)步,必須加強(qiáng)該技術(shù)和文檔管理工作的融合,提高技術(shù)的應(yīng)用水平,所以,相關(guān)工作人必須切實(shí)提升自身的操作能力,積極學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識(shí),促進(jìn)計(jì)算機(jī)和文檔工作的融合,提升文檔管理的信息化水平。過去采用的是紙質(zhì)管理形式,其工作量大,工作內(nèi)容繁雜,在此過程中積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù),由此可以提高工作效率,可以顯著降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,簡(jiǎn)化工作程序,收獲事半功倍的效果。尤其是人工立卷的過程中,雖然立卷存在統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),但是每一個(gè)操作人員對(duì)其標(biāo)準(zhǔn)具有不同的理解,所以會(huì)出現(xiàn)多種形式的分類,這也就會(huì)造成分類混亂、缺乏科學(xué)性的問題,使得案卷分類質(zhì)量大大下降,影響后續(xù)的查詢工作。在文件檢索中融入計(jì)算機(jī)技術(shù),不僅可以有效控制人為操作形成的負(fù)面影響,同時(shí)也使得計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)得以充分的發(fā)揮,使得具有檢索操作方便快捷,大大提升了工作效率,由此促進(jìn)文書檔案檢索和整理效率的提升。4結(jié)束語文書檔案對(duì)各個(gè)單位的相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)的記錄,一方面可以對(duì)單位自身的實(shí)際工作進(jìn)行有效的指導(dǎo),另一方面也可以