新宏GPM集團采購管理系統(tǒng)解決方案1.概述北京新宏軟業(yè)公司經(jīng)過多年的企業(yè)信息化調(diào)研和研究，在成功實施一汽集團“采購資源信息網(wǎng)”和東風(fēng)汽車股份公司“供給鏈管理系統(tǒng)”的根底上，研制并推出具有中國特色的、面向機械制造業(yè)的集團采購管理系統(tǒng)——GPM〔GroupPurchaseManagement〕。GPM產(chǎn)品主要幫助集團采購部門實現(xiàn)定點、定價、訂貨等采購資源整合業(yè)務(wù)，并通過信息網(wǎng)實現(xiàn)與供給商、中轉(zhuǎn)庫之間的信息快速交互，同時GPM產(chǎn)品還包括分廠信息化根底平臺〔方案管理、物料需求、采購管理、庫存管理和質(zhì)量管理等〕，并通過內(nèi)部數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)集團與分廠的信息交互，保證分廠與集團在統(tǒng)一的平臺上協(xié)同工作。新宏GPM產(chǎn)品通過標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，整合并優(yōu)化企業(yè)的采購資源，同時輔以有效的執(zhí)行和監(jiān)督，實現(xiàn)集中采購，有效降低采購本錢，提高企業(yè)競爭力。1.1系統(tǒng)框架1.2系統(tǒng)目標(biāo)新宏GPM產(chǎn)品幫助企業(yè)實現(xiàn)以下目標(biāo)：１〕整合、優(yōu)化采購資源，降低采購本錢，提高企業(yè)競爭力；２〕制定合理的采購管理制度，設(shè)置合理的崗位職能，標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程；３〕集成各環(huán)節(jié)信息，提高決策分析能力；４〕提高企業(yè)內(nèi)部之間及與外部的信息交互速度，及時響應(yīng)市場需求；５〕抓大放小，循序漸進(jìn)，逐步提升企業(yè)管理信息化水平；６〕與供給商共贏。2.集團采購管理2.1根底數(shù)據(jù)根底數(shù)據(jù)主要包括供給商信息、分廠信息和產(chǎn)品信息，管理的難點在于如何對供給商和產(chǎn)品進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編碼，并通過產(chǎn)品信息建立供需對應(yīng)關(guān)系，如下列圖。2.1.1供給商信息供給商〔供方〕信息包括靜態(tài)信息和動態(tài)信息兩局部。供給商的靜態(tài)信息主要包括根本信息、資產(chǎn)信息、生產(chǎn)設(shè)備、管理認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、開發(fā)能力和主要產(chǎn)品等。動態(tài)信息是指供給商與企業(yè)商務(wù)交流過程中產(chǎn)生的信息，如產(chǎn)品報價信息、供貨信息、反應(yīng)信息等。供給商信息管理的難點主要表達(dá)在以下三個方面：1〕供給商分類：如何對供給商進(jìn)行分類；2〕供給商編碼：如何對各分廠供給商的編碼進(jìn)行統(tǒng)一；3〕管理模式：供給商編碼集中統(tǒng)一后，如何更新、維護(hù)，以及與已有系統(tǒng)接口。建議對供給商進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編碼，并按統(tǒng)一的要求進(jìn)行管理和維護(hù)。2.1.2分廠信息分廠〔需方〕信息包括根本信息、主要產(chǎn)品、生產(chǎn)能力以及與供貨有關(guān)的信息。為實現(xiàn)統(tǒng)訂分交，需對分廠進(jìn)行統(tǒng)一的信息編碼，并按統(tǒng)一的要求進(jìn)行管理和維護(hù)。2.1.3產(chǎn)品信息產(chǎn)品是指所有納入集中采購的零部件或原材料，產(chǎn)品信息包括產(chǎn)品編碼〔零件號〕、所屬類別、規(guī)格、單位、質(zhì)量要求、各分廠需求量，以及能供貨的供給商等。對不納入集中采購的產(chǎn)品在分廠的系統(tǒng)中進(jìn)行管理。產(chǎn)品信息管理的難點主要表達(dá)在以下三個方面：1〕產(chǎn)品分類：集團和分廠如何對產(chǎn)品進(jìn)行分類；2〕產(chǎn)品編碼：如何對各分廠產(chǎn)品的編碼進(jìn)行統(tǒng)一；3〕管理模式：產(chǎn)品編碼集中統(tǒng)一后，如何更新、維護(hù)，以及與已有系統(tǒng)接口。建議對產(chǎn)品進(jìn)行統(tǒng)一分類和編碼，并按統(tǒng)一的進(jìn)行管理和維護(hù)。2.2新產(chǎn)品管理新產(chǎn)品管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是如何確定新產(chǎn)品的潛在供給商和供貨供給商，主要流程如下列圖。2.2.1確定潛在供給商【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過工程確定、新產(chǎn)品發(fā)布、選擇潛在供給商、確定潛在供給商、確定價格意項、簽定試制協(xié)議等一系列的流程和控制，確定新產(chǎn)品的潛在供給商。【系統(tǒng)功能】新產(chǎn)品描述〔規(guī)格、技術(shù)要求等〕、新產(chǎn)品發(fā)布〔可按供給商類別發(fā)布〕、供給商反應(yīng)、供給商反應(yīng)分析〔對供給商的反應(yīng)信息進(jìn)行分析〕、潛在供給商確定。2.2.2確定供貨供給商【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過工程籌劃、工程跟蹤、首批樣件認(rèn)可、批量認(rèn)可等一系列的流程和控制，確定新產(chǎn)品最終供貨的供給商?！鞠到y(tǒng)功能】試制協(xié)議簽定、工程籌劃〔具體的要求描述〕、工程跟蹤〔進(jìn)展?fàn)顩r的描述〕、首批樣件認(rèn)可〔首批樣件信息描述〕、批量認(rèn)可〔節(jié)拍生產(chǎn)、批量試裝信息描述〕、供給商確定。2.3路線管理2.3.1定路線【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過控制供給商的供貨狀態(tài)，實現(xiàn)路線的管理。供貨狀態(tài)分為正常供貨、受控供貨〔供貨環(huán)節(jié)有問題，受控制的供給商〕和取消供貨〔供貨環(huán)節(jié)有問題，停止供貨的供給商〕三種。【系統(tǒng)功能】根據(jù)各供貨環(huán)節(jié)的評定信息，設(shè)置供給商的供貨狀態(tài)，當(dāng)改變供貨狀態(tài)時，與路線有關(guān)的比例、價格狀態(tài)也進(jìn)行變更。當(dāng)供貨取消時，供貨比例立即取消或到期取消，供貨價格立即取消；當(dāng)供貨轉(zhuǎn)正常時，對供貨比例進(jìn)行調(diào)整，并建立新的供貨價格；當(dāng)供貨受控時，調(diào)整供貨比例，發(fā)出供貨監(jiān)控提示，必要時對價格進(jìn)行調(diào)整。2.3.2定比例【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】根據(jù)產(chǎn)品的供方和需方信息，考慮產(chǎn)品的價格和供貨地點，合理分配供貨比例。比例定義包括：產(chǎn)品、供方、需方、數(shù)量、比例、日期等?！鞠到y(tǒng)功能】需求統(tǒng)計〔集團和分廠〕、比例分配〔集團和分廠〕、比例查詢。2.4價格管理通過周期性的詢價，不斷獲取供給商在不同供貨比例下的產(chǎn)品價格和本錢構(gòu)成。通過網(wǎng)上詢價或現(xiàn)場競價等方式，替代一年一度供給商大會定價的傳統(tǒng)方式，為企業(yè)及時獲取市場價格信息，降低采購本錢打下根底。價格管理主要包括詢價單管理、報價單管理和價格協(xié)議管理等功能，具體流程如下列圖。2.4.1詢價/競價【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過周期性的網(wǎng)上詢價/報價〔供給商報價保密〕，或網(wǎng)上/現(xiàn)場競價〔報價公開〕，獲取產(chǎn)品的價格信息和本錢構(gòu)成。詢價時必須提供產(chǎn)品數(shù)量、供貨比例和交貨地點等信息；報價時必須提供不同供貨比例、不同交貨地點的產(chǎn)品價格和本錢構(gòu)成。詢價/競價時可指定參與報價/競價的供給上范圍〔如無限制、現(xiàn)有供給商、某類供給商、指定供給商、現(xiàn)供此貨供給商等〕?！鞠到y(tǒng)功能】詢價單建立、詢價單審核、詢價單發(fā)布、供給商報價、報價分析。競價產(chǎn)品定義、競價產(chǎn)品發(fā)布、供方競價、競價分析。2.4.2定價【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】分析供給商的報價/競價信息，確定產(chǎn)品的初步價格，在定價時，基于比質(zhì)比價的原那么，并充分考慮供貨比例和交貨地點等要素。定價的內(nèi)容包括：產(chǎn)品、供方、需方、比例、價格等?！鞠到y(tǒng)功能】質(zhì)量信息收集、效勞信息收集、價格信息收集、比質(zhì)比價分析、定價。2.5供給商管理供給商管理主要實現(xiàn)四個目標(biāo)：1〕將優(yōu)秀供給商納入企業(yè)的供給商群體；2〕對供給商進(jìn)行嚴(yán)格、全面的資格評審和業(yè)績評價；3〕將供給商信息透明，防止不標(biāo)準(zhǔn)采購；4〕通過規(guī)?；少彛鸩絻?yōu)化供給商群體，提高產(chǎn)品質(zhì)量和效勞質(zhì)量，降低采購本錢。供給商管理的難點主要集中在以下方面：1〕如何防止不標(biāo)準(zhǔn)的采購？特別是特殊關(guān)系型的供給商！2〕如何確定資格評審和業(yè)績評價的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，以及在哪些環(huán)節(jié)引用這些結(jié)果？建議成立采購委員會負(fù)責(zé)供給商管理，并站在企業(yè)戰(zhàn)略開展的高度嚴(yán)格執(zhí)行。2.5.1資格評審【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過體系評審、能力評審和業(yè)務(wù)評審，分析供給商的整體能力水平，并確定供給商是否具備供貨資格，并在定路線、定比例、定價時參考。體系評審：供給商的管理體系、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品認(rèn)證等情況；能力評審：供給商的生產(chǎn)設(shè)備、研發(fā)能力、物流運輸、持續(xù)改良等情況；業(yè)務(wù)評審：供給商的主要產(chǎn)品及主要客戶、已供貨情況等?！鞠到y(tǒng)功能】體系評審及信息匯總、能力評審及信息匯總、業(yè)務(wù)評審及信息匯總。2.5.2業(yè)績評價【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】從產(chǎn)品質(zhì)量、信息反應(yīng)、及時交貨、供貨價格、效勞質(zhì)量、本錢控制、持續(xù)改良等方面對供給商進(jìn)行評價，并將評價結(jié)果定期在網(wǎng)上發(fā)布，促進(jìn)供給商改良，同時在定路線、定比例、定價格時參考該評價結(jié)果?！鞠到y(tǒng)功能】產(chǎn)品質(zhì)量信息匯總、產(chǎn)品質(zhì)量問題分析、供貨信息匯總〔供貨及時性、供貨期量變更適應(yīng)能力等〕、供貨控制分析、供貨價格分析〔自身價格變化分析、市場價格變化分析、路線內(nèi)供給商價格變化分析〕、效勞質(zhì)量分析、本錢控制分析等。2.5.3供給商分類按發(fā)生業(yè)務(wù)的管理要求，將供給商分為以下四類：1長期供給商：企業(yè)正式供貨的固定供給商；2暫停新業(yè)務(wù)供給商：被取消長期供貨資格的供給商，完成現(xiàn)有供貨后暫停新的業(yè)務(wù)；3臨時供給商：發(fā)生過采購關(guān)系，臨時有需要時進(jìn)行采購；4潛在供給商：潛在供給商分為以下兩類A已經(jīng)通過體系評審，到達(dá)合格供給資格的供給商；B尚未到達(dá)合格供給資格的供給商。分類說明：1〕暫停新業(yè)務(wù)供給商、臨時供給商、潛在供給商都屬于非正式供給商，它們?nèi)绻憩F(xiàn)良好，都可以轉(zhuǎn)為長期供給商〔正式供給商〕。2〕只填寫了一些資料但尚未經(jīng)過評審的供給商不在供給商分類之內(nèi)，它們只有經(jīng)過評審后才能成為上述供給商中的一類。2.6訂單管理訂單管理是統(tǒng)訂分交的具體實施，主要包括請購生成和訂單生成兩個局部，但訂單并不能替代分廠的發(fā)交方案，只用來指導(dǎo)分廠的發(fā)交方案。2.6.1請購【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】匯總各分廠的采購需求，形成產(chǎn)品的需求合計，由方案員根據(jù)產(chǎn)品庫存、在途產(chǎn)品等信息，形成正式的產(chǎn)品需求方案。匯總各分廠的采購需求，形成采購批量，同時可實時掌握各分廠的采購需求。請購匯總周期可根據(jù)企業(yè)的實際情況調(diào)整?！鞠到y(tǒng)功能】請購收集〔按分廠〕、請購調(diào)整、請購匯總、請購審批、產(chǎn)品需求方案。2.6.2訂單【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】根據(jù)產(chǎn)品需求方案和采購路線，結(jié)合交貨地點、價格、批量、質(zhì)量等因素編制總體采購訂單和分廠采購訂單。并將分廠的采購訂單下發(fā)給各分廠，分廠依此指導(dǎo)其發(fā)交方案。采購訂單包括供給商、交貨地點、產(chǎn)品、數(shù)量、交貨開始〔結(jié)束〕時間等，不包括具體的交貨期量?！鞠到y(tǒng)功能】產(chǎn)品需求方案轉(zhuǎn)訂單、訂單分配〔結(jié)合采購總量、采購路線、采購比例、執(zhí)行差額反應(yīng)、供方產(chǎn)能、交貨地點、批量等因素〕、訂單確認(rèn)〔供方確認(rèn)能夠滿足的供貨要求〕、訂單審批、訂單發(fā)布〔向供需雙方〕。2.7執(zhí)行監(jiān)督對采購過程中的主要流程進(jìn)行監(jiān)督，保證企業(yè)采購資源的整合，并要求分廠在優(yōu)化后的供給商群體內(nèi)完成采購，即分廠不能超出規(guī)定的供給商群體，不能超出產(chǎn)品的采購價格，并按下發(fā)的訂單指導(dǎo)發(fā)交方案，同時需對各種變化提供決策信息。1)新產(chǎn)品管理流程執(zhí)行監(jiān)督：是否按新產(chǎn)品管理流程確定潛在供給商、確定供貨供給商，并分析各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，確定供給商的決策依據(jù)。2)路線管理流程執(zhí)行監(jiān)督：是否按標(biāo)準(zhǔn)定路線、定比例，每次確定或調(diào)整路線、比例的決策依據(jù)。3)價格管理流程執(zhí)行監(jiān)督：是否按價格管理流程確定價格，每次確定供給商供貨價格的依據(jù)。4)訂單管理執(zhí)行監(jiān)督：分廠是否按總部下發(fā)的訂單指導(dǎo)發(fā)交方案，假設(shè)由變化，變化的原因是什么，選擇其它供給商的決策依據(jù)。2.8接口數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)總部與各分廠之間的數(shù)據(jù)交互，及時獲取相關(guān)的信息。對各種接口數(shù)據(jù)，需要定義的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)內(nèi)容、提供者、接收者、日期、數(shù)據(jù)要求等。分廠→總部：生產(chǎn)方案、物料需求、供貨信息、質(zhì)量信息、效勞信息、庫存狀況等?？偛俊謴S：產(chǎn)品信息、供給商信息、采購路線、采購價格、請購調(diào)整、采購訂單等。2.9采購信息網(wǎng)實現(xiàn)集團公司與供給商之間的信息共享、信息快速交互，及時響應(yīng)市場的需求和變化，進(jìn)一步把握市場時機。供給商→集團公司/分廠：根本信息〔資產(chǎn)、規(guī)模、生產(chǎn)能力、業(yè)務(wù)范圍、技術(shù)能力等〕、生產(chǎn)情況、當(dāng)前庫存、當(dāng)前供貨能力、訂單響應(yīng)、發(fā)貨情況；集團公司/分廠→供給商/中轉(zhuǎn)庫：采購方案、詢價單、公告信息、質(zhì)量信息、應(yīng)付款、生產(chǎn)方案、采購訂單、分交訂單、看板方案、庫存狀況、生產(chǎn)情況、業(yè)務(wù)考核情況〔質(zhì)量、期量、效勞、能力〕；中轉(zhuǎn)庫→集團公司/分廠：庫存狀況、看板發(fā)交。2.10決策分析【供給商結(jié)構(gòu)分析】分析企業(yè)現(xiàn)有供給商的構(gòu)成，并提供資格評審內(nèi)容、業(yè)績評價內(nèi)容，以及地域、類別、供給產(chǎn)品重要度等方面進(jìn)行分析。通過供給商結(jié)構(gòu)分析，得出目前的結(jié)構(gòu)狀況，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以獲得一個優(yōu)秀的供給商群體?！竟┙o商供貨質(zhì)量分析】分析產(chǎn)品的質(zhì)量信息，并提供按產(chǎn)品、分廠、供給商、質(zhì)量問題環(huán)節(jié)、質(zhì)量問題描述等方面進(jìn)行分析。通過分析得出質(zhì)量問題最多的產(chǎn)品和環(huán)節(jié)，以及問題的原因，并有針對性的加強監(jiān)控，減少質(zhì)量問題。【供給商供貨期量分析】分析采購訂單和產(chǎn)品入庫記錄，按供給商、產(chǎn)品、分廠對期量到貨狀況進(jìn)行分析。通過供給商交貨期量分析，得出經(jīng)常延期的供給商名錄，供給商的供貨響應(yīng)?！局匾a(chǎn)品本錢分析】分析企業(yè)A類產(chǎn)品〔重要零部件〕的供給商群體、供貨量、供貨價格、產(chǎn)品質(zhì)量等。通過分析得出A類產(chǎn)品各個供給商的供貨情況和本錢構(gòu)成?！玖悴考r格分析】分析詢報價/競價信息，并結(jié)合企業(yè)對產(chǎn)品本錢的分析結(jié)果，得出該產(chǎn)品的方案價格，進(jìn)行分析〔走勢、比照等〕。通過產(chǎn)品的價格分析，進(jìn)一步有效地控制價格，降低采購本錢。【供給商效勞分析】分析供給商的效勞質(zhì)量，包括及時供貨、信息反應(yīng)、問題改正、持續(xù)改良等。通過供給商效勞分析，并依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)確定供給商的效勞水平和效勞能力。3.分廠管理GPM產(chǎn)品提供分廠信息化根底平臺，包括方案管理、采購管理、庫存管理和質(zhì)量管理等，并通過內(nèi)部數(shù)據(jù)接口與集團系統(tǒng)實現(xiàn)信息交互，保證分廠與集團在統(tǒng)一的平臺上協(xié)同工作。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下列圖。3.1方案管理3.1.1生產(chǎn)需求【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】依據(jù)各類需求〔銷售訂單、銷售預(yù)測、調(diào)撥、試制、散發(fā)等〕，完成生產(chǎn)需求的收集及整理?！鞠到y(tǒng)功能】生產(chǎn)需求〔銷售訂單、銷售預(yù)測、調(diào)撥、試制、散發(fā)等等〕填寫，生產(chǎn)需求匯總。3.1.2生產(chǎn)方案【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】依據(jù)各類生產(chǎn)需求，完成生產(chǎn)方案的編制及發(fā)放，并實現(xiàn)對生產(chǎn)方案的版本控制?！鞠到y(tǒng)功能】主方案生成、生產(chǎn)方案編制、生產(chǎn)方案變更、生產(chǎn)方案公布、生產(chǎn)方案執(zhí)行。3.1.3生產(chǎn)日方案【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】以月生產(chǎn)進(jìn)度方案為大綱，具體安排生產(chǎn)日的工作內(nèi)容?！鞠到y(tǒng)功能】日方案生成、日方案調(diào)度、日發(fā)交方案等。3.2采購管理3.2.1MRP分解【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】針對月生產(chǎn)進(jìn)度方案，依照產(chǎn)品BOM結(jié)構(gòu)，生成MRP需求?！鞠到y(tǒng)功能】BOM查詢、車間進(jìn)度方案查詢、MRP分解。3.2.2物料請購【實現(xiàn)業(yè)務(wù)】通過對MRP分解結(jié)果的調(diào)整，生成物料的請購，并上報集團采購部