歸檔測繪文件質量要求2013-12-20發(fā)布國家測繪地理信息局發(fā)布I Ⅱ Ⅲ 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14總則 25載體與字跡 2 27版式 28原件與復制件 39生效標識 3 311電子文件 4參考文獻 5Ⅱ本標準的起草規(guī)則依據(jù)GB/T1.1—2009。本標準由國家測繪地理信息局提出并歸口。本標準的起草單位：國家基礎地理信息中心(國家測繪檔案資料館)、國家測繪地理信息局陜西基礎地理信息中心、浙江省測繪資料檔案館。Ⅲ為了加強歸檔測繪文件的質量管理，提高檔案的保存價值，方便檔案的提供利用，需對應歸檔的測繪文件進行規(guī)范，明確具體要求。對應歸檔測繪文件的要求包括對單件應歸檔測繪文件的質量要求和對整批應歸檔測繪文件的整理要求(有時也將此兩方面統(tǒng)稱為質量要求)。本標準只規(guī)定了對單件應歸檔的測繪文件的質量要求，包括載體與字跡、內容、版式、原件與復制件、生效標識、裝訂、電子文件等方面，不包括對整批應歸檔測繪文件的整理要求。歸檔測繪文件質量要求件等方面的質量要求。本標準適用于測繪文件的形成，也可為各級測繪檔案資料館(室)的歸檔技術指導和檔案檢查驗收工作提供參考。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9704黨政機關公文格式CH/T1001測繪技術總結編寫規(guī)定CH/T1004測繪技術設計規(guī)定下列術語和定義適用于本文件。測繪文件surveyingandmappingrecords在測繪活動全過程中形成的各種載體類型的公文、項目文檔、測繪成果與資料等的統(tǒng)稱。歸檔測繪文件filingrecordsofsurveyingandmapping具有保存價值且應作為檔案保存的測繪文件，簡稱文件。題名title責任者responsibleorganizationorperson形成文件內容并對其負有責任的單位或個人。歸檔文件的單位。一般以每份公文為一件，單張獨立使用的測繪成果(如地形圖、航攝相片等)為一件，獨立編制頁碼的文件、書刊、圖集等各為一件，每幅數(shù)字線劃圖(DLG)、數(shù)字高程模型(DEM)、數(shù)字正射影像圖(DOM)、數(shù)字柵格地圖(DRG)等各為一件，每個DLG、DEM、DOM、DRG等的圖歷簿各為一件，每個數(shù)字文檔為一件，每個軟件為一件，驗收(或評審、鑒定等)意見與專家簽到表為一件，原件與復印件為一件。24總則4.1文件形成單位應在文件的形成過程中貫徹本標準質量要求，以提高文件的質量。4.2文件在歸檔前，文件移交單位應對其進行檢查，對不符合本標準要求的文件進行改正。4.3文件接收單位應對文件質量工作進行技術指導。5載體與字跡5.1紙質項目文檔正文應采用70g/m2的普通中性紙，封面、封底應采用不高于120g/m2的普通中性紙。5.2紙質文件不應以傳真紙、熱敏紙等為載體。如有以傳真紙、熱敏紙等為載體的紙質文件，應進行復印。5.3紙質文件應采用印刷、激光打印或復印制作，或使用碳素、藍黑墨水等耐久材料書寫，不應使用鉛筆、紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙等不耐久的字跡材料書寫或制作，否則應進行復制(有特殊規(guī)定的除外)。5.4紙質文件應書寫工整，字跡清楚，圖形5.5紙質文件不應進行塑封處理。5.6應選擇可靠性高、有效期較長的介質存儲電子文件，以保證電子文件的安全。6.2文檔類文件應有題名，具體要求如下：a)文件題名應準確反映文件內容，特別是項目文檔的題名的內涵不能超過項目的任務范圍；b)文檔類文件如有正、副封面，正、副封面的題名應一致；c)文件沒有題名的，由形成單位或移交單位補擬題名。6.3文件應有責任者。文檔類文件的責任者一般應出現(xiàn)在封面上。6.4文件應有形成時間。文檔類文件的形成時間一般應出現(xiàn)在封面上。6.5涉及國家秘密的文件應按照相關法律法規(guī)”進行密級標識。6.6當同一文件需要保存多份時，每份文件在內容方面應完全一致。7版式7.1文件版式應符合國家或行業(yè)現(xiàn)行的相關規(guī)范，具體要求如下：a)公文應符合GB/T9704的規(guī)定。b)測繪產(chǎn)品應符合相關規(guī)范或規(guī)定的版式要求。c)測繪項目總結或專業(yè)技術總結的正、副封面的格式應符合CH/T1001的規(guī)定。測繪項目設計或專業(yè)設計的正、副封面的格式應符合CH/T1004的規(guī)定。37.2文檔類紙質文件應采用A4(210mm×297mm)大小，或為A4型紙的整倍數(shù)大小。7.3文字、數(shù)字字號一般不應小于小5號。7.4多頁文件應編制頁碼，具體要求如下：a)有內容的頁面(正、副封面除外)都為有效頁，應有頁碼。b)頁碼采用數(shù)字編制，正文部分(含附件)的頁碼應采用阿拉伯數(shù)字編制。c)頁碼位置為正面頁的右下角和背面頁的左下角，或統(tǒng)一位于頁面底部的中間。d)頁碼應自1起連續(xù)編號。可在全篇范圍內(正、副封面除外)連續(xù)編號，也可在目錄和正文部分(含附件)分別自1起連續(xù)編號。e)多頁文件沒有編頁碼的，應用鉛筆按上述要求手工編寫頁碼。7.5文檔類文件一般應有目錄。7.6文檔類文件一般應雙面打印。7.7當同一文件需要保存多份時，每份文件在版式方面應完全一致。8原件與復制件8.1文件一般應為原件，原件無法獲取時可為復制件(有特殊規(guī)定的除外)。8.2下列文件應為原件：a)合同、協(xié)議等；b)評測意見、評審意見、鑒定意見、驗收意見、專家簽到表等；c)測繪成果質量檢驗報告；d)測繪項目的申報書、可行性研究報告、設計書、總結報告等；e)項目單位形成的其他文件。8.3因傳統(tǒng)載體或字跡不耐久而需復制時(見5.2和5.3),復制件與原件一起保存(見10.4)。8.4復制件應內容完整、字跡清楚、圖形清晰。8.5如相關規(guī)定或規(guī)范對某類復制件有其特定要求，應遵從其要求。9生效標識9.1公文的生效標識應符合GB/T9704的規(guī)定。9.2項目文檔的生效標識應符合以下要求：a)由專家組形成的文件應有專家組代表簽名和日期，并附有專家組成員簽名表。b)項目設計書或專業(yè)設計書應有設計人、審核人簽字，并有審核意見。如按照項目管理相關規(guī)定須報項目委托單位審批的，還應有審批意見(或另附批文)。如按照相關項目管理規(guī)定須經(jīng)專家組評審的，還應另附評審意見。c)項目總結或專業(yè)技術總結應有編寫人、審核人簽字，并有審核意見。如按照相關項目管理規(guī)定須經(jīng)專家組鑒定或驗收的，還應另附鑒定或驗收意見。9.3須簽字生效的文件應手工簽字，簽字不應打印。9.4須加蓋公章生效的文件，公章所示名稱應與文件上責任者名稱一致。9.5文件如有其特定生效要求，應遵從其要求。10.1多頁紙質文件在歸檔前應裝訂。410.2紙質文件應單件裝訂，不應將多件文件裝訂在一起。10.3當正文與附件統(tǒng)一編制頁碼時，應作為一件，一起裝訂，且正文在前，附件在后；當正文與附件分別編制頁碼時，應各為一件，分別裝訂。10.4以下紙質材料應按相應要求裝訂在一起，作為一件：a)評測、評審、鑒定、驗收意見與專家簽到表。評測、鑒定、驗收意見在前，專家簽到表在后。b)因載體或字跡不耐久而須復制時(見8.3)的原件與復制件。原件在前，復制件在后。c)多次觀測、維修、維護記錄。對每一觀測、維修、維護對象，按日期順序排列。記錄較多時，可按觀測、維修、維護對象分別裝訂，否則可將所有記錄一起裝訂。10.5裝訂前應做好以下準備工作：a)對破損(如有空洞、殘缺、折疊處已磨損等)的頁面進行修復；b)對字跡模糊的頁面進行復印或更換；c)大型紙張應折疊成被裝訂紙張的大小；d)一般應編制封面和目錄。10.6紙質文件一般采用如下方式裝訂：a)無線膠裝：一般采用無線膠裝機左側裝訂。b)不銹鋼訂書釘裝訂：一般訂在紙質文件的左上角，且僅在頁數(shù)較少時采用。c)膠水粘貼：在左上角進行粘貼，且僅在頁數(shù)較少時采用。d)線繩裝訂：一般采用三孔一線法左側裝訂，頁數(shù)較少時也可采用檔案縫紉機裝訂。10.7本標準推薦裝訂方式：一般應采用無線膠裝方式進行裝訂，頁數(shù)較少時采用膠水粘貼或不銹鋼訂書釘裝訂。10.8裝訂應符合以下技術要求：a)裝訂應結實、整齊、不丟頁、無空白頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀，不妨礙復制；b)不應用塑料做封面、封底。文檔類文件的封面、封底材料應符合5.1的要求。11電子文件11.1電子文件應符合5.6和第6章、第7章的要求。11.2電子文件如果存在與之相對應的紙質文件，兩者在內容、版式等方面應完全一致。11.3文檔類電子文件的文件名應與其題名一致。11.4電子文件應能在相應軟件中打開，且按照默認方式打開時，字體、字號、圖形符號、顏色等應配置清晰、合理，顯示正確，無出錯或警告信息。11.5打開同一批、同類的數(shù)字測繪成果所需的軟件環(huán)境(如軟件及其版本、字庫等)應相同。11.6電