45SpecificationforconfeI II 1 1 1 1 3 6 7 7 9 21 22 24 33 34 35 36 37 39 40 41請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。黃文婷、林艷梅、李連榮、劉小平、盧秋云、趙強、齊斌、王敏丹、謝宏昭、王皓鍇。1黨政機關(guān)會議服務(wù)規(guī)范本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)黨政機關(guān)的會議服務(wù)與管理，其他會議可參照執(zhí)GB/T10001.1公共信息圖形黨政機關(guān)會議conferenceofpartyandgovernmento婦聯(lián)等人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主4基本要求4.1.2會議服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立良好的會議服務(wù)業(yè)務(wù)接待溝通渠道及方式。4.1.3各崗位應(yīng)建立服務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。4.1.4會議服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范的會議服務(wù)質(zhì)量體系，對服務(wù)資源、過程、監(jiān)督與改進實施管4.2機構(gòu)資質(zhì)4.2.1會議服務(wù)機構(gòu)承擔黨政機關(guān)會議服務(wù)活動應(yīng)具備下列條件：2——具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；——具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；——參加政府購買活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄；——法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件?！?wù)理念和組織文化；——會議服務(wù)人員的儀容儀表儀態(tài)；——會議服務(wù)突發(fā)事件的應(yīng)急處置；——會議室布置及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用操作技能?！凰较抡?wù)摃h內(nèi)容，不擅自向其他無關(guān)人員談?wù)摵吞峁h內(nèi)容；4.3.5會議服務(wù)人員應(yīng)統(tǒng)一著裝、標識明晰，熟悉會議服務(wù)禮儀，遵守會議服務(wù)人員行為規(guī)范。會議4.4設(shè)施設(shè)備4.4.1根據(jù)會議主辦單位的需求，配置或布置與會議規(guī)模、規(guī)格等相適的會議室，召開涉密會議或者3——在會議區(qū)域適當位置設(shè)置貼有分類標志的垃圾箱；4.4.3明確會議服務(wù)設(shè)施設(shè)備維保責任，定期檢查、維修、保養(yǎng)設(shè)4.5輔助系統(tǒng)4.5.2會議場所設(shè)置的公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，在會場主入口處設(shè)置會場分布示意圖、導(dǎo)向標志等。導(dǎo)向4.6用品用具5.1會前服務(wù)5.1.1接洽5.1.1.1接洽會議主辦單位，確定會議的規(guī)模、規(guī)格、需求等，并填寫《會務(wù)服務(wù)需求確認表》（見——會場設(shè)施功能及服務(wù)流程；——開會時間、會議日程、參會人數(shù)、服務(wù)項目、設(shè)備要求等；45.1.2.1會場布置5.1.2.1.4服務(wù)人員應(yīng)對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標、席卡等進行布置，具5.1.2.2設(shè)備調(diào)試2.應(yīng)單獨檢查主席臺燈光開放投影時的燈光效果，同時還應(yīng)檢查燈1.宜用筆記本電腦HDMI或VGA接口輸出信號，電會議開始前，根據(jù)天氣情況提前1h～2h打開空調(diào)，夏季將溫度調(diào)控在26℃,冬季控制在20℃。未開啟空3.根據(jù)會議主辦單位的要求設(shè)置LED橫幅屏的背景色和字體色，宜采用5.1.2.3檢查驗收55.1.2.4安保及車輛保障5.2會中服務(wù)5.2.1.2維護好會場秩序。會前宜提5.2.1.4會議過程中，參會人員進出、會議議程如中間休息5.2.2.1茶葉檢查5.2.2.2斟茶、續(xù)茶5.2.2.3會場上茶a)會議服務(wù)人員從主席臺右側(cè)排列，整齊統(tǒng)一進入會場；65.2.3設(shè)備保障5.2.3.2音視頻技術(shù)人員應(yīng)做好音響、燈光、視頻操作的全程跟蹤，根據(jù)現(xiàn)場情況控制會場音量及燈5.2.4會場巡查5.3會后服務(wù)5.3.2參會人員全部離開會場后，會議服務(wù)人員應(yīng)檢查會場有無參會人員遺忘的物品。如有遺失物品5.3.5關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、顯示屏、門窗——副組長按照分管任務(wù)，分別負責應(yīng)急事件處置工作；——小組成員負責開展會議服務(wù)的安全教育、培訓(xùn)工作，負責會議服務(wù)保障安全隱患排查和設(shè)施6.2.2制定消防疏散應(yīng)急預(yù)案和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，在會議室顯著位置設(shè)置安全疏散示意圖。突6.2.4做好各項季節(jié)性安全事故和自然性災(zāi)害的防76.3.1應(yīng)根據(jù)會議級別制定相應(yīng)的保6.3.2應(yīng)對會議服務(wù)人員進行保密教育，明確會議服務(wù)人員的保密紀律、責任和義務(wù)，明確會議保密7.1.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評價管理制度，《會務(wù)服務(wù)——服務(wù)對象滿意度；——服務(wù)時間準確率；——服務(wù)項目完成率；——有效投訴結(jié)案率?！O(shè)立投訴箱、意見簿；——互聯(lián)網(wǎng)反饋。8——會務(wù)服務(wù)需求確認表；——會場準備工作檢查表；——會務(wù)服務(wù)滿意度評價表；——會議服務(wù)意見反饋表；——其他應(yīng)歸檔保存的相關(guān)資料。8.2檔案保存期限按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。9A.1儀容A.1.5領(lǐng)導(dǎo)近身會議服務(wù)人員不應(yīng)擦拭香水。A.2儀表A.2.1一般要求A.2.1.1根據(jù)實際情況選擇和制作會議服務(wù)人員的服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋。會議服務(wù)人員A.2.2著裝要求A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，皮鞋款式為船型，女士鞋跟高宜為A.2.5絲襪A.2.5.2男士應(yīng)穿深藍色或黑色長襪，不應(yīng)穿短襪、淺色襪子。A.2.6飾品A.2.6.2確需少數(shù)民族服務(wù)人員保障的會議，服務(wù)人員的儀容、儀表、著裝等，根據(jù)會議主辦單位的A.3儀態(tài)A.3.1站姿A.3.1.1女士會議服務(wù)人員站姿A.3.1.2男士會議服務(wù)人員站姿A.3.2行姿A.3.3坐姿A.3.3.1女士會議服務(wù)人員坐姿A.3.3.2男士會議服務(wù)人員坐姿A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼禮，點頭致意，見圖A.11、圖A.A.3.5.2迎賓禮，上身向下傾斜角度宜為15°~30°,目視對方腳面，見圖A.13、圖A.14。A.3.5.3感謝禮，上身向下傾斜角度宜為30°~45°,目視對方腳面，見圖A.15、圖A.16。A.3.6導(dǎo)引A.3.6.2遇拐彎或臺階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請當心”。A.3.7笑容A.3.8規(guī)范用語C.1.2配置保潔服務(wù)人員，明確保潔責任范圍，保潔服務(wù)實行定時定點和流動保潔相結(jié)合，保持會議C.1.8雨雪天氣應(yīng)采取防滑措施，擺C.1.9保持沙發(fā)、地毯、桌面干凈整潔，無垃圾、灰塵、印跡、污C.3.2洗手間面盆、水龍頭、鏡子光亮無水漬C.4.3垃圾桶做好分類標識，保持干C.4.4消防設(shè)施定期清潔，保持消防栓、消防箱、報警器、火警通訊、滅火器、煙感器、揚聲器表面會議結(jié)束后，將席卡收回服務(wù)間，取出席卡芯，分門別類放入席卡保管柜或檔案盒。核對制作完成的橫幅與辦會單位提供的會標內(nèi)容，D.5.2會議資料和便簽統(tǒng)一整齊擺放在桌子123456789序號字I.1.4如不能及時恢復(fù)供電，立即與I.2.2會議中發(fā)生火災(zāi)，會議現(xiàn)場I.2.3如無法迅速撲滅火災(zāi)，立即會人員情緒，打開所有會議室門，指引參會人員使用衣物蒙鼻、彎腰有秩序地撤離現(xiàn)場。b)做好現(xiàn)場秩序維護工作，保持周圍空氣流通；d)做好急救人員前往疾病突發(fā)人員處的引導(dǎo)工作。I.6.5不應(yīng)在安全通道、安全出口、疏散通道上堆放雜物，保證其暢通無阻接到警報后，應(yīng)按負責部位進入指定位置，立即組織疏