歸檔文件整理

淄博市檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科王瑾機關(guān)1.國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》2.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）企業(yè)1.國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（10號令附表為企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案保管期限表）2.山東省檔案局1993年的《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》3.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）1949－1988年1989－2000年大卷（硬卷皮）小卷（軟卷皮）第一節(jié)歸檔文件整理的含義含義：是將文件以“件”為單位進(jìn)行組件、分類、編頁、修整、裝訂、排列、編號、編目、裝盒、排架，使之有序化的過程。歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料。機關(guān)歸檔文件整理含義的理解:應(yīng)進(jìn)行整理文件的來源和范圍就是本單位在職能活動中形成的文件材料:上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)和本機關(guān)整理的文件必須是辦理完畢而且有保存價值的文件歸檔文件整理指文書檔案中的紙質(zhì)文件和電子文件歸檔文件整理是以件為單位企業(yè)歸檔文件整理的含義歸檔文件是指立檔單位在其職能活動（企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理）中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(企業(yè)管理類：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理）檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。企業(yè)歸檔文件整理含義的理解:１、應(yīng)進(jìn)行整理文件的來源和范圍就是本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動過程中形成的文件材料，一般包括:本企業(yè)形成的；有關(guān)機關(guān)和上級單位印發(fā)的；非隸屬關(guān)系單位（包括社會中介機構(gòu)）發(fā)來的；下級單位（所屬和控股企業(yè)）上報的；有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存及其他對本企業(yè)各項活動具有查考價值的文件材料。２、整理的文件必須是辦理完畢而且有保存價值的文件３、歸檔文件整理指文書檔案中的紙質(zhì)文件和電子文件４、歸檔文件整理是以件為單位《歸檔文件整理規(guī)則》的適用范圍各級機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。企業(yè)單位有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。第二節(jié)歸檔文件整理方法

一、

收集齊全

安全保管

規(guī)范整理

有效利用

文件材料收集原則：應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸

收集方法：平時收集與集中收集結(jié)合

機關(guān)材料來源：所有收文（上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)）

發(fā)文（本機關(guān)），收文的辦理結(jié)果（本機關(guān)）形式：帶文號的、不帶文號的，文字的、圖表的等

門不缺類、類不缺項、項不缺件、件不缺頁

機關(guān)特別要加強以下賬外文件材料的收集：本單位會議記錄、會議紀(jì)要；機構(gòu)編制、人事任免、職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、離退休等文件材料；各類介紹信及存根、職工名冊、黨團(tuán)員名冊等，工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、匯報等；財務(wù)預(yù)、決算，資產(chǎn)管理等方面的文件材料；各業(yè)務(wù)科室形成的相關(guān)專業(yè)文件材料；會議材料（本單位主辦、協(xié)辦的會議材料，參加外單位會議時帶回的會議材料）；本單位大事記、組織沿革，本單位編輯出版的書籍、期刊、信息、簡報等；機關(guān)特別要加強以下賬外文件材料的收集：本單位主管業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計等報表；黨建、紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料，人民來信來訪材料；領(lǐng)導(dǎo)班子及領(lǐng)導(dǎo)個人述職報告；舉辦的重大活動形成的文件材料；與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定等；其他有保存價值的材料。用辦公系統(tǒng)進(jìn)行公文處理的單位，也應(yīng)將文件處理單、擬稿紙和文件打印出紙質(zhì)收集歸檔。

二、機關(guān)材料歸檔鑒定

—確定文件材料整理的歸檔范圍

（國家檔案局８號令）

（一）機關(guān)文件材料的歸檔范圍1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

二、機關(guān)材料歸檔鑒定

—確定文件材料整理的歸檔范圍

（國家檔案局８號令）

3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

（二）機關(guān)不歸檔文件材料范圍上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、校稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送機關(guān)不歸檔文件材料范圍：的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。歸檔文件整理方法

一、材料收集原則：應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸企業(yè)材料來源：

收文：1.有關(guān)機關(guān)和上級單位

2.非隸屬關(guān)系單位（包括社會中介機構(gòu)）；

3.下級單位：所屬和控股企業(yè)上報的材料發(fā)文：1.本企業(yè)，2.收文的辦理結(jié)果形式：帶文號的、不帶文號的，文字的、圖表的等

二、企業(yè)歸檔鑒定—確定文件材料整理的歸檔范圍

國家檔案局10號令規(guī)定：（一）企業(yè)文件材料的歸檔范圍反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料；本企業(yè)在各項活動中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料；

二、企業(yè)歸檔鑒定—確定文件材料整理的歸檔范圍有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項活動具有查考價值的文件材料；企業(yè)應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件材料中，企業(yè)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔；多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔（分清一個歸檔的主次，原件是主辦企業(yè)歸，其他形式的由協(xié)辦企業(yè)歸）。

（二）企業(yè)不歸檔文件材料范圍有關(guān)機關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本企業(yè)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理企業(yè)不歸檔文件材料范圍：的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；其他不需歸檔的文件材料。三、確定歸檔文件的整理單位：件一般以每份文件為一件；正文與附件為一件；正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時與正文為一件）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文擬稿紙的，文件處理單或發(fā)文擬稿紙與相關(guān)文件為一件。文件處理單擬稿紙

四、歸檔文件材料的分類

機關(guān)：“年度、保管期限、機構(gòu)”

企業(yè)：“年度、保管期限、問題”（一）機關(guān)、企業(yè)年度的劃分：將文件按其形成年度分類跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。四、機關(guān)、企業(yè)歸檔文件材料的分類跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。機關(guān)、企業(yè)

幾份文件為一件時，件的日期：幾份文件為一件時，應(yīng)以裝訂時排列在前面的文件日期為準(zhǔn)：正文與定稿為一件，以正文為準(zhǔn)。正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)。四、機關(guān)歸檔文件材料的分類（二）機關(guān)歸檔文件材料保管期限的劃分文件保管期限是指文件歸檔后保管的年限。2006年國家檔案局8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對機關(guān)文書檔案劃分保管期限作出規(guī)定，分為永久、定期兩種，定期又分為30年、10年。國家檔案局8號令關(guān)于期限劃分的規(guī)定永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；永久保管的文書檔案主要包括：（5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；定期保管的文書檔案主要包括：（6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限:永久：本單位的會議記錄、會議紀(jì)要，年度以上的工作要點、工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)班子述職、本機關(guān)單獨召開重要會議、專題會等形成的主要文件材料；財務(wù)決算、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等、機構(gòu)、編制，本單位工作人員的職務(wù)任免、待遇、工資、職稱、錄用等涉及到個人利益的文件材料，本單位或本單位工作人員受縣級以上表彰的、受到黨紀(jì)、政紀(jì)警告以上處分的文件，單位普遍存在的文件類型保管期限：永久：本機關(guān)作為業(yè)務(wù)主管部門表彰其他單位的文件，本機關(guān)編寫的大事記，本機關(guān)制定方針政策性、法規(guī)性、制度性業(yè)務(wù)文件、中長期規(guī)劃等；本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限：30年：本機關(guān)制發(fā)的一般性業(yè)務(wù)文件，如機關(guān)管理制度、崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，一般性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檢查，一般的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，機關(guān)財務(wù)預(yù)算，非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)工作的計劃、總結(jié)、報告，一般性的業(yè)務(wù)情況通報、宣傳工作等，本機關(guān)工作人員受縣級以下表彰的、受到警告處分的；創(chuàng)建文明單位、先進(jìn)性教育、科學(xué)發(fā)展觀等重要專項活動的報告等文件材料。單位普遍存在的文件類型保管期限：10年：本單位的信息、簡報，政治學(xué)習(xí)、精神文明建設(shè)等一般性專項活動文件材料，本機關(guān)年度以下的工作要點、總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)班子個人述職，下級機關(guān)報送的年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料，同級機關(guān)和上級機關(guān)重要程度一般的需要貫徹執(zhí)行的材料，本機關(guān)不重要的請示不予批復(fù)的。自2016年對市直單位保管期限的劃分要求1.、進(jìn)館單位：（1）由“永久、30年、10年”三個期限改為：“永久”和“10年”兩個保管期限。“永久”進(jìn)館，“10年”不進(jìn)館。國家檔案局8號令規(guī)定的永久、30年期限的文件均劃為“永久”，本單位制發(fā)的帶正式文號的文件，全部劃為“永久”；文號為函、辦的，內(nèi)容不重要的為10年，但內(nèi)容重要的應(yīng)劃為永久，如：政協(xié)議案提案的答復(fù)，信訪事項處理結(jié)果等為永久。垂管單位及上級部門有明確要求必須劃分為三個保管期限的，不硬性要求簡化為兩個期限。2.非進(jìn)館單位：可按國家檔案局8號令執(zhí)行，也可參照進(jìn)館單位做法（不能與上級單位或系統(tǒng)的要求相違背）。歸檔范圍和劃分保管期限的原則：以我為主四、機關(guān)歸檔文件的分類1、“年度－保管期限”分類法：先將文件按年度分開，再將同一年度的文件劃分為不同保管期限，永久、30年、10年。兩種排序：一種是不同科室混排，一種是排完一個科再排一個科。

四、機關(guān)歸檔文件的分類2、“年度－保管期限－機構(gòu)”分類法：先將文件按年度分開，再將同一年度的文件劃分為不同科室（發(fā)文按擬稿科室分，收文按承辦科室分），再將各科室的文件分別劃分為永久、30年、10年。

四、企業(yè)歸檔文件材料的分類（二）保管期限的劃分2012年國家檔案局10號令公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》對企業(yè)管理類檔案保管期限劃分作出規(guī)定，分為永久、定期兩種，定期又分為30年、10年。本規(guī)定的管理類檔案保管期限為最低期限，各企業(yè)在具體劃分時可選擇高于本規(guī)定的期限。國家檔案局10號令關(guān)于期限劃分的規(guī)定永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（1）本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動過程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會的構(gòu)成、變更、召開會議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；（2）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（3）本企業(yè)關(guān)于重要問題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機關(guān)和上級單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料；（4）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（5）本企業(yè)機構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；（6）本企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要文件材料；（7）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；（8）本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料；（9）本企業(yè)黨群工作的重要文件材料；（10）新聞媒體對本企業(yè)重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道；永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（11）有關(guān)機關(guān)和上級主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會知名人士等重要來賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報等重要文件材料；本企業(yè)參與國家和社會重大活動的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級以上黨、團(tuán)、工會、人大、政協(xié)等代表大會形成的重要文件材料；（12）本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機構(gòu)報送的關(guān)于重要問題的報告、請示和批復(fù)等文件材料。定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（1）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；（2）本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ椆ぷ饕?guī)劃，半年、季度、月份計劃與總結(jié)等文件材料；（3）本企業(yè)召開會議、舉辦活動的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告；（4）本企業(yè)經(jīng)營管理工作的一般性文件材料；（5）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料；（6）本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料；定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（7）本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料；（8）本企業(yè)關(guān)于一般性問題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機關(guān)和上級主管單位、行業(yè)協(xié)會制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（9）直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問題的請示、報告、來函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；（10）本企業(yè)參與國家和社會活動的一般性文件材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會、人大、政協(xié)等代表大會形成的一般性文件材料；本企業(yè)接待重要來賓的工作計劃、方案等一般性文件材料。（三）企業(yè)歸檔材料的問題分類（管理類）一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號Ａ黨群工作類（亦可用0-9或01-99）01黨務(wù)工作02組織工作03宣傳工作04統(tǒng)戰(zhàn)工作05紀(jì)檢與監(jiān)察工作06工會工作07共青團(tuán)工作08協(xié)會工作（亦可用1-9或01-99）Ｂ行政管理類01行政事務(wù)02公安保衛(wèi)03審計工作04人事管理05教育工作06醫(yī)療衛(wèi)生07后勤福利08外事工作Ｃ經(jīng)營管理類01經(jīng)營決策02計劃管理03統(tǒng)計工作04財務(wù)管理05物資管理06產(chǎn)品銷售07企業(yè)管理Ｄ生產(chǎn)技術(shù)管理類01生產(chǎn)調(diào)度02質(zhì)量管理03勞動管理04能源管理05安全生產(chǎn)06設(shè)備管理07基建管理08科技管理09環(huán)境保護(hù)10計量工作11標(biāo)準(zhǔn)化工作12檔案和信息工作工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則（DB37/T180-93）A01·01或01·01·01表示一級類目和二級類目三級類目五、機關(guān)、企業(yè)歸檔文件的修整與裝訂（一）文件修整修裱破損文件；復(fù)制字跡模糊和易褪變的文件；超大紙張折疊；示例去除易銹蝕的金屬物（保管期限為10年的不需去除金屬物）（二）文件裝訂正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；（二）文件裝訂：有文件處理單的：文件處理單在前，收文在后；有收文辦理結(jié)果的，辦理結(jié)果在前，收文在后；有擬稿紙的：正本在前，后面依次為擬稿紙和底稿。（二）文件裝訂永久、30年期限的須去除金屬物。結(jié)扣線頭均留3CM左右。5頁以上三孔一線（細(xì)棉線）裝訂左側(cè)，左齊下齊。豎版三孔間距8-10CM，橫版三孔間距6-8CM。三孔與左側(cè)距離不低于1.5CM。5頁（含5頁）以下左上角直角裝訂,左齊上齊。裝訂孔距上側(cè)邊、左側(cè)邊2CM，正方形。10年期限的不需去除金屬物，確保件內(nèi)排列次序無誤，用釘書釘裝釘即可。不得用大頭針、曲別針、燕尾夾等代替訂書釘。

六、機關(guān)、企業(yè)歸檔文件的頁碼編制用鉛筆在有文字張頁的正面的右上角和反面的左上角編制頁碼，一件一個頁碼流水號，每件都從“1”開始編；文件處理單和擬稿紙都應(yīng)編制頁碼?？瞻醉摬痪?；名冊、圖冊等一冊、一本為一件的，原頁碼是一個流水號的，不需重新編制頁碼。七、2001－2014年歸檔章格式

（長60mm寬16mm）黑色印臺蓋制

全宗號(蓋章)年度（

蓋章)室編件號(鉛筆寫)頁數(shù)（蓋章）機構(gòu)（問題）保管期限

(蓋章)館編件號空

620141510

永久七、機關(guān)2015年至今歸檔章格式

（長45mm寬16mm）黑色印臺蓋制

全宗號(蓋章)年度（

蓋章)件號(鉛筆寫)機構(gòu)

保管期限

(蓋章)頁數(shù)(蓋章)

6201515永久8

620151辦公室30年15山東金城醫(yī)藥集團(tuán)檔案分類大綱ＤＱ――黨群管理ＸＺ－行政管理類01行政事務(wù)02品牌文化

03企業(yè)管理04審計工作

05信息系統(tǒng)06人事管理

07法律事務(wù)ＺＹ－經(jīng)營管理01三會材料

02營銷管理

03物資供應(yīng)ＳＣ－生產(chǎn)技術(shù)管理01生產(chǎn)技術(shù)材料七、企業(yè)2015年至今歸檔章格式

（長45mm寬16mm）黑色印臺蓋制

全宗號(蓋章)年度（

蓋章)件號(鉛筆寫)機構(gòu)（問題）保管期限

(蓋章)頁數(shù)(蓋章)

JCYY201915DQ永久8

JCYY20191XZ0130年15歸檔章的蓋制位置：每件材料的首頁上方中央空白處八、機關(guān)歸檔文件的排列：

（一）“年度—保管期限”分類法的排列：排序方法一：同一年度同一保管期限一個大流水號。相同文號的按照文號由小到大排列；同一事由的按照時間先后順序排列；不同事由、不同文號的按責(zé)任者排列。機關(guān)“年度—保管期限”分類排序方法一圖示同一年度同一保管期限一個大流水號，如2016年永久1—Ｎ

或

永久1—Ｎ

30年1—Ｎ

10年1—Ｎ10年1—Ｎ

八、機關(guān)歸檔文件的排列：

“年度－保管期限”分類法的排列：同一年度同一保管期限一個大流水號。排序方法二：先將同一年度內(nèi)同一機構(gòu)同一保管期限的文件分別排好順序，再將同一保管期限、不同機構(gòu)的文件按照機構(gòu)三定方案中機構(gòu)排名的順序進(jìn)行排列。機關(guān)

“年度-保管期限”排序方法二圖示：2016年永久辦公室1－5，業(yè)務(wù)一科6－10，業(yè)務(wù)二科11－1630年辦公室1－8，業(yè)務(wù)一科9－12，業(yè)務(wù)二科13－1810年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科10－15，業(yè)務(wù)二科16－20或：永久辦公室1－13，業(yè)務(wù)一科14－22，業(yè)務(wù)二科23－3410年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科10－15，業(yè)務(wù)二科16－20機關(guān)

（二）“年度—保管期限—組織機構(gòu)”

分類法的排列同一年度同一保管期限的不同科室分別排列。排序方法：將同一年度同一保管期限同一機構(gòu)的文件分別排好順序，在前述基礎(chǔ)上，可按事由、文號、責(zé)任者等原則排序。

機關(guān)

“年度-保管期限-組織機構(gòu)”分類排列圖示2016年永久辦公室1－5，業(yè)務(wù)一科1－10，業(yè)務(wù)二科1－1630年辦公室1－8，業(yè)務(wù)一科1－12，業(yè)務(wù)二科1－1810年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科1－15，業(yè)務(wù)二科1－20或：永久辦公室1－13，業(yè)務(wù)一科1－22，業(yè)務(wù)二科1－3410年辦公室1－9，業(yè)務(wù)一科1－15，業(yè)務(wù)二科1－20八、企業(yè)歸檔文件的排列《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》規(guī)定：企業(yè)檔案按大類分別排列，大類之間不得交叉混排。第一種排序方法：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案，分別按大類、年度、問題排列，即把同一大類的檔案首先按年度分排，在各年度內(nèi)，再將同一問題的檔案按永久、定期順序排列。

黨群工作類2020年黨務(wù)永久1-N

30年1-N

10年1-N

組織永久1-N

30年1-N

10年1-N宣傳永久1-N

30年1-N

10年1-N八、企業(yè)歸檔文件的排列《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》規(guī)定：第二種排序方法

：亦可按大類、年度、保管期限排列，即在各年度內(nèi)將同一保管期限檔案按問題順序排列。

黨群工作類2020年永久01黨務(wù)1-10

02組織11-20

03宣傳21-30

......30年01黨務(wù)1-20

02組織21-40

03宣傳41-60......10年01黨務(wù)1-15

02組織16-56

03宣傳57-80......“年度-保管期限-問題”

分類排列圖示：金城醫(yī)藥：同一年度同一保管期限同一問題一個流水號，每個問題都是從“1”開始排。2019年永久DQ(1-20)，XZ01(1-50)，XZ02(1-30)……30年DQ(1-30)，XZ01(1-60)，XZ02(1-25)……10年DQ(1-50)，XZ01(1-40)，XZ02(1-32)……“年度-保管期限-問題”分類排列圖示（2）：淄礦集團(tuán)：同一年度內(nèi)，同一一級類目下的不同二級類目分別按照永久、30年、10年依次排序，同一一級類目下的檔案排列一個大流水號；2019年黨群類永久DQ(1-20)，30年DQ(21-50)，10年DQ(51-100)行政管理類

行政事務(wù)永久XZ01(1-30)，30年XZ01(31-50)

,10年XZ01(51-80)品牌文化永久XZ02(81-90)，30年XZ02(91-100)

,10年XZ02(101-110)……法律事務(wù)永久XZ07(151-170)，30年XZ07(171-200)

,10年XZ07(201-220)排序原則：相同文號的按照文號由小到大排列；同一事由的按照時間先后順序排列；不同事由、不同文號的按責(zé)任者排列。九、機關(guān)歸檔文件目錄（Ａ4橫式）“年度-保管期限”目錄

“年度-保管期限-組織機構(gòu)”目錄用EXCEL表格規(guī)范錄入序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)和備注9項（除文號、密級、備注為選填項，其他均為必填項）序號：歸檔文件排序后的順序號。4位阿拉伯?dāng)?shù)字,例：0001;“年度—保管期限”分類檔號示例：全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限－件號永久：0006-WS·2015-Y-000130年：0006-WS·2015-D30-000110年：0006-WS·2015-D10-0001“年度-保管期限-組織機構(gòu)”分類檔號示例：全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限－機構(gòu)代碼－件號永久：0006-WS·2015-BGS-Y-000130年：0006-WS·2015-BGS-D30-000110年：0006-WS·2015-BGS-D10-0001九、機關(guān)歸檔文件目錄責(zé)任者：文件的制發(fā)單位或個人，規(guī)范全稱或通用簡稱，不能省略地域名稱；文號：文件的發(fā)文字號，無文號的為空;淄檔發(fā)[2018]5號；題名：文件標(biāo)題。A.一般情況下文件只有一個題名，錄入時照實抄錄。有的文件還有副題名，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無需抄錄。B.如原題名不能完全表述文件內(nèi)容，則原題名照錄，在原題名后加小方括號[

]，在[

]內(nèi)自擬一個能夠體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名。

例：通知[關(guān)于召開全市檔案工作會議的通知]。關(guān)于第*****號領(lǐng)導(dǎo)批辦件的報告[**********]關(guān)于第56號政協(xié)議案提案的答復(fù)[************]關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省辦發(fā)[2015]3號文的通知[************]關(guān)于第78號督辦件的報告[*********]關(guān)于對第89號請示的批復(fù)[***********]關(guān)于第20號信訪事項辦理情況的報告[***********]C.沒有文件題名的，須自擬一個體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名，并在題名外加[

]。D.職務(wù)任免、表彰通報的文件題名中不能體現(xiàn)本單位和人員姓名的，要在題名后加[]，并將人員姓名錄入在內(nèi)，二人以上的用逗號隔開。E.正文與附件為一件的，先錄入正文的題名，在后面加[附：*******]。F.如果批復(fù)與請示為一件的，批復(fù)題名后加[],[]內(nèi)錄入請示的題名與文號。例：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機構(gòu)的批復(fù)[附：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機構(gòu)的請示，淄檔館發(fā)[2021]5號]九、機關(guān)歸檔文件目錄日期：文件形成時間,例:20151112日期未詳細(xì)到月和日的,用0補齊,例:20150000密級：秘密、機密、絕密，無密級的為空，有保密期限的錄入保密期限，如秘密1年;頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。例：003信息公開選項：主動公開、依申請公開、不公開?？刂茦?biāo)識：開放、延期開放、不開放。備注：注釋文件需要說明的情況。九、企業(yè)歸檔文件目錄（Ａ4橫式）用EXCEL表格規(guī)范錄入序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)和備注9項；序號：同一年度同一保管期限(或一級類目）內(nèi)的文件序號。4位阿拉伯?dāng)?shù)字,例：0001;檔號示例：全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限-機構(gòu)(問題)代碼－件號永久：JCYY-WS·2019-Y-A01-000130年：JCYY-WS·2019-D30-A01-000110年：JCYY-WS·2019-D10-A01-0001九、企業(yè)歸檔文件目錄責(zé)任者：文件的制發(fā)單位或個人，規(guī)范全稱或通用簡稱，不能省略地域名稱；文號：文件的發(fā)文字號，無文號的為空;淄檔發(fā)[2018]5號；題名：文件標(biāo)題。A.一般情況下文件只有一個題名，錄入時照實抄錄。有的文件還有副題名，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無需抄錄。B.如原題名不能完全表述文件內(nèi)容，則原題名照錄，在原題名后加小方括號[

]，在[

]內(nèi)自擬一個能夠體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名。例：通知[關(guān)于召開全市檔案工作會議的通知]。關(guān)于第*****號領(lǐng)導(dǎo)批辦件的報告[**********]關(guān)于第56號政協(xié)議案提案的答復(fù)[************]關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省辦發(fā)[2015]3號文的通知[************]關(guān)于第78號督辦件的報告[*********]關(guān)于對第89號請示的批復(fù)[***********]關(guān)于第20號信訪事項辦理情況的報告[***********]C.沒有文件題名的，須自擬一個體現(xiàn)文件內(nèi)容的題名，并在題名外加[

]。D.職務(wù)任免、表彰通報的文件題名中不能體現(xiàn)本單位和人員姓名的，要在題名后加[]，并將人員姓名錄入在內(nèi)，二人以上的用逗號隔開。E.正文與附件為一件的，先錄入正文的題名，在后面加[附：*******]。F.如果批復(fù)與請示為一件的，批復(fù)題名后加[],[]內(nèi)錄入請示的題名與文號。例：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機構(gòu)的批復(fù)[附：關(guān)于增加內(nèi)設(shè)機構(gòu)的請示，淄檔館發(fā)[2021]5號]九、編制歸檔文件目錄日期：文件形成時間,例:20151112日期未詳細(xì)到月和日的,用0補齊,例:20150000密級：秘密、機密、絕密，無密級的為空。有保密期限的錄入保密期限，如秘密1年;頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。

例：003備注：注釋文件需要說明的情況。十、歸檔文件封套1、裝封套的注意事項：一個封套只裝一“件”材料；期限為永久、30年、10年的文件均裝封套。2、封套的作用：保護(hù)文件；便于區(qū)分件與件之間的界限，利于查找。封套式樣：十一、機關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）起止件號

1

25盒號1全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）起止件號

26

50盒號2全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）起止件號

51

80盒號3十一、機關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號6年度2015保管期限30年機構(gòu)（問題）起止件號

1

20盒號1全宗號6年度2015保管期限30年機構(gòu)（問題）起止件號

21

50盒號2全宗號6年度2015保管期限30年機構(gòu)（問題）起止件號

51

70盒號3十一、機關(guān)“年度-保管期限”分類法裝盒盒脊范例全宗號6年度2015保管期限10年機構(gòu)（問題）起止件號

1

30盒號1全宗號6年度2015保管期限10年機構(gòu)（問題）起止件號

31

56盒號2全宗號6年度2015保管期限10年機構(gòu)（問題）起止件號

57

82盒號3機關(guān)“年度-保管期限-機構(gòu)”分類法裝盒盒脊范例全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）

辦公室起止件號

1

25盒號1全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）

業(yè)務(wù)一科起止件號

1

32盒號1全宗號6年度2015保管期限永久機構(gòu)（問題）

業(yè)務(wù)二科起止件號

1

75盒號1十一、機關(guān)歸檔文件的裝盒（一）“年度-保管期限”分類法裝盒要求：同一年度同一保管期限內(nèi)，以“件”為單位，按照件號的先后順序裝入檔案盒，裝滿一盒后再裝下一盒。歸檔文件目錄的順序和歸檔文件的件號順序相一致，確保檢索到文件條目能對應(yīng)地找到文件實體，檔案利用完畢后能準(zhǔn)確放回檔案盒。機關(guān)檔案裝盒需注意的問題：1.不同年度的不應(yīng)放入同一檔案盒；2.同一年度，不同保管期限的不應(yīng)放入同一檔案盒；3.“年度-保管期限”分類法：同一年度同一保管期限，不同機構(gòu)的可以放入同一盒。4.“年度-保管期限-組織機構(gòu)”分類法：同一年度同一保管期限，不同機構(gòu)的不能放入同一盒。十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例1（永久）全宗號****年度2019保管期限永久機構(gòu)（問題）

A01起止件號

1

25盒號1全宗號****年度2019保管期限永久機構(gòu)（問題）A02起止件號

1

50盒號1全宗號****年度2019保管期限永久機構(gòu)（問題）A03起止件號

1

80盒號1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例2（30年）全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）

A01起止件號

1

35盒號1全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）A02起止件號

1

55盒號1全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）A03起止件號1

38盒號1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例3（10年）全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）

A01起止件號

1

28盒號1全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）A02起止件號

1

35盒號1全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）A03起止件號

148盒號1十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例4（永久）全宗號****年度2019保管期限永久

機構(gòu)（問題）

A01、A02（混排時此處可不填）起止件號

1

15盒號1全宗號****年度2019保管期限永久

機構(gòu)（問題）

A02、A03起止件號

16

22盒號2全宗號****年度2019保管期限永久

機構(gòu)（問題）

A03、A04起止件號

23

38盒號3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例5（30年）全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）

A01、A02起止件號

1

35盒號1全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）

A02、A03起止件號

36

55盒號2全宗號****年度2019保管期限30年機構(gòu)（問題）

A03、A04起止件號56

78盒號3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例6（10年）全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）A01、A02起止件號

1

28盒號1全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）

A02、A03起止件號

29

35盒號2全宗號****年度2019保管期限10年機構(gòu)（問題）

A03、A05起止件號

3648盒號3十一、企業(yè)歸檔文件裝盒盒脊范例7（永久）全宗號JCYY年度2019保管期限永久機構(gòu)（問題）

DQ起止件號

1

25盒號1全宗號JCYY年度2019保管期限永久機構(gòu)（問題）DQ起止件號

26

50盒號2全宗號JC