如何做好辦公室主任工作

辦公室是企業(yè)行政管理的綜合部門，也是一個承上啟下、協(xié)調(diào)各方的綜合辦事機構(gòu)，是上情下達、下情上達的樞紐，是一個單位的窗口，其主要職能是管理日常事務、搞好服務、當好領導參謀、上傳下達及綜合協(xié)調(diào)。要著重搞好以下幾個方面的協(xié)調(diào)工作：

第一方面，強化服務意識，搞好各部門之間的協(xié)調(diào)工作。辦公室處于承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的信息網(wǎng)絡中心，應該綜合信息，及時匯總、分析、篩選，提交主管領導，作為主管領導了解工作或修正決策的依據(jù)。同時，要協(xié)助領導對各方面的工作做出妥善的安排，再將有關信息傳遞回有關部門，使整個業(yè)務、管理部門形成一個完整的、協(xié)調(diào)一致的、有效運轉(zhuǎn)的循環(huán)系統(tǒng)。堅持從實際出發(fā)，實事求是，顧全大局，統(tǒng)籌安排。

第二方面，注重綜合協(xié)調(diào)，為各部門服務。協(xié)調(diào)上下左右關系是一項重要職能。在具體工作中，要做到以下工作：

首先，辦公室是具體辦事部門，要嚴格按領導意圖辦事，不隨意表態(tài)，不擅作主張。要注意自身形象，堅持做到不越權(quán)限，不超出自己的工作范疇，未經(jīng)過領導允許，不擅自作出超越權(quán)限的決定。辦公室只能按照工作流程，按照制度處理出現(xiàn)的問題。但是，要主動引導各部門在工作中放寬思路，在原則下靈活處理工作事務。做到“既主動，又不越權(quán)”的原則。

二、對協(xié)調(diào)的事項，在確定處理方法之后，積極主動地開展工作；

三、堅持原則、秉公辦事、把握全局是辦公室工作的基本。堅持局部利益服從全局利益，確?？傮w奮斗目標的實現(xiàn)，從全局出發(fā)進行協(xié)調(diào)，這樣才能使協(xié)調(diào)工作順利完成而有意義。

四、注重調(diào)查，加強溝通。在協(xié)調(diào)處理問題的過程中，堅持深入實際，盡可能搜集第一手材料，多找有關單位溝通，決不當然斷事，力求做到協(xié)調(diào)工作有理有據(jù)，處理問題不留隱患，不留后遺癥。

第三方面，樹立團隊力量意識，增強各部門之間的團結(jié)，注意做好領導之間的協(xié)調(diào)。辦公室在履行“管理事務、服務企業(yè)”職能過程中，經(jīng)常來往于各個部門、各分管領導之間。

在各個部門之間，辦公室應該做到將各個部門業(yè)務信息溝通和匯總，及時上報總經(jīng)理管理決策層，或者在制度、工作流程的框架下，在權(quán)限之內(nèi)，引導各個部門相互協(xié)作，完成業(yè)務目標值。

辦公室工作人員穿梭在各分管領導之間，做到只能傳遞工作信息，反映業(yè)務情況，以及分管領導對業(yè)務的處理決定。這些事情處理不當，會造成工作上的矛盾，影響領導之間的團結(jié)。做好領導之間的協(xié)調(diào)，是一項十分重要的工作。為此，要從以下入手：

一、要事事處處維護領導集體的團結(jié)。領導有分工不同的工作。因此，辦公室在請示、報告工作時應注意對口，不得越級請示，嚴禁多頭請示。在轉(zhuǎn)達領導之間的意見時，可用委婉的征詢的語氣，準確地表達各方的意見。當領導之間的意見不一致時，應不偏不倚地當好參謀，根據(jù)多方的意見和客觀實際，婉轉(zhuǎn)如實地提出自己的看法，求取領導之間意見的一致。當兩個或兩個以上領導下達的指示相互矛人員應該與同仁充分發(fā)揮了集體合作精神，在保證領導指示、本部門工作完成情況良好的同時，積極協(xié)助公司其他部門搞好工作，發(fā)揚團結(jié)就是力量大作風，充分發(fā)揮集體效應。第四方面，與政府機構(gòu)和項目外圍的機構(gòu)交往

一個項目與政府機構(gòu)和外圍社會組織（經(jīng)濟機構(gòu)）交往是企業(yè)本身的社會責任，是企業(yè)作為社會的一個獨立行動主體必然依賴于社會，為社會造福的同時自己獲取最大的經(jīng)濟利益和社會利益。這種交往中，作為一個企業(yè)的行政辦公主辦人員，應該依照法律和社會公共職業(yè)道德秉公辦事，為企業(yè)贏得利益。

政府機構(gòu)工作人員辦事有拖拉推諉之嫌，企業(yè)辦事人員到政府機構(gòu)辦事應該耐心說明自己企業(yè)的當前情況和需要，說明企業(yè)的需要所依據(jù)的法律法規(guī)或者政府（領導人）的指示，必要時可以攜帶相關證明材料。值得注意的是，辦事人員要注意說話語氣，應該委婉，不得生硬?；氐狡髽I(yè)應該立即將情況匯報公司相關領導。

企業(yè)外圍的社會組織，一般就是企業(yè)。企業(yè)與企業(yè)的交往往往是經(jīng)濟行為，進行產(chǎn)品買賣交易。作為一個企業(yè)的行政辦公人員應該熟悉相關業(yè)務，不得隨意對合同類隨意表態(tài)，不得將自己企業(yè)相關經(jīng)濟數(shù)據(jù)透露出去。對來訪的外部企業(yè)人員，可以引見到本企業(yè)相關專業(yè)技術(shù)部門洽談，做到禮貌待人，不得有損本企業(yè)榮譽的言行。（五）注重信息收集與反饋。作為辦公室行政人員，不光要處理好日常事務，還要擔負起領導與群眾間的橋梁與紐帶作用，利用各種合理的渠道收集廣大員工方方面面的信息，并及時反饋給公司領導做參考之用。（六）加強對外宣傳。爭取將公司的重大工作動態(tài)、好人好事、企業(yè)文化等向行業(yè)內(nèi)、外宣傳。(七)合理安排辦公室工作人員的工作量辦公室工作人員的崗位一般是文秘、車輛駕駛員和辦公室主任自己。在工作中應該既分工又合作。擔任文秘崗位的工作人員一般具有專業(yè)的文秘知識，辦公室主任應該協(xié)助和指導其工作人員做好相關文秘工作，如檔案管理、文件收發(fā)、文件打印及排版、會議記錄、企業(yè)自辦刊物的編輯和出版等。與文秘工作人員共同整理好相關記錄、紀要、文件起草等。若有多名文秘工作人員一起工作，應該根據(jù)個人實際情況將辦公室的工作合理分配給每個工作人員，如檔案專門管理，印章專門管理，會議記錄、紀要專人管理、文件起草專人負責。工作中，辦公室主任在分配完工作后不能旁若無事，應該積極監(jiān)督、檢查和指導。若工作人員在工作中有難題，應該配合其解決，更多的應該親自帶領同事共同工作。

車輛駕駛員應該負責車輛的維護保養(yǎng)工作，保證公司領導能夠及時用車。辦公室主任應該監(jiān)督駕駛員對車輛的維護保養(yǎng)，特別是維修費用的審核，監(jiān)督車輛的使用時間，嚴禁公車私用。

(八)如何處理好工作間的主次關系1、孰輕孰重，突出政務服務在辦公室工作中，政務服務和事務服務各有其重要性，都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齊觀。對辦公室主任來講，政務服務重于事務服務。政務服務優(yōu)劣，直接關系到領導決策貫徹落實的好壞。政務服務貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領導的外腦和助手，要盡可能提供第一手資料，并進行初步的綜合分析，提出有價值的參考意見。在決策中，又要準確無誤地領會領導意圖，吃透上級精神，在深刻理解的基礎上與領導保持一致。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細致中突出效率，協(xié)調(diào)各部門原原本本地貫徹落實。因此，政務服務是綱，綱舉目張。當然，事務服務也要細心周到，也要滴水不漏。作為辦公室主任，抓住政務服務就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂，如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。一個合格的辦公室主任，必須把政務服務當作第一要務，做到超前謀劃，周密安排，迅速落實，準確反饋，在紛繁復雜的工作中理出頭緒，從容應付，爭取工作的主動權(quán)。2、沉著冷靜，突出重點服務辦公室主任每天要處理很多日常工作，要保證整個辦公室的高效運轉(zhuǎn)，必須有一種“大將風度”，處變不驚，臨亂不慌，在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點服務。什么是重點？領導關注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環(huán)節(jié)，在具體操作中，學會準確捕捉，冷靜思索，科學把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協(xié)調(diào)，真督實查就是重點；在落實后，認真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務也就難以到位。當然，強調(diào)重點并不等于不顧其它，應該說辦公室無小事，如果顧此失彼，非重點工作出現(xiàn)失誤，同樣會給全局帶來負面影響。3、小中見大，突出要事服務抓重點，抓急務當然是最重要的工作方法和要求，但作為辦公室主任，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務中突出要事服務。在對上服務的全過程中，貌似小事未必是小事，也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以，衡量辦公室主任的服務水平，要在事關大局的小事和細節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊含著大，小影響著大。所謂小，既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤剑彩切枰裢庑⌒牡牡胤?。要做到小中見大，首先，要吃透上級的方針政策，吃透領導的意圖，在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中，不忽視任何事情，特別是對領導關注的事情，事關全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考慮，去謀劃，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三，要增強工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的東西，舉一反三，做好大局文章。4、胸懷全局，突出整體服務辦公室主任對上處于服從地位，不可不知進退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局，從整體上去謀劃服務工作。有人認為辦公室主任只要聽命于領導就可以了，“不在其位，不謀其政”，其實這正是辦公室主任之大忌。沒有大局觀，就不可能準確理解、全面落實領導的重大決策，就不可能在步調(diào)上與領導保持一致，服務的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來？從強烈的事業(yè)心和責任心來，從勤于學習和思考中來，也可以從失敗的教訓和成功的經(jīng)驗中摸索出來。有了大局觀，在工作擺布上就不再是就事論事，而是從整體意義上面對局部工作，牽一發(fā)而動全身，窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室主任綜合素質(zhì)和領導水平的一個方面。整體服務中要處理好三個關系：一是聽命于主要領導和服務于其他領導成員的關系；二是處理好急務、雜務和中心工作的關系；三是處理好上下左右之間的關系。這三方面的關系處理好了，整體服務就會上檔次、上水平。5、超前把握，突出決策服務作為辦公室主任，一般來說，落實領導交辦的事務性工作相對容易，而超前謀劃，提出建設性的決策參考往往較難。究其原因，一是不居高位又需高站位謀劃，立足現(xiàn)實又要有前瞻性思考，服務到位又不能越位，在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務工作，又要從中超脫出來謀大事；既要深入基層掌握實情，又要提出有高度和深度的決策建議，在操作上非常不易。要突破這兩難，不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭，猶如行舟無船標，