5人事檔案管理辦法√人事檔案管理辦法人力行字為使人事檔案管理更加規(guī)范，以保守機(jī)密、維護(hù)檔案材料完整，防止材料損環(huán)、便于檔案材料的應(yīng)用，特制定本辦法。本辦法適用人力資源部所有人事檔案的管理。一、職責(zé)人事助理負(fù)責(zé)公司人事檔案的歸檔、檢查核對(duì)、借閱、證明、保管、提供應(yīng)用等工作。二、術(shù)語(yǔ)人事檔案（自定義）：指人力資源部對(duì)員工進(jìn)入公司后所建立的人事材料的總稱(chēng)。三、控制要求1.材料歸檔辦理完新員工入職手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)將新員工人事材料歸檔。材料歸檔要符合以下要求：（1）根據(jù)新員工所屬部門(mén)，將新員工人事材料歸入其所屬文件夾或文件袋，并在《員工檔案目錄》（見(jiàn)附錄A）上登記人事材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容。（2）完整的人事材料中應(yīng)包含《入職審批表》、照片、身份證復(fù)印件、健康證復(fù)印件/體檢單、學(xué)歷證和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的有效證件復(fù)印件、其他相關(guān)證件復(fù)印件、誠(chéng)信承諾書(shū)等。（3）材料要填寫(xiě)完整，空白處如沒(méi)有內(nèi)容填寫(xiě)應(yīng)用斜線“/”劃去，《入職審批表》上要有審批責(zé)任人簽字。（4）材料紙張應(yīng)完好，無(wú)損壞、污跡、人工涂改現(xiàn)象。（5）部分缺漏的材料可做好登記，并要求催促當(dāng)事員工及時(shí)補(bǔ)充。（6）新產(chǎn)生的個(gè)人檔案材料須及時(shí)歸檔，并在《員工檔案目錄》上進(jìn)行登記。（7）注意提醒新員工，若個(gè)人相關(guān)信息（如地址、聯(lián)系電話等）、證件（如身份證、學(xué)歷證、職業(yè)資格證等）發(fā)生變化的，須及時(shí)通知人力資源部并在人力資源部備案。2.檢查核對(duì)（1）人事助理每個(gè)季度末對(duì)人事檔案材料進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括：①人事檔案材料本身。檢查是否損壞、霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀、丟失等；②保管環(huán)境。檢查檔案柜是否完好、柜門(mén)是否上鎖、是否潮濕、存放錯(cuò)誤等；③人事檔案中員工相關(guān)證件復(fù)印件是否收集齊全。（2）若發(fā)生意外情況，要立即進(jìn)行檢查核對(duì)。意外情況有下列幾種：①被盜、遺失、水災(zāi)、火災(zāi)等突發(fā)事件之后；②發(fā)現(xiàn)材料變霉、蟲(chóng)蛀等損害現(xiàn)象之后；③不能確定某份材料是否丟失等疑問(wèn)產(chǎn)生之后。3.借閱、證明（1）借閱因工作需要，部分人員可以借閱人事檔案，但須履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。①有借閱權(quán)限的人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、被借閱人員部門(mén)正副經(jīng)理、經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)人員、公安和保衛(wèi)部門(mén)等。②相關(guān)人員借閱人事檔案時(shí)，要履行以下程序：1）申請(qǐng)借閱者填寫(xiě)《借閱申請(qǐng)單》（見(jiàn)附錄B），寫(xiě)明借閱對(duì)象、原因、期限等，并簽字；2）人力資源部對(duì)《借閱申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)借閱人事檔案不須經(jīng)過(guò)審核，但人事助理應(yīng)做好相關(guān)借閱記錄。3）人事助理提出借閱對(duì)象人事檔案，并進(jìn)行借檔登記。把借檔時(shí)間、期限、材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填寫(xiě)清楚，并由借閱人員簽字（見(jiàn)附錄C）。4）借閱人要及時(shí)歸還借閱人事檔案，并在借閱登記表上注銷(xiāo)。到期未還者，應(yīng)及時(shí)催還。員工辭職，其人事檔案繼續(xù)由公司長(zhǎng)期保存。如本人提出要帶走部分資料，須提出申請(qǐng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)方可取出要轉(zhuǎn)走的檔案，并在檔案底賬上注銷(xiāo)。（2）出具證明因入黨、提升、參加職業(yè)資格考試等原因需人力資源部出具證明材料的，人力資源部可按人事檔案的有關(guān)情況出具證明材料，或者是人事檔案材料的復(fù)印件，但需履行以下手續(xù)：①有關(guān)單位（部門(mén)）開(kāi)具介紹信（申請(qǐng)書(shū)），說(shuō)明要求出具證明材料的理由，加蓋公章（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）；②人力資源部經(jīng)理審閱同意后，交人事助理辦理；③人事助理按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合申請(qǐng)者的要求，提供證明材料，加蓋人力資源部公章，登記、發(fā)出。④人事助理須保存所有開(kāi)出證明的復(fù)印件備查。4.保管環(huán)境（1）人事檔案管理工作實(shí)行專(zhuān)人管理。要注意防火、防潮、防蛀、防丟失；（2）保持檔案柜清潔整齊（3）人事檔案不許任意擺放，保管人員離開(kāi)時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗、鎖好檔案柜。四、人事檔案的處置離職員工的人事檔案，應(yīng)自辦理完離職手續(xù)后，從檔案柜中取出，放入離職人員檔案袋。五、記錄附錄A：人力行字04.A員工檔案目錄附錄B：人力行字04.B借閱申請(qǐng)單附錄C：人力行字04.C員工人事檔案借閱登記表以上記錄表格由人力資源部資料管理員制發(fā)，形成后交由本部人事助理保存，保存期限長(zhǎng)期。編制：批準(zhǔn)年月日更改記錄頁(yè)次更改單號(hào)更改標(biāo)記更改人/日期附錄A員工檔案目錄人力行字04.A部門(mén)：序號(hào)姓名入職審批表照片健康證復(fù)印件/體檢單身份證復(fù)印件學(xué)歷證復(fù)印件轉(zhuǎn)正審批表職業(yè)資格復(fù)印件誠(chéng)信承諾書(shū)個(gè)人培訓(xùn)記錄歸檔時(shí)間備注注：1、目錄中各欄內(nèi)容如已有的則注明“√”，如缺則留空白；2、備注欄中可寫(xiě)明已離職、調(diào)到某某部等。附錄B借閱申請(qǐng)單人力行字04.B申請(qǐng)單位/個(gè)人申請(qǐng)時(shí)間借閱對(duì)象借閱期限借閱原因：人力資源部審核附錄B