文件一、目的為確保質(zhì)量管理體系文件的適宜性和充分性，以及在文件的使用現(xiàn)場能夠得到有效版本，防止作廢文件或不適用的文件非預(yù)期使用，制定本程序。二、范圍本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種文件（包括部分外來文件）的控制。文件包括紙質(zhì)文件和電子媒介。本程序規(guī)定了對(duì)公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的編制標(biāo)識(shí)審批發(fā)放使用、保存、歸檔、作廢和銷毀等進(jìn)行控制。三、職責(zé)(1)最高管理者負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊(cè)》及其他指定文件。(2)管理者代表負(fù)責(zé)審核《質(zhì)量手冊(cè)》，批準(zhǔn)《程序文件》。(3)各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門的操作文件。(4)質(zhì)量管理部門是本程序的歸口管理部門負(fù)《質(zhì)量手冊(cè)《程序文件的編制、發(fā)放和更改控制。(5)技術(shù)或科研管理部門是技術(shù)性文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)科研及定型產(chǎn)品技術(shù)性文件（含圖樣、工藝）的編制、發(fā)放、更改控制和歸檔管理。(6)檔案室負(fù)責(zé)歸檔后文件的管理。(7)標(biāo)準(zhǔn)化室負(fù)責(zé)有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)國家軍用標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理。(8)產(chǎn)品圖樣、驗(yàn)收規(guī)范等技術(shù)文件的批準(zhǔn)見《圖樣和技術(shù)文件的審簽程序》。(9)各部門型號(hào)組應(yīng)指定文件管理員負(fù)責(zé)本部門所接收的文件資料的管理與控制。四、工作程序1．文件的分類文件控制范圍包括以下幾類。1)與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件(1)《質(zhì)量手冊(cè)>；(2)程序文件以及質(zhì)量管理體系所需的管理文件；(3)記錄及表格。2)與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的的文件(1)產(chǎn)品圖樣、驗(yàn)收規(guī)范等技術(shù)文件；(2)工藝規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、工藝技術(shù)文件等作業(yè)指導(dǎo)書；(3)技藝評(píng)定準(zhǔn)則（如文字標(biāo)準(zhǔn)、樣件或圖示）。3)外來文件適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)公文、顧客、供方或協(xié)作單位提供的文件。2．文件的編制與編碼(1)《質(zhì)量手冊(cè)>由管理者代表組織質(zhì)量管理部門編制。(2)程序文件及質(zhì)量記錄、表格由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)編制。(3)定型產(chǎn)品技術(shù)性文件（含圖樣工藝）由技術(shù)或科研管理部門負(fù)責(zé)編制(4)質(zhì)量管理體系所需的管理文件由相關(guān)的職能部門組織編制，文件的編制部門應(yīng)保留編制（起草）人員的記錄。(5)文件的標(biāo)識(shí)和編碼。Q/¤¤–#※※※–****/版本及修改次其中Q——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼¤¤——企業(yè)代碼#——文件類別：管理手冊(cè)類（綱領(lǐng)性要求）M，管理程序類（各類管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范）P，具體的管理操作規(guī)范類（包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)）W，管理制度類（各類規(guī)定、要求、規(guī)章）G，管理方案類（包括階段性計(jì)劃、專項(xiàng)方案）Z※※※——文件流水號(hào)，從001→002→003→順次記錄****——該版本文件發(fā)布年號(hào)版本及修改次——版本以大寫英文字母A→B→C→順次記錄；修改次以數(shù)字0→1→2→3→順次記錄示例：質(zhì)量管理手冊(cè)Q/CO–M002–2010/B3，表示是CO公司的第2份管理性的手冊(cè)，2010年發(fā)布B版本（B0），并已歷經(jīng)三次修訂（B0→B1→B2→B3）。用于記錄的格式文件是一種特殊的文件，由執(zhí)行相關(guān)文件而產(chǎn)生，其編號(hào)統(tǒng)一為QR–###-※※※*，其中###——為標(biāo)準(zhǔn)條目號(hào)，※※※※——格式文件流水號(hào)，*為格式文件的版本號(hào)以大寫英文字母A→B→C→順次記錄,格式文件的編號(hào)與記錄的識(shí)別號(hào)統(tǒng)一。3．文件的受控版本與發(fā)放(1《質(zhì)量手冊(cè)>《程序文件“受控“不受控兩種版本在公司內(nèi)發(fā)放的文件“受控文件“受控印章向上級(jí)主管或友鄰單位提供或其他用途發(fā)放而不收回的文件為“不受控”文件。(2)《質(zhì)量手冊(cè)>和《程序文件》由質(zhì)量管理部門統(tǒng)一管理與發(fā)放。(3)圖樣及技術(shù)文件和產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中需要保存的文件的控制見《圖樣和技術(shù)文件的檔案及管理程序》。(4)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)建立“受控文件清單”和“記錄清單”。(5)文件發(fā)放辦理登記手續(xù)，簽字領(lǐng)用，發(fā)放表應(yīng)有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保留完整的發(fā)放記錄以利追溯。4．文件的借閱與復(fù)制借閱與復(fù)制質(zhì)量管理體系文件需填《借閱（復(fù)制）文件登記表復(fù)制受控文件時(shí)須注明復(fù)制份數(shù)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)辦理。領(lǐng)用人員要妥善保管，不得隨意涂改、轉(zhuǎn)借，調(diào)離本公司時(shí)必須辦理歸還手續(xù)。5．文件的更改(1)文件的管理部門應(yīng)向文件的使用部門定期收集使用信息，并組織進(jìn)行評(píng)審更改的必要性和更改后的適宜性，確定應(yīng)更改內(nèi)容，填寫《文件更改單》。(2)文件更改的批準(zhǔn)，一般由原批準(zhǔn)人員執(zhí)行，或依據(jù)第三章由相應(yīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。(3)文件的管理部門應(yīng)編制文件更改一覽表，以記錄文件更改情況。6．文件的回收作廢(1)發(fā)放新版文件或換頁更改時(shí)，必須同時(shí)從所有場合收回作廢的文件或頁次。(2)收回的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章標(biāo)記，經(jīng)批準(zhǔn)后封存或銷毀。(3)認(rèn)為有保存必要的作廢文件，應(yīng)加蓋“作廢保留”印章予以標(biāo)識(shí)。7．文件的管理(1)文件經(jīng)擬制審批后，文件原稿應(yīng)按規(guī)定歸檔或由文件編制部門負(fù)責(zé)保存。(2)文件應(yīng)在適宜的環(huán)境下保存，防止損壞和丟失。(3)各部門應(yīng)對(duì)與本部門管理有關(guān)的文件進(jìn)行分類、標(biāo)識(shí)、建立文件清單，便于查閱。8．外來文件的控制(1)直接引用的各類外部文件，由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可使用。(2)標(biāo)準(zhǔn)化室負(fù)責(zé)對(duì)使用部門的國際標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)部頒標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部文件是否為有效版本進(jìn)行檢查，及時(shí)更換過期文件，保證其現(xiàn)行有效。(3)外來文件由專人登記保管并標(biāo)識(shí)。有關(guān)的法律、法規(guī)及國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)按原名稱或代號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，顧客提供的文件均用標(biāo)記予以標(biāo)識(shí)。9．文件的檔案管理(1)有關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量檔案由檔案室按文件歸檔范圍及要求立卷歸檔。(2)文件歸口管理部門對(duì)需歸檔保存的文件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。五、文件與記錄1．相關(guān)文件(1)《質(zhì)量記錄控制程序》；(2)《圖樣和技術(shù)文件的檔案及管理程序》。2．記錄(1)文件發(fā)放、回收記錄表；(2)文件更改通知單；(3)文件/記錄借閱（復(fù)制）登記表；(4)受控文件清單；(5)文件／記錄銷毀記錄、留用記錄。文件審批信息單起草審查批準(zhǔn)【文件密級(jí)標(biāo)簽】□絕密□機(jī)密□秘密□內(nèi)部公開限制部門■內(nèi)部公開無限部門□社會(huì)公開無限資料文件發(fā)布令各相關(guān)部門：文件《文件控制程序》（文件編號(hào)：Q/YC–P001–2013/A0）已經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)生效，今予發(fā)布，自2013年月日正式實(shí)施?？偨?jīng)理2013-受控文件清單QR/423-001A序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)布日期實(shí)施日期備注編制人/日期：審核人/日期：批準(zhǔn)人/日期：文件/記錄借閱（復(fù)制）登記表QR/423-002A文件/記錄名稱申請(qǐng)部門文件編號(hào)申請(qǐng)人員申請(qǐng)?jiān)颍荷暾?qǐng)人/日期：管理者代表審批意見：審批人/日期：文件主管部門意見：審批人/日期：備注：文件／記錄銷毀記錄、留用記錄QR/423-003A文件/記錄名稱申請(qǐng)部門文件編號(hào)申請(qǐng)人員1.申請(qǐng)銷毀原因：申請(qǐng)人/日期：3.管理者代表審批意見：審批人/日期：2.文件主管部門意見：審批人/日期：備注：文件發(fā)放、回收記錄表QR/423-004文件名稱文件編號(hào)版本發(fā)放記錄回收記錄備注部門簽收日期數(shù)量簽回日期數(shù)量文件更改通知單QR/423-005A保存期:三年通知單號(hào)發(fā)往部門