物資采購與付款管理制度（試行）目錄第一章總則 2第一條目的 2第二條范圍 2第三條職責 2第四條名詞解釋 2第二章采購與付款的職責與權(quán)限規(guī)定 2第五條采購職責與權(quán)限規(guī)定 2第六條采購與付款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的執(zhí)行原則 3第七條采購與付款業(yè)務(wù)中各部門的職責劃分 3第三章物資的請購 4第八條物資的請購流程 4第四章供應(yīng)商的選擇、評估與管理 5第九條供應(yīng)商的選擇 5第十條供應(yīng)商的評估與管理 5第五章采購協(xié)議的簽訂、執(zhí)行與管理 6第十一條采購協(xié)議的簽訂 6第十二條采購協(xié)議的執(zhí)行 6第十三條采購協(xié)議的管理 6第六章物資采購的信息化管理 7第十四條物資采購的信息化管理 7第七章采購物資的驗收與入庫 7第十五條采購物資的驗收 7第十六條采購物資的入庫 8第八章采購物資的結(jié)算與付款 9第十七條付款申請 9第十八條付款申請的審批 10第十九條應(yīng)付帳款的管理 10第九章附則 11第一章總則第一條目的為保證公司物資采購與付款的安全，規(guī)范物資采購與付款行為，控制采購成本，保證采購物資質(zhì)量，建立健全公司內(nèi)部控制系統(tǒng)，制訂本制度。第二條范圍本制度所涉及的內(nèi)容重要涉及：職責與權(quán)限規(guī)定、物資的請購、供應(yīng)商的選擇、評估與管理、采購協(xié)議的簽訂、執(zhí)行與管理、物資采購的信息化管理、驗收與入庫、采購結(jié)算與付款管理等。第三條職責公司各級負責人對采購、付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建立健全、有效實行以及以上活動的真實性、規(guī)范性負責。第四條名詞解釋本制度所稱物資，是指生產(chǎn)及經(jīng)營使用的原輔料、包裝物、低值易耗品、勞保用品、終端用品、辦公用品、公司公寓生活用品、周轉(zhuǎn)材料、固定資產(chǎn)等。工程項目、無形資產(chǎn)的購置另行規(guī)定。第二章采購與付款的職責與權(quán)限規(guī)定第五條采購職責與權(quán)限規(guī)定D（一）原則上：公司所有的物資采購歸屬于采購部門（涉及采購協(xié)議的簽訂），其他任何部門無采購權(quán)。（二）特殊情況（如時間緊急）：1、可由采購部門授權(quán)其他部門或人員采購，但采購部門仍承擔管理責任。2、被授權(quán)部門或人員應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行審批、采購或付款業(yè)務(wù)，不得超越權(quán)限辦理。3、對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門或授權(quán)人報告。4、嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員擅自辦理采購與付款業(yè)務(wù)。（三）重要的和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)：應(yīng)當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而導(dǎo)致嚴重損失。第六條采購與付款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的執(zhí)行原則（一）為防范經(jīng)營風險，加強內(nèi)部監(jiān)督與審核，提高公司內(nèi)控能力，應(yīng)互相分離的不兼容崗位至少涉及：1、請購與審批；2、詢價與擬定供應(yīng)商；3、采購協(xié)議的訂立與審批；4、采購與驗收；5、采購、驗收與相關(guān)會計記錄；6、付款審批與付款執(zhí)行；（二）同一部門或個人不得執(zhí)行采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。第七條采購與付款業(yè)務(wù)中各部門的職責劃分（一）物資需求部門：根據(jù)年初預(yù)算和月度計劃，按照《關(guān)于重要經(jīng)濟事項審批程序、核決權(quán)限及協(xié)議簽訂的有關(guān)規(guī)定》花紅政字[2023]45號文（以下簡稱《經(jīng)濟事項規(guī)定》）的規(guī)定填制并逐級審批《經(jīng)濟事項申報審批表》，并對所需求物資使用的合理性負責。（二）采購部門：負責本公司所有物資采購的組織和管理工作，對公司的供貨商進行評價，編制《合格材料物資供應(yīng)商名錄》，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，負責審核請購部門遞交的《經(jīng)濟事項申報審批表》，審核并簽訂采購協(xié)議，實行材料物資采購的全過程。（三）財務(wù)部：負責對采購物資的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額以及采購協(xié)議(或訂單)合法性、規(guī)范性、預(yù)算的執(zhí)行情況進行審核，對所購物資的會計解決、付款負責。（四）法務(wù)部門（法務(wù)專員或律師）：從法律的角度保證采購協(xié)議(或訂單)條款的合法性、規(guī)范性以及協(xié)議的嚴謹性。（五）質(zhì)量部及使用部門：向采購部門提供所采購物資的技術(shù)標準和質(zhì)量標準，對所購材料物資進行技術(shù)和質(zhì)量驗收。（六）倉庫管理部門：對驗收合格的物資的重量和數(shù)量負責。第三章物資的請購第八條物資的請購流程（一）物資使用部門根據(jù)請購物資的性質(zhì)，按照《經(jīng)濟事項規(guī)定》的規(guī)定按期填制《經(jīng)濟事項申報審批表》（《物資采購申請單》（附件一）作為《經(jīng)濟事項申報審批表》的附表一并提交），并按《經(jīng)濟事項規(guī)定》的流程完畢逐級審批。（二）采購部門對《經(jīng)濟事項申報審批表》（含《物資采購申請單》）進行核對，結(jié)合請購物資的現(xiàn)有庫存及最高庫存標準擬定請購物資的采購數(shù)量及供貨期，并在《物資采購申請單》上簽署意見。物資請購流程如下圖：物資請購流程圖采購申請審批采購申請審批執(zhí)行采購單結(jié)束審批評估審核倉儲數(shù)據(jù)開始請購部門主管領(lǐng)導(dǎo)采購部門倉儲采購主管領(lǐng)導(dǎo)NOYESNOYES第四章供應(yīng)商的選擇、評估與管理第九條供應(yīng)商的選擇采購業(yè)務(wù)一經(jīng)確認，采購部門即進入采購執(zhí)行，一方面進行供應(yīng)商的選擇，流程規(guī)定如下。（一）年采購額在10萬元（不含）以下的物資采購：1、詢價：1）采購部門根據(jù)請購物資的供應(yīng)商目錄向供應(yīng)商進行詢價，收集市場價格信息。2）對于專業(yè)性、技術(shù)性強的物資，使用部門至少需提供3家供應(yīng)商，由采購部門進行詢價。3）對于單次采購金額在1000元以上的物資（不含從藥農(nóng)直接采購的中藥材），至少應(yīng)向三家（含）以上的供應(yīng)商詢價。4）采購部門根據(jù)詢價情況編制《物資采購詢價情況匯總表》，匯總各供應(yīng)商的資質(zhì)、報價單、供貨期、歷史交易記錄等信息。2、議價：1）采購部門與供應(yīng)商進行議價，并對議價結(jié)果及技術(shù)品質(zhì)差異作書面記錄，供應(yīng)商提供商議一致的供應(yīng)物資品質(zhì)、價格等相關(guān)資料。2）采購部門根據(jù)議價情況，綜合考慮性價比、付款方式、售后服務(wù)等因素，設(shè)計相對較優(yōu)的兩套定價方案。3、定價：采購部門綜合比較兩套方案，初步擬定供應(yīng)商和價格并詳述理由，按《經(jīng)濟事項規(guī)定》的核決權(quán)限和流程完畢逐級審批。（二）年采購額在10萬元（含）以上的物資采購：按照《招標管理辦法》（另行擬定），以招標的方式進行供應(yīng)商的選擇。第十條供應(yīng)商的評估與管理（一）供應(yīng)商檔案的建立：采購部門應(yīng)對所有采購物資的供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容涉及供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證明、生產(chǎn)和交貨能力、信用度、歷史交易記錄、聯(lián)系人及GMP管理所規(guī)定的其他資料，并對供應(yīng)商檔案分門別類存檔備查。（二）供應(yīng)商的評估1、采購部門至少每年一次對供應(yīng)商進行評估。2、生產(chǎn)性物資則由采購部門會同質(zhì)量部、生產(chǎn)部對供應(yīng)商進行審計。3、采購部門應(yīng)結(jié)合供應(yīng)商評估或?qū)徲嫿Y(jié)果出具評估（審計）報告，評估供應(yīng)商的等級，參與評估或?qū)徲嫴块T簽字確認后提交公司領(lǐng)導(dǎo)核準。第五章采購協(xié)議的簽訂、執(zhí)行與管理第十一條采購協(xié)議的簽訂供應(yīng)商一經(jīng)確認，采購部門即可進入采購協(xié)議的商談與簽訂環(huán)節(jié)，流程規(guī)定如下。（一）供應(yīng)商資質(zhì)材料的索?。翰少彶块T與供應(yīng)商聯(lián)系，明確訂貨意向，并規(guī)定供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、一般納稅人證明、資質(zhì)證書等證明。（二）采購協(xié)議的擬定：1、采購部門或申請使用部門就采購品種、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)定、交貨期及交貨方式、付款方式、違約責任等要素與供應(yīng)商達成一致意見，并擬定采購協(xié)議文本。2、一般材料的物資采購，由采購部門擬定采購協(xié)議；涉及技術(shù)性、專業(yè)性強的物資采購，由申請使用部門擬定采購協(xié)議，采購部門配合。3、采購協(xié)議文本原則上采用公司法務(wù)部門提供的標準版本協(xié)議，凡涉及到技術(shù)、設(shè)備和工程項目等特殊專業(yè)方面的采購協(xié)議應(yīng)特別擬定。（三）采購協(xié)議的審核：采購部門根據(jù)《經(jīng)濟事項規(guī)定》流程完畢采購協(xié)議的逐級審核。（四）采購協(xié)議的簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議。（五）必須簽訂采購協(xié)議的采購業(yè)務(wù)規(guī)定參照《經(jīng)濟事項規(guī)定》執(zhí)行。第十二條采購協(xié)議的執(zhí)行（一）采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，跟進協(xié)議的執(zhí)行情況。（二）采購部門負責人應(yīng)對采購協(xié)議的履行情況隨時進行監(jiān)控，出現(xiàn)異常反饋公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。第十三條采購協(xié)議的管理（一）采購協(xié)議簽訂完畢，采購部門應(yīng)及時錄入?yún)f(xié)議管理臺帳，擬定協(xié)議編號，建立采購協(xié)議檔案。（二）采購部門應(yīng)將采購協(xié)議副本或復(fù)印件交給財務(wù)部、倉儲部門等相關(guān)部門存檔備查。（三）采購協(xié)議檔案涉及經(jīng)濟協(xié)議會簽表、協(xié)議文本及附件，協(xié)議文本的簽收記錄，協(xié)議履行、變更、解除的情況記錄。采購協(xié)議檔案應(yīng)作為供應(yīng)商檔案的重要組成部分歸檔管理。第六章物資采購的信息化管理第十四條物資采購的信息化管理（一）所有采購協(xié)議按照協(xié)議編號和金蝶K3軟件管理系統(tǒng)的規(guī)定，在協(xié)議簽定后24小時內(nèi)及時錄入系統(tǒng),并根據(jù)協(xié)議的執(zhí)行情況隨時進行更新。（二）為便于系統(tǒng)管理，所有的物資采購最終應(yīng)形成訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)與《物資采購申請單》及采購協(xié)議內(nèi)容相一致。（三）訂單一經(jīng)確認，應(yīng)及時錄入金蝶K3軟件（以下簡稱K3）系統(tǒng)。（四）訂單一式四份，采購人員、財務(wù)部門、庫管員、供應(yīng)商各執(zhí)一份（批量采購）。第七章采購物資的驗收與入庫第十五條采購物資的驗收（一）采購物資驗收的負責人原則上應(yīng)由使用部門及質(zhì)量部共同進行采購物資的驗收，驗收人和采購部門共同對采購物資的質(zhì)量負責。（二）采購物資的驗收流程1、收貨：1）庫管員根據(jù)訂單內(nèi)容對到貨品資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等進行核對，確認無誤后，將到貨日期及數(shù)量填入送貨單或進貨報表，確認收貨。2）如發(fā)現(xiàn)到貨品資與訂單或采購協(xié)議上的內(nèi)容不符，應(yīng)即時告知采購員，并報采購部部長。3）原則上非訂單或采購協(xié)議上所核準的物資不予接受。確需接受，則應(yīng)請示采購部部長核準并簽字確認。4）無采購協(xié)議或訂單的物資，庫管員不得接受。5）收貨后，收貨人應(yīng)將每日所收物資匯總填入“進貨日報表”存檔備查。2、檢查：1）對需要進行物理或化學(xué)檢查的物資，倉庫專門設(shè)待檢區(qū)。2）待檢物資的外包裝上應(yīng)貼上物資標簽并具體注明編號、品種、規(guī)格、數(shù)量及收貨日期。3）對需要通過檢查才干辦理入庫的物資，檢查部門必須出具質(zhì)量檢查報告單。4）請驗、取樣、檢查結(jié)果發(fā)放的具體規(guī)定按照公司GMP相關(guān)管理規(guī)程執(zhí)行。3、驗收異常的解決：1）超交：交貨數(shù)量超過采購協(xié)議或訂購單部分應(yīng)予以退回。但按買賣慣例，以重量或長度計算的物資，超交部分在3%（含）以內(nèi)的，庫管員收貨時，應(yīng)在收貨單備注欄注明超交數(shù)量，經(jīng)采購部長核準后，方可收貨，同時告知采購人員。2）短交：交貨數(shù)量局限性訂單數(shù)量的，以補足為原則，如經(jīng)申請采購部門負責人核準，也可予補足，但應(yīng)按實際收貨數(shù)量進行結(jié)算。3）不合格：經(jīng)檢查不合格或與采購協(xié)議不相符的物資，檢查人員應(yīng)在物資外包裝貼上不合格標簽，并在“檢查報告單”上注明不合格因素，經(jīng)主管簽署解決意見后轉(zhuǎn)采購部門解決，采購部門應(yīng)在三個工作日內(nèi)向供貨單位提出書面的質(zhì)量異議，并與供貨單位商議不合格物資的解決方法并形成書面的解決意見（如：退貨或降價解決等）。第十六條采購物資的入庫（一）采購物資的入庫原則：1、原則上，所有采購物資應(yīng)遵循“先入庫后領(lǐng)用”的原則，嚴禁直接領(lǐng)用未入庫的物資。2、急用物資在質(zhì)量檢查合格的前提下，如經(jīng)使用部門和采購部門負責人簽字批準，可先領(lǐng)用后辦理入庫手續(xù)。采購員須在“進貨日報表”上簽字確認，并按有關(guān)規(guī)定補辦入庫手續(xù)，入庫手續(xù)的補辦應(yīng)在急用物質(zhì)被領(lǐng)用后的24小時內(nèi)完畢。（二）采購物資的入庫流程：1、庫管員根據(jù)訂單（入庫檢查單）、入庫資料的名稱、規(guī)格（型號）、數(shù)量及供應(yīng)商填寫入庫單，經(jīng)采購部部長批準后（特殊情況下需總經(jīng)理批準），將入庫單、送貨單、檢查報告單等相關(guān)單據(jù)送交采購員，作為結(jié)算或退貨依據(jù)。庫管員應(yīng)及時將入庫物資錄入臺賬及K3系統(tǒng)。2、對月末已入庫，而又沒有辦理入庫手續(xù)的物資，采購員應(yīng)協(xié)助庫管員根據(jù)物資數(shù)量和協(xié)議價格辦理暫估入庫（待檢的例外），月初再按原單紅字沖回，同時錄入K3系統(tǒng)。為了保證賬（涉及財務(wù)賬）、卡、物三者相符，沒有辦理入庫手續(xù)或暫估入庫的，不得發(fā)貨。采購物資驗收與入庫流程如下：采購物資驗收與入庫流程圖采購員倉庫檢查部門財務(wù)部門入庫申請采購物資到廠入庫申請采購物資到廠退貨是否退貨請檢擬定因素簽收，入待檢庫檢查檢查報告書檢查是否合格物料入庫單物料入庫單、檢查報告單、相應(yīng)的單據(jù)和發(fā)票部門長或總經(jīng)理批準入庫單核對貨品同采購單入成品庫，填寫臺帳，總帳，貨卡完畢入庫完畢入庫NOYESNO須檢查NOyesYES第八章采購物資的結(jié)算與付款第十七條付款申請（一）采購付款由采購部門采購人員根據(jù)采購協(xié)議約定付款條件提交付款申請。（二）生產(chǎn)性物資在付款信用期內(nèi)的付款，原則上應(yīng)根據(jù)財務(wù)部《付款資金申請表》（附件2）中的可支付金額提出申請，超過或減少部分，須說明因素。（三）采購人員應(yīng)將經(jīng)內(nèi)部會簽確認后的采購發(fā)票、入庫單、質(zhì)量檢查報告等資料提交財務(wù)部申請付款。第十八條付款申請的審批（一）財務(wù)部收到采購單據(jù)后，應(yīng)對采購預(yù)算，《物資采購申請單》、采購協(xié)議或訂單，質(zhì)量報告單、采購發(fā)票等的規(guī)范性與完備性進行審核。（二）審核無誤后，財務(wù)部根據(jù)采購協(xié)議約定的付款期和付款條件，由相關(guān)負責人完畢審批并付款。預(yù)付款的支付原則上應(yīng)有采購協(xié)議條款予以保證。采購付款的審批流程參照《關(guān)于公司財務(wù)付款、核銷審批程序及核決權(quán)限的有關(guān)規(guī)定》（花紅政字[2023]44號文）執(zhí)行。1、無論有無信用期限，財務(wù)部都應(yīng)遵循“先入帳后付款”的原則。入帳時應(yīng)將有關(guān)單據(jù)與系統(tǒng)進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋相關(guān)負責人。對未收到發(fā)票或發(fā)票開具不符合規(guī)范或發(fā)票與相關(guān)入庫單等文獻不相符的，財務(wù)部應(yīng)盡快退回采購部門，重新開具發(fā)票并辦理有關(guān)手續(xù)。2、付款期限自財務(wù)部收到審核無誤的發(fā)票及相應(yīng)的入庫單、質(zhì)量報告單、采購協(xié)議之日算起。3、所有采購付款應(yīng)直接轉(zhuǎn)入供應(yīng)商賬戶，原則上不采納其他付款形式。4、如所付貨款為銀行承兌匯票，收款單位應(yīng)提供加蓋公章或財務(wù)專用章的收款告知。5、特殊情況下，需委托付款，必須由有業(yè)務(wù)關(guān)系的委托方和收款方同時加蓋公章的付款委托書（原件），并由采購部長書面批準，方可付款。第十九條應(yīng)付帳款的管理（一）財務(wù)部應(yīng)定期與采購部門、供應(yīng)商就結(jié)算情況和往來款項進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（二）財務(wù)部每月應(yīng)相應(yīng)付賬款進行帳齡分析，應(yīng)付賬款管理員每月應(yīng)根據(jù)帳齡分析表以及采購協(xié)議約定編制《付款資金申請表》。采購付款流程如下圖：采購付款流程圖采購部門財務(wù)部財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理根據(jù)協(xié)議進行付款申請部門審核根據(jù)協(xié)議進行付款申請部門審核YES供應(yīng)商表現(xiàn)分析結(jié)束供應(yīng)商表現(xiàn)分析結(jié)束NONO審核審核YES付款YES付款審核審核yes核決核決附件1.物資采購申請單月物資采購申請單申請日期：年月日序號物資名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)計單價預(yù)計金額需求時間建議供應(yīng)商質(zhì)量標準備注1234567891011合計申請人：申請部門負責人：