行政人事管理制度手冊

目錄

1.行政人事部組織架構(gòu)及人員編制

.組織結(jié)構(gòu)

.人員編制

2.管轄范圍

3.崗位職責(zé)

3.1行政人事經(jīng)理崗位職責(zé)

3.2行政人事主管崗位職責(zé)

3.3行政人事助理崗位職責(zé)

3.4物資采購員崗位職責(zé)

3.5倉庫管理員崗位職責(zé)

3.6宿舍管理員崗位職責(zé)

4.工作規(guī)程/制度

4.1行政管理工作規(guī)程

4.1.1公文處理工作規(guī)程

4.1.2印章管理工作規(guī)程

4.1.3保密管理工作規(guī)程

4.1.4檔案管理工作規(guī)程

4.1.5固定資產(chǎn)管理工作規(guī)程

4.1.6辦公用品管理工作規(guī)程

4.1.7會議制度

4.1.8員工制服管理工作規(guī)程

4.1.9倉庫管理工作規(guī)程

4.1.10宿舍管理制度

4.1.11員工食堂管理制度

4.2人事管理工作規(guī)程

4.2.1人事招聘、調(diào)配、勞動關(guān)系解除管理工作規(guī)程

4.2.2培訓(xùn)管理工作規(guī)程

5.相關(guān)質(zhì)量記錄表格

5.1附件一《發(fā)文處理單》

5.2附件二《外來文件清單》

5.3附件三《文件傳閱單》

5.4附件四《文件發(fā)放登記表》

5.5附件五《用章申請表》

5.6附件六《印章借用審批表》

5.7附件七《檔案移交書》

5.8附件八《檔案移交案卷目錄表》

5.9附件九《卷內(nèi)目錄》

5.10附件十《檔案借閱申請表》

5.11附件十一《檔案借還登記表》

5.12附件十二《檔案鑒定申請表》

5.13附件十三《檔案鑒定與銷毀目錄》

5.14附件十四《資產(chǎn)登記表》

5.15附件十五《資產(chǎn)調(diào)撥單》

5.16附件十六《固定資產(chǎn)報廢審批表》

5.17附件十七《低值易耗品報廢審批表》

5.18附件十八《固定資產(chǎn)賠償審批表》

5.19附件十九《資產(chǎn)盤點表》

5.20附件二十《資產(chǎn)移交表》

5.21附件二十一《打印/復(fù)印登記表》

5.22附件二十二《辦公用品領(lǐng)用登記表》

5.23附件二十三《行車記錄表》

5.24附件二十四《會議簽到表》

5.25附件二十五《入庫單》

5.26附件二十六《出庫單》

5.27附件二十七《臺賬》

5.28附件二十八《物品領(lǐng)用登記表》

5.29附件二十九《物品借用登記表》

5.30附件三十《盤點表》

5.31附件三十一《員工招聘登記表》

5.32附件三十二《面談記錄表》

5.33附件三十三《轉(zhuǎn)正審批表》

5.34附件三十四《調(diào)動通知書》

5.35附件三十五《交接清單》

5.36附件三十六《員工離職表》

5.37附件三十七《培訓(xùn)（會議）記錄表》

5.38附件三十八《培訓(xùn)計劃表》

1.行政人事部組織架構(gòu)及人員編制

組織架構(gòu)（略）

人員編制：

各項目根據(jù)項目的規(guī)模和實際情況確定人員編制。

2.管轄范圍

行政人事部是項目的行政人事職能部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)及客戶服務(wù)中心的指導(dǎo)下開展工

作。主要負責(zé)客戶服務(wù)中心的行政管理和人力資源管理工作。包括行政事務(wù)、制度建設(shè)、

后勤保障、對外事務(wù)、人員招聘、人員培訓(xùn)、薪酬管理、人員考核等工作。

3.崗位職責(zé)

3.1行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé)

3.1.1層級關(guān)系：

3.1.1.1直接上級：總物業(yè)經(jīng)理

3.1.1.2直接下級：行政人事副經(jīng)理、行政人事助理、物資采購員、倉庫管理員、宿舍管

理員

3.1.2崗位職責(zé)：

3.1.2.1貫徹執(zhí)行總物業(yè)經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.1.2.2定期向總物業(yè)經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.1.2.3及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織協(xié)調(diào)工作流程的改進，主動協(xié)調(diào)并有效解決客服中

心內(nèi)的問題。

3.1.2.4制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準后組織施行并監(jiān)督檢查落實情

況；

3.1.2.5負責(zé)客戶服務(wù)中心各種會議、活動的組織籌備工作；

3.1.2.6代表客戶服務(wù)中心與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系，接待客戶服

務(wù)中心重要來訪客人，處理行政人事方面的重要函件；

3.1.2.7負責(zé)統(tǒng)籌客服中心的資產(chǎn)及檔案管理工作；統(tǒng)籌客服中心各類證照的辦理；

3.1.2.8負責(zé)統(tǒng)籌客戶服務(wù)中心的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境；

3.1.2.9組織客戶服務(wù)中心有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查客戶服務(wù)中心保

密工作的執(zhí)行情況；

3.1.2.10負責(zé)協(xié)調(diào)客戶服務(wù)中心部門間的合作關(guān)系，調(diào)解工作中發(fā)生的問題，定期組織做

好辦公職能檢查；

3.1.2.11協(xié)助公司建立并維護組織架構(gòu)，明確各部門職責(zé)及各崗位權(quán)責(zé)及工作關(guān)系；

3.1.2.12負責(zé)規(guī)范與完善公司相關(guān)管理制度，積極倡導(dǎo)企業(yè)文化導(dǎo)向，推動與營造客服中

心健康文化氛圍；推進集團內(nèi)部的企業(yè)文化建設(shè)，增加員工對企業(yè)的歸屬感和忠

誠度;

3.1.2.13建立、推進、完善符合公司業(yè)務(wù)需求及發(fā)展的培訓(xùn)體系，組織落實培訓(xùn)工作，提

高員工的任職技能，促進員工的職業(yè)化發(fā)展；

3.1.2.14建立和培訓(xùn)職業(yè)化的人才隊伍，培養(yǎng)、選拔及推薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部；

3.1.2.15負責(zé)組織員工集體活動及文化生活；

3.1.2.16完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3.2行政人事主管

3.2.1層級關(guān)系：

3.2.1.1直接上級：行政人事經(jīng)理

3.2.1.2直接下級：無

3.2.2崗位職責(zé)：

3.2.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.2.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.2.2.3協(xié)助行政人事經(jīng)理開展后勤、資產(chǎn)管理等工作；

3.2.2.4負責(zé)辦理客戶服務(wù)中心各類營業(yè)證照及年審工作，對各類證照及時進行檔案登記;

3.2.2.5協(xié)助行政人事經(jīng)理監(jiān)督、檢查本部門各崗位工作任務(wù)的執(zhí)行情況；

3.2.2.6完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3.3行政人事助理

3.3.1層級關(guān)系：

3.3.1.1直接上級：行政人事經(jīng)理

3.3.1.2直接下級：無

3.3.2崗位職責(zé)：

3.3.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.3.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.3.2.3負責(zé)控制客戶服務(wù)中心各項行政費用的開支；

3.3.2.4協(xié)助組織客戶服務(wù)中心的團隊及文化活動：

3.3,2.5在上級的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、客戶服務(wù)中心內(nèi)部溝

通、文件收發(fā)等工作；

3.3.2.6貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺悟

和業(yè)務(wù)水平；

3.3.2.7負責(zé)審核、辦理員工請假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作

員工薪酬表；

3.3.2.8配合各部門的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以及人員招聘、后勤組織工作；

3.3.2.9負責(zé)客戶服務(wù)中心對內(nèi)、對外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作；

3.3.2.10負責(zé)客戶服務(wù)中心人事、文檔管理工作，收集各類人員信息建立人才庫，為推動

客戶服務(wù)中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻策；

3.3.2.11完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3.4物資采購員

3.4.1層級關(guān)系：

3.4.1.1直接上級：行政人事經(jīng)理

3.4.1.2直接下級：無

3.4.2崗位職責(zé)：

3.4.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.4.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.4.2.3嚴格執(zhí)行公司關(guān)于物資采購的有關(guān)規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；

3.4.2.4負責(zé)日常零星物資采購，收集采購資料，填寫和匯總各部門提交的《物資申請單》

或《物資/服務(wù)供方（品牌）申請表》，報行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方

可采購，對手續(xù)不齊全的申請物資不予購買，嚴禁在采購時收取回扣或有違公司

財務(wù)管理相關(guān)規(guī)定的行為；

3.4.2.5做到所需物資及時購買，及時入庫，做好登記和報銷手續(xù)；

3.4.2.6了解各類物資的合理價格及要求，確保物美價廉，努力節(jié)約成本開支；

3.4.2.7每月對各部門日常維修材料、清潔用具進行集中采購，積極認真的完成采購、供

應(yīng)工作，保證物品質(zhì)量、價格的合理性；

3.4.2.8每季度填寫《物資采購統(tǒng)計表》、《采購工作評估表》，并于每季度首月15日前

報總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財務(wù)部備案；

3.4.2.9完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3.5倉庫管理員

3.5.1層級關(guān)系：

3.5.1.1直接上級：行政人事經(jīng)理

3.5.1.2直接下級：無

3.5.2崗位職責(zé)：

3.5.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.5.2.2定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.5.2.3嚴格執(zhí)行公司倉庫管理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；

3.5.2.4負責(zé)對經(jīng)過檢驗合格的物資按指定位置入庫，核實后登記入賬；

3.5.2.5根據(jù)物資的性能、品種、型號、用途、包裝等特點以及易燃、易爆、易揮發(fā)、易

受潮物資的特性和倉庫條件，實行分區(qū)分類的物資定位管理，倉庫內(nèi)各類物資必

須做好標識，所有物資包裝標識一律向外；

3.5.2.6物資的出庫必須憑客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽發(fā)的《物資領(lǐng)（借）用單》，項目應(yīng)清楚，

否則應(yīng)拒絕發(fā)放物資；

3.5.2.7對于日常借出之用具、器具，入庫時應(yīng)認真檢證，確認無損后方可入庫，對于不

常用的工具、器具要定期維護；

3.5.2.8保持倉庫環(huán)境的溫、濕度，并做好清潔工作，配備好必要的滅火器材；

3.5.2.9物資出庫必須及時登帳，物資要按照先進先出的原則發(fā)放；

3.5.2.10每月25號需對庫存物資進行盤點，并報行政人事經(jīng)理審核后，報總物業(yè)經(jīng)理審批;

3.5.2.11每月28號前統(tǒng)計上月材料使用情況，并將下月所需材料申請表報行政人事經(jīng)理審

核，報總物業(yè)經(jīng)理審批后，交采購員購買；

3.5.2.12負責(zé)客戶服務(wù)中心各類資產(chǎn)的管理工作，設(shè)立資產(chǎn)分類賬本，每月進行核查工作,

掌握各類資產(chǎn)的使用狀況、技術(shù)性能；

3.5.2.13負責(zé)資產(chǎn)（包括低值易耗品）購置或報廢；

3.5.2.14熟悉使用公司資產(chǎn)管理軟件，根據(jù)每月資產(chǎn)核查情況及時予以修改更正；

3.5.2.15對樣板房物資和地產(chǎn)方委托代管物資進行管理；

3.5.2.16完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3.6宿舍管理員

3.6.1層級關(guān)系：

3.6.1.1直接上級：行政人事經(jīng)理

3.6.1.2直接下級：無

3.6.2崗位職責(zé)：

3.6.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示；

3.6.2.2負責(zé)監(jiān)督做好員工宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃及整理工作；

3.6.2.3按規(guī)定對住宿人員進行登記，安排床位；

3.6.2.4檢查工作區(qū)域內(nèi)住宿秩序及安全工作；

3.6.2.5保持樓層內(nèi)各項設(shè)施的完好和運行正常；

3.6.2.6對住宿人員提供叫早、留言、傳呼電話等服務(wù)；

3.6.2.7處理工作區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的意外情況；

3.6.2.8完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

4.工作規(guī)程/制度

4.1行政管理工作規(guī)程

4.1.1公文處理工作規(guī)程

4.1.1.1目的

使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時、準確、規(guī)范、保密。

4.1.1.2適用范圍

所有外來及本中心文件。

4.1.1.3公文的處理

4.1.1.3.1公文種類：除外來函外，本中心的公文是中心及所屬物業(yè)公司在企業(yè)管理過程

中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹中心決策、執(zhí)行

上級和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實行行政管理措施、請示和答復(fù)問題、

報告情況和交流經(jīng)驗，協(xié)調(diào)內(nèi)部和對外交往的重要工具，也是中心行使職能的

重要手段和依據(jù)。根據(jù)實際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列

文種:

4.1.1.3.1.1決議：凡經(jīng)過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項。

4.1.1.3.1.2決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理。

4.1.1.3.1.3通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)（部門）、同級機關(guān)（部門）和

不相隸屬機關(guān)（部門）的公文批轉(zhuǎn)所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周

知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種”。常用“會議通知”、“任免通知”

等。

4.1.1.3.1.4通報：通報工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進、批評后進等用

“通報”。

4.1.1.3.1.5報告：向上級機關(guān)（部門）匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級機關(guān)（部

門）的詢問等。

4.1.1.3.1.6請示：請求上級機關(guān)（部門）對某些重要工作做出指示、答復(fù)和批準事項時用

1月不。

4.1.1.3.1.7批復(fù)：批準或答復(fù)下屬單位（部門）請示的事項。

4.1.1.3.1.8函：與不相隸屬機關(guān)（部門）或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和

答復(fù)問題等用“函”。

4.1.1.3.1.9會議紀要：記載或傳達會議主要精神和決定事項。

4.1.1.3.2公文格式

嚴格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的《金碧物業(yè)有限公司地區(qū)分公司公文發(fā)文標準

格式》及集團恒地司辦字［2007］第005號公文標準格式執(zhí)行。

4.1.1.3.3發(fā)文辦理

4.1.1.3.3.1公文起草的基本要求

4.1.1.3.3.1.1重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇幅

要簡短，結(jié)構(gòu)要嚴謹，層次要分明；

4.1.1.3.3.1.2擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆

或紅筆書寫；

4.1.1.3.3.1.3文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負責(zé)擬稿的人員要對公文進行認真核對。

4.1.1.3.3.2公文的審批簽發(fā)程序

行文稿先由行文部門經(jīng)理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一

般不得直接將文稿呈送中心領(lǐng)導(dǎo)；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行

政人事助理將符合要求的文稿送中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。“請示”、“報告”和

對外行文由中心總物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)，一般例行事務(wù)性公文，由部門經(jīng)理簽發(fā)，

最后安排打印。

4.1.1.3.3.3正式發(fā)文需填寫《發(fā)文處理單》，簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可用印、分發(fā)及登記。

4.1.1.3.3.4公文正式印制前，行政部（行政人事部）應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽

發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要

對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

4.1.1.3.4收文辦理

4.1.1.3.4.1一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并根據(jù)實際需要及時分送（各

部門應(yīng)簽收），同時，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》；

4.1.1.3.4.2根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容，由行政人事助理提出處理意見，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或根據(jù)

需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，并附《文件傳閱單》；

4.1.1.3.4.3凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政人事助理負責(zé)催辦，并將落實結(jié)果報告主

管領(lǐng)導(dǎo)。

4.1.1.3.4.4承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)

發(fā)翻印的公文等。承辦請示的公文，凡屬本中心權(quán)限范圍內(nèi)能批復(fù)的事項，

一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議決定后再批復(fù)呈文單位，時

限一般不得超過一周，重要事項和重要問題的請示，可直接送領(lǐng)導(dǎo)審閱后批

復(fù)，時限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，

避免延誤。

4.1.1.3.5公文歸檔

4.1.1.3.5.1公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

4.1.1.3.5.2歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理，要保證歸

檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

4.1.1.3.5.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)印件或其他

形式的公文副本。

4.1.1.3.5.4本單位負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，

由其兼職機關(guān)整理、歸檔。

4.1.1.3.5.5擬制、修改和簽批公文書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

4.1.1.3.6公文的整理與銷毀

4.1.1.3.6.1公文由行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

4.1.1.3.6.2行政人事部應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。

4.1.1.3.6.3密級文件應(yīng)當(dāng)在辦公室閱辦，不準帶離，不準擅自傳閱或復(fù)印。復(fù)制上級單

位的秘密公文，須經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印單位名稱、

翻印日期和份數(shù)；公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位證明

章。復(fù)制公文應(yīng)當(dāng)與正式公文同樣管理。

4.1.1.3.6.4公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生

效力。

4.1.1.3.6.5公文銷毀應(yīng)按公司規(guī)定進行。

4.1.1.4引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄

4.1.1.4.1《發(fā)文處理單》

4.1.1.4.2《外來文件清單》

4.1.1.4.3《文件傳閱單》

4.1.1.4.4《文件發(fā)放登記表》

4.1.2印章管理工作規(guī)程

4.1.2.1目的

加強、規(guī)范印章的管理，維護印章的法定權(quán)威及使用效用。

4.1.2.2范圍

本制度適合于中心印章管理及設(shè)有部門印章的各部門印章管理。

4.1.2.3職責(zé)

行政人事部是印章管理的職能部門，負責(zé)監(jiān)督本規(guī)定的實施。

4.1.2.4印章的啟用與停用、銷毀

4.1.2.4.1印章啟用（包括舊印章?lián)Q用新印章）。由中心或啟用印章部門提出書面申請，行

政人事部審核，按公司規(guī)定審批后申報、刻制、啟用。

4.1.2.4.2印章停用。由中心或擬停用印章部門提出書面申請，行政人事部審核，按公司

規(guī)定審批后執(zhí)行。

4.1.2.4.3印章銷毀。按公司規(guī)定執(zhí)行。

4.1.2.5印章保管

4.1.2.5.1中心印章：行政人事部印章管理員管理。

4.1.2.5.2部門印章：由部門經(jīng)理指定專人管理。

4.1.2.5.3印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時收存鎖好。

4.1.2.6印章使用審批規(guī)定

4.1.2.6.1中心印章的使用，由中心總經(jīng)理負責(zé)審批，部門印章的使用，由部門經(jīng)理負責(zé)

審批。

4.1.2.6.2使用各級印章須先填寫行政人事部制定的《用章申請表》，呈報負責(zé)審批的領(lǐng)

導(dǎo)簽字同意后，方可到印章管理員處加蓋印章。

4.1.2.6.3印章管理員必須認真檢查用印文書審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。

4.1.2.6.4不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按

公司規(guī)定權(quán)限審批。

4.1.2.6.5如因工作需要將印章帶出室外使用，應(yīng)事先填寫《印章借用審批表》報批，獲

準后由印章管理人員和經(jīng)辦人共同攜帶出外使用。

4.1.2.6.6出現(xiàn)急需用印的文書，在有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)未能及時簽字的情況下，須由印章管

理員和用印申請人共同在場，電話請示有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可蓋章。

審批權(quán)人返回后的1個工作日以內(nèi)完成補簽手續(xù)。

4.1.2.7責(zé)任

印章管理人員嚴禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，中心一律視作個人行為,

由此而引起的法律責(zé)任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承

擔(dān)。同時中心將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟處罰，觸犯法律的移送

司法機關(guān)處理。

4.1.2.8引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄

4.1.2.8.1《用章申請表》

4.1.2.8.2《印章借用審批表》

4.1.3保密管理工作規(guī)程

4.1.3.1目的

加強中心對保密工作的規(guī)范，嚴謹，確保中心保密工作落實到中心每一個員工。

4.1.3.2適用范圍

中心及所屬各部門。

4.1.3.3保密員的設(shè)立

中心行政人事部設(shè)保密員（由行政人事助理兼任）1人，負責(zé)中心秘密文件、

資料以及涉密業(yè)務(wù)的管理工作，各部相應(yīng)確定兼職保密員1人。

4.1.3.4保密事項

4.1.3.4.1與中心有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。

4.1.3.4.2中心各級須保密的辦公會議記錄。

4.1.3.4.3財務(wù)會計憑證、會計報表、統(tǒng)計報表、員工工資表等。

4.1.3.4.4本中心質(zhì)量體系有關(guān)文件資料。

4.1.3.5秘密文件、資料的管理

4.1.3.5.1所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準或授權(quán)不得擅自翻印，如需復(fù)制，須按規(guī)定申

請審批。

4.1.3.5.2收發(fā)秘密文件資料，由行政人事部保密員負責(zé)；有關(guān)調(diào)查材料，檢舉揭發(fā)材料

由行政人事部或部門專人負責(zé)；凡著名中心領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)拆封；秘密文

件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴禁將

秘密文件、資料放在不安全的地方。

4.1.3.5.3秘密文件、資料必須放入保密柜內(nèi)，由保密員管理，個人不得保存；定期清查

退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要及時報告并追查處理。

4.1.3.6通訊保密規(guī)定

4.1.3.6.1各部門由專人管理的辦公設(shè)備，非本機使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。

4.1.3.6.2電腦工作人員要嚴守保密制度，避免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、更改或丟

失。

4.1.3.6.3任何個人都不準在通信、通話中涉及本中心在商業(yè)競爭中的重要信息；個人不

得偷看中心秘密文件和打聽中心秘密性的會議內(nèi)容。

4.1.3.7泄密的處理

凡發(fā)生遺失中心秘密文件、資料或泄密案件時，應(yīng)立即向行政人事部保密員和中

心領(lǐng)導(dǎo)報告，并及時采取補救措施；發(fā)生竊密案件，還應(yīng)及時向當(dāng)?shù)毓膊块T報

告。

4.1.4檔案管理工作規(guī)程

4.1.4.1目的

使中心的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

4.1.4.2適用范圍

客戶服務(wù)中心所有檔案及對業(yè)主檔案的管理。

4.1.4.3職責(zé)

4.1.4.3.1行政人事部是客服中心檔案管理的主管部門，需設(shè)立中心統(tǒng)一檔案客服中心，

每三個月組織各部門檔案員進行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料

移交工作。

4.1.4.3.2行政人事部負責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對外往來的各類公

文、中心內(nèi)部重要文件；中心內(nèi)部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、

法規(guī)等等的管理工作。

4.1.4.3.3管家部負責(zé)業(yè)戶檔案資料、物業(yè)資料、出租房屋資料、車輛資料、收費資料、

業(yè)主委員會資料等的管理工作。

4.1.4.3.4工程部負責(zé)工程設(shè)計、施工資料、維修、保養(yǎng)計劃、外委工作記錄等技術(shù)檔案

及工程圖紙等的管理工作。

4.1.4.3.5保安部負責(zé)治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等相關(guān)資料的管理工作。

4.1.4.3.6社區(qū)文化部負責(zé)社區(qū)文化資料的管理工作。

4.1.4.4檔案管理范圍

4.1.4.4.1行政檔案資料

4.1.4.4.2人事管理相關(guān)材料?？蛻舴?wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、調(diào)配、

變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。

4.1.4.4.3中心證照及其他相關(guān)資料。

4.1.4.4.4中心對外往來的各類公文、中心內(nèi)部重要文件等。

4.1.4.4.5中心內(nèi)部重大活動、事件記錄。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀念

品。

4.1.4.4.6物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等。

4.1.4.4.7業(yè)戶檔案資料。主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶

入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。

4.1.4.4.8物業(yè)資料。

4.1.4.4.9物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)

文件、委外、合作文件。

4.1.4.4.10出租房屋資料.

4.1.4.4.11車輛資料。

4.1.4.4.12收費資料。

4.1.4.4.13業(yè)主委員會資料。

4.1.4.4.14工程技術(shù)檔案。包括工程設(shè)計、施工資料、維修、保養(yǎng)計劃、外委工作記錄等。

4.1.4.4.15工程圖紙資料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施

工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。

4.1.4.4.16治安資料。

4.1.4.4.17消防資料。

4.1.4.4.18保衛(wèi)、安全、秩序資料。

4.1.4.4.19社區(qū)文化資料。

4.1.4.4.20其他資料。

4.1.4.5檔案資料的移交和歸檔要求

4.1.4.5.1移交前資料管理

4.1.4.5.1.1檔案資料在移交前由中心檔案資料員負責(zé)存檔管理。

4.1.4.5.1.2中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋

（盒）內(nèi)，中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負責(zé)。

4.1.4.5.1.3存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可

定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進行一次移交。對于自己保存的

檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放。

4.1.4.5.2移交

4.1.4.5.2.1根據(jù)需要，客戶服務(wù)中心定期將以下資料移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一管理（移交

相關(guān)表格請參見《檔案移交書》、《檔案移交案卷目錄表》、《卷內(nèi)目錄》），

實物檔案、聲像檔案、資料類檔案等其他資料由中心檔案管理員負責(zé)自行統(tǒng)

一管理：

4.1.4.5.2.1.1工作計劃、國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)、以中心及職能部門等名義發(fā)出或

制定的文件以及與中心職能有密切關(guān)系或由中心承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行

的重要文件等檔案資料

4.1.4.5.2.1.2重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備

設(shè)施等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關(guān)材

料。

4.1.4.5.2.1.3合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。主要包括中心所簽訂的合同

資料，監(jiān)察職能部門對中心進行檢查的書面及取證材料以及中心固定資產(chǎn)

相關(guān)材料。

4.1.4.5.2.2資料歸檔前各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料

移交表，履行移交手續(xù)。

4.1.4.5.2.3移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細核對移交的資

料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。

4.1.4.5.2.4移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份。

4.1.4.5.2.5對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室

簽字確認，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。

4.1.4.5.3歸檔要求

4.1.4.5.3.1要求及時、準確、規(guī)范地進行歸檔。

4.1.4.5.3.2歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附

件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進

行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。

4.1.4.5.3.3幅面一般采用標準A4型(297mmx210mni),圖樣折疊時標題欄露在右下角。非

A4圖幅圖紙可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成A4規(guī)格，豎

向按順時針方向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅，圖表欄露在外面。

4.1.4.5.3.4文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽

字筆等，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清楚，圖樣清

晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

4.1.4.5.3.5歸檔的文件原則上一律為原件(除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外)，要盡量

追加原件，必要時復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不

能以復(fù)印件歸檔。

4.1.4.5.3.6熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注

明原件存放處。

4.1.4.5.3.7歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

4.1.4.5.3.8歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深

等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出來。

4.1.4.5.3.9聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和

標準，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件

應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。

4.1.4.6檔案資料的借閱

4.1.4.6.1檔案資料借閱事項規(guī)定

4.1.4.6.1.1借閱的檔案資料必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一般

不超過7天，超過7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15

天者，對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，

對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)并報上級領(lǐng)導(dǎo)部門處理。

4.1.4.6.1.2借閱者不經(jīng)允許不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)允許摘抄、復(fù)制

的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對。

4.1.4.6.1.3借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料

上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還。

4.1.4.6.1.4實物檔案一般不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。

4.1.4.6.2借閱審批權(quán)限

4.1.4.6.2.1證照、各種重要決定、決議、紀要、合同、協(xié)議、上級批示、中層以上人員

人事檔案、重大突發(fā)事件處理相關(guān)記錄、管理監(jiān)察類檔案等由客戶服務(wù)中心

物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.1.4.6.2.2業(yè)戶檔案的使用和借閱須由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批，超過三十份業(yè)戶

檔案外傳、復(fù)印需同時經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批。

4.1.4.6.2.3一般人事檔案資料由行政人事部經(jīng)理審批。

4.1.4.6.2.4三十份以下（不含三十份）設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案由部門主管

審批，超過三十份需部門經(jīng)理審批。

4.1.4.6.2.5十份以下（不含十份）實物檔案、聲像檔案由部門主管審批，三十份以下（不

含三十份）需部門經(jīng)理審批，超過三十份需同時經(jīng)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.1.4.6.2.6一般客戶服務(wù)資料、業(yè)主委員會資料、社區(qū)文化資料、物業(yè)經(jīng)營資料、工程

維修資料、設(shè)備運行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由

保管部門主管審批。

4.1.4.7檔案資料密級確定及管理

4.1.4.7.1各客戶服務(wù)中心檔案資料密級分為機密、秘密、普通三等級。

4.1.4.7.2查閱機密檔案資料，只能在檔案室內(nèi)查閱。

4.1.4.7.3須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級資料，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。

4.1.4.7.4檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時

報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴肅處理。

4.1.4.8檔案資料分類及編目原則

嚴格參照《金碧物業(yè)有限公司檔案管理辦法》執(zhí)行。

4.1.4.9檔案資料管理和鑒定

4.1.4.9.1檔案室的設(shè)置

4.1.4.9.1.1客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實際情況，是否設(shè)置與檔案室分開的獨立資料保管

室。若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合

并統(tǒng)一存放，但在室內(nèi)須分類明確，至少保證具有相對獨立的空間并能保證

資料的安全與完備。

4.1.4.9.1.2庫房設(shè)置的具體要求：

4.1.4.9.1.2.1庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高

溫等設(shè)備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材,

標示禁止煙火標志。

4.1.4.9.1.2.2庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。標準溫

度14-24℃,標準濕度45-60%；聲像類庫房溫度宜18-24℃,相對濕度宜

35-45%。

4.1.4.9.1.2.3庫房內(nèi)盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并

與窗戶垂直，以免陽光直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號,

編制檔案資料存放位置索引。

4.1.4.10檔案資料統(tǒng)計

4.1.4.10.1各客戶服務(wù)中心在每年12月31日前對檔案資料的收進、移出、整理、鑒定、

保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計。

4.1.4.10.2各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整。

4.1.4.10.3各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報客戶服務(wù)中心總經(jīng)理。

4.1.4.10.4統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合

客觀實際。

4.1.4.11檔案資料的鑒定

4.1.4.11.1檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀。

4.1.4.11.2經(jīng)鑒定后仍無法確定其保存價值的檔案資料?，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定

（請參見《檔案鑒定申請表》）。

4.1.4.11.3技術(shù)檔案資料鑒定時，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。

4.1.4.11.4不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量

后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。

4.1.4.12檔案資料的銷毀

4.1.4.12.1經(jīng)鑒定后批準銷毀的檔案資料，由檔案室負責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或

當(dāng)作廢紙出售（請參見《檔案鑒定與銷毀目錄》）。

4.1.4.12.2銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認真復(fù)核做銷毀的檔案資料。銷

毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清

冊上簽字。

4.1.4.12.3檔案室應(yīng)及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

4.1.4.13相關(guān)文件和記錄表格

4.1.4.13.1《檔案移交書》

4.1.4.13.2《檔案移交案卷目錄表》

4.1.4.13.3《卷內(nèi)目錄》

4.1.4.13.4《檔案借閱申請表》

4.1.4.13.5《檔案借還登記表》

4.1.4.13.6《檔案鑒定申請表》

4.1.4.13.7《檔案鑒定與銷毀目錄》

4.1.5固定資產(chǎn)管理工作規(guī)程

4.1.5.1目的

使中心的固定資產(chǎn)得到有效管理，有效使用資產(chǎn)，防止資產(chǎn)流失，嚴格控制成

本，合理調(diào)配物資，更好地為中心發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

4.1.5.2適用范圍

中心各部門。

4.1.5.3職責(zé)

行政人事部負責(zé)中心所有資產(chǎn)的申購及公用資產(chǎn)的管理，各部門使用人/資產(chǎn)管

理員負責(zé)所使用的資產(chǎn)的管理。

4.1.5.4資產(chǎn)的劃分及資產(chǎn)管理流程

4.1.5.4.1資產(chǎn)按公司有關(guān)制度規(guī)定劃分為低值易耗品和固定資產(chǎn)，對低值易耗品不必編

號造卡，只登記造冊列入管理。

4.1.5.4.2資產(chǎn)管理流程：所有資產(chǎn)須經(jīng)申購批準后才能購買，且購買的資產(chǎn)須入庫后才

能領(lǐng)用，資產(chǎn)的調(diào)撥報廢須按以下4.1.5.7條規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5.5資產(chǎn)的申購

由行政人事部根據(jù)各部門申購計劃，先進行審核簽署意見，報中心總經(jīng)理審批,

然后遵循公司資產(chǎn)采購規(guī)定程序報批購置。

4.1.5.6資產(chǎn)入庫

4.1.5.6.1一切購進的物資材料，均需資產(chǎn)管理員、采購員和使用部門指定人員共同驗收,

檢查購進物品的型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求，相關(guān)資料是否齊全（含

采購審批表、合同、承諾書、發(fā)票、送貨單、說明書等）。

4.1.5.6.2驗收合格后，由資產(chǎn)管理員填寫進倉單，經(jīng)手人簽字后辦理入庫手續(xù)。

4.1.5.6.3物資入倉后資產(chǎn)管理員應(yīng)及時將使用說明書、保修卡、圖紙等相關(guān)資料存檔，

以備日后保養(yǎng)、維修使用。

4.1.5.6.4已辦理入庫的固定資產(chǎn)、低值易耗品，資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)登記卡并登記臺帳

（《資產(chǎn)登記表》），要求手續(xù)完善，登帳及時，記錄詳細，包括資產(chǎn)名稱、品

牌、型號、數(shù)量、金額、購入時間、使用地點、責(zé)任人等，并通知使用部門辦理

領(lǐng)用手續(xù)。

4.1.5.7資產(chǎn)的調(diào)撥、報廢、賠償管理

4.1.5.7.1中心對固定資產(chǎn)進行合理配置，實行誰使用誰管理的辦法，部門有專人管理，

責(zé)任到人。

4.1.5.7.2固定資產(chǎn)和低值易耗品調(diào)撥，由使用部門填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，資產(chǎn)管理員簽

署意見，按流程審批后完成。資產(chǎn)調(diào)撥后資產(chǎn)管理員須及時在臺帳上注明并更

改相關(guān)部門資產(chǎn)登記資料，并報財務(wù)部門做相應(yīng)變更登記。

4.1.5.7.3資產(chǎn)報廢或因遺失、損壞、被盜需賠償時，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢審

批表》或《低值易耗品報廢審批表》、《固定資產(chǎn)賠償審批表》，資產(chǎn)管理員

簽署意見，財務(wù)部填寫折舊情況并簽署意見，然后按公司規(guī)定權(quán)限審批。財務(wù)

部按批準意見辦理會計業(yè)務(wù)，資產(chǎn)管理員進行資產(chǎn)臺帳整理。

4.1.5.8資產(chǎn)的檢查

固定資產(chǎn)和低值易耗品盤點工作由行政人事部會同財務(wù)部和使用部門進行。按

公司規(guī)定要求定期盤點（特殊情況需臨時盤點除外），固定資產(chǎn)盤點必須對實

物逐一進行清點并由資產(chǎn)管理員填寫《資產(chǎn)盤點表》，如果發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧，

應(yīng)查明原因，由資產(chǎn)管理員寫出書面報告，財務(wù)部簽署意見后按資產(chǎn)管理權(quán)限

審批。財務(wù)部按批示進行帳務(wù)處理。

4.1.5.9資產(chǎn)的移交

4.1.5.9.1若資產(chǎn)管理員發(fā)生變換，需進行資產(chǎn)管理移交，填寫《資產(chǎn)移交表》，雙方簽

字后由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批.

4.1.5.9.2凡因交接不清、管理不善而造成資產(chǎn)丟失或損壞的，要追究資產(chǎn)管理員及至部

門負責(zé)人的責(zé)任

4.1.5.10引用文件和記錄表格

4.1.5.10.1《資產(chǎn)登記表》

4.1.5.10.2《資產(chǎn)調(diào)撥單》

4.1.5.10.3《固定資產(chǎn)報廢審批表》

4.1.5.10.4《低值易耗品報廢審批表》

4.1.5.10.5《固定資產(chǎn)賠償審批表》

4.1.5.10.6《資產(chǎn)盤點表》

4.1.5.10.7《資產(chǎn)移交表》

4.1.6辦公用品管理工作規(guī)程

4.1.6.1目的

為了規(guī)范中心辦公用品管理，使中心的辦公用品延長使用壽命，節(jié)約辦公費用開支。

4.1.6.2適用范圍

中心所轄各部門。

4.1.6.3職責(zé)

4.1.6.3.1行政人事部負責(zé)公司所有辦公用品的購置、公用辦公設(shè)備的保管及管理。

4.1.6.3.2各部門使用人/資產(chǎn)管理員負責(zé)所使用的辦公設(shè)備的管理。

4.1.6.4辦公物品分類

4.1.6.4.1辦公設(shè)備：A、復(fù)印機；B、傳真機；C、電話；D、辦公桌椅、文件柜；E、保險

柜；F、電腦及打印機；G、掃描儀；H、車輛；I、對講機；J、其他。

4.1.6.4.2辦公日用品：A、各種信簽；B、材料紙；C、各種表格；D、筆；E、筆記本；F、

計算器；G、其他。

4.1.6.5管理規(guī)定

4.1.6.5.1行政人事部根據(jù)各部門采購計劃，按公司規(guī)定進行采購、保管、發(fā)放和登記。

4.1.6.5.2辦公設(shè)備中，公用辦公設(shè)備如復(fù)印機，由行政人事助理負責(zé)日常管理及保養(yǎng)，安

排給個人使用的辦公設(shè)備如電腦，由使用人負責(zé)管理及保養(yǎng)；辦公設(shè)備的日常維修由各部門

報到辦公室，由行政人事部負責(zé)聯(lián)系廠家進行維修。

4.1.6.5.3保險柜由財務(wù)人員使用。

4.1.6.5.4各部門的辦公桌椅及文件柜由行政人事部統(tǒng)一登記及調(diào)配，任何人不得私自調(diào)

換。文件柜及辦公桌椅的使用者對其負有保管及維護的責(zé)任，行政人事部需定期進行清理及

登記，以確保不丟失，不損壞。

4.1.6.5.5各部門經(jīng)理指定專人負責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并監(jiān)控使用情況。

4.1.6.6有關(guān)使用規(guī)定

4.1.6.6.1電話：

4.1.6.6.1.1嚴禁撥打“聲訊”電話。

4.1.6.6.1.2禁止上班時間閑聊，原則不得撥打私人電話；如有特殊需要，不得超過3分鐘。

4.1.6.6.1.3非本中心人員不得使用辦公電話。

4.1.6.6.2電腦及打印機：

4.1.6.6.2.1專人專機，非本機操作人員未經(jīng)許可嚴禁擅自操作。

4.1.6.6.2.2外來存儲設(shè)備或光盤嚴禁上機操作，以防帶毒傳染，破壞電腦程序。

4.1.6.6.2.3需打印的文件，須到行政人事助理處填寫《打印/復(fù)印登記表》,經(jīng)批準，方

可打印。

4.1.6.6.3復(fù)印機：

4.1.6.6.3.1禁止復(fù)印私人物件。

4.1.6.6.3.2各部門因工作需要復(fù)印，須到行政人事助理處填寫《打印/復(fù)印登記表》，經(jīng)

批準，再復(fù)印。

4.1.6.6.4傳真機及掃描儀

4.1.6.6.4.1禁止傳真或掃描私人物件。

4.1.6.6.4.2傳真材料，須辦理登記手續(xù)，發(fā)往外地材料需批準，再傳真。

4.1.6.6.5車輛

4.1.6.6.5.1各部門用車需提前一天與行政人事部提出申請，便于行政人事部統(tǒng)一調(diào)配車

輛，達到節(jié)約用車和方便工作的目的。

4.1.6.6.5.2車內(nèi)備有《行車記錄表》，司機須在該記錄表簽署行駛數(shù)據(jù)，以便于核實車

輛行駛數(shù)據(jù)。

4.1.6.6.5.3行政人事部每半月檢查車輛行駛情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

4.1.6.6.5.4車輛在行駛中發(fā)生停車費、過橋費，均由使用人在用車單上簽字認可。

4.1.6.6.5.5凡是報銷票據(jù)，均由行政人事部審核后，交由總經(jīng)理批準，按照財務(wù)規(guī)定執(zhí)

行。

4.1.6.6.5.6車輛需要維修，司機填寫車輛維修單報行政人事部經(jīng)理審批，并在行政人事

部的具體指導(dǎo)下到指定修配廠維修車輛。

4.1.6.7引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄

4.1.6.7.1《打印/復(fù)印登記表》

4.1.6.7.2《辦公用品領(lǐng)用登記表》

4.1.6.7.3《行車記錄表》

4.1.7會議制度

4.1.7.1目的

加強對會議的規(guī)范管理，確保會議的質(zhì)量和促進問題的解決。

4.1.7.2適用范圍

客戶服務(wù)中心各種會議

4.1.7.3職責(zé)

4.1.7.3.1行政人事部負責(zé)中心級會議的組織，通知，會議紀要的擬寫、下發(fā)。

4.1.7.3.2各部門負責(zé)人負責(zé)本部門會議的組織及會議紀要的擬定，中心級會議會議精神

的傳達。

4.1.7.3.3行政人事部負責(zé)中心級會議紀要存檔工作，并對各部門會議記錄存檔工作進行

不定期檢查。

4.1.7.3.4各部門負責(zé)本部門內(nèi)部會議的記錄、整理、存檔工作。

4.1.7.3.5所有會議紀要須在會議后的24小時前完成，經(jīng)審批后下發(fā)。

4.1.7.4會議準備

4.1.7.4.1確定會議時間、地點。

4.1.7.4.2確定與會者名單。

4.1.7.4.3會場布置，包括會場空間安排、會議座位安排以及會議用品和設(shè)備調(diào)配。

4.1.7.4.4負責(zé)會議通知的落實。

4.1.7.4.5參加會議人員進入會場時要在《會議簽到表》上簽到，以便更好地安排會議工作。

4.1.7.4.6分發(fā)會議文件和材料。

4.1.7.5會議種類

4.1.7.5.1中心月度例會：1、各部門匯報本月工作完成情況及下月工作計劃，提出需公

司或其它部門配合解決事宜，以及公司領(lǐng)導(dǎo)布置下月工作。2、如有領(lǐng)班以上人員轉(zhuǎn)正，要

在會上做轉(zhuǎn)正述職報告，然后由其他部門經(jīng)理給予點評。

4.1.7.5.2中心周例會：上周工作總結(jié)及本周工作計劃，提出需公司或其它部門配合解決

事宜，以及公司領(lǐng)導(dǎo)布置下周工作。

4.1.7.5.3各項專題會議：圍繞會議專題進行研究、確定。

4.1.7.5.4各部門周例會：各部門各員工本周工作總結(jié)及下周工作計劃。

4.1.7.5.5各班組會議：各班組對當(dāng)日工作的計劃和總結(jié)，無需提交會議紀要。

4.1.7.5.6凡中心級會議，會議組織部門均需提前3天下發(fā)會議通知（固定日期的，不另行

通知）。

4.1.7.6與會人員應(yīng)遵守會議紀律，保證準時參加，不遲到不早退，有事會前請假；會議期

間手機調(diào)震動,會議期間禁止吸煙等。

4.1.7.7參會人員必須準備好一本會議記錄本，并認真做好會議記錄，有關(guān)本部門的事件要

重點標注，認真落實。

4.1.7.8與會人員除公司規(guī)定需保密的事項外，均需做好會議精神的傳達和落實工作。

4.1.7.9由各部門經(jīng)理負責(zé)會議事項的檢查催辦，使會議精神落到實處，防止不重視會議交

辦的事項。

4.1.7.10質(zhì)量記錄表格

4.1.7.10.1《會議簽到表》

4.1.8員工制服管理工作規(guī)程

4.1.8.1目的：

提升中心形象，提高員工服務(wù)意識，進一步加強對中心各類員工制服的有效管理。

4.1.8.2范圍：

本程序適用于中心員工制服管理工作的管理和控制。

4.1.8.3職責(zé)：

4.1.8.3.1行政人事部是中心制服的歸口管理部門，行政人事助理負責(zé)中心員工制服的管理

工作，含申購、保管和發(fā)放。

4.1.8.3.2各部門經(jīng)理負責(zé)本部門員工制服的添減計劃的編制、員工制服的收發(fā)和日常使用

的管理。首批大量制服的制作由物業(yè)分公司負責(zé)招標確定供應(yīng)商及簽訂服裝制作合同。

4.1.8.3.3行政人事經(jīng)理負責(zé)中心員工制服管理工作的監(jiān)督控制。

4.1.8.4工作程序：

4.1.8.4.1制服的分類（以制服款式劃分，含服裝配飾）

4.1.8.4.1.1部門經(jīng)理級以上人員制服;

4.1.8.4.1.2女（行政）管理人員制服;

4.1.8.4.1.3男（行政）管理人員制服:

4.1.8.4.1.4女接待員制服;

4.1.8.4.1.5男接待員制服;

4.1.8.4.1.6酒吧服務(wù)員制服;

4.1.8.4.1.7工程技術(shù)人員制服;

4.1.8.4.1.8保安員制服;

4.1.8.4.1.9保潔員制服;

4.1.8.4.1.10其他制服。

4.1.8.4.2制服管理

4.1.8.4.2.1員工的制服只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。

4.1.8.4.2.2除特殊要求外，員工在崗工作時必須穿著本工種的制服，且保持整潔。主管領(lǐng)

導(dǎo)有指導(dǎo)與監(jiān)督員工穿制服的責(zé)任。

4.1.8.4.2.3所有員工著裝須統(tǒng)一配套，不能將制服隨意搭配穿著。

4.1.8.4.2.4所有（行政）管理人員和普通員工，下班休息時不允許穿著印有中心名稱字樣

的制服外出。

4.1.8.4.2.5如因外事活動需要，經(jīng)部門經(jīng)理批準，可穿著便服上班。

4.1.8.4.2.6為維護中心良好形象，員工都有責(zé)任保持個人服裝的整潔及完好。各類配件佩

戴位置應(yīng)標準，工作牌、裝備須齊全。如非工作原因造成污損，應(yīng)自費清洗或修補，

公司不予以支付。

4.1.8.4.2.7員工未按規(guī)定著裝，中心對相關(guān)責(zé)任人進行處罰，由行政人事部負責(zé)執(zhí)行。

4.1.8.4.2.8（行政）管理人員的制服（新款或舊款）領(lǐng)用后不予退還，按領(lǐng)用時間長短折

價扣款。

4.1.8.4.2.9工程技術(shù)人員、保安員、保潔員調(diào)離本崗位或離職前必須將制服退回中心資產(chǎn)

管理員處，退回的制服必須洗凈、曬干。如制服丟失，應(yīng)在當(dāng)月工資中扣除折價

款。

4.1.8.4.2.10物業(yè)分公司內(nèi)部調(diào)動的人員，制服費用由訂做單位負責(zé)出資，離職時由所在

單位負責(zé)按制度核查該員工的制服使用年限并執(zhí)行制度規(guī)定。因工作原因，導(dǎo)致

制服意外受損，經(jīng)部門經(jīng)理查實，可由制服發(fā)放部門給予維修，無法維修的可按

規(guī)定審批后予以換發(fā)；如屬丟失、人為損壞、未到報廢期破舊等，可由使用人向

發(fā)放制服部門提出申請購買，費用在當(dāng)月工資中扣除。

4.1.8.4.3制服的訂做

制服的款式、顏色由金碧物業(yè)有限公司統(tǒng)一定制，由物業(yè)分公司統(tǒng)一招標選定供應(yīng)商，

任何人不得隨意更改制服的樣式。各客戶服務(wù)中心根據(jù)相關(guān)文件要求負責(zé)本單位零星入職人

員制服的立項及申購工作。

4.1.8.4.4制服的發(fā)放、更換、補領(lǐng)

4.1.8.4.4.1制服的發(fā)放部門為行政人事部，發(fā)放人為中心的資產(chǎn)管理員。制服發(fā)放要建立

發(fā)放登記卡，標明發(fā)放日期，由領(lǐng)用人簽字。

4.1.8.4.4.2員工在試用期滿，轉(zhuǎn)正后方可量身定做制服；

4.1.8.4.4.3未能及時領(lǐng)取制服和制服不合身者，各部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)將名單及型號報

制服發(fā)放部門，否則按不著裝處理。制服發(fā)放部門必須在15個工作日內(nèi)解決。

4.1.8.4.4.4制服按季節(jié)分為冬裝和夏裝兩款，原則上每年5月1日至10月31日換穿夏裝,

每年11月1日至次年4月30日換穿冬裝。

4.1.8.4.5制服的保管

4.1.8.4.5.1行政人事部將不定期組織對所保管制服進行質(zhì)量及完好程度的檢查，如發(fā)現(xiàn)丟

失、短缺或損壞現(xiàn)象，將追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4.1.8.4.5.2行政人事部倉管員負責(zé)中心倉庫制服的盤點、核實及保管工作。

4.1.8.4.5.3各類制服按不同工種進行分類、編目，在分類卡上注明制服尺碼、顏色、制服

種類、季節(jié)類別等情況，并每月對各類制服予以清查盤點。

4.1.8.4.6制服的報廢及處理

4.1.8.4.6.1各部門在接到中心更換服裝的通知后，應(yīng)指定專人對所保管屬淘汰、報廢或舊

款制服進行清查、盤點，經(jīng)審核無誤后將擬處理方案提交中心倉管員，報廢處理方案

經(jīng)行政人事部經(jīng)理確認報批后統(tǒng)一安排報廢處理。

4.1.8.4.6.2倉管員負責(zé)對倉庫內(nèi)各類報廢制服的清查及監(jiān)督處理。

4.1.8.4.7制服的更換期限

工程技術(shù)人員夏裝、保潔員制服更換期限為1年，其他制服更換期限為2年以上（含2

年），服裝配飾的更換期限為1年。

4.1.8.4.8制服清洗

4.1.8.4.8.1制服清洗由行政人事部安排。

4.1.8.4.8.2行政人事部按規(guī)定對不能自行洗燙的制服進行統(tǒng)一安排，如因自行清洗制服而

造成制服出現(xiàn)變形、破損，則需由員工賠償，具體賠償方法參照上述規(guī)定。

4.1.9倉庫管理工作規(guī)程

4.1,9.1目的

為規(guī)范和理順倉庫物品入倉、保管、出倉、盤點等的管理，確保倉庫物品的貯存質(zhì)量及

有效利用。

4.1.9.2范圍

適用于客戶服務(wù)中心一級倉庫（即綜合倉庫）和二級倉庫（即各部門倉庫）的物料倉庫的

管理。

4.1.9.3職責(zé)

3.1行政人事部是中心資產(chǎn)、采購物品的歸口管理部門，倉庫管理員具體負責(zé)一級倉庫的管

理，對二級庫的管理進行監(jiān)管。

3.2各部門技術(shù)人員針對本部門采購的專業(yè)技術(shù)物品協(xié)助倉庫管理員進行驗收。

3.3中心主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)管和控制。

4.1.9.4物品堆放與防護

4.1.9.4.1物品的儲存，根據(jù)物品的屬性、特點和用途安排合適存放的位置,并按照倉庫管

理“ABC法則”進行，（A類物品為經(jīng)常被使用的；B類物品為一般經(jīng)常被使用；C類為

不需要經(jīng)常被使用的物品）。

4.1.9.4.1.1凡進出量大并無防潮要求的物品落地堆放，用轉(zhuǎn)量小的物品用貨架存放。

4.1.9.4.1.2易燃、易爆、揮發(fā)性強物品，須遠離熱源，保持包裝完好，密封不好的應(yīng)及時

采取適當(dāng)?shù)姆雷o措施（如換包裝），并盡量不放在貨架上，擺放地上，既方便倒取，

又減少因碰撞而產(chǎn)生火花的危險；做好防火措施，按規(guī)定配備一只4公斤的滅火器。

4.1.9.4.1.3吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品，須用磚或木架空放置、置放干燥地上

或貨架上；如超長（如管材）或散裝物品（如水泥），可置放架空層上，防潮通風(fēng)；也可

倚墻而立，體積重的應(yīng)在墻上預(yù)設(shè)穩(wěn)固鐵