2024版合同保管管理制度合同目錄第一章：總則1.1目的與適用范圍1.2管理原則1.3術(shù)語(yǔ)定義第二章：合同保管職責(zé)2.1保管部門(mén)職責(zé)2.2保管人員職責(zé)2.3相關(guān)部門(mén)職責(zé)第三章：合同的歸檔與保管3.1歸檔流程3.2保管期限3.3保管要求第四章：合同的查閱與借閱4.1查閱權(quán)限4.2借閱流程4.3借閱期限與責(zé)任第五章：合同的變更與解除5.1變更流程5.2解除流程5.3變更與解除后的保管第六章：合同的保密與安全6.1保密措施6.2安全措施6.3保密與安全責(zé)任第七章：合同的銷(xiāo)毀與處置7.1銷(xiāo)毀流程7.2處置流程7.3銷(xiāo)毀與處置的責(zé)任第八章：合同保管的監(jiān)督與檢查8.1監(jiān)督機(jī)制8.2檢查機(jī)制8.3監(jiān)督與檢查結(jié)果的處理第九章：合同保管的責(zé)任與處罰9.1保管責(zé)任9.2違規(guī)處罰9.3責(zé)任追究第十章：附則10.1制度的解釋權(quán)10.2制度的修訂程序10.3簽字欄10.3.1簽字欄10.3.2簽訂時(shí)間10.3.3簽訂地點(diǎn)合同編號(hào)______第一章：總則1.1目的與適用范圍本合同保管管理制度旨在規(guī)范公司合同的保管工作，確保合同的安全、完整和可追溯性。本制度適用于公司所有合同的保管管理。1.2管理原則合同保管應(yīng)遵循合法性、安全性、保密性、可追溯性的原則，確保合同資料的準(zhǔn)確、完整和安全。1.3術(shù)語(yǔ)定義1.3.1合同：指公司與外部單位或個(gè)人簽訂的具有法律效力的書(shū)面協(xié)議。1.3.2歸檔：指將合同資料按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)的過(guò)程。1.3.3保管：指對(duì)合同資料進(jìn)行日常管理和維護(hù)，確保其安全、完整和可查詢(xún)。第二章：合同保管職責(zé)2.1保管部門(mén)職責(zé)保管部門(mén)負(fù)責(zé)合同的歸檔、保管、查閱、借閱、變更、解除、銷(xiāo)毀和處置等工作。2.2保管人員職責(zé)保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行合同保管工作，確保合同資料的安全和完整。2.3相關(guān)部門(mén)職責(zé)相關(guān)部門(mén)應(yīng)配合保管部門(mén)做好合同的歸檔、查閱、借閱等工作，并及時(shí)反饋合同執(zhí)行情況。第三章：合同的歸檔與保管3.1歸檔流程3.1.1合同簽訂后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在_____日內(nèi)將合同原件及復(fù)印件送至保管部門(mén)。3.1.2保管部門(mén)應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.2保管期限3.2.1合同保管期限應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和法律規(guī)定確定，一般不少于_____年。3.2.2特殊合同的保管期限應(yīng)根據(jù)具體情況適當(dāng)延長(zhǎng)。3.3保管要求3.3.1合同資料應(yīng)存放在防潮、防火、防盜的環(huán)境中。3.3.2保管人員應(yīng)定期檢查合同資料的存放環(huán)境，確保其安全。第四章：合同的查閱與借閱4.1查閱權(quán)限4.1.1合同查閱權(quán)限由保管部門(mén)根據(jù)公司規(guī)定和合同保密要求確定。4.1.2相關(guān)部門(mén)和人員需經(jīng)保管部門(mén)批準(zhǔn)后方可查閱合同。4.2借閱流程4.2.1借閱合同需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)保管部門(mén)審核批準(zhǔn)后方可借閱。4.2.2借閱合同的人員應(yīng)妥善保管借閱的合同資料，不得泄露合同內(nèi)容。4.3借閱期限與責(zé)任4.3.1合同借閱期限一般不超過(guò)_____日，特殊情況需經(jīng)保管部門(mén)批準(zhǔn)。4.3.2借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還合同資料，逾期未歸還的，保管部門(mén)有權(quán)追究其責(zé)任。第五章：合同的變更與解除5.1變更流程5.1.1合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。5.1.2變更協(xié)議簽訂后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在_____日內(nèi)將變更協(xié)議送至保管部門(mén)。5.2解除流程5.2.1合同解除需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。5.2.2解除協(xié)議簽訂后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在_____日內(nèi)將解除協(xié)議送至保管部門(mén)。5.3變更與解除后的保管5.3.1變更或解除后的合同資料應(yīng)重新歸檔，并更新合同保管記錄。5.3.2保管部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更或解除協(xié)議調(diào)整合同保管期限。第六章：合同的保密與安全6.1保密措施6.1.1所有合同資料均應(yīng)視為公司機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得泄露合同內(nèi)容。6.1.2保管部門(mén)應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和管理措施，防止合同資料的泄露。6.2安全措施6.2.1合同資料應(yīng)存放在設(shè)有安全防護(hù)措施的專(zhuān)用檔案室內(nèi)。6.2.2檔案室應(yīng)配備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，并定期進(jìn)行安全檢查。6.3保密與安全責(zé)任6.3.1保管人員應(yīng)對(duì)合同資料的保密與安全負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)泄密或安全隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施。6.3.2任何違反保密與安全規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第七章：合同的銷(xiāo)毀與處置7.1銷(xiāo)毀流程7.1.1合同保管期限屆滿(mǎn)或合同解除后，保管部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。7.1.2銷(xiāo)毀前，保管部門(mén)應(yīng)進(jìn)行徹底的資料審核，確保無(wú)誤。7.2處置流程7.2.1對(duì)于不再需要保存的合同資料，保管部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處置。7.2.2處置前，保管部門(mén)應(yīng)征得相關(guān)部門(mén)的同意，并做好處置記錄。7.3銷(xiāo)毀與處置的責(zé)任7.3.1銷(xiāo)毀與處置合同資料應(yīng)由保管部門(mén)負(fù)責(zé)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)予以配合。7.3.2銷(xiāo)毀與處置過(guò)程中，保管人員應(yīng)確保資料的安全，防止資料泄露。第八章：合同保管的監(jiān)督與檢查8.1監(jiān)督機(jī)制8.1.1公司應(yīng)設(shè)立合同保管監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)合同保管工作進(jìn)行監(jiān)督。8.1.2監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)合同保管工作進(jìn)行檢查，并提出改進(jìn)建議。8.2檢查機(jī)制8.2.1保管部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同資料的保管情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。8.2.2相關(guān)部門(mén)應(yīng)配合保管部門(mén)的檢查工作，提供必要的支持。8.3監(jiān)督與檢查結(jié)果的處理8.3.1監(jiān)督與檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交公司管理層審議。8.3.2對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)整改，并報(bào)告整改結(jié)果。第九章：合同保管的責(zé)任與處罰9.1保管責(zé)任9.1.1保管人員應(yīng)對(duì)合同資料的保管工作負(fù)責(zé)，確保資料的安全、完整和可追溯性。9.1.2保管人員應(yīng)遵守本制度規(guī)定，不得擅自變更合同保管流程。9.2違規(guī)處罰9.2.1違反合同保管制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰。9.2.2對(duì)于因保管不當(dāng)導(dǎo)致的合同資料丟失、損壞或泄露，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。9.3責(zé)任追究9.3.1公司應(yīng)建立合同保管責(zé)任追究機(jī)制，明確責(zé)任人的職責(zé)和責(zé)任追究程序。9.3.2對(duì)于因保管不當(dāng)導(dǎo)致的嚴(yán)重后果，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。第十章：附則10.1制度的解釋權(quán)本合同保管管理制度的解釋權(quán)歸公司所有，任何對(duì)制度內(nèi)容的疑問(wèn)應(yīng)向公司管理層提出。10.2制度的修訂程序10.2.1本制度如有需要修訂，應(yīng)由公司管理層提出修訂建議，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審議通過(guò)。10.2.2修訂后的