學(xué)校講座會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

學(xué)校講座會議管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在規(guī)范學(xué)校各類講座、會議的組織、召開及管理，確保會議高效、有序進(jìn)行，提高決策效能，促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。

1.講座、會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，保證與會人員充分發(fā)表意見，同時確保會議決策的集中和統(tǒng)一。

2.講座、會議應(yīng)遵循務(wù)實高效原則，注重會議質(zhì)量，提高會議效率，減少形式主義，確保會議議定事項的落實。

3.講座、會議應(yīng)遵循公開透明原則，除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私外，會議內(nèi)容應(yīng)公開，接受師生監(jiān)督。

二、適用范圍

本制度適用于學(xué)校舉辦的各類講座、會議，包括但不限于教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理、學(xué)生事務(wù)等方面的會議。

三、組織機(jī)構(gòu)

1.學(xué)校設(shè)立會議管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校講座、會議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。

2.各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門、本單位講座、會議的組織實施和管理工作。

四、會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)、內(nèi)容和規(guī)模，學(xué)校講座、會議分為以下幾類：

1.學(xué)校重要會議：包括全校教職工大會、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子會議、學(xué)術(shù)委員會會議等。

2.部門會議：包括各部門內(nèi)部會議、部門間協(xié)調(diào)會議等。

3.專題講座：針對特定主題舉辦的講座活動。

4.其他會議：包括臨時性會議、座談會、研討會等。

五、會議召開

1.各類講座、會議應(yīng)按照學(xué)校工作計劃和實際情況，提前做好會議籌備工作，確保會議議題明確、議程合理。

2.會議召集人應(yīng)在會前充分調(diào)查研究，了解會議議題的背景、現(xiàn)狀和解決方案，確保會議決策的科學(xué)性和可行性。

3.會議通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，并提前發(fā)送給與會人員，以便做好參會準(zhǔn)備。

六、參會人員

1.與會人員應(yīng)按時參加各類講座、會議，確因特殊情況不能參會的，應(yīng)提前向會議召集人請假。

2.與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，認(rèn)真聽取發(fā)言，積極參與討論，尊重他人意見，保持會場秩序。

3.與會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容和非公開信息。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂，由學(xué)校會議管理機(jī)構(gòu)提出，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人根據(jù)學(xué)校工作需要，確定會議議題，明確會議目的和預(yù)期成果。

2.制定議程：會議召集人制定會議議程，明確會議討論的主題、順序和時長。

3.確定參會人員：會議召集人根據(jù)議題需要，確定參會人員范圍，包括主持人、主講人、記錄人等。

4.發(fā)送會議通知：會議召集人負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，并提醒與會人員做好參會準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議召集人組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會議材料，包括會議議題背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、研究報告等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議主講人針對議題進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點、意見和建議。

4.討論環(huán)節(jié)：與會人員針對議題展開討論，提出問題、分析和解決方案。

5.會議主持人匯總討論成果，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議過程、討論內(nèi)容和會議決議。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確反映會議情況，包括發(fā)言人的觀點、意見和建議。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并由會議主持人審閱、簽字確認(rèn)。

四、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會議召集人負(fù)責(zé)將會議決議進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任單位、責(zé)任人按照會議決議要求，制定具體實施方案，并報會議管理機(jī)構(gòu)備案。

3.會議管理機(jī)構(gòu)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保決議落到實處。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議召集人組織對本次會議進(jìn)行總結(jié)，分析會議效果，查找不足，為下次會議提供借鑒。

2.會議總結(jié)應(yīng)包括會議組織、議題討論、決議執(zhí)行等方面的情況，形成書面材料。

3.會議總結(jié)材料應(yīng)及時歸檔，以備查閱。

六、會議資料的歸檔與保密

1.會議結(jié)束后，會議召集人負(fù)責(zé)將會議材料、記錄、決議等資料進(jìn)行歸檔。

2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密管理。

3.會議資料的歸檔和保密工作由專人負(fù)責(zé)，確保資料的安全和完整。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決議事項等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要由會議主持人審核，確認(rèn)無誤后，以書面形式發(fā)布給所有與會人員及相關(guān)單位。

二、會議決議的責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決議的責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議決議，制定具體的行動計劃，并報會議管理機(jī)構(gòu)備案。

3.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立決議跟蹤表，對每項決議的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控。

三、會議決議的執(zhí)行監(jiān)督

1.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期檢查決議的執(zhí)行情況，對進(jìn)度滯后或執(zhí)行不力的決議，及時督促責(zé)任人采取措施。

2.對于重大決議，會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織專項檢查，確保決議的有效執(zhí)行。

3.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報告決議執(zhí)行情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層及時了解工作進(jìn)展。

四、會議決議的評估與反饋

1.責(zé)任人在完成決議事項后，應(yīng)向會議管理機(jī)構(gòu)提交執(zhí)行報告，包括執(zhí)行過程、成果和存在的問題。

2.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對執(zhí)行報告進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見和建議，并及時反饋給責(zé)任人。

3.對于執(zhí)行效果良好的決議，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗，為今后類似工作提供借鑒。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的歸檔工作由專人負(fù)責(zé)，確保資料的安全存儲和便捷查閱。

3.學(xué)校教職工應(yīng)有權(quán)查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解學(xué)校決策和工作動態(tài)。

六、會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，分析原因，制定改進(jìn)措施。

2.改進(jìn)措施應(yīng)納入會議管理制度，不斷完善會議管理流程，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，促進(jìn)學(xué)校管理工作的高效、規(guī)范和透明。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門、各單位需提前向會議管理機(jī)構(gòu)提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，以便會議管理機(jī)構(gòu)合理分配會議室資源。

3.會議管理機(jī)構(gòu)根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議性質(zhì)，統(tǒng)籌安排會議室使用。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等，以滿足不同會議需求。

2.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

3.會議室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，會議前進(jìn)行打掃，確保為與會人員提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時間、人數(shù)等規(guī)定，不得隨意更改或侵占他人預(yù)定的會議室。

2.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，不得吸煙、進(jìn)食或隨意走動。

3.會議結(jié)束后，使用單位應(yīng)及時清理會議室，確保設(shè)施設(shè)備完好，并將會議室恢復(fù)原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，使用單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議室的安全管理。

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品，確保消防安全。

3.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)學(xué)校工作需要和實際情況進(jìn)行調(diào)整，確保滿足各類會議的需求。

2.特殊情況下，會議管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實際需要，臨時調(diào)整會議室開放時間，并及時通知相關(guān)部門和單位。

六、會議室費用管理

1.會議室使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費用，如設(shè)施設(shè)備損耗、水電費等，由使用單位承擔(dān)。

2.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定會議室費用標(biāo)準(zhǔn)，公開透明，合理收費。

3.會議室費用收支應(yīng)納入學(xué)校財務(wù)統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁違規(guī)使用會議室收入。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定。

2.會議室管理規(guī)定修訂后，應(yīng)及時公布，確保各部門、各單位了解并遵守新的規(guī)定。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會議室使用效率，為學(xué)校各項工作提供有力保障。

第五