《政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標準編制說明一、目的意義2019年4月，《關于在線政務服務的若干規(guī)定》（國令第716號）明確：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力，從政策層面有效解決了電子文件法律效力問題。2023年7月，《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26號），從國家層面對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理要求予以明確，補上了保障歸檔電子檔案真實性、完整性、合法性的關鍵一環(huán)，打通了政務服務電子文件形成、流轉、歸檔、保管全流程電子化的“最后一公里”，為各地區(qū)進一步深化政務服務全程網(wǎng)辦、一網(wǎng)通辦提供了制度保障。政務服務全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔已成為時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是提升政府管理和服務效能、群眾獲得感的重要方式，同時也是實現(xiàn)政府信息資源共享、電子文件長期保存的基礎條件。實現(xiàn)政務服務全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔，一是有助于提升政務服務水平，實現(xiàn)高頻業(yè)務“網(wǎng)上辦、掌上辦、一次辦”，為政務服務跨區(qū)通辦、跨省通辦等奠定堅實基礎；二是有助于實現(xiàn)政務服務電子文件全生命周期管理，通過對元數(shù)據(jù)、流轉信息有效記錄，對電子文件的“四性檢測”以及電子簽章、CA等技術的應用，實現(xiàn)電子文件從形成、接收、歸檔到電子檔案保存、利用、移交等環(huán)節(jié)的全流程管理，提升安全性的同時實現(xiàn)電子文件高效利用、長久保存；三是有助于降低行政成本，實現(xiàn)無紙化辦公，減少政務行政性開支；四是有助于減少重復開發(fā)建設，基于制定的各項標準規(guī)范，形成的各類公共能力可被多個系統(tǒng)、業(yè)務直接復用，避免重復建設，節(jié)約信息化資金。本標準基于國家級政務服務單套制試點成果經(jīng)驗制定，填補了相關領域的標準空白，首次將政務服務全程網(wǎng)辦與單套制歸檔深度融合，實現(xiàn)政務服務全程網(wǎng)辦、閉環(huán)管理和電子檔案單軌單套安全高效運行，可復用性高，為后續(xù)各地各級政府部門復制推廣奠定堅實基礎。二、任務來源2022年6月，江蘇省市場監(jiān)督管理局發(fā)布《關于下達2022年度江蘇省地方標準項目計劃的通知》（蘇市監(jiān)標〔2022〕192號），批準了《政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》（項目序號131號）的立項。三、編制過程第一階段：成立標準起草工作組根據(jù)任務要求，2022年6月，蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局、蘇州市數(shù)據(jù)局（蘇州市政務服務管理辦公室）、蘇州工業(yè)園區(qū)一站式服務中心、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、蘇州市質量和標準化院成立了標準起草工作組，確定任務分工和各階段時間安排，并確定各自職責。第二階段：起草標準初稿工作組經(jīng)過調研學習、材料梳理、討論總結等，結合現(xiàn)有的實踐經(jīng)驗，多方考慮，于2023年4月完成標準的初稿。第三階段：完成標準征求意見稿完成初稿后，工作組對初稿的框架和標準要素的科學性、合理性和可操作性進行了討論，對提出的意見、建議進行了認真分析、理解和總結，迅速開展標準征求意見稿的編制工作。最終根據(jù)修改意見，對有關內容進行了完善，于2023年7月完成征求意見稿。第四階段：公開征求意見及專家研討2023年12月，江蘇省政務服務管理辦公室發(fā)布《關于征求<政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范（征求意見稿）>意見的通知》，定向發(fā)往全省各有關部門、各設區(qū)市政務辦、大數(shù)據(jù)管理局（中心）等35家單位征集修改意見，最終收到的反饋意見23條。2024年3月1日，蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局組織召開了標準研討會，來自江蘇省政務服務管理辦公室、江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、江蘇省質量和標準化研究院、泰州市人力資源和社會保障局檔案管理中心的5位專家對標準的框架、內容等提出了修改意見和建議共計16條。針對提出的意見和建議，標準起草工作組進行了認真的分析研究和討論，最終采納30條，部分采納4條，未采納5條。經(jīng)過修改后，完成標準送審稿及編制說明。第五階段：第一次技術審查會2024年5月23日，江蘇省市場監(jiān)督管理局組織召開了《政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標準技術審查會，來自江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、常州市大數(shù)據(jù)管理中心、南通市數(shù)據(jù)局、南京市標準化研究院的5位領導和專家參加了會議。會上，各位專家對標準的合法性、科學性、適用性等方面進行了審查，提出修改意見建議17條，主要側重于兩個方面：1）參照DA/T92—2022補充完善標準內容；2）建議標準內容側重于歸檔。會后，標準起草工作組就專家組的意見和建議進行了討論，17條意見建議全部采納，對標準框架及內容的主要調整如下：1）參照DA/T92—2022，補充了電子檔案單套管理的相關內容，包括信息化系統(tǒng)要求、可行性評估要求和安全管理要求；2）將歸檔要求按照事項配置階段、預歸檔階段和正式歸檔階段重新梳理；3）刪除了系統(tǒng)功能要求章節(jié)，將該章節(jié)重新梳理，提煉其中涉及歸檔要求的相關內容，與其他章節(jié)合并。第六階段：第二次技術審查會2024年7月10日，江蘇省市場監(jiān)督管理局組織召開了《政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標準技術審查會，來自江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、常州市大數(shù)據(jù)管理中心、南通市數(shù)據(jù)局、南京市標準化研究院的5位領導和專家參加了會議。會上，各位專家對標準的合法性、科學性、適用性等方面進行了審查，提出了以下主要修改意見：1）將《電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》修改為《政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》；2）梳理全文條款中“應”和“宜”的相關表述。與會專家一致同意標準通過審查。會后，工作組按照專家組意見，對標準進一步修改完善，形成標準（報批稿）及相關材料提交江蘇省市場監(jiān)督管理局。四、主要內容相關指標確立本標準的主要內容的確立依據(jù)如下：1）法律法規(guī)與政策文件：《中華人民共和國檔案法》、《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》以及國務院辦公廳印發(fā)的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)和政策文件，有效解決了電子文件法律效力問題，為政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔提供了法律保障；2）國家標準和行業(yè)標準：標準的框架以GB/T42727《政務服務電子文件歸檔規(guī)范》為指導進行搭建，主要內容參考GB/T42727《政務服務電子文件歸檔規(guī)范》、GB/T18894《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T92《電子檔案單套管理一般要求》等政務服務和檔案管理領域相關國家標準和行業(yè)標準進行確立，確保標準的科學性和合理性；3）工作實際和經(jīng)驗總結：歸檔流程和歸檔要求內容的確立基于首個通過國家級驗收的政務服務電子文件單套歸檔試點經(jīng)驗，將試點經(jīng)驗總結梳理，提出了政務服務電子文件單軌單套歸檔模式，構建從事項庫到電子檔案管理系統(tǒng)的全流程管理模式，確保標準的先進性和可操作性。五、主要條款的說明及相關意義（一）標準構成本文件規(guī)定了政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔的總體要求、歸檔流程、歸檔要求和電子檔案單套管理要求。（二）具體內容1、總體要求：本章給出了基本原則、安全性要求、信息化系統(tǒng)要求、職責分工、歸檔方式、電子檔案單套管理可行性評估等內容。2、歸檔流程：本章在GB/T42727《政務服務電子文件歸檔規(guī)范》的基礎之上，將政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程分為3個階段和12個步驟，包括事項配置、事項辦理、文件收集、整理、清點、形成歸檔信息包、生成驗證信息、歸檔檢測、數(shù)據(jù)交換、接收檢測、登記編目和入庫。較GB/T42727增加事項配置和事項辦理兩個環(huán)節(jié)，體現(xiàn)政務服務全程網(wǎng)辦、電子文件單軌單套歸檔。3、歸檔要求：本章闡述了單套歸檔流程各個環(huán)節(jié)的細化要求。4、電子檔案單套管理要求：引用GB/T18894《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》、DA/T92《電子檔案單套管理一般要求》、DA/T93《電子檔案移交接收操作規(guī)程》的相關內容，對單套歸檔后的檔案管理工作提出要求，形成閉環(huán)。關于單套歸檔中涉及到的元數(shù)據(jù)描述、歸檔信息包要求和存儲格式要求等內容，本文件直接引用GB/T42727，不再作過多表述。除以上內容以外，標準的附錄A給出了提供了政務服務全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和保管期限表。六、重大分歧意見的處理過程和依據(jù)無。七、與相關法律法規(guī)和標準的關系本文件不違反相關法律法規(guī)及強制性標準，標準內容與國家標準、行業(yè)標準、省級地方標準不存在差異。與GB/T42727相比：本文件應用領域更聚焦，僅適用于實現(xiàn)全程網(wǎng)辦的政務服務事項的電子文件單套歸檔工作；實現(xiàn)了單軌單套制歸檔，歸檔流程更加完整。較國標的歸檔流程基礎上，基于首個通過國家級驗收的政務服務電子文件單套歸檔試點經(jīng)驗，增加了事項配置、事項辦理。檔案部門在事項辦理前介入，在源頭配置需要歸檔的電子文件，設置保管期限、利用權限等，明確流轉路徑，實現(xiàn)電子文件單軌單套制歸檔，更具有推廣性和可操作性。在GB/T42727的基礎上，整合了DA/T92中關于電子檔案單套管理的相關要求。八、推廣實施建議（一）關于標準發(fā)行范圍的要求和建議標準發(fā)布后，建議在全省有全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔需求的各級政務服務機構中推廣實施，其他部門開展單套制歸檔時也可參照執(zhí)行。（二）關于推廣應用標準的手段和方式建議標準發(fā)布后，建議從以下方面推廣應用標準，使標準真正落地見效：一是加強組織領導。成立專項工作推進小組，高位推動，壓實責任分工，制定相關標準規(guī)范，統(tǒng)籌協(xié)調解決全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔工作推進中的問題。二是加強要素保障。加強人員保障，抽調專業(yè)人員，成立工作專班；加強資金保障，用于相關業(yè)務系統(tǒng)改造對接，保障工作順利開展；加強技術保障，圍繞工作要求，增強身份認證、電子簽章等基礎能力保障，確保工作順利實施；加強績效考核，將該項工作納入考核，加強檢查評估和考核結果的運用。三是加強宣傳推廣。對內制定針對不同人員的培訓方案，對于單位分管領導以理念灌輸為準；對業(yè)務骨干以主題業(yè)務培訓為主，在理念灌輸?shù)耐瑫r加強業(yè)務改革的自覺性、主動性和業(yè)務能力；對于一線操作人員，以業(yè)務更新培訓為主，注重業(yè)務實操。對外將宣傳責任分解到各單位，針對不同對象制定針對性的宣傳方案，綜合運用專場推介、海報、短視頻、折頁、標語、電視臺、紙媒、公眾號等多種形式開展宣傳。（三）關于標準貫徹效果檢查和評估的建議標準宣貫實施后，建立健全標準實施的監(jiān)督檢查機制，將政務服務全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔納入績效考核，加強檢查評估和考核結果的運用。九、起草單位和起草人信息及分工本文件的主要起草單位、主要起草人信息及分工如下：姓名單位承擔的主要工作杜豐蘇州工業(yè)園區(qū)行政